Calcolare le date in Excel

Gestire e calcolare le date in Excel: le Funzioni GIORNO; MESE; ANNO; FRAZIONE.ANNO e la Funzione "nascosta" DATA.DIFF

Il calcolo delle date in Excel rappresenta un aspetto fondamentale per chiunque debba gestire, organizzare o analizzare dati che includono riferimenti temporali.

Excel tratta le date come numeri seriali, dove ogni giorno corrisponde a un valore progressivo a partire dal 1° gennaio 1900 (che ha il valore 1). Questo sistema consente di eseguire con estrema precisione operazioni matematiche e confronti tra date.
Grazie a un’ampia serie di funzioni dedicate, è possibile lavorare in modo flessibile con le informazioni temporali.

Tra le operazioni più comuni troviamo:
Aggiungere o sottrarre giorni, mesi o anni a una data di partenza, per calcolare scadenze, pianificazioni o proiezioni future.
Estrarre componenti specifiche di una data, come il giorno, il mese o l’anno, utili per creare analisi temporali o raggruppamenti (ad esempio per mese o trimestre).
Determinare la differenza tra due date, espressa in giorni, mesi o anni, per misurare intervalli di tempo come anzianità di servizio, durata di progetti o periodi di pagamento.

Inoltre, Excel permette di combinare le funzioni relative alle date con formule logiche e statistiche, creando strumenti di analisi avanzata, come report dinamici, calendari automatizzati e modelli previsionali.

Operazioni di base con le date in Excel: sommario

[01] - La gestione delle date in Excel: il numero seriale
[02] - Calcolare il numero di giorni fra due date 
[03] - Aggiungere o sottrarre giorni ad una data
[04] - Le Funzione GIORNO, MESE e ANNO di Excel
[05] - Calcolare il numero di anni fra due date utilizzando le Funzioni INT e FRAZIONE.ANNO
[06] - Calcolare GIORNI, MESI e ANNI con la Funzione "nascosta" DATA.DIFF 
[07] - Video di spiegazione della Funzione DATA.DIFF
[08] - Creare un conto alla rovescia con la Funzione DATA.DIFF
[09] - Calcolare in Excel quanti anni, mesi e giorni sono trascorsi
[10] - Problemi e limiti nel calcolo delle date in Excel
[11] - Considerazioni conclusive e panoramica di sviluppo funzionalità relative alle date

La Gestione delle date di Excel: comprendere il sistema dei numeri seriali

Excel gestisce le date attraverso un sistema di numeri seriali, in cui ogni giorno corrisponde a un valore numerico univoco.

In questo modo, le date vengono trattate come numeri e possono essere facilmente utilizzate nei calcoli.
Il conteggio parte dal 1° gennaio 1900, che ha il valore 1. Ogni giorno successivo aumenta di un’unità: il 2 gennaio 1900 corrisponde al numero seriale 2, il 3 gennaio 1900 al numero 3, e così via.

Riassumendo.
In Excel il 1/gennaio/1900 è rappresentato dal numero seriale 1.
La data del 2/gennaio/1900 è rappresentata dal numero 2, e così via fino ai giorni attuali.
Ad esempio, il 1/ gennaio/ 2024 corrisponde al numero seriale 45292.

La gestione delle date tramite numeri seriali consente a Excel di eseguire facilmente operazioni di calcolo temporale.
Questo sistema permette di aggiungere o sottrarre giorni, mesi o anni a partire da una determinata data in modo semplice e immediato.
Ad esempio, aggiungendo 40 a una data specifica è possibile sapere che giorno cadrà tra 40 giorni.
Allo stesso modo, sottraendo una data da un’altra, Excel calcola automaticamente il numero esatto di giorni che intercorrono tra due eventi, utile per misurare scadenze, durate o intervalli di tempo.

Riepilogando: Il valore seriale con il quale una data viene salvata rappresenta il numero di giorni trascorsi a partire dal 01/01/1900, più una eventuale parte decimale che rappresenta la frazione delle 24 ore.

 

Calcolare il numero di giorni fra due date

In Excel, la differenza tra due date restituisce automaticamente il numero esatto di giorni che intercorrono tra di esse.

