Applicare la Funzione logica SE di Excel. Esempi per testi, numeri date.
Tra le numerose Funzioni disponibili in Excel, le Funzioni logiche rivestono un ruolo fondamentale, poiché consentono di automatizzare le decisioni basate su condizioni specifiche.
Tra queste, la Funzione SE è senza dubbio una delle più utilizzate e apprezzate, grazie alla sua semplicità e flessibilità.
La Funzione logica SE è particolarmente utile in quanto permette di valutare una
condizione specifica (test_logico) e di eseguire due azioni distinte in base al risultato di questa valutazione. Se la condizione risulta
VERA, Excel eseguirà una determinata azione; se invece la condizione è
FALSA, verrà eseguita un'azione alternativa.
Questa Funzione è estremamente semplice da utilizzare, ed è per questo che rappresenta uno
delle Funzioni più comunemente applicate nei fogli di lavoro di Excel.
In questo tutorial, esploreremo nel dettaglio la sintassi della Funzione SE e vedremo come applicarla in diverse situazioni, per rispondere a esigenze specifiche legate all'analisi dei dati e all'automatizzazione delle operazioni.
La Funzione SE
Questo sezione del sito, guida alla scoperta della sintassi e degli utilizzi principali della Funzione SE di Excel, con un approfondimento su esempi pratici che possono rivelarsi utili sia per chi si avvicina al programma per la prima volta, sia per gli utenti con maggiore esperienza.
Contenuti del tutorial: La Funzione logica SE di Excel
[01] - La Funzione SE - introduzione e sintassi
[02] - Funzione SE di Excel: gli operatori logici di confronto
[03] - Applicare la Funzione SE - due semplici esempi di applicazione
[04] - Applicare la Funzione SE - inserire Formule negli argomenti vero, falso
[05] - Applicare la Funzione SE - utilizzare l'operatore logico di confronto "diverso da"
[06] - Funzione Logica SE annidata - Esempi di applicazione
[07] - Applicazione della Funzione SE con le date
[08] - Introduzione ai connettivi logici E O NON XOR
[09] - Approfondimento. Argomenti Funzione: La Finestra di dialogo della
Funzione logica SE
[10] - Alcune considerazioni conclusive sull'applicazione della
Funzione logica SE
La Funzione logica SE - introduzione e sintassi
La Funzione SE (IF nella versione originale
inglese) valuta un test
logico e restituisce due
possibili valori a seconda che questo risulti VERO oppure FALSO.
La
Funzione SE appartiene alla categoria delle Funzioni logiche di Excel e spesso
viene applicata combinata ad altre Funzioni e assieme connettivi E() O() e NON()
Sintassi della Funzione:
=SE(test;[se_vero];[se_falso]).
Nella quale:
test
esprime un valore o una espressione logica che possa risultare vera o falsa. In
questo argomento è possibile confrontare un numero, una data , un testo con un determinato
operatore logico (Es.: uguale, maggiore; minore; diverso).
Il test logico così espresso può pertanto restituire solo due argomentazioni:
se_vero rappresenta il valore da restituire quando il test
logico risultasse soddisfatto
se_falso rappresenta il valore da restituire quando il test logico NON
risultasse soddisfatto
All'interno degli argomenti se_vero e se_falso della Funzione potranno
essere indicati valori numerici,
stringhe di testo (espresse fra doppi apici) oppure
Formule.
Funzione SE di Excel: gli operatori logici di confronto
Il Test logico rappresenta
l'elemento chiave
della Funzione SE e deve essere correttamente individuato in modo tale che possa esprimere le
due condizioni
VERO o FALSO che serviranno
per completare la sintassi dell'espressione.
Nell'impostare il test logico sono disponibili gli
operatori di confronto,
(schematizzati nella sottostante immagine).
Uguale a; Maggiore di; Minore di; Maggiore o
uguale a; Minore o uguale a, Diverso da.
Dopo l'espressione del Test logico, nella successiva parte della
Funzione,
dovrà essere indicato cosa fare se
il confronto con il test risulta VERO oppure FALSO.
