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Come creare e gestire le Tabelle di Excel

Una Tabella di Excel è rappresentata da un preciso intervallo di celle del Foglio di lavoro contenente dei valori normalmente provvisti di una riga di intestazione. Molto spesso si ritiene che i dati inseriti in un Foglio di lavoro di Excel siano già essi stessi una tabella solamente per il fatto che i dati sono organizzati in righe e colonne.
Frequentemente quella che si considera essere una tabella in realtà per Excel è semplicemente un intervallo di dati. Questi intervalli dati sono espressi in formato tabulare ma non sono una tabella.
Una tabella per Excel è un oggetto, che deve appositamente essere creato come tale (scheda inserisci pulsante tabella), e che nel suo insieme permette di gestire i dati  garantendone l'integrità in maniera indipendente dalle rimanenti informazioni presenti sul Foglio di lavoro.
Le tabelle Excel sono state introdotto con la versione 2007 del programma quale miglioramento della Funzionalità elenco presente nelle versioni precedenti.

In questo tutorial, viene definita la differenza fra una Tabella Excel e un intervallo di dati. Viene illustrato come creare una Tabella Excel, organizzarla, formattarla ed eventualmente eliminarla. Vengono presentate le proprietà che lo strumento Tabella mette a disposizione e vengono forniti una serie di spunti per sfruttarle nel miglior modo possibile.

Contenuti del Tutorial: Le tabelle di Excel

[01] - Differenza fra tabella e intervallo dati
[02] - Come creare una Tabella
[03] - Barra multifunzione di Excel: la scheda Struttura tabella
[04] - Filtri Tabella Excel
[05] - Espandere (ridimensionare) l'area dati della Tabella
[06] - Applicare uno stile
[07] - Come rimuovere la formattazione Stile Tabella
[08] - Selezionare i dati della tabella con un clic del Mouse
[09] - Creare una riga totale in fondo alla Tabella
[10] - Utilizzo delle Formule in una Tabella.
[11] - Analisi rapida delle Tabelle di Excel
[12] - Assegnare un nome alla Tabella
[13] - Cancellare il Formato tabella e Convertire l'elenco in un intervallo di dati
[14] - Approfondimenti sulle Tabelle di Excel

Differenza fra tabella e intervallo dati

Cosa identifica il termine Tabella Excel? E soprattutto, quali sono le differenze tra una Tabella Excel e un intervallo di dati?

Un intervallo di dati, è una matrice di valori inserita in un intervallo di celle di una pagina del Foglio di lavoro. Le informazioni imputate con questo modalità non prevedono specifici e particolari strumenti di gestione, e non sono garantite nella loro integrità, ovvero Excel non impedisce alcune operazioni di movimento dei dati che potrebbero danneggiare l'archivio.

Viceversa, una Tabella di Excel è un oggetto che deve essere appositamente creato, che implementa una specifica struttura e specifici strumenti di gestione. Inoltre, contrariamente all'intervallo dati, viene garantita l'integrità delle informazioni in esso contenute impedendo le operazioni che potrebbero creare danni all'archivio. La Tabella è un insieme di valori che risultano del tutto indipendenti dalle rimanenti informazioni presenti sul Foglio di lavoro.

Dal punto di vista grafico, nello screenshot sottostante, è possibile considerare l'immediata differenza fra un intervallo dati e una tabella di Excel.
Oltre alla diversa colorazione delle righe e alla disponibilità dei filtri, l'elemento che caratterizza la tabella è la presenza in basso a destra di quel piccolo triangolo verde che serve per modificare l'estensione della tabella stessa.

Differenza fra tabella e intervallo dati

Proprietà delle tabelle di Excel

Quando si crea una Tabella è possibile gestire e analizzare i valori inseriti nella tabella in modo del tutto indipendente rispetto ai valori che si trovano nella rimanente parte del Foglio di lavoro.
Vengono infatti automaticamente applicati dei filtri alle colonne, è inoltre possibile assegnare un nome alla tabella, aggiungere una riga finale con dei calcoli automatici e applicare specifici stili di formattazione.

Le tabelle dei Fogli di lavoro di Excel | Pulsante crea tabella

Come creare una Tabella Excel

Sulla Barra Multifunzione nella Scheda Inserisci è presente il gruppo pulsanti Tabelle.
Una volta selezionata una cella qualsiasi dell'elenco, cliccare il pulsante Tabella oppure utilizzare la combinazioni dei tasti CTRL+T
ATTENZIONE: non selezionare due o più celle. Excel leggerebbe quelle due celle come una descrizione di un intervallo di dati e di conseguenza creerebbe una tabella per solo questo riferimento.