Il programma effettua il calcolo sottraendo i numeri seriali corrispondenti alle due date: poiché ogni data è memorizzata come un valore numerico progressivo, la sottrazione fornisce il conteggio preciso dei giorni trascorsi.
Questo metodo consente a Excel di tenere correttamente conto delle diverse durate dei mesi e dell’eventuale presenza di anni bisestili all’interno dell’intervallo considerato, garantendo risultati affidabili anche in calcoli complessi.

 

Aggiungere o sottrarre giorni ad un data 

In Excel è possibile aggiungere o sottrarre un determinato numero di giorni a una data per calcolare facilmente scadenze o intervalli temporali.

Ad esempio, se si desidera stabilire la data di completamento di una lavorazione con un tempo di consegna di 60 giorni, è sufficiente aggiungere 60 alla data della presa i consegna del lavoro.

Excel eseguirà automaticamente il calcolo, restituendo la data esatta di scadenza.

Ad esempio, se nella cella C3 è inserita la data di inizio di una lavorazione, e si vuole determinare la data di scadenza considerando 60 giorni di tempo, basta utilizzare la formula:
=C3+60
Excel restituirà automaticamente la data esatta di completamento, tenendo conto della corretta progressione dei giorni nel calendario.

Le Funzione GIORNO, MESE e ANNO di Excel

Le funzioni GIORNO, MESE e ANNO in Excel consentono di estrarre singole componenti da una data, restituendo rispettivamente il giorno, il mese e l’anno sotto forma di valori numerici.

GIORNO(data) → restituisce il giorno del mese, come numero intero compreso tra 1 e 31.
MESE(data) → restituisce il mese, come numero intero da 1 a 12.
ANNO(data) → restituisce l’anno a quattro cifre (ad esempio 2025).

Excel non inserisce zeri iniziali per i numeri compresi tra 1 e 9: ad esempio, il 5 gennaio verrà restituito come giorno = 5 e mese = 1, non come 05 o 01. Queste funzioni sono particolarmente utili per analisi temporali, ordinamenti o filtri, ad esempio per raggruppare dati per mese o anno in una tabella o in un report.

Applicare le Funzioni GIORNO, MESE e ANNO per conteggiare, mesi e anni che intercorrono fra date.

La semplice differenza fra due date calcola il numero di giorni che separa i due eventi. Nel caso dell'immagine a lato la differenza =B5-B4 restituisce il numero di giorni (5510) che dividono le due date.
La funzione ANNO estrae dalla data il numero corrispondente all'anno.
Nell'esempio proposto nella sottostante immagine, impostando la funzione =ANNO(B5)-ANNO(B4) si ottiene la differenza fra 2015 e 1999 ovvero 16.
:: Attenzione Questa Formula non tiene conto del completamento dell'anno fra le due date. Ovvero il valore 16 verrebbe correttamente raggiunto fra 11 mesi! 

La Funzione MESE estrae dalla data il numero corrispondente al mese. Gennaio = 1; Febbraio = 2; Marzo = 3...... se pertanto si impostasse la differenza
=MESE(b5)-MESE(b4) il risultato sarebbe 1-12 = -11
L'operazione di differenza fra i mesi, nell'esempio proposto nell'immagine, restituisce un numero negativo.
Il calcolo della differenza fra il "numero" del mese di due date differenti, risulta comunque importante nel caso si debba conteggiare il numero complessivo dei mesi che intercorrono fra due date.
Questa differenza di -11 servirà per "bilanciare" il totale complessivo dei mesi trascorsi fra gli anni (vedi esempio e immagine sottostante)

 

Spiegazione dell'esempio illustrato nell'immagine.
La Formula =(ANNO(B5)-ANNO(B4))*12+MESE(B5)-MESE(B4) esprime il calcolo: =(2015-1999)*12+1-12  Il risultato di questa operazione è 181 mesi.
La Formula =ANNO(B5)-ANNO(B4) risolve l'operazione 2015-1999.
Il risultato (16 anni) che intercorrono fra le due date viene moltiplicato per 12 ottenendo 192 mesi.
192 viene bilanciato con il numero negativo dei mesi 1-12 che mancherebbero all'effettivo completamento dell'anno. Risultato: 181 mesi.

