Preparare la stampa del Foglio di lavoro di Excel

La preparazione e l'impostazione di un documento per la stampa è una delle operazioni più comuni da svolgere quando si lavora con i Fogli di lavoro di Excel.
Per gestire queste impostazioni, si utilizza la scheda "Layout di Pagina", che offre diversi strumenti per organizzare al meglio il foglio Excel.
Nella scheda "Layout di Pagina", è possibile accedere alle opzioni avanzate cliccando sui piccoli pulsanti situati in basso a destra di alcune sezioni specifiche (vedi immagine di cui sotto).
Questi pulsanti permettono di aprire la finestra "Imposta Pagina", che offre un controllo più dettagliato su aspetti come l'orientamento del foglio, i margini, la dimensione della carta, l'area di stampa e altre impostazioni di formattazione necessarie per impaginare correttamente i dati nel foglio di lavoro.
In questo modo, Excel consente di gestire in maniera precisa e completa ogni aspetto della configurazione della pagina, rendendo il processo di stampa semplice e personalizzabile in base a specifiche necessità del documento.

La Finestra di dialogo Imposta pagina

La finestra di dialogo "Imposta pagina" in Excel è strutturata in quattro schede principali: Pagina, Margini, Intestazione/Piè di pagina e Foglio.
Ogni scheda consente di configurare specifiche impostazioni per ottimizzare la presentazione e la stampa del foglio di lavoro.
Nella scheda Pagina, è possibile regolare l'orientamento (orizzontale o verticale), la scala di stampa e il formato della carta.
La scheda Margini permette di personalizzare lo spazio tra i bordi del foglio e il contenuto, offrendo la possibilità di centrare i dati orizzontalmente o verticalmente.
La scheda Intestazione/Piè di pagina consente di aggiungere o modificare elementi ripetitivi, come numeri di pagina, titoli o note, che appariranno in alto o in basso in ogni pagina stampata.
La scheda Foglio è dedicata alle opzioni per includere o escludere elementi come la stampa delle griglie, dei titoli o delle righe di intestazione ripetute, e permette di selezionare l'area di stampa.
Oltre ad accedere a questa finestra tramite la scheda "Layout di Pagina", è possibile farlo anche attraverso la scheda File della Barra Multifunzione. Dopo aver selezionato Stampa, è disponibile un collegamento nella parte inferiore sinistra che consente di aprire la finestra "Imposta pagina".
È importante notare che, accedendo alla finestra "Imposta pagina" dal backstage di Excel (ossia attraverso la scheda File), alcune opzioni della scheda Foglio non sono disponibili per la configurazione.
Questo limite è collegato al fatto che dal backstage di Excel non è possibile andare a selezionare i dati sul foglio di lavoro. Pertanto, per avere accesso completo a tutte le opzioni, è preferibile aprire "Imposta pagina" direttamente dalla scheda Layout di Pagina.

Imposta pagina di Excel: la scheda Pagina

Nella scheda Pagina, sono presenti alcuni elementi strategici per ottenere una veloce impostazione di stampa.
In primo luogo è possibile definire l'Orientamento del Foglio di stampa (Verticale oppure Orizzontale), ed indicarne le Proporzioni.
Una volta consultata l'Anteprima di stampa, se il documento debordasse dal Foglio di stampa di poche righe o colonne, è possibile impostare l'opzione adatta ad una o più pagine di Larghezza per Altezza.
Formato. Questa opzione permette di selezionare la dimensione della carta che si vuole utilizzare. Nel menu a discesa sono caricati i principali formati di fogli e di buste internazionali.

Imposta pagina di Excel: la scheda Margini

Nella scheda Margini in primo luogo è possibile impostare le distanze di stampa dai margini del foglio di lavoro. È inoltre possibile definire a quale distanza dal bordo superiore e inferiore del Foglio vanno organizzate le informazioni nell'intestazione e del piè di pagina.
Nella stessa pagina sono presenti le opzioni per Allineare al centro della pagina. in basso a sinistra della scheda Margini sono disponibili le caselle di selezione  Orizzontalmente e Verticalmente. Selezionando queste opzioni è possibile centrare nella pagina di stampa orizzontalmente o verticalmente i dati inseriti nel foglio di lavoro di Excel.

