Filtrare le tabelle Excel

Lo strumento "Filtro" di Excel è una funzionalità estremamente utile per la gestione e l'analisi dei dati, poiché consente di visualizzare solo le informazioni rilevanti nascondendo temporaneamente le righe che non soddisfano determinati criteri.
Questo permette una maggiore facilità di lettura e interpretazione delle tabelle, specialmente quando si lavora con grandi quantità di dati.
I filtri in Excel possono essere applicati a vari tipi di dati, come testi, numeri o date.
È possibile impostare criteri specifici per includere o escludere informazioni, consentendo così di isolare rapidamente i dati di interesse.
Ad esempio, è possibile filtrare in base a parole chiave, intervalli numerici o particolari periodi di tempo.
Un'altra funzionalità avanzata del filtro è la possibilità di filtrare i dati non solo in base ai valori contenuti nelle celle, ma anche in base ai colori applicati alle celle (colore di sfondo) o ai testi (colore del font).
Questo offre un ulteriore livello di personalizzazione e flessibilità, utile in contesti in cui i dati vengono evidenziati attraverso codici colore.

In Excel esistono 3 tipologie di filtri:
:: Filtri automatici: attivabili tramite il pulsante "Filtro", consentono di applicare rapidamente criteri di esclusione su singole colonne. Questa tipologia è utile per filtri immediati e semplici, come la ricerca di un valore specifico o l'ordinamento di dati.
:: Filtri avanzati: accessibili tramite il pulsante "Avanzate", offrono funzionalità più sofisticate e complesse, permettendo di impostare criteri multipli e di gestire grandi volumi di dati con maggiore precisione. Con i filtri avanzati, è possibile anche copiare i risultati filtrati in una nuova posizione del foglio di lavoro, senza modificare i dati originali.
:: Nelle tabelle di Excel. (ma al momento no nei semplici intervalli dati) è disponibile un ulteriore tipologia di filtro denominato Filtro Dati "Slicer"
:: Un ulteriore quarto tipo di  filtro è disponibile al momento solo nelle Tabelle Pivot. Come funzionalità applicativa  è molto simile allo Slicer solo che tratta specificatamente azioni sui capi di data. Tale Filtro prende il nome di "Sequenze temporali"

Nel presente tutorial vengono spiegate passo per passo le impostazioni dei Filtri automatici. Come organizzare e rimuovere i Filtri e come impostare delle ricerche sulla base del contenuto e del colore.

Contenuti del tutorial: I filtri automatici di Excel

I Filtri automatici di Excel: attivazione

Per attivare un Filtro automatico di Excel, selezionare una cella qualsiasi dell'intervallo dati e nella scheda Dati gruppo pulsanti Ordina e filtra fare clic sul pulsante Filtro.
Per attivare un filtro è possibile utilizzare anche il comando di scelta rapida CTRL+ Maiusc+ L
:: Il pulsante Filtro è un classico pulsante interruttore on/off per cui si disattiva la funzionalità di un Filtro con la stessa modalità con la quale è stata attivato.

 

Osservazione. Prima di passare ad attivare un filtro automatico, è importante verificare le caratteristiche dell'intervallo dati che si intende utilizzare.
Affinchè la funzionalità del filtro sia applicata correttamente la tabella deve avere una (solo una) riga di intestazione. Se la tabella non avesse intestazioni il filtro verrebbe comunque applicato sulla prima riga se viceversa la tabella avesse più righe di intestazione la seconda riga sarebbe trattata come una qualsiasi altra riga di dati.

 

Una volta attivato il filtro,  in corrispondenza delle etichette di colonna compare il caratteristico pulsante che permette di accedere a tutte le opzioni che i filtri mettono a disposizione.

Come individuare se il Filtro applicato alla tabella, sta nascondendo informazioni

Quando l'impostazione di selezione di un Filtro, nasconde dei dati Excel attiva due informazioni che è importante riconoscere.
A fianco del pulsante presente sul campo in cui è attivo un filtro, compare il simbolo dell'imbuto. Inoltre, nelle intestazioni delle righe del Foglio di lavoro i numeri diventano di colore blu

 

Come impostare un filtro su un campo dati testuale

Cliccando sulla freccia a lato dell'intestazione di un campo si apre un menu a discesa contestualizzato a seconda della tipologia dei valori presenti sulla colonna (Numeri, Testi, date).
Per impostare un filtro sono disponibili principalmente due opzioni: Selezionare i valori scegliendoli all'interno di un elelnco, oppure individuare le voci interessate impostando dei confronti di tipo logico o sul contenuto del testo.

Se un campo testuale contiene poche voci risulta facile selezionare con il simbolo di spunta per decidere cosa visualizzare o meno.
Viceversa, se i valori descritti nel campo sono molti, (Esempio il cognome nel caso di una anagrafica) può risultare conveniente applicare gli operatori di confronto.

