www.valterborsato.it

Creare e organizzare Commenti e Note nei Fogli di lavoro di Excel

Nelle celle del Foglio di lavoro di Excel è possibile inserire dei Commenti.
Lo scopo di questa azione può avere molteplici finalità quali:
:: Fornire spiegazione e chiarimenti sull'impostazioni di Formule e Funzioni.
:: Creare una guida alla corretta compilazione del foglio di lavoro (anche se per questa operazione risulta forse più interessante il messaggio delle convalide dati).
::Creare un thread (discussione - conversazione) fra le diverse persone che utilizzano il Foglio di lavoro (Questa opportunità è esclusiva per lo sviluppo che hanno avuto i Commenti con la versione 365 di Excel).
Quando una cella del foglio di lavoro contiene un commento, nell'angolo in alto a destra compare un segnale di colore rosso o viola. Quando si passa il cursore sulla cella, viene visualizzato il commento - nota.

Excel 365: differenza fra commenti e note

Come in parte anticipato nell'introduzione con la versione 365 di Office-Excel quelle che erano i vecchi Commenti di Excel sono stati sviluppati in un nuovo strumento che permette di creare una cronologia di discussione fra più utenti. Quelle che erano i vecchi commenti (sensu versioni precedenti 2019) sono stati rinominati rinominati in Note.
Questa processo evolutivo dei vecchi Commenti in uno strumento di carattere "conversazione-social" ha creato un po' di confusione. Dal punto di vista pratico, nell'immagine sottostante viene schematizzata la differenza fra Commenti e Note.

Creare e organizzare Commenti e Note nei Fogli di lavoro di Excel: differenza fra Commenti e Note.

Come inserire un Commento in una cella del Foglio di lavoro di Excel

Opzione ovviamente disponibile per Office 365. Una volta seleziona la cella, nella scheda Revisione, gruppo pulsanti Commenti. cliccare su Nuovo Commento. L'opzione inserisci commento è altresì disponibile cliccando con il pulsante destro sulla cella e selezionando l'opzione nel menu-tendina delel scorciatoie.

Creare e organizzare Commenti e Note nei Fogli di lavoro di Excel: Scheda Revisione pulsante Nuovo commento.

Una volta cliccato su Nuovo commento, in corrispondenza del lato destra della cella si apre la casella dei commenti che permette di attivare il thread  (conversazione). Una volta scritto il Commento in basso a sinistra c'è il comando pubblica
Se altri utenti volessero aggiungere delle osservazioni, possono cliccare con il pulsante destro del mouse e scegliere l'opzione Rispondi al commento.
Ovviamente l'autore del commento (solo l'autore di quel commento) può modificarlo cliccando su Modifica.

Creare e organizzare Commenti e Note nei Fogli di lavoro di Excel: Modificare un commento

Un commento può essere eliminato sia cliccando con il pulsante destro sulla cella e scegliendo l'opzione elimina commento. sia selezionando la cella e nella scheda Revisione cliccando sul pulsante Elimina commento.
:: Se si volesse prendere visione di tutti i commenti e delle conversazioni in essi contenute, sulla scheda Revisioni è disponibile il pulsante Mostra commenti che permette di aprire una struttura (frame) a lato del foglio di lavoro contenete tutti commenti e le eventuali conversazioni.

Come inserire una Nota in una cella del Foglio di lavoro di Excel

Sempre nella scheda Revisioni, è presente il pulsante delle Note.
Cliccando il pulsante si apre un menu a tendina che permette di scegliere le opzioni che gestiscono le note, ovvero:
Nuova Nota; Nota precedente; Nota successiva; Mostra/Nascondi Nota; Mostra tutte le note ed infine Convertire in un documento.
:: Si ricorda che nella versione 365, la nota rappresenta lo strumento che nelle precedenti versioni era denominato commento.

Creare e organizzare Commenti e Note nei Fogli di lavoro di Excel: inserire una Nota

Una volta inserita una nota è possibile spostarla è modificarne la dimensione agganciando con il mouse e trascinando i pulsanti di modifica dimensione che sono presenti negli angoli della finestra e nella metà dei lati. (vedi immagine sottostante).
Qualora si volesse tenere sempre visibile la Nota, cliccando con il pulsante destro o scegliendo nel menu presente sulla scheda Revisione, è disponibile l'opzione Mostra/nascondi Nota.
In caso contrario quando si deseleziona la cella che contiene una Nota, la Nota stessa viene chiusa, ma permane nell'angolo in alto a destra della cella un triangolino rosso.
Ovviamente sempre con un clic con il pulsante desto o attraverso il menu presente sulla scheda Revisioni, è possibili eliminare una nota.
:: Versione Office 365. Fra le opzioni Note è molto interessante il pulsante Convertire in commenti.
La sensazione è che negli intenti di Microsoft i nuovi commenti sono destinati a sostituire i vecchi commenti (Note nella versione 365)

Creare e organizzare Commenti e Note nei Fogli di lavoro di Excel: Modificare una nota

Personalizzare le note di Excel

E' possibile personalizzare le Note di Excel, modificandone la forma rettangolare e il colore del testo.  Nelle versioni di Excel (non 365) è inoltre possibile inserire trame, forme, immagini e sfondi colorati. Per un approfondimento: Personalizzazione delle note-commenti di Excel

Stampare i Commenti e le Note

Le Note e i Commenti, come introdotto all'inizio dell'articolo, possono contenere indicazioni sulla compilazione del Foglio di lavoro di Excel, oppure descrivere e motivare l'impostazione di determinati calcoli. Può essere pertanto di interessere stampare il contenuto delle note.
Per decidere come stampare le note, è necessario entrare nella scheda dell'imposta pagina.
Nella quarta scheda dell'imposta pagina (Foglio) c'è una specifica sezione che riguarda i Commenti e Note.
In questa sezione è possibile scegliere fra 3 opzioni:
Non stampare Note e commenti (Nessuno)
Stamparli alla fine del foglio
Come visualizzati sul foglio (questa opzione riguarda le sole note e non i commenti)

Creare e organizzare Commenti e Note nei Fogli di lavoro di Excel: Impostare la stampa di note e commenti

:: Attenzione. Se Commenti e Note vengono stampati alla fine del Foglio di lavoro, fanno riferimento alla loro posizione sulla griglia attraverso la descrizione del riferimento cella.
Nella stampa per capire di quale cella si tratta, è molto importante nell'impostazione della pagina attivare l'opzione Intestazione di riga e colonna. Questa opzione stamperà le intestazioni della griglia di Excel rendendo così più facile individuare il riferimento della cella.

Indice argomenti