Personalizzare le note-commenti inserite nei fogli di lavoro di Excel

In Excel Office 365, è possibile lasciare annotazioni, messaggi o istruzioni all'interno di un foglio di lavoro utilizzando la funzione Commenti.
Tuttavia, c'è una distinzione importante rispetto alle versioni precedenti di Excel: ciò che prima veniva chiamato "Commenti" è ora denominato "Note".
Nella versione 365, i "Commenti" servono per creare una vera e propria conversazione su una cella specifica all'interno del foglio di lavoro.
Questo strumento è utile per collaborare e discutere i dati inseriti con altre persone.
Se dunque fosse necessario avviare un dialogo o uno scambio di opinioni su una cella, è preferibile utilizzare un commento. Invece, se si desidera semplicemente aggiungere una breve annotazione personale, senza necessità di risposta o interazione, è più appropriato utilizzare una nota.
Per una definizione più precisa della differenza fra note e commenti si rimanda alla sezione Le note e i commenti di Excel
Le note di Excel 365 sono personalizzabili in molti aspetti: dimensione, forma e colore del testo.
Nelle versioni Excel precedenti alla 365 era possibile inserire sfondi, trame o immagini.

ATENZIONE: su cosa precisamente si intende per Commenti in Excel si è creata un po' di confusione!  (vedi immagine sottostante)
Con la versione 365 quelle che un tempo si chiamavano COMMENTI  hanno preso la denominazione NOTE (trattate in questo articolo), mentre con il nome commenti è stato definito un nuovo strumento che permette di creare una conversazioni di annotazioni (da parte di più persone).
Nella versione 365 Le Note consentono di creare annotazioni sui dati e funzionano esattamente come i commenti utilizzati nelle precedenti versioni di Excel!

 

Come inserire una nota in una cella del Foglio di lavoro (Excel 365)

Dalla scheda REVISIONE gruppo pulsanti Note, cliccare sul pulsante Nuova nota.
:: E' possibile inserire una nuova annotazione anche cliccando con il pulsante destro del mouse sulla cella, fra le opzioni previste nel menu di scelta rapida è infatti presente Nuova nota.

 

Una volta cliccato su inserisci Nota si apre una finestra rettangolare caratterizzata dall'avere agli angoli e nei punti centrali dei lati dei piccoli quadrati che possono essere "agganciati" con il mouse e trascinati potendo così reimpostare le dimensioni del commento.

 

E' ora possibile inserire nella finestra della nota il testo.
Per questa fase di imputazione sono disponibili tutti i comandi di formattazione che la scheda HOME mette a disposizione, colore dimensione, Font, allineamento etc.  Terminato di inserire il testo, cliccando sullo sfondo del foglio, la finestra del testo verrà chiusa, ma rimarrà visibile un piccolo triangolo rosso nell'angolo superiore destro della cella, ad indicare la presenza di una nota in quella cella (vedi immagine sottostante)

 

Quando una cella contiene una nota, nell'angolo in alto a destra viene visualizzato un triangolo rosso.
Posizionando il puntatore del mouse sulla cella verrà visualizzata la nota.

Personalizzare la forma di una Nota

Per cambiare la forma rettangolare classica di una Nota, è necessario ricorre ad un particolare pulsante che non è presente nelle schede di Excel, ma che è possibile inserire o nella barra di accesso rapido o in un scheda della Barra multifunzione.
Il pulsante si chiama Cambia forma.

Per rendere disponibile il pulsante Cambia forma sulla barra di accesso rapido, dalla scheda FILE selezionare Opzioni (ultima scelta in fondo al menu). Nel menu successivo Opzioni di Excel scegliere a sinistra Barra di accesso rapido.

 

 

Selezionata l'opzione Barra di accesso rapido, nella colonna "Scegli comandi da", impostare tutti i comandi. Questa scelta crea un lunghissimo elenco in ordine alfabetico di tutti comandi di Excel.
In questo elenco, una volta individuato il pulsante Cambia forma, va aggiunto alla Barra di accesso a rapido. il risultato sarà disporre del pulsante sulla Barra di accesso rapido

Una volta reso disponibile il pulsante Cambia forma sulla barra di accesso rapido si potrà procedere nell'operazione di cambiare la forma al rettangolo dei commenti.

Per cambiare forma al  commento:
E' sufficiente con il pulsante destro del mouse cliccare sulla cella contenete la nota e selezionare modifica commento.
Una volta attiva la modifica (attorno alla nota saranno visibili i rettangoli di trascinamento)  basta accedere al menu del pulsante Cambia forma presente sulla Barra di accesso rapido e scegliere la nuova forma desiderata. Nell'esempio a lato è stata selezionata l'ovale.

 

Versioni Excel precedenti alla 365. Come personalizzare il commento (Colore, Immagini, Forme e Trame)

Prima delle modifiche apportate ai commenti dalla versione 365, in Excel era possibile personalizzare i commenti inserendo colore ed immagini.
Cambiare il colore del commento è senz'altro di più facile accesso rispetto il cambiarne la forma.
Per default il colore del commento ha un sfondo giallo chiaro. Per cambiare la colorazione è sufficiente cliccare con il pulsante destro sulla cella contenete il commento e scegliere Modifica commento,  successivamente sempre con il pulsante destro cliccare sul commento e sceglie l'opzione Formato commento.
Le modifiche applicabili sono di facile interpretazione e riguardano il colore, la trasparenza e il colore, forma e dimensione della linea.

Personalizzare un commento con Sfumature e Immagini

Sempre nella finestra di dialogo Formato commento è possibile dalla selezione colore accedere alla personalizzazione con immagini, tramature e sfumature all'interno della finestra di dialogo Effetti di riempimento. (vedi immagine sottostante).

 

Le modalità di inserimento di Sfumature, Trame, Motivo e Immagine, non differiscono dalle modalità con le quali vengono inserite nei grafici  o nelle tabelle. Per quanto concerne l'immagine è sufficiente cliccare sul pulsante Seleziona immagine... per navigare nelle risorse del proprio sistema e caricare qualsiasi immagine disponibile.
Nell'immagina finale di cui sotto è stata cambiata la forma, e inserita una sfumatura colore e un'immagine con trasparenza. 

Visualizzare tutti i commenti presenti su un Foglio di lavoro 

Durante un processo di revisione di un Foglio di lavoro Excel, o durante una lettura dei valori imputati, potrebbe esserci il bisogno di  visualizzare uno ad uno oppure contemporaneamente tutti i commenti inseriti.

Nella scheda Revisioni della Barra Multifunzione è presente il gruppo pulsanti Commenti. Per scorrere in maniera sequenziale tutti i commenti inseriti nel Foglio di lavoro utilizzare gli appositi tasti “Precedente” e “Successivo“. Infine, per visualizzare tutti i commenti è possibile attivare l’opzione “Mostra tutti i commenti“.

 

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[Valter Borsato: ottobre - 2019 | Ultimo aggiornamento 21/11/2023]