Applicare la Funzione logica SE - due semplici esempi di applicazione
Primo esempio di applicazione della Funzione logica SE
Quale primo esempio consideriamo una Funzione logica SE che restituisca
negli argomenti vero e falso un testo.
Nella sottostante tabella si vuole valutare l'idoneità di un gruppo di
dipendenti a svolgere una mansione, rispetto alla quale è richiesta una
esperienza lavorativa di almeno 10 anni di lavoro.
Nella cella C2 è stata inserita la seguente Funzione:
=SE(B2>=10;"idoneo";"non idoneo")
Il risultato restituito da questa impostazione sarà il testo "idoneo"
se la persona ha almeno 10 anni di esperienza lavorativa, oppure "non idoneo" se
il requisito non è soddisfatto.
:: Osservazione. Nel test logico della Funzione è stato inserito l'operatore di
confronto ">=" (maggiore o uguale). Se fosse stato definito solo il simbolo di
maggiore, il quinto dipendente dell'elenco che ha 10 anni di lavoro
completati non sarebbe stato valutato come idoneo.
Secondo esempio di applicazione della Funzione logica SE
Valutiamo la stessa tabella precedente ma consideriamo di dover erogare un
incentivo di 50 ero se il dipendete ha almeno 10 anni di anzianità lavorativa.
L'impostazione della Funzione SE è molto simile alla precedente.
Attenzione a non inserire il valore 50 o 0 fra doppi apici, altrimenti verrebbe
inserito nel Foglio Excel in formato testo anzichè numerico!
La Funzione inserita nella cella C2 è la seguente =SE(B2>=10;50;0)
Applicare la Funzione SE -inserire Formule negli argomenti vero e falso
Nella
definizione degli argomenti
[se_vero] o
[se_falso] della Funzione SE, oltre a testi e numeri, si possono
inserire
anche delle formule di
calcolo.
Nell'esempio dell'immagine sotto raffigurata si vuole attribuire un incentivo pari
al 4% del fatturato per le eventuali vendite mensili superiori ai 10.000 euro.
Pertanto se un venditore dovesse fatturare 12.000 euro, si
dovrà calcolare il 4% di incentivo sui 2000 euro che hanno superato
la soglia dei 10.000.
La Funzione inserita nella cella C3 è la seguente:
=SE(C3>10000;(c3-10000)*4%;0)
Nell'argomento se_vero della Funzione è stato inserita la
formula per calcolare l'incentivo.
Nell'argomento se_falso della Funzione è stato
inserito 0 (zero). Pertanto se il venditore non
supera i 10.000
euro di fatturato, nella colonna incentivo verrà restituito il valore zero.
(Vedi nell'immagine l'applicazione della Funzione sul Foglio Excel)
Applicare la Funzione SE - utilizzare l'operatore logico di confronto "diverso da"
Nell'esempio
sotto
raffigurato, si vuole
impostare una
Funzione logica SE, che
permetta di restituire come risultato un
rimborso di 50
Euro a tutti
coloro che
non
sono della città
di Verona.
In questo caso
è possibile
impostare un
criterio di
esclusione che
viene espresso
dalle parentesi
angolari aperta
e chiusa.
<>
La Funzione
valuta se il
valore contenuto
nella cella
C3 è
diverso da "<>"
Verona. Se VERO
viene inserito
il valore 50, se
FALSO 0 (zero).
=SE(C3<>"Verona";50;0)
Funzione logica SE annidata
Quando sono necessarie più
condizioni di valutazione, nell'argomento VERO o FALSO di una
Funzione SE è possibile includere (annidare) una successiva
Funzione SE che prenda in considerazione un ulteriore
Test logico.
Pertanto più Funzioni SE nidificate permettono di testare più condizione e restituire più
risultati.
In una Formula è possibile annidare fino a 64 livelli di Funzioni.
