Come creare Grafici per le presentazione PowerPoint

I grafici sono strumenti fondamentali per rappresentare dati in modo immediato, chiaro e visivamente accattivante.
In particolare, in PowerPoint, i grafici possono diventare un elemento chiave per catturare l’attenzione del pubblico durante una presentazione, rendendo più comprensibili anche informazioni complesse.
PowerPoint, come tutte le applicazioni del pacchetto Microsoft Office, offre un'ampia gamma di opzioni per la creazione e l'inserimento di grafici.
È possibile realizzare grafici di vario tipo, dai più semplici e comunemente usati, come i grafici a Barre, a Torte o a Linee, fino a quelli più complessi e avanzati, come i Grafici combinati (che integrano diverse tipologie di grafici in uno) e i Grafici gerarchici (utili per visualizzare strutture ad albero o rapporti di dipendenza).

Nel presente articolo vengono trattate le azioni per creare direttamente un Grafico in PowerPoint, per collegare la diapositiva di PowerPoint ad un Grafico fatto in Excel, o per incollarlo nella diapositiva dopo averlo copiato da da altri programmi.

:: I contenuti di PowerPoint presentati in questa sezione si applicano alle versioni successive alla 2019 e Microsoft 365. Si tenga presente che a partire dalla versione 2007 sono molto cambiate le schede relative ai Grafici che Microsoft mette a disposizione sulla Barra multifunzione.

Grafici nelle slide di PowerPoint

Esistono almeno tre diverse soluzioni per inserire un Grafico in una presentazione PowerPoint.
:: Costruire il Grafico direttamente nel programma PowerPoint.
:: Collegare un Grafico costruito in Excel all'interno di una diapositiva di PowerPoint (questa scelta permette di aggiornare automaticamente il Grafico qualora venissero modificati i dati nel Foglio di calcolo)
:: Importare (copiare e incollare) un Grafico proveniente ad esempio da Excel, programma nel quale è sicuramente più facile gestire tabelle contenente i valori necessari alla costruzione del Grafico stesso.

Creare un grafico direttamente in PowerPoint

Per iniziare a costruire un Grafico direttamente nel programma PowerPoint è possibile procedere in due diversi modi:
[A] Una volta posizionati su una diapositiva vuota nella scheda Inserisci nel gruppo pulsanti Illustrazioni è disponibile il pulsante Grafico.
[B] All'interno del modello di una diapositiva che preveda l'inserimento di un contenuto (ad esempio la classica diapositiva Titolo e contenuto), sono disponibili le icone che permettono di inserire Tabelle, Grafici, Etc.
È pertanto sufficiente cliccare sul'icona relativa alla Tabella. (Vedi immagine [B] sottostante)

Qualsiasi procedura si scelga il risultato è l'apertura della finestra di dialogo Inserisci Grafico, nella quale è presente una galleria di tutti i grafici disponibili (inclusa la cartella con gli eventuali Modelli personalizzati),
Nell'elenco a sinistra è possibile cliccare su tipo di Grafico e a destra verranno resi disponibili i modelli fra cui scegliere quale inserire facendo un doppio clic con il mouse.

Una volta selezionato il modello, si entra nella fase di costruzione del Grafico dovendo definire le Categorie, le Serie e i Valori da rappresentare graficamente.
Per questo scopo PowerPoint apre una finestra molto simile ad un Foglio di Excel (attenzione non è Excel) nella quale è possibile imputare i valori ed estendere la dimensione della tabella.
:: Consiglio. Qualora di disponesse di un File Excel, o una Tabella Word contenente dei valori che si vogliono rappresentare con il Grafico, si può effettuare un copia incolla dei dati nella griglia che PowerPoint ha messo a disposizione senza doverli imputare nuovamente.
Terminato l'inserimento dei dati, basta chiudere (in alto a destra sulla X) il foglio contenente la griglia per tornare nella diapositiva con il Grafico creato.

