La Funzione Cerca Verticale, spiegazione ed esempi di applicazione

La Funzione Cerca Verticale  (VLOOKUP in inglese) di Excel è una delle funzioni più utilizzate per trovare e restituire dei valori presenti in una tabella. La funzione cerca verticale permette di cercare un valore solo nella prima colonna di una matrice tabella e restituire i successivi valori presenti nella stessa riga.
Cerca Verticale (CERCA.VERT) è sicuramente una delle Funzioni più importanti e maggiormente applicate in Excel e appartiene alla categoria delle Funzioni di Ricerca e riferimento.

Contenuti del tutorial: La Funzione CERCA VERTICALE - CERCA.VERT

[1] - La Funzione Cerca Verticale - elementi introduttivi
[2] - La sintassi della Funzione Cerca Verticale - CERCA.VERT
[3] - La Funzione CERCA.VERT - esempio di applicazione
[4] - La Funzione CERCA.VERT - esempio di ricerca con risultato per approssimazione
[5] - Semplificare la Funzione definendo la matrice con un nome definito (etichetta) - esempio di ricerca
[6] - La Funzione Cerca Verticale spiegata passo per passo con un video
[7] - Impostare Argomenti Funzione (Fx): La Finestra di dialogo della Funzione CERCA VERT
[8] - Considerazioni finali e osservazioni su alcuni limiti della Funzione CERCA.VERT
[9] - Download file esempio di impostazione della Funzione Cerca Verticale

Nota. Gli esempi riportati nel tutorial sono applicati alla Versione Excel 365, ma sono ugualmente riferibili anche alle versioni Excel 2007-2019

La Funzione Cerca Verticale

Cerca Verticale cerca un valore nella prima colonna di una tabella-matrice e restituisce il contenuto delle celle presenti a destra sulla stessa riga.
Cerchiamo di semplificare questa Funzione di Excel definendo in primo luogo che cos'è una matrice-tabella.
La matrice non è altro che una tabella che Excel trattata come un'unica identità (senza interruzioni di riga o colonna e senza intestazione).
All'interno di questa Matrice CERCA.VERT può ricercare i valori solo sulla prima colonna, e restituire i dati che sono presenti sulla stessa riga.
:: IMPORTANTE. Una volta trovato un valore nella prima colonna della matrice, CERCA VERTICALE può restituire i dati della stessa riga solo a destra della cella trovata. Va pertanto tenuto presente che il valore da ricercare deve trovarsi sempre nella prima colonna dell'intervallo.
Ad esempio, se il valore di ricerca fosse nella colonna C del foglio di lavoro, (vedi immagine sottostante) la matrice dovrà iniziare con C come prima colonna escludendo la colonna B dove si trova il Codice. Ovviamente in questo caso non sarebbe possibile avere la restituzione dei dai dati presenti in colonna 1.

La sintassi della Funzione Cerca Verticale: CERCA.VERT

La sintassi della Funzione Cerca verticale (nome in inglese della Funzione: VLOOKUP) è la seguente: 
=CERCA.VERT(valore;tabella_matrice;indice;[intervallo])
Nella quale:
valore: è il dato che deve essere ricercato nella matrice.
tabella_matrice: è l'area del Foglio di lavoro che contiene i dati (entro i quali ricercare il valore).
indice: è il riferimento al numero della colonna della quale si richiede la restituzione del valore. Esempio: Indice uguale a 2 restituisce il valore presente nella seconda colonna della tabella_matrice, indice uguale a 3 restituisce il valore della terza colonna  e così via.
intervallo: argomento opzionale. Per questo nella sintassi viene indicato fra parentesi quadrata.
Si tratta di un valore logico che consente di specificare se CERCA.VERT deve trovare una corrispondenza esatta o per approssimazione. L'intervallo potrà pertanto essere VERO (ricerca per approssimazione) o FALSO (ricerca esatta). Se nell'impostazione della funzione l'argomento viene omesso Excel presuppone che esso sia impostato come VERO.
:: NOTA. In alternativa a VERO o FALSO è possibile inserire rispettivamente 1 (uno) oppure 0 (zero)
L'argomento intervallo della Funzione cerca verticale seppur opzionale è molto importante.
Per chiarire la corretta impostazione di questo argomento nella successiva parte del tutorial verranno presentati alcuni esempi che spiegheranno come inserire correttamente una ricerca per corrispondenza esatta o per approssimazione.

