Le Funzioni di Excel essenziali

Excel è uno degli strumenti più versatili e potenti per gestire e analizzare dati, ma a volte può sembrare un software complesso e inaccessibile, soprattutto per chi è alle prime armi.
In realtà, non è necessario essere esperti per iniziare a utilizzare Excel in modo efficace.
Conoscendo alcune Funzioni di base, è possibile automatizzare calcoli, organizzare informazioni e ottenere in pochi clic risultati che migliorano l’efficienza e l'analisi dei dati.
Questo articolo presenta le dodici Funzioni fondamentali di Excel che ogni utente, indipendentemente dal livello di esperienza, dovrebbe padroneggiare.
Dalla semplice somma alla gestione delle date, passando per le Funzioni di ricerca e testi, queste formule di base rappresentano gli strumenti essenziali per rendere Excel un alleato indispensabile nel lavoro quotidiano. Che si tratti di gestire le spese personali, analizzare dati aziendali o creare report sintetici, queste Funzioni sono alla base per impostare qualsiasi analisi.

12 Funzioni di Excel essenziali

[01] - La Funzione SOMMA
[02] - Sommare sulla base di uno o più criteri logici: SOMMA.SE e SOMMA.PIÙ.SE
[03] - La Funzione MEDIA
[04] - Contare. Le Funzioni CONTA.SE e CONTA.PIÙ.SE
[05] - Date la Funzione DATA.DIFF
[06] - Ricerche con: CERCA.VERT & CERCA.X 
[07] - La Funzione logica SE
[08] - Testi: la Funzione CONCAT
[09] - Testi la Funzione ANNULLA.SPAZI

La Funzione Somma

La Funzione SOMMA di Excel è fondamentale per chiunque lavori con dati numerici e voglia automatizzare i calcoli di somme, evitando l’inserimento manuale.
Questa Funzione consente di sommare numeri contenuti in un intervallo di celle in modo veloce e preciso, ed è utilizzabile in vari contesti, dalle analisi finanziarie alla gestione di budget o report aziendali.
Come applicare la Funzione SOMMA
La sintassi della Funzione è la seguente:
=SOMMA(num1; [num2]; …)
nella quale:
num1, num2, etc. rappresentano gli intervalli o le singole celle che devono essere sommate.

Esempio di applicazione.
Se si desidera sommare i valori contenuti nelle celle da A1 a A10, basta digitare: =SOMMA(A1:A10) e Excel restituirà il totale. È possibile utilizzare anche più intervalli, come ad esempio =SOMMA(A1:A10; C1:C10), per sommare i valori di due colonne diverse.

::NOTA. Il calcolo della somma in Excel si ripropone anche all'interno di altre Funzioni,  per eseguire calcoli più complessi.
Ad esempio, con SOMMA.SE è possibile sommare valori che soddisfano un determinato criterio, mentre con SOMMA.PIÙ.SE si possono aggiungere criteri multipli, per analisi dati più articolate.

::APPROFONDIMENTO. Si rimanda a: La Funzione e le formule di sommatoria di Excel

Sommare sulla base di uno o più criteri logici: SOMMA.SE e SOMMA.PIÙ.SE 

Le Funzioni SOMMA.SE e SOMMA.PIÙ.SE sono due importanti Funzioni di Excel progettate per calcolare la somma di valori che soddisfano uno o più criteri logici.
La Funzione SOMMA.SE consente di sommare i valori in un intervallo, applicando un singolo criterio come filtro per determinare quali dati includere nel calcolo.
La Funzione SOMMA.PIÙ.SE, invece, amplia questa capacità permettendo di sommare valori basandosi su più condizioni simultaneamente.
Entrambe sono utilizzate per analisi mirate, rendendo possibile ottenere risultati di somma precisi rispetto una o più condizioni.

Le Funzioni SOMMA.SE e SOMMA.PIÙ.SE si applicano quando è necessario calcolare la somma di valori in base a specifiche condizioni. Sono ideali per situazioni in cui i dati devono essere calcolati e individuati secondo criteri logici, come sommare vendite per una particolare categoria, calcolare i ricavi relativi a una regione specifica o aggregare dati che soddisfano combinazioni di condizioni, ad esempio date, valori numerici o testi.
Questi strumenti si rivelano particolarmente utili per analisi finanziarie, reportistica personalizzata e gestione di dataset complessi, garantendo risultati rapidi e accurati.

