Capire il formato ORA in Excel: perché i calcoli con le ore non sono mai banali
Quando in un foglio Excel si lavora con valori formattati come orario (Formato ORA), può
rendersi necessario eseguire diversi tipi di calcoli quali ad esempio:
::
sommare le ore lavorative,
::
calcolare la differenza tra l’orario di entrata e quello di uscita,
::
moltiplicare le ore per una retribuzione oraria espressa in valuta.
Tuttavia, queste operazioni possono risultare meno immediate di quanto possa
sembrare, poiché il formato ora non segue il sistema decimale, ma quello sessagesimale (basato su 60 minuti e 60 secondi).
Questo comporta che i valori temporali, pur apparendo come ore e minuti, in realtà sono gestiti da Excel come frazioni di giorno, con conseguenze dirette nei calcoli e nelle conversioni numeriche.
In questa sezione vedremo come:
::
inserire correttamente i dati nel formato ora;
applicare e personalizzare la formattazione oraria;
::
convertire le ore in numeri decimali, per facilitarne l’uso nei calcoli economici o statistici;
:: gestire le principali operazioni aritmetiche con le ore in Excel.
A completamento della sezione, un breve video esplicativo riassume i passaggi fondamentali per comprendere e utilizzare in modo efficace il formato ora in Excel.
Contenuti: il formato numerico ora di Excel
Il Formato ORA di Excel
Le caratteristiche del formato ORA rendono le operazioni di calcolo in Excel meno immediate di quanto si possa pensare.
Per poter gestire correttamente somme, sottrazioni o moltiplicazioni con valori orari, Excel non memorizza le ore come semplici numeri interi, ma le traduce in una frazione di giorno.
In pratica, Excel considera l’arco delle 24 ore come l’unità di misura “1”.
Ogni orario viene quindi espresso come una parte di questa unità, calcolata dividendo l’ora per 24.
Ad esempio:
1 ora = 1/24 = 0,041666...
12 ore = 12/24 = 0,5
18 ore = 18/24 = 0,75
Questo significa che al di sotto di un orario visualizzato come 06:00, 12:00 o 18:00 si nascondono in realtà numeri decimali (rispettivamente 0,25 – 0,5 – 0,75).
Comprendere questa logica è fondamentale per eseguire calcoli corretti con il tempo, soprattutto quando si vogliono ottenere risultati in formato numerico o moltiplicare le ore per valori monetari.
Come Excel memorizza le ore: dal formato orario al valore numerico
A differenza delle date, che in Excel vengono gestite come numeri seriali progressivi, il formato ORA non corrisponde a un vero numero seriale. In questo caso, Excel rappresenta l’orario come una frazione di giornata, utilizzando un numero compreso tra 0 e 1 per coprire l’intero arco delle 24 ore.
La logica di rappresentazione
Excel considera una giornata intera come l’unità di misura base, pari a 1.
L’ora viene quindi calcolata come una parte (una frazione) di 1 giorno, secondo la seguente regola:
Valore numerico dell’ora = ore ÷ 24
Pertanto:
1 ora = 1/24 = 0,0416667
1 minuto = 1/(24×60) = 0,0006944
1 secondo = 1/(24×60×60) = 0,00001157
Ogni orario inserito ni fogli di Excel è pertanto la somma di queste frazioni rispetto al giorno intero.
Nel caso di 42:20, Excel non si ferma alle 24 ore, ma continua a incrementare la parte intera del valore numerico.
Il numero 1,77083 indica infatti
1 giorno intero (la parte intera “1”) più 18 ore e 20 minuti (la parte decimale “0,77083”).
Questo sistema consente al programma di effettuare correttamente calcoli con gli orari (somme, differenze o conversioni), pur richiedendo attenzione nel momento in cui si desidera visualizzare o convertire il risultato in ore decimali o valori di tempo.
Nella tabella sottostante sono riportati alcuni esempi di corrispondenza tra orari e valori numerici utilizzati da Excel.
Imputare correttamente il Formato ORA
Per digitare direttamente un’informazione nel formato ORA in Excel, è necessario utilizzare i due punti (:) per separare ore, minuti e secondi.
Ad esempio, digitando 6:30:00, Excel riconoscerà automaticamente il valore come orario e applicherà la formattazione corrispondente.