Calcolare il numero di anni fra due date utilizzando le Funzioni INT e FRAZIONE.ANNO

Per calcolare in modo accurato il numero di anni trascorsi tra due eventi, è possibile utilizzare un metodo basato sul conteggio dei giorni che li separano.

 In pratica, si determina la differenza tra le due date (ad esempio, tra la data odierna e una data iniziale) e si divide tale valore per 365,25, ovvero la durata media di un anno.
Il valore 0,25 tiene conto del giorno aggiuntivo presente negli anni bisestili, che si verificano mediamente ogni quattro anni.
La formula in Excel applicata nella sottostante immagine è la seguente:
=INT((OGGI()-C3)/365,25)

In questo esempio, la cella C3 contiene la data di partenza (ad esempio una data di nascita o l’inizio di un progetto), mentre la funzione OGGI() restituisce automaticamente la data corrente.
La funzione INT serve per eliminare la parte decimale del risultato, restituendo solo il numero intero degli anni completi trascorsi.

:: È importante sottolineare che INT arrotonda sempre per difetto: anche un valore come 25,99 verrà restituito come 25.

In questo modo si ottiene un calcolo chiaro e coerente del numero di anni interi intercorsi tra due date, tenendo conto della media annuale e del ciclo degli anni bisestili./p>

 

Calcolare l'età con la Funzione FRAZIONE.ANNO

La Funzione FRAZIONE.ANNO conteggia la frazione dell'anno corrispondente al numero dei giorni complessivi trascorsi tra due date
=FRAZIONE.ANNO(data_iniziale;data_finale;[Base])
Nella quale data_iniziale e data_finale rappresentano rispettivamente la data di inizio e fine del periodo da calcolare.
L'opzione [Base] come da tabella a lato, può assumere il valore 0,1,2,3,4. e rappresenta il tipo di base di conteggio da considerare.

Anche la funzione FRAZIONE.ANNO può essere utilizzata per calcolare l’età di una persona.

La funzione OGGI() restituisce la data attuale, dalla quale viene sottratta la data di nascita.
La formula è la seguente:
=FRAZIONE.ANNO(C2;OGGI();1)
Nel'esempio di cui sotto la cella C3 contiene la data di nascita, mentre il valore 1 indica che il calcolo deve basarsi sulla durata effettiva dell’anno (considerando quindi anche gli anni bisestili).

Come nel caso precedente, è possibile anteporre la funzione INT per eliminare la parte decimale e ottenere solo gli anni interi. La funzione INT infatti arrotonda sempre per difetto, scartando completamente la frazione decimale del risultato.

 

Calcolare GIORNI, MESI e ANNI con la Funzione "nascosta" DATA.DIFF 

Un’ulteriore e più diretta alternativa per calcolare l’età o la differenza tra due date in Excel è l’utilizzo della funzione nascosta DATA.DIFF (o DATEDIF nelle versioni inglesi).

Si tratta di una Funzione non elencata tra quelle disponibili nella libreria delle Funzioni, ma perfettamente funzionante e molto utile per gestire intervalli temporali con precisione.

Sintassi della Funzione

=DATA.DIFF((data_iniziale; data_finale; unità)

Nella quale:
data_iniziale è la prima data del periodo;
data_finale è la seconda data del periodo (quella più recente);
Unità (fra doppi apici) rappresenta l'unità temporale che si vuole calcolare, ovvero il tipo di informazione che si desidera venga restituito dalla Funzione, va indicato in lingua inglese: "D" = Giorni; "M" = Mesi; "Y"= Anni Ulteriori opzioni che si possono inserire nell'argomento unità sono: “YM” = numero mesi residui dopo il primo anno completo; “YD” = differenza tra i giorni ignorando gli anni delle date ed infine “MD” = differenza tra i giorni ignorando i mesi e gli anni delle date.

Perchè DATA.DIFF è una Funzione "nascosta" 

Sebbene non sia mai stata ufficialmente riconosciuta come funzione “ufficiale” di Excel, DATA.DIFF rappresenta una delle soluzioni più efficaci e precise per eseguire calcoli tra date.

