Creare e organizzare Commenti e Note nei Fogli di lavoro di Excel

Nelle celle del Foglio di lavoro di Excel è possibile inserire dei Commenti.
Lo scopo di questa azione può avere molteplici finalità quali:
:: Fornire spiegazione e chiarimenti sull'impostazioni di Formule e Funzioni.
:: Creare una guida alla corretta compilazione del foglio di lavoro.
:: Creare un thread (discussione - conversazione) fra le diverse persone che utilizzano il Foglio di lavoro.
Quando una cella del foglio di lavoro contiene un commento, nell'angolo in alto a destra compare un segnale di colore rosso o viola. Quando si passa il cursore sulla cella, viene visualizzato il commento - nota.

Excel 365: differenza fra commenti e note

Con l'introduzione di Office 365, Excel ha trasformato i tradizionali commenti in un nuovo strumento più interattivo, pensato per facilitare la collaborazione tra più utenti.
A differenza delle versioni precedenti (fino a Excel 2019), in cui i commenti servivano solo per annotazioni statiche, la versione aggiornata consente di creare una cronologia di conversazione, permettendo uno scambio di idee più dinamico e strutturato, simile a un thread di discussione.
I vecchi commenti sono stati rinominati "Note" e mantengono la loro funzione originaria di semplici annotazioni all'interno delle celle.
Questa evoluzione verso un sistema di "conversazione social" ha generato qualche confusione tra gli utenti abituati al precedente utilizzo dei commenti. Per chiarire la distinzione tra i due strumenti, l'immagine sottostante illustra in modo sintetico le differenze tra i nuovi "Commenti" (a sinistra) e i vecchi commenti ora ridenominati "Note".

Come inserire un Commento in una cella del Foglio di lavoro di Excel

Opzione ovviamente disponibile per Office 365. Una volta seleziona la cella, nella scheda Revisione, gruppo pulsanti Commenti. cliccare su Nuovo Commento. L'opzione inserisci commento è altresì disponibile cliccando con il pulsante destro sulla cella e selezionando l'opzione nel menu-tendina delel scorciatoie.

Una volta cliccato su Nuovo commento, in corrispondenza del lato destra della cella si apre la casella dei commenti che permette di attivare il thread  (conversazione). Una volta scritto il Commento in basso a sinistra c'è il comando pubblica
Se altri utenti volessero aggiungere delle osservazioni, possono cliccare con il pulsante destro del mouse e scegliere l'opzione Rispondi al commento.
Ovviamente l'autore del commento (solo l'autore di quel commento) può modificarlo cliccando su Modifica.

Un commento può essere eliminato sia cliccando con il pulsante destro sulla cella e scegliendo l'opzione elimina commento. sia selezionando la cella e nella scheda Revisione cliccando sul pulsante Elimina commento.
:: Se si volesse prendere visione di tutti i commenti e delle conversazioni in essi contenute, sulla scheda Revisioni è disponibile il pulsante Mostra commenti che permette di aprire una struttura (frame) a lato del foglio di lavoro contenete tutti commenti e le eventuali conversazioni.

Come inserire una Nota in una cella del Foglio di lavoro di Excel

Sempre nella scheda Revisioni, è presente il pulsante delle Note.
Cliccando il pulsante si apre un menu a tendina che permette di scegliere le opzioni che gestiscono le note, ovvero:
Nuova Nota; Nota precedente; Nota successiva; Mostra/Nascondi Nota; Mostra tutte le note ed infine Convertire in un documento.
:: Si ricorda che nella versione 365, la nota rappresenta lo strumento che nelle precedenti versioni era denominato commento.

Una volta inserita una nota è possibile spostarla è modificarne la dimensione agganciando con il mouse e trascinando i pulsanti di modifica dimensione che sono presenti negli angoli della finestra e nella metà dei lati. (vedi immagine sottostante).
Qualora si volesse tenere sempre visibile la Nota, cliccando con il pulsante destro o scegliendo nel menu presente sulla scheda Revisione, è disponibile l'opzione Mostra/nascondi Nota.
In caso contrario quando si deseleziona la cella che contiene una Nota, la Nota stessa viene chiusa, ma permane nell'angolo in alto a destra della cella un triangolino rosso.
Ovviamente sempre con un clic con il pulsante desto o attraverso il menu presente sulla scheda Revisioni, è possibili eliminare una nota.
:: Versione Office 365. Fra le opzioni Note è molto interessante il pulsante Convertire in commenti.
La sensazione è che negli intenti di Microsoft i nuovi commenti sono destinati a sostituire i vecchi commenti (Note nella versione 365)

Personalizzare le note di Excel

E' possibile personalizzare le Note di Excel, modificandone la forma rettangolare e il colore del testo.  Nelle versioni di Excel (non 365) è inoltre possibile inserire trame, forme, immagini e sfondi colorati. Per un approfondimento: Personalizzazione delle note-commenti di Excel

Stampare i Commenti e le Note

Le Note e i Commenti, come introdotto all'inizio dell'articolo, possono contenere indicazioni sulla compilazione del Foglio di lavoro di Excel, oppure descrivere e motivare l'impostazione di determinati calcoli. Può essere pertanto di interessere stampare il contenuto delle note.
Per decidere come stampare le note, è necessario entrare nella scheda dell'imposta pagina.
Nella quarta scheda dell'imposta pagina (Foglio) c'è una specifica sezione che riguarda i Commenti e Note.
In questa sezione è possibile scegliere fra 3 opzioni:
Non stampare Note e commenti (Nessuno)
Stamparli alla fine del foglio
Come visualizzati sul foglio (questa opzione riguarda le sole note e non i commenti)

:: Attenzione. Se Commenti e Note vengono stampati alla fine del Foglio di lavoro, fanno riferimento alla loro posizione sulla griglia attraverso la descrizione del riferimento cella.
Nella stampa per capire di quale cella si tratta, è molto importante nell'impostazione della pagina attivare l'opzione Intestazione di riga e colonna. Questa opzione stamperà le intestazioni della griglia di Excel rendendo così più facile individuare il riferimento della cella.

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[Valter Borsato: ottobre - 2019 | Ultimo aggiornamento 21/04/2024]