Se si desidera immettere un’ora nel formato a 12 ore (anziché nel formato a 24 ore), è sufficiente aggiungere uno spazio seguito da “a” o “p” dopo l’orario, per indicare rispettivamente AM o PM.
Esempio:
7:00 a → 07:00 del mattino
7:00 p → 19:00 di sera
Nel caso in cui non si specifichi “a” o “p”, Excel interpreterà l’orario secondo il formato a 24 ore.
Se non è necessario indicare i secondi, si possono omettere semplicemente:
1:30 corrisponde a un’ora e trenta minuti.
Qualora si volessero inserire anche i centesimi di secondo, è importante separarli dai secondi con una virgola, non con i due punti.
Ad esempio, per rappresentare 28 minuti, 25 secondi e 10 centesimi, si digiterà:
28:25,10
Convertire il tempo, in un formato numerico decimale attraverso una operazione aritmetica
Il modo più semplice per convertire un valore
espresso in formato ora in un numero equivalente su base decimale è
quello di moltiplicare il valore per il numero di ore, minuti o
secondi presenti in un giorno.
Ore = 24, Minuti = 1440, Secondi = 86400
Nell'immagine seguente nella colonna A del Foglio di lavoro sono elencate una
serie di ore che nelle successive colonne B, C e D sono trasformate nei
rispettivi numeri in formato decimale.
Osservazioni. Come spiegato in precedenza Excel il Formato ora viene memorizzato attraverso un numero, che varia da 0 a 1 per l’arco delle 24 ore di una giornata.
La trasformazione delle ore 3:30 nel numero 3,5 ha per altro
trasformato da sessagesimale a centesimale il formato dei minuti 30/60
corrispondono a 50/100.
Non va trascurato che le ore 3:30 corrispondo per Excel al numero 0,14583.
Mentre il risultato finale 3,5 ci restituisce un numero in formato decimale.
Convertire il tempo in formato numerico decimale, con la Funzione CONVERTI
Per convertire il tempo in un formato numerico decimale, in
alternativa all'operazione aritmetica è possibile applicare la Funzione
CONVERTI.
CONVERTI è una Funzione di Excel che appartiene al gruppo delle ingegneristiche,
e pur essendo una Funzione molto interessante è poco conosciuta e
conseguentemente poco applicata nei Fogli di lavoro.
:: La Funzione CONVERTI di Excel permette di convertire un numero da un sistema di unità di misura a un altro
(non solo il tempo, ma anche per le distanze, i pesi, e altre misurazioni
fisiche).
Nello specifico la Funzione ha tre argomenti: =CONVERTI(num;da_misura;a_misura)
Nella sottostane immagine viene applicata la Funzione CONVERTI.
Il primo argomento fa
riferimento al valore contenuto nella cella A, i due successivi argomenti
sono la trasformazione da giorno "day" in ore "hr", oppure minuti
"mn" a seconda
dell'obiettivo del calcolo.
Per prendere visione dei codici che la Funzione CONVERTI utilizza come argomenti
relativi a Tempo, nell'immagine è illustrata una tabella riepilogativa.
:: Per un approfondimento sulla Funzioni CONVERTI si rimanda a: Convertire un numero da un sistema di unità di misura all'altro
Come sommare ore e minuti in Excel
Per il conteggio delle ore è possibile usare la Funzione SOMMA. Va però posta MOLTA ATTENZIONE nell'applicare al risultato il formato numerico corretto !!
Esempio su come sommare il formato ora in Excel.
Nel foglio di lavoro successivamente raffigurato, si vuole effettuare il
calcolo dell'ammontare complessivo delle ore di lavoro settimanale.
Nella cella C10 è stata
impostata la seguente Funzione:
=SOMMA(C3:C8)
Il risultato che inizialmente Excel restituisce dalla
sommatoria presente nella cella C10 è di: 15:15 e ovviamente non corrisponde al
conteggio corretto!
Il motivo è che il formato ORA prevede un conteggio massimo fino al numero 24, e
totalizzate le prime 24 ore Excel riparte da 0 (non riesce pertanto a rendere
visibile un
calcolo cumulativo oltre il numero 24).
Per rendere visibile il risultato corretto della totalizzazione delle ore di lavoro è necessario aprire la scheda
Formato Celle e nella categoria Ora selezionare il formato
37:30:55.
