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Come stampare un Foglio Excel

L'ambiente di lavoro di Excel non è certo progettato per adattarsi perfettamente a dei fogli di stampa, si tratta infatti di una griglia di vaste dimensioni studiata e creata per soddisfare l'imputazione di grandi quantità di informazioni e ottimizzata per la visualizzazione sullo schermo.
Pur vivendo in un mondo digitale nasce comunque la necessità di effettuare delle stampe, ma non sempre risulta facile adattare ad un report di stampa grafici e tabelle presenti nei Fogli di lavoro.
In questo articolo vengono considerate 12 significative azioni per ottimizzare e semplificare il processo di stampa, partendo dagli aspetti organizzativi del Foglio di lavoro, per finire con le opzioni presenti nell'impostazione pagina di Excel.

Gli argomenti trattati in questo tutorial sono i seguenti:

[01] - Ottimizzare e ridurre la larghezza delle colonne del Foglio di lavoro
[02] - Utilizzare l'anteprima di stampa e lavorare in visualizzazione Pagine e Layout
[03] - Impostare la pagina di stampa contemporaneamente per più fogli di lavoro
[04] - Adattare il documento a una o più pagine di altezza e larghezza
[05] - Stampare la tabella al centro del foglio e definire i margini
[06] - Stampare l'intestazione di righe o colonne su tutte le pagine
[07] - Inserire e gestire le interruzioni di pagina
[08] - Stampare correttamente note e commenti
[09] - Non stampare i codici di errore presenti sul Foglio Excel
[10] - Come stampare un'area selezionata, uno o più fogli, oppure l'intera cartella di lavoro
[11] - Stampare Formule e Funzioni presenti sul Foglio di Lavoro 
[12] - Stampa su file, ovvero salvare l'output di stampa su un file pdf per un successivo utilizzo
:: Contrariamente ad altre sezioni del sito questo articolo risulta insolitamente lungo, ma si è giudicato poco conveniente dividerlo in più parti in quanto si sarebbe persa una visione completa dell'argomento.

[1] - Ottimizzare e ridurre la larghezza delle colonne del Foglio di lavoro

Partiamo da questa operazione molto spesso ignorata.
Il primo passo significativo per arrivare ad ottimizzare un processo di stampa in Excel è quello di ridurre il più possibile la larghezza delle colonne presenti nel Foglio di lavoro.
La prima operazione che va effettuata in preparazione di una stampa è ottimizzare la larghezza della colonna rispetto ai dati presenti.
Per procedere con questa operazione portare il puntatore del mouse nel punto di confine fra l'intestazione di due colonne (dove sono presenti le lettere dell'alfabeto). Fare un doppio clic con il pulsante sinistro del mouse quando il puntatore si trasformerà in una piccola barra verticale con due frecce orizzontali (vedi immagine sottostante).
A seguito di questa operazione la colonna verrà perfettamente adattata alla larghezza del suo contenuto.

Come stampare in Excel: ottimizzare larghezza delle colonne

Prima di procedere con l'ottimizzazione delle colonne (operazioni che potrebbe essere effettuata contemporaneamente anche su più colonne selezionate) è importante verificare anche la lunghezza del testo inserito nelle intestazioni della tabella.
Molto spesso la lunghezza del titolo di una cella diventa essa stessa il fattore limitante alla possibilità di ridurre la larghezza della colonna. In questi casi è interessante ricorrere alle opzioni di Testo a capo presenti nella scheda principale Home gruppo pulsanti Allineamento.
Per quanto concerne le intestazioni delle tabelle nella scheda Allineamento esiste una possibilità alternativa al testo a capo ed è quella di organizzare verticalmente i titoli della tabella.
Una ulteriore opportunità per ridurre le dimensioni delle colonne può essere quella di applicare l'opzione Riduci e adatta presente nella scheda Allineamento della finestra di dialogo Formato celle.
Una volta attivata questa opzione, restringendo la larghezza della colonna il testo contenuto in essa verrà automaticamente ridotto a dimensioni via via più piccole.
Per un approfondimento su queste operazioni si rimanda al tutorial: Portare il testo a capo e allineare le celle del Foglio di Lavoro di Excel