Cliccato sul pulsante Tabella viene visualizzata la finestra di dialogo Crea Tabella, nella quale deve essere specificata la posizione dei dati sul Foglio di lavoro.
Se si è cliccato sul pulsante Tabella dopo aver selezionato una cella qualsiasi dell'elenco, sarà automaticamente Excel ad estendere la selezione a tutta l'area del Foglio di lavoro contenente i dati dell'elenco e a inserire i riferimenti dell'area nella Finestra di dialogo Crea tabella.

Le tabelle dei Fogli di lavoro di Excel | Finestra di dialogo Crea tabella

Tabella con o senza riga di intestazione

Per impostazione di default, nella finestra di dialogo Crea tabella, è selezionata l'opzione Tabella con intestazioni.
Se si  toglie il simbolo di spunta, nelle intestazioni della Tabella vengono visualizzati dei nomi predefiniti (Colonna1; Colonna2....) che potranno comunque successivamente essere modificati digitando una diversa intestazione.

Le tabelle dei Fogli di lavoro di Excel | Tabelle senza riga di intestazione

Confermata la creazione della Tabella, viene applicata automaticamente una formattazione che prevede una colorazione alternata delle righe per migliorare la lettura delle informazioni. 
Vengono inoltre automaticamente inseriti i filtri sulle colonne.
La tabella inserita nel Foglio di lavoro è dinamica, ovvero riconosce come appartenente alla tabella stessa eventuali nuove righe o colonne che dovessero essere aggiunte, inoltre, in basso a destra è presente un triangolo verde che se trascinato permette di espandere o ridefinire la dimensione della Tabella stessa.

Le tabelle dinamiche di Excel

Barra multifunzione di Excel: la scheda Struttura tabella

Dopo aver creato la tabella, sulla Barra multifunzione viene organizzata la scheda Struttura tabella, questa scheda viene resa disponibile solo quando nella Tabella viene selezionata almeno una cella. In caso contrario la scheda contestuale Struttura tabella non viene visualizzata.

Barra multifunzione di Excel: la scheda Struttura tabella 

Le principali opzioni contenute nello scheda Struttura tabella sono:
Proprietà. In questo gruppo pulsanti è possibile rinominare la tabella, e ridimensionare la tabella definendo un nuovo intervallo.
Strumenti. vengono messi a disposizioni alcuni comandi: quali il passaggio ad una Analisi dati Pivot, la rimozione dei duplicati, la conversione in intervallo (ovvero togliere le proprietà tabella per tornare ad un normale intervallo di dati) ed infine l'inserimento dei filtri.
Dati tabella esterna. In questo gruppo pulsanti sono presenti i comandi per esportare o importare dati da tabelle esterne.
Opzioni tabella.  In questo gruppo di comandi è possibile attivare o disattivare tutta una serie di proprietà che sono state automaticamente assegnate con lo stile. Esempio: includere od escludere la formattazione della riga di intestazione, dell'ultima colonna, della colonna del totale, oppure attivare o disattivare la presenza dei filtri piuttosto che la riga del totale.
Stili tabella. In questa sezione viene messa a disposizione una libreria di Stili tra cui scegliere. Una volta aperto l'intero elenco disponibile è sufficiente posizionare il mouse sopra uno stile per vedere automaticamente applica l’anteprima sulla Tabella del Foglio di lavoro. Per assegnare uno stile alla tabella è sufficiente un solo clic con il mouse.

Filtri tabella Excel

Appena creata una Tabella, sulla riga delle intestazioni delle colonne vengono automaticamente organizzati i comandi per i Filtri.
Applicando le opzione dei filtri alle informazioni contenute nella tabella, è possibile trovare rapidamente i valori.  Un filtro infatti consente di definire i valori che si desiderano visualizzare, o viceversa quelli che si desiderano escludere.
È possibile applicare il filtro a una colonna della tabella o contemporaneamente a più colonne di dati.
Per informazioni generali e approfondimenti sulle opportunità e impostazioni dei filtri si rimanda alla specifica sezione: Applicare Filtri automatici nelle tabelle di Excel

Espandere (ridimensionare) l'area dati della Tabella

Per ampliare l'area dati interessata alle proprietà Tabella, nell'angolo in basso a destra dell'ultima cella è presente un triangolo verde. È possibile trascinare questo triangolo con il mouse per ridefinire le dimensioni della tabella includendo od escludendo  righe e  colonne.
Se invece si volesse aggiungere una nuova riga di dati, selezionata l'ultima cella in basso a destra, è sufficiente premere il pulsante TAB della tastiera per aggiungere alla tabella una nuova riga.
Se nell'ultima cella si preme invio si esce dall'area del foglio interessata alla proprietà tabella.