Come applicare le Funzioni SOMMA.SE  SOMMA.PIÙ.SE

La sintassi della Funzione è la seguente

=SOMMA.SE(intervallo;criterio;[int_somma])
nella quale:
Intervallo: rappresenta l'area in cui cercare i valori.
Criterio: definisce la condizione per individuare i valori all'interno dell'intervallo. Questo argomento è molto flessibile, poiché consente l'uso di operatori logici, riferimenti a celle, Funzioni e caratteri jolly come * e ?.
[int_somma] (argomento facoltativo): specifica le celle da sommare quando la condizione definita dal criterio è soddisfatta. Se omesso, il calcolo verrà effettuato sui valori presenti nella colonna corrispondente al criterio.

=SOMMA.PIÙ.SE(int.somma;int.criteri1;criteri1; int.criteri2;criteri2… )
Nella quale:
int.somma: è il primo argomento della Funzione e descrive l’intervallo da sommare, cioè l'insieme di celle in cui la Funzione calcolerà la somma.
A seguire, si definiscono le coppie di intervallo e criterio per ciascuna condizione:
Il primo intervallo di criteri (int_criteri1) indica l'insieme di celle da verificare per il primo criterio.
Il primo criterio (criteri1) rappresenta il valore o la condizione che le celle dell’intervallo devono rispettare.
Il secondo intervallo di criteri e il secondo criterio seguono lo stesso schema, e così via, permettendo di specificare ulteriori condizioni.

Esempio applicazione.
Nell'immagine raffigurata nel sottostante screenshot viene proposto un esempio di applicazione delle due Funzioni.
SOMMA.SE: Questa Funzione somma i valori che soddisfano un unico criterio.
Nell'immagine, la formula =SOMMA.SE(A2:A20;F8;D2:D20) somma i valori nella colonna Fatturato (D2:D20 ) per le righe in cui la colonna Venditore (A2:A20 ) corrisponde a "Bianchi" (valore in F8). Il risultato è 12.244.
SOMMA.PIÙ.SE: Questa Funzione estende il concetto di SOMMA.SE, permettendo di specificare più criteri.
Nell'immagine, la formula =SOMMA.PIÙ.SE(D2:D20;A2:A20;F2;B2:B20;G2) somma i valori nella colonna Fatturato (D2:D20 ) per le righe in cui la colonna Venditore (A2:A20 ) è "Bianchi" (valore in F2) e la colonna Regione (B2:B20 ) è "Veneto" (valore in G2). Il risultato è 1.414.

::APPROFONDIMENTO. Si rimanda a: Le Funzioni SOMMA.SE e SOMMA.PIÙ.SE per sommare valori definiti da uno o più criteri logici

La Funzione MEDIA

La Funzione MEDIA di Excel è utilizzata per calcolare la media aritmetica di un insieme di numeri. Questa Funzione somma automaticamente i valori selezionati e li divide per il loro numero totale.
Come applicare la Funzione MEDIA
La sintassi della Funzione è la seguente:
=MEDIA(num1; [num2]; …)
nella quale:
 num1, num2, etc. rappresentano gli intervalli o le singole celle che si desiderano coinvolgere nella media. 

Esempio di applicazione.
Rispetto ai dati presenti nella sottostante tabella si desidera calcolare  la media delle sole 2 Agenzia Alfa e Gamma e la media di tutti o valori complessivi.
Le Funzioni, inserite rispettivamente nelle celle C11 e C12 sono le seguenti:
=MEDIA(B2:B9;D2:D9) e =MEDIA(B2:D9)

::APPROFONDIMENTO. Si rimanda a: La media aritmetica in Excel | Le Funzioni MEDIA e MEDIA.VALORI

Contare. Le Funzioni CONTA.SE e CONTA.PIÙ.SE 

Due importantissime Funzioni di conteggio di Excel.
Le Funzioni CONTA.SE e CONTA.PIÙ.SE di Excel consentono di contare il numero di celle in un intervallo che soddisfano uno o più criteri specifici.
La Funzione CONTA.SE, permette di contare le celle all'interno di un intervallo che soddisfano un criterio specifico, come un valore numerico, un testo o una condizione logica.
La Funzione CONTA.PIÙ.SE, estende questa funzionalità consentendo di applicare più criteri contemporaneamente, rendendola ideale per analisi più complesse che coinvolgono diverse condizioni.
Entrambe le Funzioni sono ampiamente utilizzate per estrarre informazioni significative da insiemi di dati, semplificando la sintesi e la valutazione delle informazioni.  