La Funzione CERCA.VERT - esempio di applicazione

Esempio. Nella matrice-tabella illustrata nel sottostante immagine, si vuole applicare la Funzione Cerca verticale per cercare i valori Categoria prodotto e Prezzo unitario riferiti ad uno specifico codice prodotto. (Nell'esempio il codice 5 inserito nella cella B13)

Ripartiamo dalla sintassi della Funzione applicandola all'esempio illustrato nell'immagine.
=CERCA.VERT(valore;tabella_matrice;indice;[intervallo])
valore; è il dato che deve essere ricercato, nell'esempio proposto è la cella B13 che contiene il codice del prodotto.
tabella_matrice; è la parte del foglio che contiene i dati, B3:D11
Indice; Gli indici sono le colonne. Nel momento in cui la Funzione Cerca verticale troverà il codice di riferimento nella prima colonna della matrice, se verrà indicato indice 2, verrà restituita la categoria del prodotto, se verrà indicato 3 verrà restituito il prezzo.
Intervallo; L'intervallo è un valore logico pertanto può essere VERO o FALSO. Se nella funzione viene omesso Excel presuppone che sia VERO!
Nel caso dell'esempio proposto è fondamentale che vi sia corrispondenza esatta, quindi andrà definito come FALSO.
Pertanto la Funzione sarà la seguente.
=CERCA.VERT(B15;$B$3:$D$11;2;falso)

Nella Funzione CERCA.VERT, se viene inserito un valore da ricercare inesistente nella prima colonna della matrice dati, e se come argomento intervallo è impostato FALSO, la Funzione restituisce il codice di errore #N/D. (ND = Non Disponibile ovvero la Funzione non riesce a trovare il valore richiesto).  
Il messaggio di errore #/ND viene restituito anche quando la cella che contiene il codice da ricercare fosse momentaneamente vuota.
ATTENZIONE: la presenza del codice di errore #/ND, può diventare un problema per eventuali operazioni di calcolo.
Per la gestione del codice di Errore #N/D si rimanda al tutoria: Gestire il messaggio di errore #N/D

CERCA.VERT: Esempio di una ricerca con risultato per approssimazione

Se il quarto argomento della Funzione CERCA.VERT non viene definito oppure viene impostato: VERO, e nella prima colonna della matrice non fosse presente una corrispondenza esatta del valore ricercato il risultato restituito dalla ricerca sarebbe per corrispondenza approssimativa.
Nella ricerca per approssimazione Cerca verticale restituisce come risultato il valore più vicino (minore) al codice ricercato.
E' molto importante porre attenzione a questo argomento!
Per meglio spiegare il funzionamento di una ricerca per approssimazione si propone, nella successiva immagine, l'esempio di una serie di valori relativi ad una analisi e un commento di essi descritto nelle seconda colonna.
L'obiettivo è quello di cercare un risultato nella prima colonna per avere la restituzione del commento presente in colonna (indice) 2.
Mentre i valori contenuti nella prima colonna della matrice sono dei numeri interi i valori da ricercare possono avere una parte decimale. Nell'esempio il valore inserito nella cella E3 è uguale a 6,3.
Nella Cella F3 è stata inserita la Funzione:> =CERCA.VERT(E3;B3:C9;2;VERO)
Il valore che viene restituito dalla Funzione Cerca verticale è quello più vicino (minore) ossia il risultato riferito al valore 6 = MOLTO BUONO

::Osservazione. Se fosse stata impostata una ricerca esatta (quarto argomento FALSO oppure 0 "zero") il risultato restituito sarebbe  stato #N/D

Semplificare la Funzione definendo la matrice con un nome definito (etichetta)

Per semplificare la sintassi della Funzione è consigliabile identificare l'area della matrice (nella quale ricercare le informazioni) attribuendole un nome definito (etichetta).
Costruire una etichetta: una volta selezionata la matrice nella casella nome (presente a sinistra della barra della formula) digitare il nome dell'etichetta (nel caso dell'esempio: listino) e successivamente confermare l'inserimento premendo invio. Questa operazione equivale al comando Definisci nome presente nella scheda Formule della Barra multifunzione.