Questa particolare
formattazione [37:30:55] permette ad Excel di applicare un
conteggio del tempo svincolato dal valore massimo di 24 tipico di questo formato
numerico.
Nella finestra di dialogo Formato celle, è possibile
considerare tutte le formattazioni che Excel prevede per il Formato numerico
ORA.
:: Consiglio. Per aprire velocemente la scheda Formato celle è possibile usare la combinazione CTRL + 1
:: Per un approfondimento sul Formato ora si rimanda a: Formattazione numerica, impostazione e personalizzazione del Formato data e ora
Come sottrarre le ORE (Esempio: calcolo entrata uscita lavoro)
Una situazioni frequente di calcolo con il formato
ora, è la differenza fra orari di entrata e uscita, per calcolare le ore di
lavoro.
Si tratta di una operazione di tipo aritmetico, come la precedente, senza ausilio di
Funzioni ed esemplificata nella
successiva immagine.
Nella tabella è stato ipotizzato un orario di lavoro
spezzato mattina pomeriggio.
Nella cella G3 è stata inserita la seguente Formula =D3-C3+F3-E3
ovvero la differenza fra l'uscita e l'entrata del mattino sommata
all'uscita meno l'entrata del pomeriggio.
Qualora i valori presenti nella colonna G dovessero successivamente essere
sommati, come descritto nel precedente punto, è fondamentale modificare la
formattazione del calcolo totale applicando il formato ora: 37:30:55
:: Per un approfondimento sulla costruzione di una tabella con un calcolo settimanale delle ore di lavoro si rimanda a: Calcolare le ore di lavoro ordinarie e straordinarie (Operazioni con il formato numerico ora)
Come moltiplicare ORE per un numero (Esempio: il calcolo di un compenso)
Se si vuole moltiplicare il numero totale delle ore per una retribuzione oraria, ci si
trova nella difficoltà di dover trasformare i minuti (espressi in formato
sessagesimale) in un corrispondente formato centesimale.
::Attenzione. Se dovessimo moltiplicare 22 ore e 50 minuti per una retribuzione oraria non
è possibile considerare l'ora come 22,5 (i 50 minuti sono 50/60 non 50/100).
Oltretutto, come spiegato all'inizio di questo tutorial, ricordiamo che Excel ha in salvato
l'orario delle 22:50 nel numero 0,951333 e pertanto l'eventuale moltiplicazione sarebbe per 0,951333 !
Come precedentemente spiegato, per trasformare i minuti espressi in sessantesimi nell'equivalente numerico espresso in centesimi, bisogna moltiplicare per 24.
(vedi esempio e immagine sottostante)
Il risultato di questa operazione rende possibile la successiva moltiplicazione per una retribuzione oraria.
Esempio di Moltiplicazione di un totale ore per un compenso orario
Consideriamo l'esempio di 12:50 ore, se questo numero
viene
moltiplicato per 24, si ottiene 12,83.
Il decimale 83 rappresenta la trasformazione dei 50 sessantesimi del formato ora
nell'equivalente rapporto su base centesimale.
Effettuata questa operazione è possibile moltiplicare
il valore ottenuto per una cifra numerica ad esempio in formato valuta.
Calcolare un compenso moltiplicando un totale ore per una retribuzione oraria, può essere sviluppato in un'unica Formula. Come illustrato nell'immagina sottostante è possibile inserire nella cella F3 la seguente operazione =B3*24*D3
Riassumendo. La difficoltà nel trattare le operazione sulle ore e minuti è dovuta al fatto che l'ora è divisa in 60 minuti, pertanto, qualora fosse necessario moltiplicare un valore ora per un numero, bisogna trasformare il valore dell'ora espresso su base sessagesimale nei corrispondenti centesimi.
Combinare il formato ORA con il formato DATA
Excel permette di combinare questi due formati numerici per consentire
operazioni di calcolo più complesse, ovvero quante ore sono trascorse a partire
da una preciso orario di una data.
L'elemento che supporta questo calcolo è legato al numero seriale progressivo
delle date a cui si aggiunge una parte decimale che va da 0 a 1 relativa
al formato ora.
Esempio. Nell'immagine sottostante è possibile verificare l'abbinamento del
numero seriale della data del 22/12/2020 con il numero 0,5 corrispondente alla
ore 12:00.