Imposta Pagina di Excel: la scheda Intestazione e Piè di pagina

Questo argomento assieme all'impostazione della numerazione delle pagine è trattato a parte nella nota: Excel: Imposta pagina | Intestazione, piè di pagina e numerazione pagine

Imposta pagina di Excel: la scheda Foglio

Nella scheda Foglio sono presente delle opzioni molto importanti che conviene considerare con una certa attenzione.
Area di Stampa. È possibile definire un'area di stampa del foglio di lavoro indicando l'intervallo con riferimenti assoluti delle celle.  Esempio: $B$2:$F$20, con questa sintassi verrebbe stampata l'area del foglio di lavoro compresa fra la cella B2 e la cella F20.
Stampa Titoli. Righe da ripetere in alto, Colonne da ripetere a sinistra. Con queste opzioni, qualora una tabella dovesse essere stampata su più fogli, per facilitare la lettura dei dati è possibile ripetere su ogni Foglio l'intestazione della prima/prime righe o della prima/prime colonne della tabella.
Stampa:
Griglia, Serve per stampare la grigli di Excel, nell'area del foglio interessata dalla presenza di valori. Se nonostante l'opzione griglia selezionata non venisse stampata, o se non la si visualizzasse nella anteprima di stampa, verificare che la l'opzione Qualità bozza non sia selezionata.
Bianco e nero, può essere importante selezionare questa opzione di controllo qualora, utilizzando una stampante a colori, si desiderasse stampare in bianco e nero, questo soprattutto per oggetti quali grafici e formattazioni colore.
Qualità Bozza, qualora la stampante disponesse della stampa veloce, è possibile selezionare questa opzione direttamente nella scheda Foglio. Se la stampante non dispone di questa possibilità pur selezionando la casella non si produrrà nessun effetto di stampa "veloce".
Intestazione di riga e colonna. Se si vuole stampare le intestazioni di righe e colonne del foglio di lavoro, ovvero le lettere e i numeri che caratterizzano le intestazioni della griglia di Excel. Questa opzione può tornare particolarmente utile qualora si riepilogassero dei commenti alla fine del Foglio di lavoro e si volesse individuare a quale cella sono riferiti.

Consideriamo ora a due opzioni davvero molto importanti: Commenti e Errori cella come.

Commenti,  questa opzione permette di gestire come verranno visualizzati i commenti. E' possibile selezionare in questa questa opzione tre diverse opportunità.
La prima (nessuno) per non stampare i commenti.
La seconda Alla fine del foglio per riepilogare alla fine della stampa i commenti in modalità testo (con un riferimento alle coordinate delle celle)
La terza Come visualizzati sul foglio per stampare i commenti così come sono visualizzati nel Foglio di lavoro ed eventualmente sovrapponsti a parte dei dati.

Errori cella come: in questa casella è possibile selezionare come devono essere visualizzti nella stampa i codici di errore.
Per impostazione predefinita, gli errori vengono stampati esattamente come sono visualizzati sul Foglio di lavoro
Per non stampare i codici di errore scegliere <vuoto>; è inoltre possibile visualizzare i codici di errore come un trattino doppio se si seleziona -- oppure visualizzarli tutti genericamente come #N/D.
Per un approfondimento sulla gestione del codice di errore vedi: Gestire messaggi di errore #N/D

Ordine di pagina. In Excel, se sono presenti più pagine affiancate e successive, per default vengono numerate e stampate procedendo dall'alto verso il basso e successivamente passando da sinistra verso destra. È possibile invertire questa impostazione dando una priorità orizzontale anzichè verticale. Nella finestra di dialogo Imposta Pagina, scheda Foglio, selezionare Priorità Orizzontale.

:: Molte delle opzioni presenti nella Finestra di dialogo Imposta pagina, sono raggiungibili anche nella scheda Layout di pagina presente sulla Barra multifunzione di Excel

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[Valter Borsato: marzo - 2017 | Ultimo aggiornamento 21/07/2024]