Funzione Logica SE annidata - due esempi di impostazione
La nidificazione di una Funzione logica SE, a seconda del tipo di
test, può essere inserita nel Vero o nel Falso della prima Funzione logica.
Per rilevare meglio questa differenza si propongono due esempi. Nel primo caso
la nidificazione della Funzione SE è inserita (annidata) nell'argomento se_vero
della prima Funzione. Nel successivo esempio la nidificazione è inserita nell'argomento se_falso.
Primo esempio di Funzione logica SE annidata
Si vuole erogare un incentivo di 50 € o 100 € a seconda che il
dipendente abbia almeno 10 anni oppure 20 anni di lavoro. Qualora il dipendente avesse meno
di 10 anni lavorativi non è previsto l'incentivo.
Per spiegare passo per passo l'inserimento della Funzione risulta più facile
costruirla in due distinti passaggi.
In primo luogo si definisce l'eventuale diritto o meno ad un incentivo,
considerando solo la prima fascia dei 10 anni ovvero i 50 euro.
La Funzione da
inserire nella cella C2 è la seguente =SE(B2>=10;50;0)
Una volta definito questo primo livello si passa ad annidare la seconda
Funzione, nell'argomento Se_vero della prima.
Pertanto, quando risulta Vero che un dipendente ha almeno di 10 anni di lavoro,
si va successivamente a verificare se è altrettanto Vero che ne ha abbia almeno 20.
La sintassi completa della Funzione è pertanto la seguente =SE(B2>=10;SE(B2>=20;100;50);0)
Per chiarire le due Funzioni annidate, nell'immagine successiva,
il testo scritto in nero rappresenta la prima Funzione SE.
La seconda Funzione SE scritta
in rosso è nidificata nell'argomento Se_vero della Prima Funzione logica.
Il risultato dell'impostazione di questa nidificazione potrà
restituisce pertanto tre risultati. Se l'anzianità lavorativa è inferiore a 10,
il risultato è 0 "zero". Se l'anzianità lavorativa è uguale o maggiore di 10, ma
inferiore a 20. il risultato restituito è 50.
Infine, se l'anzianità lavorativa è maggiore o uguale a 20, il risultato sarà 100.
Nella successiva immagine è possibile vedere la Funzione SE applicata nel
Foglio di lavoro di Excel.
:: Osservazione. La nidificazione è stata effettuata nel Vero della prima Funzione SE poichè chi ha più di 20 anni lavorativi è ovviamente Vero che ne abbia anche più di 10. Non sarebbe stato possibile nidificare nel Falso della prima Funzione SE, poichè nel falso della prima Funzione si vuole che venga restituito il valore zero per chi non ha requisiti per accedere all'incentivo.
Secondo esempio di Funzione logica SE annidata
In questo secondo caso si vuole erogare un incentivo in
Funzione
dell'appartenenza o meno ad uno specifico settore di produzione.
Nell'esempio proposto in tabella si propone un incentivo di 50 € ai dipendenti
del settore amministrazione, 100 € alla produzione. Non sono previsti incentivi
per gli altri settori.
Anche in questo caso si può procedere con due distinti passaggi.
Nella cella C2 si
imposta una prima Funzione che vada a definire il compenso per la sola
amministrazione, impostando momentaneamente il valore zero per tutti gli altri
settori.
=SE(B2="amministrazione";50;0)
Successivamente si va a sostituire lo zero che rappresenta tutti i settori
esclusa l'amministrazione, con una seconda Funzione SE che vada a verificare se
il valore contenuto nella cella B2 è uguale a "produzione". Nel vero di questa
Funzione va inserito 100, mentre se falso (cioè se non è ne amministrazione e ne
produzione) il risultato sarà zero.
Anche in
questo caso, per meglio comprendere come le due Funzioni sono state organizzate,
la seconda Funzione SE nidificata nell'argomento falso della prima Funzione
logica è stata colorata in rosso. Ovvero, l'argomento Se_falso della prima
Funzione logica è rappresentato dalla seconda Funzione.
