Excel: Trucchi, scorciatoie, semplificazioni, utilità e tasti funzione
Quando si lavora sui Fogli di lavoro di Excel può
tornare utile memorizzare ed utilizzare alcune scorciatoie per
velocizzare la gestione del programma. In questa sezione vengono
proposti una ventina di semplici trucchi e consigli che possono aiutare nella "quotidiana" gestione di Excel.
Per quanto concerne i trucchi e le scorciatoie utilizzabili in Excel,
sono presenti altre due sezioni specifiche alle TABELLE: trucchi e scorciatoie
per le tabelle Excel e GRAFICI:
Trucchi e scorciatoie per i grafici
Excel
1- Incollare velocemente - Scorciatoia con il Pulsante Invio
Una volta selezionata e copiata (o tagliata) una cella, per incollare il contenuto in un'altra parte del Foglio di lavoro, basta selezionare la cella destinazione e premere INVIO.
2 - Applicare più volte consecutivamente il copia formato
La Funzione copia formato, permette di incollare solo una volta la formattazione. Se sul pulsante copia formato viene selezionato con un doppio clic si renderà disponibile la possibilità di incollare più volte. Per disattivare l'incolla è sufficiente premere ESC o cliccare nuovamente il pulsante.
3 - Utilizzare l'apostrofo per formattare velocemente un valore numerico come testo
Inserire l'apostrofo a inizio cella
permette di inserire una stringa di testo.
Una volta inserito il valore l'apostrofo
non sarà visibile nella cella.
Consiglio: questa scorciatoia torna molto utile quando si vuole inserire una cifra numerica che inizia con lo zero (ad
esempio un prefisso telefonico o il numero di una partita iva).
::
L'apostrofo ad inizio cella può
tornare utile anche per bloccare l'esecuzione di una formula, e allo stesso tempo renderla visibile sul foglio di lavoro.
Basterà cancellare il simbolo dell'apostrofo affinchè la formula venga
eseguita anzichè visualizzata.
4 - Rendere visibili le Formule all'interno delle celle
Oltre alla possibilità di anteporre l'apostrofo alla
Formula, un modo veloce per rendere visibile la stringa della Formula
all'interno della cella è
utilizzare
la combinazione CTRL+(
successivamente,
per
visualizzare il risultato, è sufficiente ripetere lo stesso comando.
Consiglio: nella scheda FORMULE della
Barra Multifunzione,
è possibile attivare il comando
Mostra formule
presente nel gruppo
pulsanti Verifica formule.
5 - Due consigli per velocizzare l'imputazione di Formule e Funzioni
Nello scrivere una Funzione è possibile omettere la chiusura della parentesi finale e premere invio. Ad esempio scrivere =MEDIA(A1:A10 e premere INVIO
Nell'imputare una Funzioni inserire il ";" di separazione degli argomenti è abbastanza scomodo, è possibile inserire il punto e virgola tenendo premuto Ctrl ed effettuando un clic con il pulsante sinistro del mouse sul riferimento di cella che si vuole inserire, Con questa modalità, fra i due argomenti della Funzione, verrà automaticamente interposto il punto e virgola di separazione.
6 - Velocizzare l'imputazione delle Funzioni - inserire la sintassi della Funzione
Nell'imputare una Funzione torna
utile inserire l'impostazione della
sintassi sfruttando i vari argomenti
come momentaneo segnaposto. Una volta
inserito il nome della Funzione ed
aperta la parentesi è possibile inserire
tutti gli argomenti cliccando CTR +
MAIUSC + A
Il primo argomento risulterà
selezionato, e pertanto sarà possibile
digitare direttamente il valore o
cliccarne la cella corrispondente./p>
7 - Scorciatoia per imputare una frazione numerica
Se la cella non è stata formatta
come Frazione, inserendo un numero in formato frazionale, Excel ne cambia automaticamente il formato trasformandola in data.
Ad esempio,
digitando 1/3, Excel converte il valore
in 01/03/2015.
Chiaramente questo non
accade in frazioni che non possono essere scambiate per date (Es.
2/15).
Questo problema di imputazione è
facilmente risolvibile anteponendo uno zero e un
carattere barra spaziatrice prima della frazione. 0(spazio)4/5 => 4/5
8 - Scorciatoia per inserire la data corrente (statica e dinamica)
Date statiche (il cui valore non viene aggiornato)
Porre molt aattenzione alla versione di Excel!