Come applicare la Funzione CONTA.SE e CONTA.PIÙ.SE
La sintassi della Funzione è la seguente:
=CONTA.SE(intervallo; criterio)
nella quale:
intervallo: l'insieme di celle da analizzare. criterio: la condizione da soddisfare, ad esempio un numero, una parola, un'espressione logica o un riferimento di cella.

=CONTA.PIÙ.SE(intervallo_criterio1; criterio1; [intervallo_criterio2; criterio2]; …) i
nella quale:
ntervallo_criterio1, criterio1: specificano il primo insieme di celle e la condizione associata.
ntervallo_criterio2, criterio2 ... (argomenti facoltativi): ulteriori coppie di intervalli e criteri.

Esempio di applicazione.
Le due Funzioni evidenziate nell'immagine di cui sotto mostrano come utilizzare CONTA.SE e CONTA.PIÙ.SE di Excel per contare valori che soddisfano determinate condizioni.
CONTA.PIÙ.SE La formula evidenziata è:
=CONTA.PIÙ.SE(A2:A20;F2;B2:B20;G2)
Questa Funzione serve per contare il numero di righe nella tabella che soddisfano due condizioni contemporaneamente: Nella colonna A (Venditore) ci sia il valore corrispondente alla cella F2 (in questo caso "Bianchi"). Nella colonna B (Regione) ci sia il valore corrispondente alla cella G2 (in questo caso "Veneto"). Il risultato è 2, perché esistono due righe nella tabella dove il venditore è "Bianchi" e la regione è "Veneto".
CONTA.SE La formula evidenziata è:
=CONTA.SE(A2:A20;F8)
Questa Funzione serve per contare quante volte il valore nella cella F8 (in questo caso "Bianchi") compare nella colonna A (Venditore). Il risultato è 6, perché nella colonna A il nome "Bianchi" si ripete sei volte.

Differenza tra le due Funzioni. La differenza principale è che CONTA.SE conta valori basandosi su una singola condizione, mentre CONTA.PIÙ.SE permette di contare righe che soddisfano più condizioni simultaneamente.

::APPROFONDIMENTO. Si rimanda a: Le Funzioni CONTA.SE e CONTA.PIÙ.SE per contare i valori in base a uno o più criteri

Date la Funzione DATA.DIFF

La Funzione DATA.DIFF in Excel calcola la differenza tra due date, restituendo il risultato in giorni, mesi o anni a seconda del parametro specificato. Sebbene sia estremamente utile, questa Funzione è "nascosta", ovvero non è documentata ufficialmente nella maggior parte delle versioni di Excel e non appare nell'elenco delle Funzioni disponibili.

Appena si inserisce in una cella l'inizio della Funzione, DATA.DIFF non risulta disponibile nell'elenco dei suggerimenti. Una volta completato l'inserimento della Funzione, lo ScreenTip non suggerisce la sintassi e propone semplicemente DATA.DIFF()

Nell'immagine sono presenti due applicazioni della Funzione DATA.DIFF per calcolare le differenze di tempo tra due date, poste nelle celle B3 e B2.
La prima Funzione è
=DATA.DIFF(B3;B2;"m").
Questa calcola il numero totale di mesi completi trascorsi tra la data nella cella B3 (4 giugno 2017) e quella nella cella B2 (25 novembre 2024). La Funzione restituisce il valore 89, indicando che ci sono esattamente 89 mesi completi tra queste due date.
La seconda Funzione è
=DATA.DIFF(B3;B2;"y").
Questa calcola il numero totale di anni completi trascorsi tra le stesse due date. Il risultato è 7, che corrisponde al numero di anni interi che passano dal 4 giugno 2017 al 25 novembre 2024.
Le formule si basano sui seguenti parametri: La cella B3 rappresenta la data di partenza. La cella B2 rappresenta la data finale. L'unità "m" nella prima formula specifica che si vuole calcolare la differenza in mesi. L'unità "y" nella seconda formula specifica che si vuole calcolare la differenza in anni.

