Come gestire e modificare il formato data e ora in Excel e creare formattazioni personalizzate

La formattazione numerica data e ora in Excel

Le date e gli orari rappresentano uno dei valori più frequentemente inseriti e utilizzati nei fogli Excel, nonostante questo, la loro gestione può risultare a volte piuttosto complicata.
Uno dei principali motivi di difficoltà riguarda la loro formattazione. Excel permette di visualizzare la stessa data o lo stesso orario in molteplici formati, come ad esempio "gg/mm/aaaa", "mm/gg/aaaa", o con abbreviazioni quale ad esempio "24-Ott-2024".
Questa flessibilità nella formattazione può portare a confusione, soprattutto quando si confrontano celle che apparentemente sembrano contenere informazioni diverse, pur rappresentando in realtà la stessa data o il medesimo orario.
Un ulteriore motivo di difficoltà, forse meno evidente ma altrettanto importante, è la modalità con la quale Excel gestisce la registrazione delle date e degli orari.
Indipendentemente dal formato che si sceglie per visualizzare la data o l’ora, Excel memorizza questi valori applicando un valore numerico specifico.
In particolare, Excel gestisce il calcolo delle date utilizzando un sistema di numeri seriali, in cui ogni data è rappresentata da un numero intero univoco. Questa serialità numerica parte dal 1 gennaio del 1900 che viene rappresentato con il numero 1. Il 2 gennaio del 1900 sarà il numero 2 e così via fino ai giorni attuali.
Ad esempio, il 1° gennaio 2025 viene memorizzato come il numero 45658.
Analogamente, anche gli orari vengono memorizzati numericamente, ma come frazioni decimali di un giorno, dove 0,5 rappresenta mezzogiorno (la metà esatta di una giornata) e 0,75 le 18 del pomeriggio e così via.
Questa gestione standardizzata permette ad Excel di eseguire calcoli sulle date e sugli orari con precisione, ma può confondere chi non conosce la differenza tra visualizzazione del valore (formattazione) e il numero seriale che lo rappresenta.
Per esempio, due date possono apparire in formati completamente diversi, ma Excel le riconoscerà come uguali se il valore numerico seriale a loro attributo è il medesimo.
Di conseguenza, per evitare problemi nella gestione delle date e degli orari, è fondamentale comprendere sia la versatilità della visualizzazione sia il sistema interno di registrazione che Excel applica a questa tipologia di dati.
Solo così sarà possibile sfruttare appieno la potenza di calcolo del programma e prevenire errori che potrebbero derivare da una errata comprensione di questi valori.

Questa sezione del sito esplora solo le varie opzioni di formattazione disponibili per la gestione di date e orari.
Le Funzioni di calcolo riguardanti data e ora sono trattate nelle specifiche sezioni (vai al menu principale argomenti sezione Funzioni data ora)

FORMATTARE DATA E ORA

[1] - Il formato numerico delle date (testo numero)
[2] - Formato data predefinito in Excel (Impostazioni regionali del formato data)
[3] - Modificare i formati predefiniti di data e ora in Excel
[4] - Applicare rapidamente la formattazione predefinita di data e ora in Excel
[5] - Modificare il formato della data in Excel
[6] - Come convertire il formato della data in un'altra lingua (Esempio americano o europeo)
[7] - Creazione di un formato data personalizzato in Excel: le opzioni personalizzato della scheda formato celle
[8] - Creazione di un formato ora personalizzato in Excel
[9] - Combinare assieme il formato DATA e ORA di Excel

Il formato numerico delle date (testo numero)

Un elemento cruciale nella gestione delle date è la loro corretta formattazione "numerica".
Quando le date vengono importate da altri software, può capitare che il loro formato sia testuale anziché numerico, impedendo di conseguenza l'esecuzione di operazioni di calcolo su tali valori.
Un problema che spesso si riscontra in alcuni software è l'utilizzo del punto come separatore tra giorno, mese e anno. Questo tipo di formattazione non viene riconosciuto da Excel, che di conseguenza tratta queste informazioni come testuali.