Formattare il Grafico creato in PowerPoint

Completato l'inserimento dei dati, se all'interno della diapositiva di PowerPoint si fa un clic sul Grafico, sulla Barra multifunzione verranno messe a disposizioni le due schede contestuali Struttura grafico e Formato.
All'interno della Scheda Struttura grafico sono presenti i pulsanti per poter facilmente impostare e modificare gli elementi di Layout del Grafico. In questa scheda è possibile applicare uno Stile grafico predefinito dal programma, modificare velocemente i colori del Grafico utilizzando le tavolozze presenti nel Pulsante Cambia colore e applicare i Layout rapidi (il numero disponibile di Stili da applicare e di Layout rapidi dipendono dal modello di Grafico applicato).
La Scheda Formato permette invece di modificare "manualmente" gli oggetti che sono stati selezionati dentro il grafico (Etichette, linee, colonne, legenda etc) applicando colori, sfumature, sfondi, linee, immagini etc.
La scheda Formato non appartiene specificatamente ai Grafici ma viene resa disponibile da PowerPoint anche per altri oggetti che possono essere inseriti in un Foglio di lavoro, ad Esempio; Forme e Caselle di testo.

I pulsanti di progettazione del grafico

Una volta inserito nella diapositiva di PowerPoint un modello appartenete ad una qualsiasi tipologia di Grafico, lungo il lato destro del Grafico stesso vengono visualizzati tre pulsanti di progettazione.

:: Le operazioni di impostazione di un Grafico di PowerPoint, sono del tutto simile alle impostazioni che verrebbero applicate per un Grafico fatto in Excel o in Word.
Per un approfondimento più esaustivo sulle operazioni di formattazione e applicazioni degli stili si rimanda a: I grafici di Excel: caratteristiche generali, impostazione e barre degli strumenti

Collegare un Grafico costruito in Excel in una diapositiva di PowerPoint

Nel momento in cui si dispone di una tabella dati in un Foglio di lavoro di Excel, per poter procedere con la costruzione del Grafico, risulta comunque scomodo copiarli ed incollarli nella griglia della costruzione Grafico di PowerPoint  (come precedentemente trattato).
Una possibile alternativa è quella di inserire direttamente il Grafico costruito in Excel nella diapositiva di PowerPoint attraverso un collegamento.

Creare il collegamento al Grafico

Per creare in una diapositiva PowerPoint un collegamento ad un Grafico presente in un Foglio Excel, conviene utilizzare una slide vuota (così alla fine sarà possibile ingrandire di molto il grafico) oppure una normale diapositiva Titolo e Contenuto.
Una volta selezionato il Grafico nel Foglio Excel. fare clic su copia e spostarsi successivamente nella slide di PowerPoint.
Passati in PowerPoint, fare un clic con il pulsante destro e fra le Opzioni dell'incolla speciale  utilizzare il terzo pulsante: Usa tema di destinazione e collega dati (vedi immagine di cui sotto).
Ovviamente è possibile accedere alle opzioni dell'incolla speciale anche dal pulsante Incolla presente nella scheda Home.
L'opzione Usa tema di destinazione e collega dati, permette di fatto di importare il Grafico nella diapositiva e collegarlo direttamente con il Grafico presente nel Foglio di calcolo.

:: L'utilizzo dei pulsanti incolla speciale sono stati tratta in un'altra sezione. Per considerare tutte le opzioni incolla speciale che PowerPoint rende disponibile si rimanda a: includere Fogli di lavoro o tabelle di Excel nelle presentazioni

Una volta confermato il collegamento, qualora nel Foglio di lavoro di Excel fossero effettuate delle modifiche, sarà possibile avere l'automatico aggiornamento del Grafico presente nella diapositiva rispetto ai nuovi dati in Excel.