In sintesi, queste Funzioni permettono di determinare intervalli temporali specifici tra due date, distinguendo tra mesi e anni completi.

 

::APPROFONDIMENTO. Si rimanda a:

Ricerche con: CERCA.VERT & CERCA.X 

Il vecchio e il nuovo! Due potenti Funzioni di ricerca e riferimento di Excel.
Le Funzioni CERCA.VERT e CERCA.X di Excel sono entrambe Funzioni per la ricerca di valori in un intervallo dati o una tabella, ma hanno caratteristiche e flessibilità diverse.

 

CERCA.VERT
Descrizione: Consente di cercare un valore in una colonna di una tabella e restituire un valore corrispondente da un'altra colonna sulla stessa riga. Limiti principali: Funziona solo con dati organizzati in colonne. Il valore di ricerca deve trovarsi nella prima colonna dell'intervallo. Non può cercare valori a sinistra del valore iniziale. Può generare errori se i dati non sono ordinati correttamente o se il valore non esiste.
Come applicare la Funzione CERCA.VERT
La sintassi della Funzione è la seguente:
=CERCA.VERT(valore; matrice:tabella; indice; [intervallo])
nella quale.
valore: Il valore da cercare.
matrice_tabella: L'intervallo di celle dove cercare.
indice: Il numero della colonna da cui restituire il risultato.
intervallo: (argomento facoltativo) per definire se la corrispondenza di ricerca deve essere esatta o approssimativa.

CERCA.X
Descrizione: È una versione più avanzata (2020) e flessibile, introdotta in Excel anche per superare i limiti di CERCA.VERT e semplificare la funzionalità di ricerca.
Consente ricerche sia verticali che orizzontali.
Vantaggi: Può cercare in qualsiasi direzione (sinistra, destra, sopra o sotto). Accetta un intervallo di ricerca non necessariamente limitato alla prima colonna o riga. Permette di gestire meglio i valori non trovati grazie a un parametro specifico. Non richiede che i dati siano ordinati.
Come applicare la Funzione CERCA.X
La sintassi della Funzione è la seunete:
=CERCA.X(valore; matrice_ricerca; matrice_restituita; [se_non_trovato]; [modalità_confronto]; [modalità_ricerca])
nella quale:
valore: rappresenta il valore da cercare.
matrice_ricerca: l'intervallo in cui cercare il valore.
matrice_restituita: L'intervallo da cui restituire il risultato.
se_non_trovato: (argomento facoltativo), il valore restituito se non viene trovato nulla.
modalità_confronto: (argomento facoltativo) consente di scegliere una corrispondenza esatta, approssimativa o con caratteri jolly.
modalità_ricerca: (argomento facoltativo) definisce l'ordine di ricerca, ad esempio dall'alto in basso o viceversa.

Esempio di applicazione.
L'immagine sotto raffigurata illustra un esempio pratico di utilizzo delle Funzioni di ricerca CERCA.VERT e CERCA.X,
1) Ricerca del modello con CERCA.VERT
Nella cella G3 viene utilizzata la Funzione =CERCA.VERT(F3;B2:D16;2;FALSO)
per cercare il valore presente nella cella F3 (codice "a12") nella colonna B.
La Funzione restituisce il corrispondente valore della colonna C (modello "PRISON"), poiché l'argomento indice è impostato come 2.
2) Ricerca del modello con CERCA.X
Nella cella G7 viene applicata la Funzione =CERCA.X(F7;B2:B16;C2:C16)
per ottenere lo stesso risultato. La Funzione CERCA.X offre maggiore flessibilità rispetto a CERCA.VERT, permettendo di specificare direttamente le colonne di ricerca (B2:B16) e di risultato (C2:C16).
Anche in questo caso, viene ovviamente restituito il modello "PRISON".
3) Limiti della Funzione CERCA.VERT
Nel riquadro G11, viene evidenziato che CERCA.VERT non consente di effettuare una ricerca "inversa", ovvero cercare nella colonna B un valore corrispondente alla categoria prodotto (colonna A). Questo è un limite della Funzione, in quanto richiede che la colonna di ricerca sia sempre la prima dell'intervallo definito.
4) Ricerca della categoria prodotto con CERCA.X
Nella cella G15 viene invece applicata la Funzione =CERCA.X(F15;B2:B16;A2:A16) per superare il limite di CERCA.VERT.
In questo quarto caso si cerca il codice "a12" nella colonna B e si restituisce il valore corrispondente della colonna A (categoria prodotto "Scarponi").
La Funzione CERCA.X permette questa ricerca "inversa" grazie alla sua struttura più flessibile.