Il numero seriale 44186 rappresenta la data del 21/12/2020, il numero 44186,5
rappresenta invece una precisa ora (le 12:00) sempre del 21/12/2020
:: ATTENZIONE. Le date vengono memorizzate in Excel attraverso una numerazione
seriale.
Excel utilizza il sistema data 1900 ovvero il numero 1 corrisponde per Excel alla
data del 1/1/1900 e così a seguire per tutte le date successive, pertanto il numero
2 corrisponde al 2/1/1900 fino arrivare ai nostri giorni nei quali il numero 44.186
corrisponde al 21 dicembre 2020.
Approfondimento: perché il tempo è diviso in sessantesimi?
La suddivisione del tempo in ore, minuti e secondi deriva dal sistema sessagesimale dei Babilonesi, basato sul numero 60.
Questa scelta non fu casuale poiché 60 è un numero altamente divisibile (per 2, 3, 4, 5, 6, 10, 12, 15, 20 e 30), ideale per effettuare calcoli e suddivisioni regolari in un’epoca priva di strumenti di precisione.
Dall’astronomia e dal commercio, il sistema passò alla misurazione del giorno, integrandosi poi con la divisione egizia delle 24 ore.
Da quell’incontro nacque la struttura ancora oggi in uso: 24 ore, 60 minuti, 60 secondi.
La divisione in sessantesimi non riguarda solo il tempo, ma anche lo spazio: la circonferenza fu suddivisa in 360 gradi (sei volte sessanta), ogni grado in 60 minuti e ogni minuto in 60 secondi.
Questa corrispondenza tra la misura del tempo e quella degli angoli testimonia la stretta connessione tra astronomia, matematica e osservazione dei cieli.
Lo stesso linguaggio con cui oggi calcoliamo le ore, i minuti e i secondi deriva da quelle antiche tavole d’argilla incise con cunei e numeri.
È interessante notare come questa logica millenaria sopravviva intatta nei sistemi di calcolo contemporanei.
Anche in strumenti moderni come Excel, il tempo non è gestito in modo puramente decimale, ma conserva la sua natura “frazionaria”: ogni orario rappresenta una porzione del giorno intero, proprio come i Babilonesi suddividevano la volta celeste.
Così, quando scriviamo 9:00 e vediamo che Excel lo traduce nel numero 0,375, stiamo inconsapevolmente utilizzando una forma aggiornata della stessa matematica inventata migliaia di anni fa.
Ogni calcolo con il tempo, dunque, è un piccolo tributo alla sapienza di oltre cinquemila anni fa.
Considerazioni conclusive
Il formato ORA in Excel è uno di quegli aspetti che, a prima vista, sembrano semplici e intuitivi, ma che rivelano presto una struttura logica più complessa.
Lavorare con le ore significa, in realtà, confrontarsi con un sistema che non appartiene al mondo dei numeri decimali, ma a quello sessagesimale, ereditato dalla suddivisione del tempo in ore, minuti e secondi.
Excel traduce questa dimensione “umana” in una rappresentazione matematica frazionaria, dove il giorno intero è pari a 1, e ogni ora o minuto è solo una parte di quell’unità.
Questa scelta progettuale, necessaria per permettere calcoli coerenti, crea però una distanza percettiva tra ciò che vediamo e ciò che Excel “vede”.
L’utente legge un orario, ma Excel elabora un numero.
È in questo scarto che nascono gli errori più frequenti: somme che non tornano, risultati che sembrano incomprensibili o moltiplicazioni che restituiscono valori lontani dalle aspettative.
Comprendere la natura numerica del tempo in Excel è quindi essenziale.
Significa capire che dietro ogni orario digitato c’è un valore decimale proporzionale all’intero giorno, e che ogni calcolo si fonda su questa logica.
Da qui discende la necessità di usare correttamente i formati, di scegliere le giuste visualizzazioni e, talvolta, di convertire il tempo in numeri decimali per ricondurlo al linguaggio della misura economica o statistica.
Il formato ora, dunque, non è solo una questione di formattazione, ma un piccolo esercizio di traduzione tra due mondi: quello umano del tempo e quello matematico della macchina.
[Valter Borsato - Febbraio 2014 | aggiornato riscritto il 27/04/2023 | ultimo aggiornamento: 07/11/2025]