Come includere Excel nelle presentazione PowerPoint

Quando si realizzano presentazioni aziendali con PowerPoint, è frequente avere la necessità di integrare nelle diapositive tabelle create in Excel o di collegare fogli di lavoro di Excel.
In questa sezione del sito, vengono spiegate le principali modalità per includere informazioni provenienti da Excel nelle diapositive di PowerPoint:
Copia e Incolla Speciale: Questa opzione consente di copiare i dati da un foglio di lavoro di Excel e incollarli in PowerPoint con diverse modalità di formattazione. Utilizzando "Incolla speciale", si può scegliere di mantenere il formato originale, incollare come immagine o creare un collegamento ai dati originali. Questo è utile per garantire che le tabelle si adattino al layout della diapositiva.
Utilizzare uno Strumento di Cattura Immagine: Un altro metodo consiste nell'utilizzare uno strumento di cattura dello schermo per acquisire un'immagine della tabella in Excel. Questa immagine può quindi essere incollata direttamente nella diapositiva di PowerPoint. Questa opzione è particolarmente utile quando si desidera visualizzare i dati esattamente come appaiono in Excel, senza doverli modificare o riformattare.
Creare un Collegamento: È possibile inserire un collegamento nella diapositiva di PowerPoint che punti a un foglio di Excel. In questo modo, qualsiasi aggiornamento ai dati nel file di Excel verrà automaticamente riflesso nella presentazione, garantendo che le informazioni siano sempre aggiornate. Questa opzione è ideale per dati in continuo cambiamento, come report di vendite o analisi finanziarie.
Inserire un Foglio di Calcolo: Infine, è possibile anche inserire un intero foglio di calcolo di Excel direttamente in PowerPoint. Questa funzione consente di avere accesso a tutte le funzionalità di Excel all'interno della presentazione, permettendo di modificare i dati direttamente dalla diapositiva. Questa modalità è utile per presentazioni interattive dove si desidera mostrare e modificare i dati in tempo reale.

Per quanto riguarda la costruzione di una tabella direttamente in PowerPoint si rimanda a: le tabelle di PowerPoint

Inserire dati elaborati in Excel nelle presentazioni PowerPoint

Esistono diverse soluzioni che possono essere adottate per includere in una presentazione PowerPoint dei dati provenienti da Fogli di lavoro di Excel.
Queste azioni rispondono a diverse situazioni e necessità quali ad esempio la quantità dei dati necessari, o se questi debbano essere o meno aggiornati rispetto a possibili cambiamenti nel Foglio di lavoro di Excel.
Di seguito vengono trattate queste diverse modalità illustrandone le impostazioni operative che le caratterizzano.

1 - Copia incolla (speciale) dal Foglio Excel nella diapositiva di PowerPoint

È possibile copiare e incollare i dati di una area del Foglio Excel, direttamente in una slide di PowerPoint.
È forse l'azione che più frequentemente viene applicata per trasferire i dati da Excel verso PowerPoint.
Attenzione però: un normale copia incolla porterebbe nella diapositiva una formattazione completamente diversa dall'originale. Risulta pertanto fondamentale applicare correttamente le opzioni dell'incolla speciale.
Una volta copiata la tabella nel Foglio Excel, fare clic con il pulsante destro del mouse e al disotto dell'opzione incolla PowerPoint visualizza anche le opzioni dell'incolla speciale. È altresì possibile accedere alle opzioni del copia incolla speciale facendo clic sulla freccia presente sotto il pulsante Incolla presente nella scheda Home.
Le opzioni dell'Incolla speciale che PowerPoint mette a disposizione sono:
[1] Applica gli stile della destinazione, con questa opzione vengono ovviamente perdute le formattazioni originali della tabella di Excel ma viene applicato lo stile impostato nella diapositiva.
[2] Mantieni formattazione originale, la tabella viene inserita mantenendo elementi di formattazione originali ed adattandoli a quelli della slide (in questo caso viene spesso modificata la dimensione adattandola alla larghezza della diapositiva).
[3] Incorpora, forse una delle opzioni più interessati, la tabella Excel tale e quale sarà incorporata nella slide di PowerPoint.
[4] Immagine la tabella viene incollata come immagine, ovviamente non sarà possibile applicare nessuna modifica ai valori inseriti.
[5] Mantieni solo le informazioni del testo, con questa opzione vengono incollati solo i contenuti testuali della tabella e non gli elementi della griglia.

