Controllare la presenza di dati duplicati negli archivi di Excel ed evitare l'inserimento di dati doppi.
Prima ancora di affrontare la rimozione dei valori duplicati in una tabella, è spesso preferibile prevenirne l'inserimento o, quantomeno, mettere in evidenza eventuali duplicati già presenti.
Questo approccio non solo migliora la qualità dei dati, ma riduce anche il rischio di errori e incongruenze, soprattutto quando si lavora con dataset di grandi dimensioni o quando più utenti interagiscono con lo stesso file.
Excel offre due strumenti molto utili per gestire i dati duplicati in modo proattivo:
Prevenire l'inserimento di duplicati: Attraverso la funzione di convalida dei dati, è possibile creare regole che impediscono all'utente di inserire valori duplicati all'interno di un determinato intervallo di celle. In questo modo, il sistema avvisa l'utente nel momento in cui tenta di inserire un dato già presente, bloccando l'inserimento e garantendo così l'integrità e l'unicità delle informazioni.
Evidenziare i dati duplicati: Utilizzando la formattazione condizionale, è possibile evidenziare automaticamente i valori duplicati all'interno di una tabella, rendendoli facilmente riconoscibili. Questa opzione permette di applicare formati visivi distinti (come colori di riempimento o di testo) ai valori che si ripetono, facilitando la loro identificazione e, di conseguenza, la loro correzione o rimozione.
Evitare di inserire valori duplicati con la convalida dati
Con le opzioni personalizzate della convalida dati di Excel, è possibile
inserire uno strumento di controllo che impedisca l'inserimento di un valore
doppio.
Per attivare questo controllo selezionare l'intera colonna (ad eccezione della
riga di intestazione).
Nell'esempio raffigurato nell'immagine sottostante tutta
la colonna B ad eccezione della cella B1 è stata selezionata. Questo permetterà
di attivare il controllo su tulle le celle presenti nella colonna del codice
cliente.
Per selezionare facilmente tutta questa ampia area dati a partire dalla cella B2
per due volte utilizzare il comando rapido CTRL + MAIUSC più freccia verso il
basso.
Una volta selezionata l'area, nella scheda Dati gruppo pulsanti Strumenti dati
cliccare su Convalida dati.
A seguito di questa azione si pare la finestra di dialogo Convalida dati
composta di tre Schede. Nella prima scheda impostare Consenti:
Personalizzato
Successivamente nel campo Formula: inserire la
seguente sintassi =CONTA.SE($B:$B;2)=1
Nell'ambito della Funzione CONTA.SE, la convalida dati viene
applicata a tutta la colonna B attraverso la sintassi $B:$B
La formula permette di convalidare per ogni cella solo valori il cui conteggio
sia uguale a 1.
Qualora nelle sottostanti celle venisse inserito un valore già presente verrà
restituito il seguente messaggio di errore: Questo valore non corrisponde alle
limitazione di convalida dati definite per queste celle.
Ovviamente nella scheda Messaggio di Errore della Finestra di dialogo Convalida
dati,, è possibile creare un messaggio di errore che sia maggiormente
descrittivo. Tipo: Questo codice codice cliente è già stato assegnato e inserito
nell'archivio dati
Evidenziare i valori duplicati con la formattazione condizionale
Con la formattazione condizionale, è possibile mettere in
evidenza le celle di una tabella che contengono dei valori duplicati.
Una volta selezionato l'intervallo di celle che contiene il codice, nella scheda
Home della Barra multifunzione nel gruppo pulsanti Stili cliccare sul pulsante
formattazione condizionale. Nel menu a tendina nella prima opzione Regola
evidenziazione celle scegliere Valori duplicati.
Una volta cliccato su valori duplicati, nell'omonima finestra di dialogo scegliere il tipo di formato da applicare ad esempio Riempimento rosso chiaro con testo rosso scuro. Ancora prima di confermare l'operazione con il pulsante OK si vedrà un'anteprima della formattazione già applicata nella tabella.
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