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Controllare la presenza di dati duplicati negli archivi di Excel ed evitare l'inserimento di dati doppi.

Ancora prima di considerare la cancellazione dei valori duplicati presenti in una tabella, può essere utile impedirne l'inserimento, oppure mettere in evidenza all'interno della tabella gli eventuali dati doppi.
Per queste operazioni Excel mette a disposizione due interessanti opzioni.
- Evitare di inserire dati duplicati (attraverso una convalida dati)
- Evidenziare eventuali dati duplicati (attraverso la formattazione condizionale)

Evitare di inserire valori duplicati con la convalida dati

Con le opzioni personalizzate della convalida dati di Excel, è possibile inserire uno strumento di controllo che impedisca l'inserimento di un valore doppio.
Per attivare questo controllo selezionare l'intera colonna (ad eccezione della riga di intestazione).
Nell'esempio raffigurato nell'immagine sottostante tutta la colonna B ad eccezione della cella B1 è stata selezionata. Questo permetterà di attivare il controllo su tulle le celle presenti nella colonna del codice cliente.
Per selezionare facilmente tutta questa ampia area dati a partire dalla cella B2 per due volte utilizzare il comando rapido CTRL + MAIUSC più freccia verso il basso.

Evitare di inserire valori duplicati ! data base

Una volta selezionata l'area, nella scheda Dati gruppo pulsanti Strumenti dati cliccare su Convalida dati.
A seguito di questa azione si pare la finestra di dialogo Convalida dati composta di tre Schede. Nella prima scheda impostare Consenti: Personalizzato
Successivamente nel campo Formula: inserire la seguente sintassi =CONTA.SE($B:$B;2)=1
Nell'ambito della Funzione CONTA.SE,  la convalida dati viene applicata a tutta la colonna B attraverso la sintassi $B:$B
La formula permette di convalidare per ogni cella solo valori il cui conteggio sia uguale a 1.

Evitare di inserire valori duplicati ! Finestra di dialogo Convalida dati

Qualora nelle sottostanti celle venisse inserito un valore già presente verrà restituito il seguente messaggio di errore: Questo valore non corrisponde alle limitazione di convalida dati definite per queste celle.
Ovviamente nella scheda Messaggio di Errore della Finestra di dialogo Convalida dati,, è possibile creare un messaggio di errore che sia maggiormente descrittivo. Tipo: Questo codice codice cliente è già stato assegnato e inserito nell'archivio dati

Evitare di inserire valori duplicati | Messaggio di errore della convalida dati


Evidenziare i valori duplicati con la formattazione condizionale

Con la formattazione condizionale, è possibile mettere in evidenza le celle di una tabella che contengono dei valori duplicati.
Una volta selezionato l'intervallo di celle che contiene il codice, nella scheda Home della Barra multifunzione nel gruppo pulsanti Stili cliccare sul pulsante formattazione condizionale. Nel menu a tendina nella prima opzione Regola evidenziazione celle scegliere Valori duplicati.

Evidenziare i valori duplicati nelle tabelle Excel con la Formattazione condizionale

Una volta cliccato su valori duplicati, nell'omonima finestra di dialogo scegliere il tipo di formato da applicare ad esempio Riempimento rosso chiaro con testo rosso scuro. Ancora prima di confermare l'operazione con il pulsante OK si vedrà un'anteprima della formattazione già applicata nella tabella.

Evidenziare i valori duplicati nelle tabelle Excel con la Formattazione condizionale (Valori duplicati)

Per un approfondimento:
- Applicare la Formattazione condizionale di Excel
- Applicare la formattazione condizionale con una regola espressa da una Formula

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