Esiste un comando rapido da tastiera che permette di inserire velocemente in Excel una data statica (non aggiornata direttamente dal sistema).
Purtroppo, non si capisce bene la ragione, nelle recenti versioni di Excel questo comando è stato più volte modificato.
Nella versione 2013 per inserire la data corrente utilizzare il comando CTRL+: (due punti), prima di imputare il comando è necessario entrare nella cella con un doppio clic.
Nella versione 2010 si usa invece la combinazione CTRL+0 (Attenzione che questo comando nella versione Excel 2013 può mandare in blocco programma!).
:: ATTENZIONE Dalla versione 2016 per inserire velocemente una data in una cella è possibile usare il comando ALTGR+A
Date il cui valore viene aggiornato.
Se
in un foglio di lavoro si vuole avere sempre aggiornata la data è possibile inserire la
Funzione =OGGI la quale restituisce la data attuale
recuperando l'informazione dal sistema operativo.
Oppure la
Funzione =ADESSO() che restituisce la data e l'ora corrente.
Le funzioni OGGI e ADESSO non hanno operatori.
Per inserire la data attuale in forma statica Excel ha più volte cambiato comando nelle ultime versioni del programma. Per un aggiornamento su queste operazioni Excel (inclusa versione 365) si rimanda a: inserire la data attuale in forma dinamica (attraverso una Funzione) o statica (attraverso un comando)
9 - Trasformare il risultato di una Formula nel suo valore
E' possibile trasformare una
Formula o una Funzione nel valore
del loro risultato.
Per fare questo è necessario selezionare la cella contenete
il risultato e portare il punto di
inserimento all'interno (in un punto
qualsiasi) della barra della formula,
oppure premere F2 per attivare modifica
Formula, e
successivamente premere il tasto Funzione F9.
::Nota. Il tasto F9,
posizionati in un punto qualsiasi del
foglio di lavoro, ricalcola le Formule presenti in tutte le cartelle e
documenti di lavoro aperti.
10 - F4 sul Foglio di lavoro per ripetere l'ultimo comando eseguito
In Excel, il tasto F4 ha l'importante funzione di poter ripetere l'ultimo comando eseguito.
::Esempio. Se come ultima operazione fatta in Excel, fosse stata inserita o cancellata una riga, premendo il tasto F4 verrà ripetuto il comando
di inserimento o cancellazione di nuove righe.
Con F4 è possibile anche ripetere l'eventuale formattazione applicata ad
un cella, in questo caso se applichiamo ad una cella uno sfondo giallo
sarà possibile ripetere l'operazione su altre celle sempre premendo F4
11 - F4 sulla Barra della Formula per inserire una cella con riferimenti assoluti
Il tasto F4 oltre ripetere l'ultimo comando ha un'altra importante proprietà.
Quando si imputa nella barra della formula un riferimento di cella ad esempio A1, premendo F4 verrà immediatamente trasformato in riferimento assoluto $A$1.
Per creare un riferimento assoluto ad un intervallo di celle esempio:
E1:E8, basta selezionare nella barra della formula i due punti e premere
F4, per trasformare i riferimenti dell'intervallo in assoluti ovvero:
$E$1:$E$8
12 - Testo a capo nel punto desiderato di una cella
Per andare a capo all'interno di una cella, è possibile selezionare sulla barra
HOME il pulsante
Testo a capo presente all'interno del gruppo pulsanti
Allineamento.
Questa operazione però non permette di decidere in quale punto esatto interrompere un testo poichè sarà automaticamente Excel a disporre su più righe le informazioni a seconda dello spazio a disposizione.
Se all'interno della cella, si vuole andare a capo in un punto preciso, basta posizionare il punto di inserimento sulla barra della formula nel punto in cui si vuole passare nelle riga sottostante e premere
ALT+INVIO. Per un
approfondimento si rimanda alla sezione:
Excel: Testo a capo, allineamenti
e orientamento delle celle
13 - Definire velocemente il nome per un'area del Foglio di lavoro
Senza dover ricorre al gruppo pulsante "nomi definiti" della
Scheda Formule è possibile attribuire velocemente un nome ad una
singola cella o ad un area del foglio di
lavoro.
Per questa operazione è sufficiente all'interno
del campo
Casella Nome (quella a sinistra della barra della formula) digitare al posto delle coordinate alfanumeriche della cella il nome che si vuole attribuire all'area selezionata, e successivamente premere invio.