 

Elementi conclusivi. L'immagine dimostra chiaramente le differenze tra CERCA.VERT e CERCA.X. Mentre la prima è utile per semplici ricerche verticali con la colonna di ricerca sempre a sinistra, la seconda rappresenta una soluzione più moderna e versatile, capace di superare molte delle limitazioni di CERCA.VERT, inclusa la ricerca bidirezionale.

::APPROFONDIMENTO. Si rimanda a:
La Funzione CERCA.VERT di Excel
La Funzione CERCA.X di Excel

La Funzione logica SE

La Funzione logica SE di Excel consente di valutare una condizione specifica e di restituire un valore se la condizione è vera e un altro valore se è falsa.
È una Funzione essenziale per gestire analisi condizionali, creare automatismi e personalizzare i calcoli in base a criteri definiti.
Può essere combinata con altre Funzioni per costruire formule più avanzate e gestire situazioni complesse.

 

Come applicare la Funzione logica SE
La sintassi della Funzione è la seguente:
=SE(test; se_vero; se_falso)
nella quale:
test: rappresenta il test logico da verificare (ad esempio, A1>10).
se_vero: il risultato restituito se la condizione è vera.
se_falso: il risultato restituito se la condizione è falsa.

Esempio di applicazione
L'immagine mostra un esempio di formula SE nidificata applicata in una tabella Excel.
Nella cella D3 è stata inserita una formula che classifica i valori della colonna C3 in base alla loro grandezza.
La formula utilizzata èla seguente:
=SE(C3<100000;"piccola";SE(C3<200000;"media";"grande")).
La struttura della formula combina due Funzioni SE nidificate.
Il primo test logico verifica se il valore nella cella C3 è inferiore a 100.000. In caso affermativo, la formula restituisce il testo "piccola".
Se invece il valore non soddisfa questa condizione, viene attivata la seconda Funzione SE, che esegue un nuovo controllo: verifica se il valore di C3 è inferiore a 200.000.
A seconda del risultato, restituisce il testo "media" o, se la condizione è falsa, il testo "grande".

 

::APPROFONDIMENTO. Si rimanda a: Applicare la Funzione logica SE di Excel

La Funzione CONCAT

La Funzione CONCAT di Excel è utilizzata per unire il contenuto di due o più celle o stringhe di testo in un'unica stringa. È una versione aggiornata della vecchia Funzione CONCATENA, che è stata mantenuta per compatibilità, ma non è più consigliata per le nuove implementazioni. Differenze principali tra CONCAT e CONCATENA: Sintassi più semplice e moderna: La Funzione CONCAT supporta direttamente intervalli di celle (es. A1:A3) e unisce i valori senza bisogno di specificare ciascuna cella singolarmente, a differenza di CONCATENA, che richiedeva di elencare ogni cella separatamente.

Come applicare la Funzione CONCAT
La sintassi della Funzione è la seguente
=CONCAT(testo1; [testo2]; ...)
nella quale:
testo1, testo2: Sono i valori, intervalli o celle che si desidera concatenare. Esempio pratico: Se nelle celle A1 e B1 ci sono rispettivamente i valori "Ciao" e "Mondo", la formula: excel Copia codice =CONCAT(A1; " "; B1) Restituirà: "Ciao Mondo".
Vantaggio della Funzione CONCAT: Può lavorare con imatrici, es. =CONCAT(A1:A3), unendo tutto il contenuto di A1, A2 e A3 senza dover specificare ogni cella.
Esempio di applicazione.

