Inserire date statiche e dinamiche in Excel
Nel lavoro quotidiano con Excel, la gestione delle date è una delle attività più frequenti e, allo stesso tempo, una delle più delicate.
Inserire correttamente una data non significa soltanto digitare un valore nel formato desiderato, ma anche scegliere consapevolmente se si tratta di una
data statica o dinamica, a seconda del comportamento che si vuole ottenere nel foglio di calcolo.
Le date statiche rimangono fisse nel tempo e non cambiano automaticamente al ricalcolo del file: sono ideali quando è necessario registrare un’informazione permanente, come una scadenza già definita o una data di inserimento.
Le date dinamiche, invece, si aggiornano automaticamente in base alle funzioni utilizzate e permettono di costruire fogli di lavoro più intelligenti e automatizzati, ad esempio per calcolare scadenze future, report aggiornati o dashboard sempre attuali.
In questa sezione vedremo in modo pratico e guidato come inserire entrambe le tipologie di data in Excel, quali funzioni utilizzare, quali differenze esistono tra i vari metodi e in quali casi conviene scegliere una soluzione rispetto all’altra. L’obiettivo è
fornire una base solida e immediatamente applicabile per gestire le date in modo efficace e professionale all’interno dei fogli di calcolo.
Per quanto concerne i comandi per inserire l'ora e la data attuale, sono stati più volte modificati da Microsoft nelle differenti versione di Excel, e pertanto prima di utilizzarli bisogna porre attenzione alla versione che si sta utilizzando.
Le Funzione OGGI ADESSO
L'inserimento di una data dinamica è gestito da Excel attraverso la Funzione =OGGI()
La funzione OGGI in Excel fa esattamente ciò che indica il nome: restituisce la data odierna.
La sintassi della funzione OGGI è semplicissima in quanto
questa funzione non ha argomenti.
Per inserire la data odierna in Excel, basta imputare semplicemente la seguente formula in una cella: =OGGI()
Nota
La data che viene
restituita dalla Funzione OGG è quella indicata del sistema operativo.
In aggiunta alla data è possibile inserire anche l'ora.
Per questo tipo di risultato Excel mette a disposizione la Funzione =ADESSO()
Qualora si impostasse la seguente formula =ADESSO()-OGGI() il risultato sarebbe
la sola ora attuale.
::Per un approfondimento sulle date e sul numero seriale che le gestisce si
rimanda a: Calcolare le date in
Excel (prima parte)
Attenzione
ATTENZIONE: I valori restituiti delle Funzioni OGGI e ADESSO non vengono
continuamente ricalcolati dal programma ma vengono aggiornati solo quando si
apre la cartella di lavoro oppure se si effettua una modifica dati. Un ulteriore
caso di aggiornamento potrebbe essere anche l'esecuzione di una
macro contenente le Funzioni.
Pertanto le celle che contengono la Funzione OGGI o ADESSO non vengono aggiornate
(ricalcolate) continuamente.
E' importante sottolineare che la data e l'ora inserite da Excel sono quelle del sistema
operativo, è pertanto fondamentale che l'orologio (l'orario del sistema operativo)
sia correttamente aggiornato.
Se fosse necessario ricalcolare la data o l'orario inserito in un foglio di lavoro con le due funzioni OGGI e ADESSO, utilizzare il tasto F9
Alcuni esempi di applicazione della Funzione OGGI
Calcolare i mesi trascorsi da una certa data
Per ottenere il numero di mesi trascorsi fra oggi e una data precedente è possibile utilizzare la funzione DATADIF(data_iniziale, data_finale, unità)
Nello specifico nella cella B2 è stata inserita la seguente Funzione =DATA.DIFF(A2;OGGI();"m")
Calcolare il numero di giorni prima o dopo una certa data
Per calcolare quanti giorni mancano prima di una certa data, basta sottrarre la data odierna dalla data futura o precedente che si vuole calcolare
Esempio se si vuole conoscere quanti giorni sono trascorsi dal 12/06/2017 ad oggi basta impostare la Formula =OGGI()-A2
Inserimento manuale di una data
Per garantire che Excel interpreti correttamente un valore come data e non come semplice testo, è fondamentale utilizzare i separatori predefiniti dal sistema.