Come stampare in Excel: scheda formato celle opzione riduci e adatta

[2] - Utilizzare l'anteprima di stampa e lavorare in visualizzazione Pagine e Layout

In Excel consultare l'anteprima di stampa del foglio di lavoro è una operazione assolutamente fondamentale per organizzare al meglio il processo di stampa ed evitare di inviare alla stampante molti fogli difficilmente leggibili.
Per visualizzare la finestra di dialogo con l'anteprima di stampa e le opzioni di Stampa, fare clic su File per accedere al Backstage di Excel e successivamente cliccare su Stampa.
:: Scorciatoia! E' possibile accedere velocemente al backstage di Excel e all'Anteprima di stampa con il comando CTRL + F2
Una volta passati nel backstage di Excel, selezionando nella colonna a sinistra l'opzione Stampa, verranno visualizzate una serie di impostazioni.
Alla fine delle impostazioni è presente un collegamento per aprire il menu Imposta pagina (immagine sottostante [2]) le cui principali opzioni sono trattate nei successivi punti.
A destra delle opzioni è visualizzata l'Anteprima di stampa del documento.
In basso a destra dell'Anteprima di stampa sono presenti due pulsanti spesso poco conosciuti e poco applicati: Mostra margini e Zoom.
Il pulsante Mostra margini (immagine sottostante [3]), permette di visualizzare nell'anteprima di stampa i tratteggi dei margini e poterli modificare direttamente con una operazione di trascinamento.
Oltre ai margini, nella parte superiore del foglio, sono presenti dei piccoli quadratini neri che permettono di allargare o stringere le colonne.
Il pulsante Zoom, permette di ingrandire la visualizzazione dell'anteprima di stampa.  È inoltre possibile ingrandire l'anteprima applicando il comune comando CTRL + rotellina del mouse per regolare l'ingrandimento.
Per tornare alle dimensioni originali, fare clic sul pulsante Zoom presente nell'angolo inferiore destro della finestra di dialogo.

Come stampare in Excel: backstage di Excel impostazione stampa

:: CONSIGLIO: prima di mandare in stampa qualsiasi Foglio di Excel o parte di esso, è conveniente controllare nella parte inferiore dell'anteprima di stampa il numero delle pagine che verranno complessivamente stampate.

Come stampare in Excel: controllare il numero totale delle pagine di stampa

Passare dalla visualizzazione Normale a quella di Layout pagina o Interruzione pagina

Una seconda opportunità per poter prendere visione di una Anteprima di stampa del documento è passare dalla visualizzazione Normale [1] del documento alla visualizzazione Layout di pagina [2] oppure Interruzione di pagina [3].
Per accedere a queste impostazioni sono disponibili i pulsanti in basso a destra nei Foglio di lavori di Excel.
Entrambe queste visualizzazioni permettono di prendere visione con molta facilità di quante pagine verranno coinvolte nel processo di stampa.
A supporto di questa visualizzazione è possibile impostare uno zoom basso per poter visionare molte pagine affiancate.
Nella immagine sotto sottostante: [1] = Visualizzazione normale;  [2] = Pagina e Layout;  [3] = Interruzione di pagina;  [4] = Slitta dello Zoom di pagina

Come stampare in Excel: impostazione di visualizzazione normale, layout pagina e interruzioni

[3] - Impostare la pagina di stampa contemporaneamente per più fogli di lavoro

Qualora la Cartella di lavoro (File di Excel) avesse al suo interno diversi Fogli di lavoro uguali o molto simili per dimensione e quantità di dati, potrebbe risultare molto comodo poter definire contemporaneamente per tutti i Fogli di lavoro o parte di essi l'Impostazione della pagina di stampa.
Per selezionare tutti i Fogli della cartella di lavoro di Excel, Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di un Foglio qualsiasi e quindi scegliere l'opzione Seleziona tutti i fogli (vedi successiva immagine).
È possibile selezionare anche un numero limitato di fogli scegliendoli con un clic del mouse tenendo schiacciato il pulsante CTRL.
Una volta selezionati una parte dei Fogli o tutti i Fogli di lavoro sarà possibile definire contemporaneamente le impostazioni di pagina.