 

Opzioni Filtri per testo 

Filtri per testo, permette di impostare una serie di operatori di confronto: Uguale a... Diverso da... Inizia con... Termina con... Contiene... Non contiene.
Infine, l'opzione filtro personalizzato permette di accedere la finestra di Dialogo Crea filtro personalizzato nella quale è possibile applicare i connettivi logici AND e OR a due criteri di Filtro

Esempio di Applicazione Filtro per testo 

Nell'esempio proposto si vuole filtrare i soli dati di tutti coloro che hanno un nome che inizia con un la lettera A e termina sempre con la lettera A.
Una vota cliccato sul pulsante filtro del campo Nome, scegliere l'opzione inizia con...
Nella successiva finestra di dialogo Personalizza filtro automatico, dopo aver impostato inizia con la lettera A nel sottostante campo impostare l'opzione termina con e anche questa volta inserire la lettere A.
Fra le due opzioni vengono proposti i due connettivi AND e OR. Se si vuole che entrambe le regole vengano applicate selezione AND (connettivo logico di congiunzione)

I connettivi logici AND e OR nei filtri di Excel

:: Connettivi logici. Il connettivo di congiunzione AND indicativamente esprime la parola “e” del nostro linguaggio e permette di unire 2 o più criteri all'interno della Funzione. La congiunzione si considera VERA solamente nel caso in cui tutto quanti i criteri congiunti siano VERI. L'operatore OR, che indicativamente rappresenta la parola “oppure” del nostro linguaggio permette anch'esso di unire 2 o più criteri all'interno di una espressione ma al contrario dell'operatore E è sufficiente che un solo valore sia vero affinchè il risultato dell'espressione venga restituito come VERO.

Menu Impostazioni filtro automatico

Cliccando sul pulsante del menu a discesa si accede alle funzioni di impostazione dei filtri automatici ed è possibile togliere il flag di selezionare sui contenuti che si vogliono nascondere.

Filtri per testo 

 

 

Filtri per numeri

Qualora l'impostazione riguardasse un campo numerico, l'opzione filtra per testo viene sostituita da Filtra per numeri.
Oltre alla possibilità di utilizzare gli operatori di confronto, (Uguale a... Diverso da... Maggiore di... Maggiore o uguale a.... etc) Excel mette a disposizione l'impostazione di filtri per i valori superiori o inferiori alla media oppure i Primi 10 e il comando Filtro personalizzato...

:: Per un approfondimento sulle opzioni dei Filtri numerici e testuali vedi: Filtro personalizzato Excel

 

Nel caso dell'opzione Primi 10... Excel, permette di impostare quanti valori superiori o inferiori si vogliono rendere visibili.
Agendo sulla casella "Elementi" si può stabile di impostare la visualizzazione non sulla base dei valori assoluti minimi o massimi, ma in riferimento ad una percentualizzazione sul totale degli elementi a disposizione (ad esempio il primo o l'ultimo 20%)

Impostazione di un filtro personalizzato

Infine, utilizzando l'opzione Filtro personalizzato...  è possibile restringere l'ambito di ricerca dei dati in base a esigenze specifiche .
Questa finestra di dialogo era fondamentale quando, nelle precedenti versioni di Excel,  non erano declinate tutte le possibilità della tendina filtra per testo o numeri precedentemente considerate.
Nella finestra di dialogo Personalizza filtro automatico scegliere una condizione e quindi selezionare o immettere criteri.
Ad esempio se si trattasse di un campo numerico come l'età si potrebbe impostare maggiore di ... minore di..... uguale da.... etc.
E' possibile scegliere un secondo criterio con modalità simili.
Successivamente fare clic sulla selezione AND per "congiungere" i due criteri, se si tratta di due criteri che devono entrambi essere soddisfatti; oppure scegliere OR per specificare che è sufficiente che sia soddisfatto solo uno dei due criteri.
Cliccando su OK si applicherà il filtro e si evidenzieranno i risultati.

 

Osservando una tabella nella quale sia attivo un filtro, è facile individuare il campo che sta "filtrando" l'archivio poichè il pulsante di controllo presenta una piccola immagine a forma di imbuto. Inoltre le intestazioni di riga dell'area del foglio interessata all'azione del filtro sono colorate di blu.
Per disattivare l'azione del filtro, è sufficiente riaprire la tendina e selezionare i flag disattivati o cliccare sul pulsante seleziona tutto. Per chiudere definitivamente lo strumento Filtro, come indicato ad inizio nota, cliccare un seconda volta sul pulsate Filtro.

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[Valter Borsato: luglio - 2014 | Ultimo aggiornamento 15/09/2024]