La modalità standard prevede l'uso della barra (gg/mm/aaaa) o, in alternativa, del trattino (gg-mm-aaaa).
Al contrario, l’utilizzo del punto (gg.mm.aaaa) è
fortemente sconsigliato. In questo caso, Excel non riconosce il valore come numero seriale (la base logica con cui il software gestisce le date) e lo classifica come stringa testuale.
Un segnale immediato di questo errore di formattazione è l'allineamento automatico del contenuto a sinistra della cella, che impedisce l'esecuzione di qualsiasi calcolo o operazione cronologica.
Inserire velocemente la data attuale (in forma statica) attraverso un comando
La definizione del comando che permetta di inserire la data e
l'ora attuale è forse uno dei più controversi e discussi comandi di Excel, visto che
nel corso delle nuove versioni è più volte stato modificato da Microsoft
creando non poca confusione.
Successivamente vengono presentati i diversi comandi che dalla versione 2010
sono stati proposti nelle diverse versioni di Excel
Comando inserimento data e ora in Excel: 2019 e Microsoft 365
Partiamo dalla versioni di Excel più recenti (2019 - Microsoft 365) per poi passare alle precedenti versioni e constatare come questo comando sia stato più volte modificato. Nella versione 2019 e 365 per inserire la data attuale utilizzare il comando ALTRGR + A, mentre per inserire l'ora CTRL + J
Comando inserimento data e ora in Excel: 2010, 2013 e 2016
Le combinazioni di tasti per l'inserimento della data e dell'ora correnti hanno subito diverse variazioni nelle ultime release di Excel.
Nella tabella seguente sono riepilogati i comandi rapidi introdotti a partire dalla versione 2010, necessari per inserire istantaneamente i riferimenti temporali nel foglio di lavoro.
Considerazioni Finali: Ottimizzare l'efficienza operativa tra date dinamiche e statiche
La gestione delle date in Excel rappresenta uno spartiacque fondamentale tra una gestione approssimativa e un controllo professionale dei dati.
La scelta tra l'approccio dinamico e quello statico non deve essere lasciata al caso, ma deve derivare da un'analisi preventiva della finalità del foglio di calcolo.
L'efficacia dell'automazione dinamica
L'adozione delle funzioni =OGGI() e =ADESSO() si rivela indispensabile in tutti gli scenari in cui il fattore tempo funge da variabile di calcolo attiva.
In cruscotti aziendali, fogli di monitoraggio KPI o scadenziari di pagamento, l'automazione permette di eliminare l'intervento manuale, riducendo drasticamente il rischio di errore umano.
Tuttavia, è bene ricordare che l'aggiornamento di queste funzioni è legato al ricalcolo della cartella di lavoro; pertanto, l'utente esperto deve sempre assicurarsi che il sistema operativo sia sincronizzato correttamente e saper intervenire con il tasto F9 per forzare l'aggiornamento dei dati temporali quando necessario.
L'inserimento di date statiche risponde all'esigenza di "cristallizzare" un'informazione nel tempo.
Per la registrazione di transazioni, l'emissione di documenti fiscali o la storicizzazione di eventi, l'uso delle scorciatoie da tastiera (come AltGr + A per le versioni più recenti) non è solo una questione di velocità, ma una garanzia di integrità del dato.
Utilizzare una formula dinamica laddove è richiesto un dato statico è uno degli errori più comuni e gravi, poiché altera retroattivamente la cronologia dei dati ad ogni successiva apertura del file.
Best practice
Per una gestione ottimale, si consiglia di adottare un approccio ibrido coerente:
Utilizzare le date dinamiche come "motore" per i calcoli di differenza temporale (tramite funzioni come DATA.DIFF)
Utilizzare le date statiche come "punti fissi" per i database e i registri storici.
Prestare massima attenzione alla sintassi dei separatori, privilegiando la barra (/) o il trattino (-) per evitare che Excel interpreti la data come semplice testo, invalidando di fatto ogni possibilità di calcolo successivo.
In conclusione, la padronanza di queste distinzioni permette di trasformare Excel da un semplice contenitore di informazioni a un potente strumento di analisi temporale, capace di fornire risposte precise e aggiornate in tempo reale.
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