Come stampare in Excel: selezionare e Definire l'imposta pagina contemporaneamente per più fogli di lavoro

[4] - Adattare il documento a una o più pagine di altezza e larghezza

Passiamo ora a trattare le principali opzioni che possono essere stabilite nell'imposta pagina di Excel.
In primo luogo, per accedere all'imposta pagina, è possibile utilizzare il link nel backstage di Excel (per accedere al backstage cliccare su File, barra multifunzione).
In alternativa al link, per accedere alla finestra di dialogo Imposta pagina, nella scheda layout gruppo pulsanti Imposta pagina fare clic sul piccolo pulsante in basso a destra (vedi immagine sottostante).

Come stampare in Excel: Adattare il documento a una o più pagine di altezza e larghezza

Una volta aperta la finestra di dialogo Imposta pagina nella prima scheda Pagina, oltre all'intuibile opzione sull'orientamento del foglio, viene messa a disposizione l'impostazione delle Proporzioni che consente di ridurre il Foglio di lavoro in modo che si adatti ad uno specifico numero di fogli di altezza e larghezza.

Come stampare in Excel: Adattare il documento a una o più pagine di altezza e larghezza

Lavorando sui pulsanti Adatta a: presenti nelle Proporzioni, non bisogna eccedere nel tentativo di ridurre a poche pagine o ad una sola pagina la stampa.
Qualora si volessero forzare queste riduzioni è consigliabile prima di stampare il documento prendere visione dello zoom di stampa che verrà applicato.
Per fare questo, una volta impostata la proporzione e conferma la scelta con OK, nella scheda Layout gruppo pulsanti Adatta alla pagina verificare nella cella il dato relativo allo zoom di Proporzioni.
:: Consiglio: applicando un font di scrittura Calibri di 11 punti di stampa non è conveniente scendere con lo zoom al disotto di un 75%.

Come stampare in Excel: Adattare il documento a una o più pagine di altezza e larghezza

[5] - Stampare la tabella al centro del foglio e definire i margini

Qualora le dimensioni della tabella non fossero tali da rendere necessaria la stampa su più fogli, anzichè stampare in alto a sinistra nel pagina può essere più elegante centrare la stampa.
L'impaginazione centrata risulta oltremodo più ordinata qualora dovessero essere presenti intestazioni o piè di pagina.
Per stampare una tabella al centro di un foglio nella scheda Margini della finestra di dialogo Imposta pagina selezionare le due opzioni Allinea al centro della pagina: Orizzontalmente e Verticalmente.
Sempre nella scheda Margini della finestra di dialogo Imposta pagina è possibile procedere all'impostazione dei margini del foglio di stampa.
Per quanto riguarda la distanza del margine destro e sinistro dal bordo del foglio, se la pagina non è destinata ad essere rilegata con altri documenti si può ridurre la distanza del margine di stampa dal bordo del foglio (per impostazione di 1,8 cm) e definirla a circa 1 cm.
Questa riduzione, che a prima vista potrebbe sembrare poco significativa, permette di recuperare circa 2 cm di stampa (che dal punto di vista pratico equivale alla larghezza media di una colonna di una tabella).
Discorso diverso invece per il margini superiore e inferiore della pagina, nella cui separazione dal bordo del foglio possono essere inseriti elementi come intestazioni, piè di pagina e numeri di pagina.
Nel caso dell'impostazione della distanza del margine dal bordo superiore e inferiore del foglio, è sconsigliabile ridurre le impostazioni proposte dal programma come predefinite.