Come accennato nell'introduzione, la principale differenza tra una data formattata come testo e una data numerica risiede nel fatto che Excel assegna un numero seriale solo alle date che ritiene valide.
Le date non riconosciute come tali da Excel vengono conseguentemente trattate come testo e pertanto non possono essere utilizzate per calcoli o operazioni temporali.
Il numero delle date è alla base del sistema di calcolo utilizzato da Excel per eseguire operazioni come differenze tra date o ordinamenti cronologici.
Quando una data non viene correttamente identificata come tale, non viene attribuito il numero seriale, rendendo impossibile qualsiasi calcolo.
Un modo semplice per verificare se una data è stata correttamente riconosciuta da Excel è osservare il suo allineamento nella cella.
Le date valide, a cui è stato assegnato un numero seriale, sono allineate a bordo destro delle celle.
Al contrario, le date trattate come testo vengono allineate a sinistra.

:: Nota. Se una data non è riconosciuta come numerica, è possibile applicare diverse funzioni specifiche di Excel, come DATA, DATA.VALORE, o persino SOSTITUISCI per correggere il problema e renderla conseguentemente idonea alle operazioni di calcolo.

:: APPROFONDIMENTO. Anche eventuali date inesistenti vengono trattate come testo.
Ad esempio l'anno 2025 non è bisestile. Se erroneamente venisse inserita una date del 29/02/2025 non disponendo Excel di un numero seriale da attribuirle verrebbe inserita come testo. Anche le date antecedenti il 1/1/1900  vengono trattate come testi.
Conseguentemente su tale date Excel non può effettuare operazioni di calcolo.
:: NOTA. L'idea di rappresentare le date come numeri seriali non era del tutto nuova. Altre applicazioni software e linguaggi di programmazione già utilizzavano sistemi simili per gestire il tempo e le date. Ad esempio, sistemi come Unix Time (che inizia il conteggio dal 1º gennaio 1970) rappresentano anch'essi il tempo in forma numerica per semplificare i calcoli.

Formato data predefinito in Excel (Impostazioni regionali del formato data)

Quando si lavora con le date in Excel, le diverse tipologie dei formati della data, sia in cifre che testuale, vengono definiti da impostazioni regionali configurate dal sistema operativo di Windows.

Nella finestra di dialogo "Formato celle", Excel elenca tutta una serie di formati predefiniti per le date, ore, numeri e altri tipi di valori.
Per evidenziare che tali formati sono personalizzati in base alla localizzazione geografica, Excel utilizza il simbolo (*) accanto a essi. Questo simbolo indica che il formato selezionato si adatta automaticamente alle impostazioni locali del computer, come il paese o la lingua, assicurando una corretta visualizzazione dei dati in base alle convenzioni regionali.
L'asterisco pertanto indica che il formato data selezionato non è fisso, ma dipende automaticamente dalle impostazioni regionali del sistema operativo.

Esempio. Le impostazioni regionali di Windows per l'Italia, prevedono che una data venga visualizzata nel formato breve come "16/10/2024" (gg/mm/aaaa), mentre in formato testo viene visualizzata come "mercoledì 16 ottobre 2024" (gggg gg mmmm aaaa)
Se le impostazioni venissero modificate come Stati Uniti, il formato numerico della data registrato non cambierebbe (IL NUMERO SERIALE NON VIENE MODIFICATO) ma la data breve verrebbe visualizzata come "10/16/2024"  (mm/dd/yyyy)
Excel adatta automaticamente le date sulla base delle convenzioni locali, evitando modifiche manuali.

:: NOTA. I formati predefiniti (quelli contrassegnati dall'asterisco) sono dinamici, il che significa che si aggiornano in base alle preferenze di sistema. Tuttavia, se si sceglie un formato senza asterisco, la data manterrà lo stesso aspetto indipendentemente dalle modifiche delle impostazioni regionali di Windows.
Questo è particolarmente utile per garantire coerenza in contesti internazionali o nelle tabelle condivise fra persone residenti in regioni diverse.

Modificare i formati predefiniti di data e ora in Excel

Per impostare sul proprio sistema un formato di data e/o ora diverso da quanto predefinito linguisticamente da Windows, ad esempio per passare dal formato data Italiano quello americano, è necessario accedere al Pannello di controllo di Windows.
Una volta avviato pannello di controllo selezionare "Orologio e Area Geografica" e successivamente  "area geografica".
Nella scheda "Formati", sotto la sezione "Formato", è possibile selezionare la regione desiderata.
A quel punto, il formato di data e ora può essere modificato cliccando sulla freccia accanto al formato da cambiare e scegliendo quello preferito dal menu a tendina.
Nello stesso pannello è possibile dettagliatamente scegliere l'impostazione della Data breve; Data estesa; Ora breve; ora estesa, e anche il primo giorno della settimana.