 

Il risultato del'aver creato un intervallo denominato (etichetta) per l'area dati della matrice, è che ora nella sintassi anzichè fare riferimento alla matrice attraverso la definizione di una area sarà possibile utilizzare il nome dell'etichetta. (vedi immagine sottostante)
Anzichè descrivere la Funzione =CERCA.VERT(B15;B3:D11;2;FALSO) sarà possibile scrivere =CERCA.VERT(B15;listino;2;falso)

::Consiglio. Nell'argomento matrice di un Funzione è buona regola utilizzare sempre o un nome definito oppure i riferimenti di cella assoluti. In questo modo l’intervallo di ricerca rimane sempre uguale qualora si trascinasse la Funzione nelle celle sottostanti.
:: Per un approfondimento su come creare un intervallo denominato (etichetta) si rimanda al tutorial: Effettuare ricerche dati con gli Intervalli denominati (Nomi definiti)

La Funzione Cerca Verticale spiegata con un video  

Approfondimento: Impostare Argomenti Funzione | La Finestra di dialogo della Funzione CERCA.VERT

Se imputare la Funzione Cerca Verticale può sembrare troppo complicato, rimane sempre la possibilità di utilizzare la Finestra di dialogo Argomenti Funzione.
Per accedervi è sufficiente cliccare sul pulsante Fx della Barra della Formula e selezionare la Funzione CERCA.VERT fra le Funzioni Ricerca e Riferimento o fra le Funzioni recenti.
Una volta individuata e selezionata la Funzione CERCA.VERT si aprirà la finestra di dialogo Argomenti funzione.
Nella finestra di dialogo Argomenti Funzione, è sufficiente compilare i campi relativi al Valore; Matrice_tabella; Indice e Intervallo, e automaticamente nella Barra della Formula si comporrà la Funzione CERCA.VERT nella sua corretta sintassi.

Nella finestra di dialogo Argomenti Funzione si devono solo inserire i valori nei campi corrispondenti. Compilare i dati nella finestra di dialogo equivale pertanto a scrivere la corretta sintassi della Funzione =CERCA.VERT(B15;listino;2;falso)

Considerazioni finali e osservazioni su alcuni limiti della Funzione CERCA.VERT

Sicuramente CERCA.VERT è la Funzione di Ricerca e Riferimento maggiormente utilizzata in Excel. Si tratta di una Funzione non semplicissima da applicare e frequentemente viene impostata in maniera errata soprattutto nel quarto argomento (VERO-FALSO).
Oltre a queste difficoltà interpretative la Funzione Cerca Verticale ha una serie di limiti.
Il primo è che necessita che il valore da ricercare sia nella prima colonna della matrice. Qualora questa impostazione non fosse possibile bisogna utilizzare in maniera combinata le due Funzioni INDICE e CONFRONTA, oppure, se si dispone di una versione Microsoft 365 della nuova e più completa Funzione CERCA.X
Il secondo limite del CERCA.VERT è che richiede che i valori nella prima colonna siano univoci. Se ci fossero due codici uguali Cerca verticale quando incontra il primo codice che soddisfa la ricerca si ferma e restituisce il valore di colonna richiesto. Il programma non restituisce errori che avvertano che esiste un secondo valore che potrebbe soddisfare la ricerca.
Con il CERCA.VERT è pertanto possibile effettuare ricerche su valori (normalmente codici) fra i quali non siano presenti valori doppi (omocodie). Sarebbe impensabile applicare il Cerca verticale su un cognome all'interno di una anagrafica poichè non sarebbe così remota la possibilità che vi siano più persone con lo stesso cognome.
Un terzo limite del CERCA.VERT è nelle ricerche per approssimazioni, nelle quali la Funzione restituisce sempre e solo il valore più piccolo prossimo al valore di ricerca.
Alcuni di questi limiti sono risolvibili con l'applicazione combinata di più Funzioni di Excel (ad. esempio INDICE e CONFRONTA ma non solo)
Come alternativa al Cerca verticale, molto interessante è la nuova Funzione CERCA.X per un approfondimento su questa Funzione si rimanda a: La nuova funzione CERCA.X destinata a sostituire Cerca Verticale

 

Novità ! Con Microsoft365 da marzo 2020 è disponibile la nuova Funzione CERCA.X questa funziona corregge alcuni limiti della Funzione CERCA.VERT
Per info si rimanda alla pagina: La nuova funzione CERCA.X destinata a sostituire la Funzione Cerca Verticale

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[Valter Borsato: ottobre - 2014 | Ultimo aggiornamento 04/07/2023]