Le tabelle dei Fogli di lavoro di Excel | Espandere l'area della tabella

Applicare uno stile alla Tabella

Un interessate opportunità che viene offerta dalle tabelle di Excel è quella di poter applicare facilmente degli stili di formattazione predefiniti.
Excel mette a disposizione numerosi Stili tabella che possono essere applicati per formattare rapidamente una tabella.
Per applicare uno stile, nella scheda Struttura tabella accedere all'elenco di tutti gli Stili disponibili cliccando sul pulsante Altro.
Puntando il mouse sugli stili che vengono proposti, è possibile prendere visione dell'anteprima direttamente sul Foglio di lavoro. Per applicare uno stile basta confermalo con un clic del mouse.

Applicare uno stile alle Tabelle di Excel

Impostare uno Stile Tabella come predefinito

Per impostare uno stile presente nell'elenco come Stile predefinito basta fare un clic con il pulsante desto del mouse e nel successivo menu scegliere l'opzione Imposta come predefinito.

Impostare uno stile Tabella come predefinito

Come rimuovere la formattazione Stile tabella

È possibile mantenere le proprietà che le tabelle Excel mettono a disposizione, ma eliminare la formattazione che automaticamente viene proposta dall'applicazione di uno stile (ad esempio spessore dei bordi e la colorazione alternata delle righe).
Per eliminare la formattazione, selezionare una cella qualsiasi della tabella, nella Struttura tabella gruppo pulsanti Stili tabella fare clic sul pulsante Altro per aprire il menu completo degli stili disponibili.
In fondo all'elenco di tutti gli Stili fare un clic sul pulsante Cancella.

Come rimuovere la formattazione Stile tabella

Selezionare i dati della tabella con un clic del Mouse

È possibile selezionare un'intera riga o colonna delle tabella con un solo clic del mouse.
Basta portare il puntatore del mouse in corrispondenza del bordo superiore della colonna (vedi immagine successiva) e compare una piccola freccia di colore nero.
Quando compare la freccia fare un clic con il pulsante sinistro del mouse e si seleziona l'intervallo dati della colonna tabella (esclusa l'intestazione e l'eventuale ultima riga contenente operazioni di calcolo).
In maniera del tutto analoga è possibile selezionare un'intera riga portando il puntatore del mouse in prossimità del bordo sinistro della prima cella, anche in questo caso compare un freccia nera che se cliccata seleziona l'intera riga della tabella.

Selezionare dati della tabella con un clic del Mouse

Creare una riga di totale in fondo alla Tabella

Nel gruppo comandi Opzioni stile tabella presente sulla scheda Progettazione Strumenti tabella, è possibile selezionare l'opzione Riga Totale.

Creare una riga di totale in fondo alla Tabella

Questa opzione permette di aggiungere una riga di totalizzazione nella quale possono essere selezionate le principali Funzioni di calcolo applicabili in Excel. La riga Totale verrà posizionata come ultima riga della Tabella con la scritta Totale nella prima cella a sinistra.
Una volta attivata la cella del totale è possibile applicare una delle diverse funzioni disponibili nell'elenco a discesa.
L'impostazione predefinite della riga dei totali applica la Funzione Subtotale, ovvero consente di escludere dal calcolo le eventuali righe della tabella nascoste da un filtro.

Creare una riga di totale in fondo alla Tabella: impostazione del calcolo 

:: Le possibilità di calcolo che Excel prevede per la Riga Totale, non si limitano alle Funzioni proposte nell'elenco a discesa (vedi immagine precedente), è infatti possibile inserire qualsiasi Funzione basta cliccare sull'ultima opzione dell'elenco Altre funzioni...

Utilizzo delle Formule in una tabella

È possibile creare delle formule relativamente ai valori presenti nella tabella utilizzando quali riferimenti le intestazioni dei campi.
Nell'esempio raffigurato nella sottostante immagine viene calcolato l'importo di fatturazione dell'elenco dati impostando la sintassi della Funzione nel seguente modo
=SOMMA(Tabella1[Fatturato])
Nella quale la voce Tabella1 rappresenta il nome attributo da Excel alla tabella (può essere rinominato) e la voce Fatturato rappresenta il nome dell'intestazione del campo da sommare.