Applicare rapidamente la formattazione predefinita di data e ora in Excel

Microsoft Excel offre due formati predefiniti per visualizzare le date (data in cifre e data estesa) e uno per il formato ora.
Questi formati, come precedentemente spiegato, vengono stabiliti in base alle impostazioni regionali del sistema operativo e determinano come le date e gli orari vengono visualizzati nelle celle di Excel.
Per modificare rapidamente il formato di una data o di un'ora in Excel e riportarlo a uno dei formati predefiniti, è possibile seguire questi semplici passaggi:
Selezionare le celle contenenti le date che si desidera formattare.
Nella scheda "Home" della barra multifunzione, nel gruppo pulsanti "Numeri". Fare clic sulla freccia accanto alla casella "Generale" per aprire l'elenco dei formati disponibili.
Selezionare successivamente il formato desiderato: "Data in cifre", "Data estesa" o "Ora".

Modificare il formato della data in Excel

Nei fogli di lavori di Excel, le date possono essere visualizzate in diversi modi e personalizzate secondo le varie esigenze.
Quando si desidera modificare il formato della data in una cella o in un gruppo di celle, il metodo più semplice consiste nell'utilizzare la finestra di dialogo "Formato celle", che offre una serie di formati predefiniti tra cui scegliere.
Per aprire la finestra di dialogo formato celle scheda numeri numeri basta cliccare sulla piccola freccetta nera inclinata presente in basso a destra nel gruppo pulsanti Numeri (scheda Home)

:: SCORCIATOIE. E' possibile aprire direttamente la finestra di dialogo Formato celle premendo la combinazione di tasti Ctrl+1. In alternativa, è possibile fare clic con il tasto destro del mouse sulle celle selezionate e scegliere "Formato celle..." dalla tendina del menu contestuale.

IN primo luogo selezionare la celle o le celle sul foglio di lavoro con le date.
All'interno della finestra "Formato celle", è necessario selezionare la scheda "Numero", dove si trova un elenco di categorie di formattazioni e selezionare "Data". Verranno visualizzate varie opzioni di formattazione. A questo punto, sotto la sezione "Tipo", si può scegliere il formato data desiderato.
Una volta selezionato il formato, nella casella "Esempio" comparirà un'anteprima che mostra come verrà visualizzata la prima data presente nelle celle selezionate.
Se l'anteprima nel campo Esempio è soddisfacente, basta fare clic su "OK" per confermare le modifiche e applicare il nuovo formato alle celle, chiudendo così la finestra di dialogo.

Come convertire il formato della data in un'altra lingua (Esempio americano o europeo)

Qualora si avesse un file che contiene date con un formato di un'altra nazione, è probabile che si desideri convertirle nel formato utilizzato nel proprio paese.
Ad esempio, se le date sono nel formato americano (mese/giorno/anno), ma si preferisce il formato europeo (giorno/mese/anno), si può facilmente effettuare la conversione in Excel.
Il metodo più semplice per modificare il formato delle date in base a quello utilizzato in un'altra lingua è il seguente:
PPer prima cosa, seleziona le celle contenenti le date da convertire.
Poi, premere trl + 1 per aprire la finestra di dialogo "Formato celle". (oppure accedere attraverso il pulsante in basso a destra presente nel gruppo pulsanti Numeri della scheda principale Home).
All'interno di questa finestra (vedi immagine sottostante) seleziona la lingua desiderata dal menu "Impostazioni locali (località)" e infine confermare facendo clic su "OK" per applicare le modifiche.
In questo modo, Excel adatterà automaticamente le date al formato località selezionato, senza necessità di ulteriori operazioni manuali.

 

Creazione di un formato data personalizzato in Excel: le opzioni personalizzato della scheda formato celle

Se i formati di data predefiniti di Excel non soddisfano le necessità, è possibile crearne uno personalizzato. Cliccando sulla ccategoria: Personalizzato.
Nel campo Tipo: è possibile programmare manualmente il tipo di formattazione da applicare alla data.