Originariamente, DATA.DIFF era una funzione appartenente al foglio di calcolo Lotus 1-2-3.
Microsoft decise di introdurla in Excel per garantire la compatibilità retroattiva con i file creati in quel programma, mantenendone la piena operatività pur senza inserirla tra le funzioni documentate.
Per questo motivo, DATA.DIFF non compare nell’elenco delle funzioni disponibili e nemmeno nella guida integrata di Excel.
Tuttavia, è perfettamente funzionante e può essere utilizzata digitando manualmente il suo nome all’interno di una cella, seguito dalla corretta impostazione degli argomenti.

Esempio di applicazione della Funzione DATA.DIFF

Nell’immagine sottostante viene illustrato un esempio pratico di come calcolare la differenza tra due date in Excel, utilizzando una funzione molto utile ma poco conosciuta: DATA.DIFF

Le due date considerate si trovano nelle celle B2 e B3: la prima, 21 novembre 2025, rappresenta la data finale; la seconda, 10 aprile 2018, il punto di partenza.
Excel riconosce automaticamente questi valori come date e, grazie a ciò, è in grado di eseguire calcoli cronologici tra di esse. L’obiettivo dell’esempio è mostrare come ricavare quanti giorni, mesi e anni separano le due date.
Per farlo, nelle celle a destra (colonna F) vengono inserite tre diverse formule che usano la funzione DATA.DIFF, ognuna con un parametro diverso che specifica l’unità di misura del tempo da considerare.

La prima Funzione, =DATA.DIFF(B3;B2;"D") calcola la differenza in giorni. Excel, leggendo “D” come “day”, restituisce il numero totale di giorni che intercorrono tra il 10 aprile 2018 e il 21 novembre 2025: in questo caso 2782. Si tratta del conteggio continuo di ogni giorno trascorso, senza alcuna distinzione tra anni o mesi.

La seconda Funzione, =DATA.DIFF(B3;B2;"M") serve invece a misurare il tempo in mesi completi. Excel confronta le due date e determina quanti mesi interi si sono compiuti da aprile 2018 fino a novembre 2025, restituendo 91 come risultato. È importante notare che non vengono conteggiati mesi parziali: solo quelli che si chiudono completamente.

Infine, la terza Funzione, =DATA.DIFF(B3;B2;"Y") calcola la differenza gli anni.
Excel, con il parametro “Y”, restituisce quanti anni completi sono trascorsi tra la data iniziale e quella finale: in questo caso 7 anni. Dal 10 aprile 2018 al 10 aprile 2025 passano infatti sette anni esatti, e i mesi successivi (da aprile a novembre 2025) non vengono inclusi.

Queste tre formule mostrano come, a seconda del parametro scelto (“D”, “M” o “Y”), Excel possa restituire la stessa differenza temporale espressa in unità diverse. È interessante notare che DATA.DIFF è una funzione “nascosta”: non compare tra quelle suggerite automaticamente da Excel, ma resta pienamente operativa e molto utile per analisi cronologiche, pianificazioni o bilanci temporali.

Approfondimenti sulla Funzione DATA.DIFF 

La Funzione DATA.DIFF è approfondita in una specifica sezione del sito nella quale vengo trattate altre possibili impostazioni: La Funzione "nascosta" DATA.DIFF per calcolare la differenza di giorni, mesi e anni fra due date

In aggiunta è disponibile anche il sottostante video:  

Creare un conto alla rovescia con la Funzione DATA.DIFF

Si può ipotizzare di realizzare in Excel un conto alla rovescia che indichi i giorni rimanenti fino al 1° gennaio 2028.
Come primo passaggio, nella cella B2 viene inserita la data del traguardo.
Subito sotto, nella cella successiva, si inserisca la funzione OGGI() per visualizzare automaticamente la data corrente, che verrà aggiornata in modo dinamico dal programma a ogni apertura o ricalcolo del foglio.

In questo modo Excel mostrerà quanti anni, mesi e giorni mancano al 1° gennaio 2028, aggiornandosi automaticamente ogni giorno in base alla data di sistema.

La formula
=DATA.DIFF(OGGI();B2;"y") & " anni, " & DATA.DIFF(OGGI();B2;"ym") & " mesi e " & DATA.DIFF(OGGI();B2;"md") & " giorni rimanenti"
serve a costruire una stringa leggibile che indica quanti anni, mesi e giorni mancano dalla data odierna fino alla data posta in B2.