Se l'opzione viene applicata utilizzando la freccia sotto al pulsante Incolla presente nella scheda Home, oltre alle opzioni di cui sopra viene messo a disposizione un ulteriore Incolla speciale che permette di aprire l'omonima finestra di dialogo, all'interno della quale sono disponibili ulteriori opzioni (vedi immagine sottostante).
Per aprire la finestra di dialogo Incolla speciale, è possibile utilizzare la combinazione: CTRL+ALT+V

2 - Utilizzare uno strumento di cattura immagine per incollare i dati

Se l'obiettivo fosse incollare la tabella in formato immagine, anzichè utilizzare le opzioni dell'incolla speciale può essere più facile catturare da Excel i dati direttamente in formato immagine.
Per questo scopo è sicuramente pratico l'impiego di uno strumento di cattura immagini (quello di Windows può andare benissimo).
Una volta cliccato sul pulsante nuovo sarà facile tracciare sul foglio di lavoro di Excel un rettangolo che permetta di catturare i dati o la tabella che successivamente potrà essere incollata nella slide di PowerPoint.
:: Microsoft Windows dalla versione 7 ha reso disponibile il programma Strumento di cattura che rappresenta un validissimo applicativo per creare degli screenshot di dati presenti sul video. E' possibile avviare Strumento di cattura, digitando il nome del programma direttamente nella casella di ricerca disponibile sulla barra delle applicazioni.

Lo Strumento di cattura è intuitivo e facile da utilizzare, una volta avviato il programma, selezionando Nuovo l'intero schermo cambia leggermente in grigio e con un trascinamento del mouse diventa facile selezionare l'area che si vuole catturare. A questo punto è possibile salvare l'immagine o copiarla e incollarla in qualsiasi programma.

3 - Creare un link di collegamento nella diapositiva di PowerPoint ad un foglio di Excel

Qualora la tabella presente sul Foglio di lavoro di Excel fosse troppo grande per poter essere circoscritta all'interno di una slide, può essere interessante includere nella diapositiva un link che permetta (qualora il relatore lo decidesse) di aprire il Foglio di lavoro di Excel.
In fase di presentazioni dati sarà discrezione del relatore decidere se fare clic sul link ed aprire o meno Excel.
Questa opzione può essere significativa anche in funzione di domande di approfondimento permettendo di visualizzare dettagli che possano permettere al relatore di presentare in maniera completa ed esaustiva tutti i dati. Una soluzione di impostazione potrebbe essere inserire una sintesi dei dati nella diapositiva ed eventualmente utilizzare il link per degli approfondimenti.
Per creare un link ad un file, selezionare un testo (Esempio nell'immagine di cui sotto: Risultati commerciali prima 4 mesi) e nella scheda Inserisci fare clic sul pulsante Collegamento. Si aprirà la finestra di dialogo Inserisci collegamento ipertestuale nel cui campo indirizzo, dopo aver individuato la posizione del file nelle risorse del computer, selezionare il nome del file da aprire.

Al termine dell'operazione sulla diapositiva sarà disponibile un link come visualizzato nella successiva immagine.

4- Inserire un Foglio di calcolo in PowerPoint

È possibile collegare la tabella dati presente in una diapositiva con i valori presenti in un Foglio di calcolo.
::Questa operazione è possibile dalla versione PowerPoint 2013 e successive.
Il vantaggio di questo tipo di collegamento è legato all'immediato aggiornamento della diapositiva qualora venissero modificati i dati presenti nel Foglio Excel.
Nella scheda Inserisci della Barra Multifunzione gruppo pulsanti Testo scegliere Oggetto.
Nella successiva finestra di dialogo Inserisci oggetto selezionare l'opzione Crea da file, attraverso il pulsante Sfoglia è possibile navigare nelle risorse di sistema e selezionare il file Excel che si vuole inserire nella diapositiva di PowerPoint.
Nella finestra di dialogo Inserisci oggetto, è disponibile l'opzione Collega, che permette di aggiornare il contenuto della diapositiva qualora venissero modificati i valori nel Foglio di Excel.

Una volta confermato l'inserimento del file, nell'area contenuti della diapositiva viene inserita solo la parte del foglio di calcolo che contiene dei valori.

:: Se si vuole modificare il file, facendo un doppio clic sulla griglia si aprirà il foglio di lavoro di Excel focalizzato solo sull'area di celle interessate dalla tabella, rendendo però disponibile tutti gli strumenti di lavoro di Excel.

:: Se nella finestra di dialogo inserisci oggetto, è stato selezionata l'opzione Collega, nel momento in cui viene aperto il file di PowerPoint, esce un avviso di sicurezza che permette di accettare o meno l'aggiornamento dei dati con il file di Excel.

[Valter Borsato: marzo - 2017 | Ultimo aggiornamento 27/02/2024]