La Funzione CONCAT illustrata nella sottostante immagine serve per unire il contenuto di più celle in un'unica stringa di testo.
Nella cella evidenziata (E2), si utilizza questa Funzione per combinare i dati presenti nelle colonne Nome, Cognome, Codice Azienda e Codice venditore.
La Funzione inserita nella cella E2 è la seguente:
=CONCAT(A2;" ";B2;" ";C2:D2)
Nella quale:
A2: Inserisce il contenuto della cella A2 (il nome del venditore).
" ": Aggiunge uno spazio per separare i dati.
B2: Inserisce il contenuto della cella B2 (il cognome del venditore).
" ": Aggiunge un ulteriore spazio per mantenere la leggibilità.
C2:D2: Combina il contenuto delle celle da C2 a D2 (codice azienda e codice venditore).
 Il risultato nella cella E2 è una stringa concatenata che include nome, cognome, codice azienda e codice venditore, separati da spazi. Ad esempio, per la riga 2, il risultato è: "Luca Rossi Alfa-RSS1".
La Funzione CONCAT è utile quando si vuole creare un'unica stringa leggibile partendo da più colonne, eliminando la necessità di operazioni manuali.

::Osservazione. La Funzione CONCAT potrebbe essere sostituita dall'operatore di concatenazione &, ottenendo lo stesso risultato.
Utilizzando l'operatore &, la formula nella cella E2 diventerebbe:
=A2 & " " & B2 & " " & C2 & D2
L'operatore & unisce direttamente i valori delle celle, separandoli con spazi manualmente aggiunti tra virgolette. Il risultato è identico: una stringa concatenata con nome, cognome, codice azienda e codice venditore.

::APPROFONDIMENTO. Si rimanda a: La Funzione CONCAT e CONCATENA

La Funzione ANNULLA.SPAZI

La Funzione ANNULLA.SPAZI di Excel è utilizzata per eliminare eventuali spazi aggiuntivi in una stringa di testo, lasciando un singolo spazio tra le parole. È particolarmente utile per ripulire dati importati o digitati erroneamente, dove possono esserci spazi superflui all'inizio, alla fine o all'interno del testo.

Come applicare la Funzione ANNULLA.SPAZI
Sintassi della Funzione è la seguente.
=ANNULLA.SPAZI(testo)
nella quale:
testo: rappresenta la stringa o il riferimento alla cella da cui si vogliono rimuovere gli spazi extra.
La Funzione, rimuove tutti gli spazi iniziali e finali. Riduce a un singolo spazio qualsiasi sequenza di spazi tra le parole. Non elimina gli spazi che separano le parole (mantiene un solo spazio tra di esse).

L'immagine raffigura un esempio pratico dell'applicazione della Funzione ANNULLA.SPAZI di Excel.
La colonna B contiene i cognomi, ma alcuni valori presentano spazi superflui, come: Spazi all'inizio o alla fine (ad esempio, " Rossi"). Spazi multipli tra le parole (ad esempio, "De Rossi").
Nella colonna C viene applicata la Funzione =ANNULLA.SPAZI(B2), applicata a ciascuna riga per rimuovere gli spazi indesiderati.
Gli spazi iniziali e finali vengono eliminati. Gli spazi multipli tra le parole vengono ridotti a uno solo.
Il risultato è una versione normalizzata dei valori presenti nella colonna cognomi.

Commento: L'esempio evidenzia un uso efficace della Funzione ANNULLA.SPAZI per ripulire dati testuali. Questa operazione è utile in contesti in cui si gestiscono database, elenchi o tabelle con dati provenienti da fonti non ottimizzate, garantendo uniformità e accuratezza. La Funzione non altera gli spazi necessari (ad esempio, tra "De" e "Rossi") e restituisce un testo leggibile e pronto per l'elaborazione o per le ricerche.

::APPROFONDIMENTO. Si rimanda a: La Funzione ANNULLA.SPAZI

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