Innanzitutto Excel valuta OGGI() che restituisce la data odierna; questa viene usata come data iniziale per i tre calcoli separati effettuati con DATA.DIFF. Il primo DATA.DIFF(OGGI();B2;"y") calcola il numero intero di anni completi trascorsi tra la data odierna e la data obiettivo (cioè quanti anni pieni si possono sottrarre senza superare B2).
Subito dopo viene eseguito DATA.DIFF(OGGI();B2;"ym"), che fornisce i mesi residui dopo aver tolto gli anni interi (quindi i mesi non conteggiati nel primo valore).
Infine DATA.DIFF(OGGI();B2;"md") restituisce i giorni residui dopo aver tolto gli anni e i mesi conteggiati con le due chiamate precedenti.
I singoli numeri prodotti da queste tre funzioni vengono poi uniti (concatenati) in un'unica frase attraverso l'operatore di concatenazione &.
Fra ogni numero calcolato si inseriscono stringhe testo racchiuse fra virgolette (ad esempio " anni, " o " mesi e " ) che formattano il testo e separano le parti numeriche.

Il risultato finale è quindi una cella che restituisca: 2 anni, 3 mesi e 15 giorni rimanenti.
Se la data in B2 fosse precedente a oggi, i valori restituiranno numeri negativi o comportamenti non desiderati, quindi conviene verificare la posizione della data o aggiungere controlli (ad esempio una funzione logica SE che mostri un messaggio diverso se il traguardo è già stato superato).

Calcolare in Excel quanti anni, mesi e giorni sono trascorsi

Analogo a quanto precedentemente impostato per verificare un conto alla rovescia.
Supponiamo che la data di partenza si trovi nella cella B2 e la data finale (oppure la data odierna) nella cella B3.
Nella sottostante cella B6 sarà possibile inserire la seguente funzione:

="Sono trascorsi "&DATA.DIFF(A1;B1;"Y")&" anni, "&DATA.DIFF(A1;B1;"YM")&" mesi e "&DATA.DIFF(A1;B1;"MD")&" giorni."

In questo modo Excel calcola automaticamente il tempo passato tra la data di inizio (nella cella B2) e quella finale o attuale (nella cella B3), restituendo una frase completa come “Sono trascorsi 5 anni, 3 mesi e 22 giorni”.
 Se si vuole utilizzare la data odierna senza scrivere manualmente la data di fine, è possibile inserire nella cella in B3 la Funzione =OGGI(),

In questo modo il messaggio si aggiornerà automaticamente ogni giorno.

Limiti nel calcolo delle date in Excel

Nonostante l’elevata flessibilità e la vasta gamma di funzioni temporali messe a disposizione, Microsoft Excel presenta alcune limitazioni strutturali nella gestione delle date, riconducibili principalmente al modello interno di rappresentazione temporale.
Il software adotta un sistema di numerazione seriale per la memorizzazione dei valori cronologici, nel quale ciascun giorno è identificato da un numero intero progressivo, mentre le frazioni decimali rappresentano porzioni di giorno equivalenti a ore, minuti e secondi.
Nel sistema di riferimento predefinito di Excel per Windows, il valore 1 corrisponde al 1° gennaio 1900, con un incremento unitario per ciascun giorno successivo.

Tale approccio, tuttavia, incorpora una anomalia storica: Excel considera il 1900 come anno bisestile, includendo pertanto la data 29 febbraio 1900, che non è mai esistita nel calendario gregoriano.
L’origine di questo errore risale alla necessità di mantenere la compatibilità retroattiva con il software Lotus 1-2-3, le cui prime versioni presentavano la medesima imprecisione. Sebbene questa discrepanza non influisca sui calcoli cronologici successivi al 1° marzo 1900, essa determina un disallineamento di un giorno nelle date antecedenti tale riferimento, costituendo un artefatto storico tuttora presente per motivi di interoperabilità.