... sempre sui nomi (intervalli denominati) ... utilizzare lo zoom
Portando la visualizzazione dei dati sul Foglio di lavoro al disotto del 40% Excel visualizza automaticamente gli intervalli denominati presenti evidenziandone l'area e il nome.
14 - Copiare un intero Foglio di lavoro
Interessante scorciatoia per poter copiare un intero Foglio di lavoro di Excel in un nuovo
Foglio.
Per fare questa operazione cliccare sulla linguetta del foglio da copiare e, tenendo premuto il tasto
strong>CTRL + Tasto sinistro del mouse, trascinare sul simbolo "inserisci nuovo foglio di lavoro" e rilasciare.
Verrà creato un nuovo foglio esatta copia del primo.
:: Importante rilasciare prima il
pulsante sinistro del mouse e
successivamente il pulsante CTRL.
15 - Scrivere e inserire contemporaneamente un valore su più celle
E' possibile scrivere contemporaneamente su più celle semplicemente selezionandole e scrivendo il testo solo sulla prima. Una volta imputato il valore sarà sufficiente confermare il dato premendo CTRL + INVIO e il testo verrà inserito in tutte le celle dell'area selezionata.
:: In Excel, il comando
Ctrl + Invio permette anche un'altra
operazione.
Con questo comando, effettuato in
sostituzione di un semplice INVIO, è
possibile inserire un valore e rimanere
nella stessa cella senza passare nella
cella sottostante.
16 - Impostare la pagina contemporaneamente per più Fogli - Scrivere contemporaneamente su più Fogli di lavoro
Per procedere basta selezionare più Fogli
cliccando sull'intestazione e tenendo premuto CTRL.
Poi nella scheda Layout di pagina, gruppo pulsanti Imposta pagina, cliccare sul pulsante in basso a destra e procedere nell'impostazione delle opzioni.
ATTENZIONE. una volta selezionati più Fogli di lavoro, è possibile digitare contemporaneamente le informazioni su tutti i Fogli semplicemente imputando dati formule e Funzioni su uno solo di essi.
17 - Trascinare la Formula con un doppio clic sul quadratino di riempimento
Per trascinare Formule o per copiare
serie o contenuti, anzichè
trascinare il quadratino di riempimento
è possibile, fare un doppio clic.
Excel trascinerà automaticamente la
cella fintanto che riscontrerà presenza
di valori nella colonna adiacente (a
sinistra o a destra)./p>
18 - Inserire e eliminare righe nel Foglio di Lavoro
Direttamente dalla tastiera è possibile aggiungere o
eliminare velocemente una riga sul Foglio di Excel.
Una volta selezionata un riga,
premendo la combinazione di tasti Ctrl +
verrà inserita una nuova riga al di sopra di quella selezionata.
Viceversa, con il comando Ctrl - la riga
viene eliminata.
19 - Grafici: inserire un istogramma nel foglio di lavoro con il tasto Funzione F11
E' sufficiente selezionare l'area del foglio interessata e premere il tasto funzione F11, verrà automaticamente generato un grafico istogramma in un nuovo foglio di lavoro.
20 - Controllo ortografico dei testi inseriti nel foglio di lavoro
In Excel è possibile avviare il controllo ortografico premendo il tasto funzione F7
21 - Ridurre o ingrandire automaticamente la dimensione del carattere all'interno di una cella
Dalla finestra di dialogo Formato celle nella scheda Allineamento è possibile spuntare l'opzione Riduci e adatta questa opzione permette di ridurre o ingrandire automaticamente il testo all'interno della cella.
......... e per finire alcuni tasti Funzione e comandi da tastiera particolarmente utili
ALT + = Inserisce la funzione =SOMMA()
CTRL + Pag Down Si sposta nei fogli di lavoro da destra a sinistra.
CTRL + Pag Up Si sposta nei fogli di lavoro da sinistra a destra.
CCTRL SHIFT e $ Applica il formato valuta alla cella
CTRL+G; CTRL+I; CTRL+S Applicano o rimuovono rispettivamente il grassetto, corsivo sottolineato.
Trucchi e scorciatoie per creare velocemente i grafici di Excel
Trucchi e scorciatoie per gestire le tabelle di Excel
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[Valter Borsato: ottobre - 2015 | Ultimo aggiornamento 21/06/2020]