Come stampare in Excel: Stampare la tabella al centro del foglio e definire i margini

[6] - Stampare l'intestazione di righe o colonne su tutte le pagine

Quando una tabella ha una larghezza o una lunghezza maggiore di un foglio di stampa, si presenta il problema delle intestazioni di riga o di colonna che sono disponibili solo sulla stampa della prima pagina.
L'opzione Stampa titoli consente di inserire le intestazioni di colonna e riga su ogni pagina stampata, il che renderà molto più semplice la lettura del documento.
Per impostare la stampa della prima riga o della prima colonna di una tabella in tutti i Fogli di lavoro, nella finestra di dialogo Imposta pagina scheda Foglio inserire i riferimenti delle Righe da ripetere in alto (esempio: $A$1:$L$1) oppure i riferimenti delle Colonne da ripetere a sinistra (esempio: $A$1:$A$50).
Questa impostazione permetterà di replicare la riga del titolo o la prima colonna di una tabella in tutte le pagine di stampa.
Nella scheda Foglio della finestra di dialogo Imposta pagina è altresì disponibile la definizione di una specifica Area di stampa.

Come stampare in Excel: Stampare l'intestazione di righe o colonne su tutte le pagine

[7] - Inserire e gestire le interruzioni di pagina

Mentre i documenti di testo sono organizzati all'interno di pagine progettate per essere facilmente stampate, i Fogli di Excel non si adattano facilmente alla riproduzione su pagine di stampa.
Qualora nel Foglio di lavoro fossero presenti più tabelle, o comunque distinti intervalli di valori, una strategia che può facilitare l'organizzazione della stampa è quella di ricorrere all'inserimento di interruzioni di pagina per poter allineare una successiva tabella con l'inizio di nuovo foglio di stampa.
Per inserire una interruzione di pagina, nella scheda Layout di pagina, gruppo pulsanti Imposta pagina fare clic su Interruzioni.
Se viene selezionata una riga l'interruzione viene inserita sopra alla riga selezionata o a sinistra della colonna selezionata.
Riposizionandosi con le medesime modalità è possibile rimuovere l'interruzione.

Come stampare in Excel: Inserire e gestire le interruzioni di pagina

[8] - Stampare correttamente note e commenti

Le note e i commenti eventualmente inseriti sul Foglio di lavoro, possono rappresentare una presenza "ingombrante" se si dovesse considerare di stamparli esattamente come compaiono sulla griglia.
Nella scheda Foglio dell'Imposta pagina di Excel è disponibile l'opzione Commenti e note che permette due diverse impostazioni di visualizzazioni: Alla fine del foglio e Come visualizzato sul Foglio di lavoro (questa opzione e valida solo per le note).
Qualora si scegliesse di stampare note e commenti alla fine del documento, viene creata un'ultima pagina di stampa nella quale viene riportato il riferimento alla cella della griglia e il commento in essa contenuto.
Con questo tipo di impostazione, soprattutto se il documento è di grandi dimensioni, risulta quasi impossibile intuire a quale cella della griglia fa riferimento una specifica nota o commento, poichè una normale stampa non prevede di visualizzare le intestazioni alfanumeriche delle righe e delle colonne.
Per ovviare a questo problema, sempre nella scheda Foglio dell'imposta pagina, è consigliabile selezionare l'opzione intestazione di righe e colonne.
La stampa delle intestazioni di righe e colonne permetterà di individuare facilmente le celle a cui fanno riferimento le note riepilogate alla fine documento.