Il modo più semplice per impostare un formato data personalizzato in Excel è partire da un formato esistente simile a quello desiderato.br> NNello specifico nell'immagine di cui sopra è stato scelto gg/mm/aaaa.
Nella struttura del formato che si visualizza all'interno del campo Tipo:  è possibile apportare le modifiche al formato visualizzato applicando i codici presenti nella tabella di seguito raffigurata.

Alcuni esempi su come creare un formato data personalizzato in Excel. br> Nel campo "Tipo" è possibile impostare i codici in modo che il giorno della settimana venga visualizzato in forma abbreviata utilizzando "ggg" (il risultato ottenuto sarà: Lun, Mar, Mer).
Successivamente, si potrebbe inserire uno spazio seguito da "gg" per visualizzare il giorno in cifre.
Se si preferisse un trattino al posto della barra classica come separatore, è possibile inserirlo.
Infine, per visualizzare il mese in formato testo, si può inserire "mmmm", mentre "aaaa" serve per rappresentare l'anno con quattro cifre.
Nell'immagine sottostante è possibile considerare impostazione e l'esempio dell'anteprima.

Creazione di un formato ora personalizzato in Excel

Con una modalità di accesso al menu della personalizzazione uguale al formato data, è possibile procedere anche per il formato ora.
Quando si imposta un formato di ora personalizzato in Excel, è possibile utilizzare i seguenti codici.

:: APPROFONDIMENTO.
Quando si lavora con il formato ora in Excel, nel calcolo delle ore lavorative settimanali o mensili,  può verificarsi un problema quando si superano le 24 ore.
Se si utilizza il formato standard, Excel resetterà il conteggio dell'ora restituendo zero "0" una volta superato il valore di 23:59.
Ad esempio, se si sommano le ore di lavoro di più giorni e il totale supera le 24 ore, Excel mostrerà solo le ore rimanenti dopo il ciclo completo delle prime 24 ore, anziché la somma totale delle ore effettive.
Per evitare questo problema e consentire il corretto calcolo di ore, minuti e secondi, è necessario utilizzare una formattazione personalizzata che permetta di visualizzare le ore escludendo l'azzeramento dopo 24 ore.
La soluzione consiste nell'impostare il formato celle in modo che Excel possa conteggiare le ore cumulative superando le 24.
Per farlo, è necessario: Selezionare le celle in cui si desidera applicare il formato. Premere Ctrl + 1 per aprire il dialogo "Formato celle".
Nella scheda "Numero", scegliere "Personalizzato" dall'elenco delle categorie.
Nella casella "Tipo", inserire il seguente formato: [hh]:mm.
Con questa impostazione, Excel non si limiterà a visualizzare solo il ciclo giornaliero delle ore (da 0 a 23), ma permetterà di visualizzare il totale delle ore cumulative, anche se queste superano le 24.
Il simbolo delle parentesi quadre intorno al codice "hh" consente a Excel di superare questo limite, mostrando il numero totale di ore effettive accumulate, evitando il reset a zero.

Nell'immagine sottostante vengono proposti alcuni esempi di impostazione personalizzata del formato ora.

Combinare assieme il formato DATA e ORA di Excel

In Excel, le date vengono memorizzate come numeri interi, mentre le ore sono rappresentate come frazioni di questi numeri.
Questo sistema consente di combinare facilmente date e orari in un unico valore numerico.
Ad esempio, la data del 16 ottobre 2024 è rappresentata dal numero seriale 45581.
Questo numero intero indica il numero di giorni trascorsi a partire dal 1° gennaio 1900, che è il giorno numero 1 nel sistema di calcolo di Excel.
Se vogliamo aggiungere un orario specifico a questa data, basta aggiungere una frazione decimale al numero seriale.
Ogni ora del giorno è rappresentata come una parte del numero 1 (dove 1 corrisponde all'intero giorno).
Se, ad esempio, inseriamo il valore 45581,25 in una cella, stiamo indicando la data del 16 ottobre 2024, alle ore 6:00 del mattino.
Questo perché 0,25 rappresenta un quarto di giornata, cioè 6 ore su 24.
In questo modo, Excel ci permette di combinare facilmente date e orari in un'unica formula o cella, facilitando la gestione di operazioni temporali complesse.

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