Le tabelle dei Fogli di lavoro di Excel | Formule tabella

Applicate le proprietà Tabella,  Excel individua colonne e celle dati con degli indirizzi di tipo etichetta quale ad esempio:
NomeTabella[NomeCampo]
Nella quale:
il NomeTabella rappresenta il nome che automaticamente è stato assegnato da Excel nel momento che è stata creata la tabella. Per rinominare una tabella, nella scheda Strumenti Tabella Progettazione, nel gruppo pulsanti Proprietà, è disponibile il campo con il nome della tabella.
Il NomeCampo rappresenta l'etichetta della colonna (che in un archivio prende appunto il nome di intestazione campo)
Nel caso dell'esempio raffigurato nella precedente immagine, la somma del Fatturato non è stata rappresentata con dei riferimenti di cella tipo
=SOMMA(E3:E7) ma attraverso le etichette nome tabella e nome campo, ovvero =SOMMA(Tabella1[Fatturato])

L'impostazione della Funzione attraverso questa sintassi, permette di aggiornare facilmente il totale qualora dovessero essere modificati i dati contenuti nella tabella (eliminazione o inserimento di nuove righe).

Analisi rapida delle Tabelle di Excel

Lo strumento Analisi rapida Tabella, è davvero molto utile poichè mette a disposizione un cruscotto di comandi, che permette di applicare molte operazioni che vengono comunemente effettuate nelle tabelle, quali Calcoli, Formattazioni e Grafici.
Lo strumento analisi pertanto concentra e rende facilmente accessibili comandi che altrimenti dovrebbero essere raggiunti nelle schede presenti sulla Barra multifunzione.

Per attivare l'analisi rapida, basta selezionare la tabella ed in basso a destra compare il pulsante per avviare lo strumento.
È possibile attivare Analisi rapida Tabella anche con il comando da tastiera CTRL+Q.

Lo strumento Analisi rapida di Excel permette di creare velocemente diversi tipi di grafici, inclusi i grafici a linee e gli istogrammi oppure di aggiungere i grafici di cella Sparkline. Inoltre, è possibile applicare istantaneamente formattazioni condizionali, o implementare (se non presente) una riga finale per effettuare calcoli di colonna.

Analisi rapida delle Tabelle di Excel

Assegnare un nome alla tabella

Per assegnare  un nome ad un Tabella, nella scheda Struttura tabella, tutto a sinistra nel gruppo Proprietà, e presente il campo Nome tabella per poter modificare il nome.
Appena viene creata una Tabella Excel propone un nome progressivo tabella1, tabella2 etc.
Conviene pertanto modificare questa definizione con un nome descrittivo del contenuto stesso della Tabella.

Assegnare un nome alla tabella 

Cancellare il Formato tabella e Convertire l'elenco in un intervallo di dati

Per convertire una Tabella in un intervallo di dati, nella scheda Progettazione gruppo pulsanti Strumenti, cliccare su Converti in un intervallo.
Dopo aver convertito la Tabella in un intervallo normale le funzionalità tipiche delle tabelle non saranno più disponibili, verranno rimossi i filtri, ma rimarrà applicata la formattazione.

Cancellare il Formato tabella e Convertire l'elenco in un intervallo di dati 

Approfondimenti sulle Tabelle di Excel

Le Tabelle di Excel, hanno davvero tanti elementi di interesse e di approfondimento. Al termine di questa presentazione delle Tabelle di Excel, si ritiene utile fornire i principali link che nell'ambito del presente sito web trattano l'argomento.
Per un ulteriore approfondimento relativamente alle Formule e Funzioni applicabili ai data base si rimanda al sommario generale di tutti gli argomenti: Indice generale Excel 

    1 - Filtrare i dati: Applicare Filtri agli archivi di Excel
    2 - Filtrare i dati: Filtri applicare i criteri avanzati (I filtri avanzati di Excel)
    3 - Valori duplicati: Evidenziare i valori duplicati nelle tabelle Excel | Evitare di inserire valori duplicati
    4 - Valori duplicati: Eliminare valori duplicati nelle tabelle Excel
    5 - Consolidamento: Consolidare (unire) dati presenti in più Fogli di lavoro
    6 - Approfondimento: Trucchi, scorciatoie per semplificare le operazione sulle tabelle Excel
    7 - Approfondimento: Come eliminare righe vuote nelle tabelle
    8 - Approfondimento: Confrontare due tabelle dati
    9 - Approfondimento: Applicare i caratteri jolly nei Filtri e nelle Funzioni di Excel

Indice Generale Argomenti: EXCEL

[Valter Borsato: marzo - 2016 | Ultimo aggiornamento 21/01/2021]