:: Attenzione. Relativamente alle note e commenti di Excel si è creata un po' di confusione.
Con la versione 365, quelli che erano i vecchi Commenti di Excel sono stati sviluppati in un nuovo strumento che permette di creare una cronologia di discussione fra più utenti. Quelli che erano i vecchi commenti (sensu versioni precedenti 2019) sono stati rinominati in Note.
Per un approfondimento sui commenti e le Note di Excel si rimanda a: Inserire note e commenti nel foglio di lavoro di Excel

Come stampare in Excel: Stampare correttamente note e commenti

[9] - Non stampare i codici di errore presenti sul Foglio Excel

Una ulteriore opportunità offerta dall'impostazione pagina è quella di non stampare i codici di errore presenti sul Foglio di lavoro di Excel. Nella scheda Foglio dell'Imposta pagina è presente l'opzione Errori cella come. Per impostazione predefinita i codici di errore del programma vengono stampati nello stesso modo in cui sono visualizzati sulla griglia.
In questo campo di impostazione è possibile definire di non stampare i codici di errore <vuoto> oppure stampare un doppio segno meno.
Per un approfondimento sulla gestione dei codici di errore presenti su un Foglio di lavoro si rimanda a: Gestire il codice di errore #N/D

Come stampare in Excel: Non stampare i codici di errore presenti sul Foglio Excel

[10] - Come stampare un'area selezionata, uno o più Fogli, oppure l'intera Cartella di lavoro

Per stampare uno o più fogli basta selezionare i Fogli di lavoro e nel backstage di Excel scegliere il pulsante stampa.
:: È possibile accedere direttamente alle opzioni di stampa del backstage con il comando da tastiera CTRL + P.

Se fosse necessario stampare una parte del Foglio di lavoro, ad esempio un tabella, selezionare l'area interessata e successivamente sempre nel backstage di Excel scegliere Stampa e nelle impostazioni individuare l'opzione Stampa selezione (vedi immagine sottostante).
Qualora si dovessero selezionare celle o intervalli di dati non adiacenti tenere premuto CTRL durante la selezione.
Processo analogo se fosse necessario stampare l'intera cartella di lavoro. Anzichè selezionare tutti Fogli, nelle opzioni è possibile individuare l'impostazione Stampa intera cartella di lavoro.

Come stampare in Excel: Come stampare un'area selezionate, uno o più fogli oppure l'intera cartella di lavoro

[11] - Stampare Formule e Funzioni presenti sul Foglio di Lavoro 

Una ulteriore opportunità, che potrebbe tornare utile durante un processo di studio o di sviluppo di un Foglio di lavoro, è quella di stampare le Formule e Funzioni inserire nella griglia di Excel.
Per ottenere questo, nella scheda Formule gruppo pulsanti Verifica formule. fare clic sul pulsante Mostra formule. Si tratta di un pulsante interruttore (accesso - spento) per nascondere le formule basterà fare un successivo clic per deselezionare l'opzione.
Una volta visualizzata la Formula sul Foglio di lavoro è possibile procedere con la stampa del documento.

Come stampare in Excel: mostare e stampare formule e funzioni

[12] - Stampa su file, ovvero salvare l'output di stampa su un file Pdf per un successivo utilizzo

Excel offre la possibilità di stampare su file un documento.
Dopo aver impostato tutte le opzioni di stampa (margini, orientamento etc.,) è possibile salvare l'output di stampa in un documento in formato PDF.
Il vantaggio di questa operazione è che se si rendesse necessario stampare ulteriori copie del file, sarà sufficiente mandare in stampa il pdf.
Per stampare un Foglio di lavoro di Excel su file, in primo luogo configurare le impostazioni e poi passare nel backstage e impostare stampa.
Nella finestra di dialogo dell'Anteprima di stampa fare clic sul pulsante Stampante e scegliere l'opzione Microsoft print to pdf e successivamente fare clic sul pulsante Stampa.
A seguito di questa operazione si aprirà la finestra di dialogo Salva output di stampa con nome nella quale si potrà scegliere in quale cartella di sistema salvare il file.

Come stampare in Excel: Stampa su file, ovvero salvare l'output di stampa su un file Pdf per un successivo utilizzo 

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