=SE(B2="amministrazione";50;SE(B2="produzione";100;0)).
Nella sottostante tabella è possibile prendere visione
dell'applicazione della formula nel Foglio di lavoro di Excel.
Applicazione della Funzione logica SE con le date
A prima vista, l'uso della Funzione logica SE per le date potrebbe sembrare del tutto simile alla sua applicazione con valori numerici o di testo; tuttavia, il suo funzionamento è diverso.
A differenza di molte altre Funzioni, SE interpreta le date nei test logici come semplici stringhe di testo, senza riconoscerle come veri e propri valori di data.
Questo significa che non è possibile inserire direttamente una data nel formato "1/10/2024" o usare confronti come ">1/10/2024" all'interno
della Funzione SE.
Per far sì che la Funzione logica riconosca correttamente una data, è necessario
utilizzare la Funzione DATA.VALORE, che converte una data scritta come testo in un valore che la
Funzione SE può interpretare correttamente nel confronto logico.
Esempio di applicazione di un confronto logico con le date
Nell'esempio proposto nella sottostante immagine si vuole verificare se le date di consegna sono state effettuate entro un determinato tempo prestabilito. Nello specifico si vuole applicare la Funzione SE per valutare se le date iscritte nella colonna A rientrano o meno nella scadenza prestabilita, del 19/09/2024.
La Funzione, inserita nella cella B2 è la seguente:
=SE(A2<=DATA.VALORE("19/09/2024");"OK";"Consegna
fuori tempo massimo")
Spiegazione della formula:
l'argomento logico A2<=DATA.VALORE("19/09/2024") serve per verificare se la data presente nella cella A2 è minore o uguale al 19/09/2024.
La Funzione DATA.VALORE converte il testo "19/09/2024" in un valore di data che Excel può interpretare e confrontare con altre date.
"OK": Se la data nella cella A2 è effettivamente entro il 19/09/2024 (ovvero la condizione è vera), Excel restituisce il valore "OK" nella cella B2. .
"Consegna fuori tempo massimo": Se invece la data nella cella A2 è successiva al 19/09/2024 (ovvero la condizione è falsa), Excel
pertanto restituisce il testo "Consegna fuori tempo massimo" nella cella B2, segnalando che la consegna è avvenuta oltre il termine stabilito.
Introduzione all'applicazione dei connettivi logici E O NON XOR
I connettivi logici come E, O, NON e XOR rappresentano delle
particelle molto potenti per la gestione e l’analisi dei dati in Excel,
soprattutto quando integrati nella Funzione SE.
L’applicazione dei connettivi logici nella Funzione SE consente di realizzare condizioni composte, potenziando l’accuratezza e la flessibilità delle analisi.
Ad esempio, è possibile valutare più condizioni contemporaneamente, combinandole con il connettivo E (richiede che tutte le condizioni siano vere), oppure con O (rende la condizione vera se almeno una delle condizioni specificate è vera).
Il connettivo NON permette di invertire il valore logico di una condizione,
mentre XOR (o "O esclusivo") ritorna vero solo se una e una sola delle condizioni è vera.
Usare questi connettivi nella Funzione SE permette di costruire formule
complesse e articolate. In questo modo, Excel diventa un ambiente non solo di calcolo ma anche di analisi logica, grazie alla combinazione di più operatori che insieme consentono di costruire una logica
molto dettagliata per l’elaborazione dei dati.
Esempio. nel sottostante screenshot viene proposta una semplice applicazione di
un connettivo logico nella Funzione SE.
Si vogliono selezionare i dipendenti che abbiano al massimo 40 anni di età e almeno 8 anni di esperienza lavorativa.
Quale risultato si vuole la restituzione SI o NO nella colonna campo idoneo.