Aprire un file contenete un collegamento

Tutte le volte che verrà aperto un file di PowerPoint contenente un collegamento (Grafico o Tabella che sia) verrà proposto un avviso di sicurezza.
Per confermare l'apertura della presentazione e l'eventuale aggiornamento dei dati fare clic su Aggiorna collegamenti.

Osservazione
::Quando si lavora con informazioni presenti su file fra loro collegati è sicuramente una semplificazione se tutti i file sono salvati nella stessa cartella di sistema.
Questa organizzazione torna utili qualora la cartella con i dati inseriti dovesse essere trasferita su un altro computer.
Se così non fosse, trasferendo i file all'interno cartelle di lavoro diverse, si renderebbe necessario ricollegare i dati.

Incollare in PowerPoint una immagine del Grafico costruito in Excel

Non è forse la soluzione migliore, ma molte persone che utilizzano PowerPoint nel momento che hanno costruito dei Grafici (magari complessi) in Excel, preferiscono incollare nella diapositiva di PowerPoint una immagine. Pertanto una informazione statica che non potrà essere aggiornata.
Per incollare una immagine di un Grafico in una diapositiva è possibile ricorrere a due differenti azioni.
[A] Una volta copiata il Grafico in Excel, e posizionati nella diapositiva PowerPoint nelle Opzioni incolla speciale è disponibile l'opzione Immagine.

[B] La seconda opportunità è quella di usufruire degli Strumenti di cattura che lo stesso sistema operativo Windows mette a disposizione.
Lo strumento di cattura è molto facile e intuitivo da utilizzare.
Una volta avviato il programma, selezionando Nuovo l'intero schermo diventa leggermente grigio e con un trascinamento del mouse è possibile selezionare l'area che si vuole catturare.
Una volta tracciato un rettangolo sopra il Grafico che si vuole copiare sarà possibile salvarne l'immagine o copiarla e incollarla nella diapositiva di PowerPoint.
:: Microsoft Windows dalla versione 7 ha reso disponibile il programma Strumento di cattura che rappresenta un validissimo applicativo per creare degli screenshot di dati presenti sul video. E' possibile avviare Strumento di cattura, digitando il nome del programma direttamente nella casella di ricerca disponibile sulla barra delle applicazioni.

I Grafici di Microsoft Office

I Grafici di PowerPoint sono del tutto simili a quelli di Excel (il programma che gestisce i Grafici è infatti lo stesso per tutto il pacchetto Office) per una panoramica su i tipi di grafici applicabili in PowerPoint si rimanda alle sezioni di spiegazione dei Grafici trattati per il programma Excel.

 I Grafici di Excel
    01 - Introduzione ai Grafici: Come creare un grafico, impostazioni e guida alle schede e strumenti
    02 - Grafici: Creare un Istogramma. Grafico a barre
    03 - Grafici: Creare un Grafico Linee
    04 - Grafici: Creare un Grafico Torta
    05 - Grafici: Come creare un Grafico Combinato (istogramma e lineare)
    06 - Grafici: Come creare un Grafico a Dispersione (linea di tendenza e R²)
    07 - Grafici: Come creare un Grafico a Bolle
    08 - Grafici: Novità Excel 2016 Grafico a Cascata, Albero e Radiale
    09 - Grafici: Inserire una linea obiettivo in un Grafico Excel
    10 - Grafici: Creare un Diagramma di Pareto con Excel
    11 - Grafici: Creare semplici Diagrammi di Gantt con Excel
    12 - Grafici: Salvare un Grafico personalizzato come modello
    13 - Grafici: Grafico a Mappe; creare grafici a mappe province, regioni e nazioni
    14 - Grafici: Trucchi e scorciatoie per creare velocemente un Grafico
    15 - Grafici: I Grafici Sparkline
    16 - Infografica: I Grafici SmartArt di Excel Word e PowerPoint

[Valter Borsato: ottobre - 2016 | Ultimo aggiornamento 04/08/2024]