È inoltre rilevante sottolineare che Excel non consente di eseguire calcoli o rappresentazioni su date antecedenti al 1° gennaio 1900, in quanto il sistema di numerazione seriale non contempla valori negativi o nulli per la gestione temporale. Di conseguenza, qualunque tentativo di elaborazione che coinvolga date anteriori a tale soglia risulta non supportato e produce errori o risultati privi di significato cronologico.

Un’ulteriore fonte di complessità deriva dalla coesistenza di due diversi sistemi di conteggio delle date:
:: Il sistema 1900, adottato nelle versioni di Excel per Windows, in cui il conteggio dei numeri seriali ha inizio dal 1° gennaio 1900;
:: Il sistema 1904, utilizzato nelle versioni per macOS, che assume come data iniziale il 1° gennaio 1904.

La differenza tra i due sistemi genera una discrepanza di 1.462 giorni (pari a quattro anni), per cui la medesima data può essere rappresentata da numeri seriali diversi a seconda della piattaforma. È pertanto necessario verificare e uniformare il sistema di data adottato prima di condividere o trasferire file tra ambienti operativi differenti, al fine di evitare incongruenze nei risultati dei calcoli cronologici e nelle analisi temporali.

Considerazioni conclusive e panoramica di sviluppo funzionalità relative alle date

L’analisi delle funzioni temporali di Microsoft Excel evidenzia come il software costituisca uno strumento di notevole efficacia per la gestione, l’elaborazione e l’analisi dei dati cronologici. calcoli di intervalli temporali, confronti tra date, proiezioni future e analisi di durate, con un grado di precisione adeguato alle esigenze della maggior parte delle applicazioni operative e analitiche. Attraverso funzioni dedicate come DATA.DIFF; DATA, GIORNO; MESE; ANNO; MUM.SETTIMANA; NUM.SETTIMANA.ISO; GIORNO.LAVORATIVO; GIORNI..LAVORATIVI.TOT, ADESSO; OGGI etc.,

Excel offre un’ampia gamma di strumenti per la manipolazione del tempo in contesti gestionali, finanziari, statistici e amministrativi. Tali funzioni consentono di determinare, ad esempio, il numero di giorni lavorativi tra due date, calcolare scadenze periodiche, generare serie temporali automatizzate o estrarre componenti specifiche di una data (anno, mese, giorno, giorno della settimana).

Inoltre, l’integrazione con le formule condizionali e con le funzioni logiche (come SE, E, O) permette di sviluppare modelli dinamici di pianificazione temporale, adattabili a scenari complessi e a condizioni variabili nel tempo.

Particolarmente rilevante è la possibilità di combinare le funzioni temporali con strumenti di analisi avanzata, come le tabelle pivot, i filtri cronologici dinamici e i grafici temporali, che consentono una rappresentazione visiva e sintetica dell’evoluzione dei fenomeni nel tempo.

Tale integrazione favorisce l’uso di Excel non solo come ambiente di calcolo, ma anche come piattaforma analitica per la gestione temporale dei dati, idonea a supportare processi decisionali basati su trend, previsioni e indicatori di performance.

In prospettiva, l’adozione di formule data-driven, combinata con l’uso delle funzioni personalizzate (LAMBDA) e delle funzionalità di automazione (Power Query, Power Pivot, VBA), amplia ulteriormente le possibilità di trattamento e calcolo sulle date.
Ciò consente di realizzare modelli sofisticati, capaci di adattarsi in modo dinamico alle variazioni dei dati di input, mantenendo la coerenza temporale dell’intero sistema informativo.

In sintesi, Excel si configura come un ambiente estremamente versatile per la gestione del tempo e delle sue dimensioni analitiche.
La sua architettura consente di passare agevolmente dal calcolo puntuale di date specifiche alla costruzione di modelli previsionali e gestionali complessi, confermandone il ruolo centrale come strumento di analisi temporale nei contesti professionali, aziendali e di ricerca.

Alcuni di questi elementi di sviluppo possono essere consultati nelle seguenti sezioni:

[1] Approfondimento sulla Funzione DATA.DIFF
[2] Le funzioni sui giorni lavorativi
[3] Gestione delle date nelle tabelle Pivot
Molti altri argomenti di approfondimento sulle fate sono reperibili e linkati nel sommario generale del sito.