Nello specifico la Funzione impostata prevede di nidificare nel campo criterio
il connettivo E (connettivo logico di congiunzione)
E(C3<=40;D3>=8)
::NOTA. Per un dettagliato approfondimento dei connettivi logici si consiglia la sezione: Applicare I connettivi logici di Excel: E; O; NON e XOR
Approfondimento. Argomenti Funzione: La Finestra di dialogo della Funzione logica SE
Se imputare la corretta sintassi della Funzione SE può sembrare complicato, è
possibile sfruttare l'opzione offerta dalla Finestra di dialogo Argomenti
Funzione.
Molti utenti Office preferiscono utilizzare questa modalità di
imputazione in Excel delle Funzioni.
Quale esempio dell'applicazione della Funzione logica SE, attraverso la finestra di dialogo Argomenti
Funzione, si considera l'esempio
della restituzione di un
giudizio Sufficiente od Insufficiente se il voto è maggiore o minore a 6.
Una volta selezionata la cella D3,
Per accedere ad Argomenti Funzione è sufficiente fare clic sul pulsante Fx della Barra della Formula e selezionare la
Funzione
SE fra le Funzioni Logiche o fra le Funzioni recenti.
Una volta individuata
e selezionata la Funzione SE, si aprirà la finestra di dialogo Argomenti
Funzione (vedi immagine sottostante)
Alcune considerazioni conclusive sull'applicazione della Funzione logica SE
In Excel, le Funzioni logiche e in particolare la Funzione SE sono strumenti essenziali per creare formule condizionali, cioè
formule che permettono di eseguire calcoli o azioni diverse a seconda di specifiche condizioni.
Le Funzioni logiche risultano indispensabili in vari contesti, dove è necessario valutare situazioni variabili e ottenere risultati diversi sulla base di criteri definiti.
Utilità della Funzione SE e delle Funzioni Logiche in Excel
Gestione delle Condizioni Variabili: La Funzione SE consente di creare scenari condizionali, rendendola utile in contesti in cui bisogna verificare se un certo valore soddisfa una condizione (ad esempio, "se una data di consegna è entro il termine previsto" o "se una vendita supera una certa soglia"). Questo permette di adattare le risposte automaticamente in base ai valori presenti nel foglio di calcolo.
Classificazione e Segmentazione dei Dati: Le Funzioni logiche permettono di categorizzare e segmentare i dati in base a criteri specifici, come la classificazione degli ordini in "in tempo" o "fuori tempo" oppure la suddivisione dei clienti in fasce di spesa. Usare SE o combinazioni di SE con E, O e XOR consente di gestire categorie complesse in modo rapido.
Automatizzazione delle Decisioni: In molti processi aziendali e analitici, si rende necessario prendere decisioni automatiche in base a condizioni. Con SE, è possibile impostare regole che permettono, ad esempio, di assegnare automaticamente una valutazione, calcolare sconti per specifici criteri di acquisto o applicare penalità per ritardi. Ciò aiuta a risparmiare tempo e minimizzare errori umani.
Verifica dei Dati e Controllo Qualità: La Funzione SE è anche utile per verificare la coerenza e la qualità dei dati. È possibile impostare condizioni per individuare errori o incongruenze, come nel caso in cui una cella vuota o un valore errato richieda un avviso o un controllo. Combinando SE con altre
Funzioni come SE.ERRORE o SE.NON.DISP. si possono intercettare valori anomali e segnalare eventuali problemi nei dati.
Creazione di Report Personalizzati: L'uso delle Funzioni logiche facilita la creazione di report dinamici che rispondono a diverse condizioni di analisi. Con SE, è possibile evidenziare automaticamente risultati specifici (ad esempio, valori che superano una certa soglia o dati aggiornati rispetto a un termine) e ottenere report riepilogativi che si aggiornano automaticamente in base ai criteri selezionati.
In Sintesi La Funzione SE e le altre Funzioni logiche ampliano notevolmente le
capacità di analisi e automazione di Excel. La loro applicazione è essenziale
ogni volta che si desidera che un foglio di calcolo "risponda" in modo dinamico
a determinati criteri o condizioni.
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[Valter Borsato: dicembre - 2013 | Revisione e approfondimento dei contenuti 28/10/2024]