Scorciatoie e trucchi da applicare in Word

Word è utilizzato quotidianamente da milioni di persone in tutto il mondo, ed è spesso considerato uno degli strumenti più semplici della suite Microsoft Office.
Tuttavia, questa percezione può essere fuorviante, poiché anche un programma apparentemente elementare come Word nasconde una serie di scorciatoie e funzionalità avanzate che molti utenti non conoscono o sottovalutano.
Esistono infatti numerose tecniche e trucchi che possono semplificare e ottimizzare l'uso di Word, rendendo il lavoro più efficiente e produttivo.
In questo sezione del sito, verranno illustrate alcune di queste scorciatoie, offrendo suggerimenti pratici per sfruttare appieno le potenzialità del programma.

Per quanto riguarda le comandi classici di scelta rapida da tastiera, si rimanda ad una specifica sezione: Gli indispensabili 35 comandi di scelta rapida per Word

1 - Trucchi Word: Inserire nel documento la data e l'ora aggiornabile

I campi relativi alla Data e Ora possono essere inseriti in un documento in modo tale che vengano aggiornati (in maniera dinamica) tutte le volte che si apre il file. Per inserire la data attuale è sufficiente premere ALT+Maiusc+D
Per inserire l'ora premere ALT+Maiusc+T
E' inoltre possibile nel menu Inserisci della Barra Multifunzione selezionare inserisci Data e ora.

2 - Trucchi Word: Selezionare parole e paragrafi di testo

Selezionare il testo è una delle operazioni che si effettua più frequentemente in Word. Per selezionare una sola parola è sufficiente fare un doppio clic su un punto qualsiasi della parola stessa. Se si volesse selezionare un intero paragrafo è sufficiente fare tre clic veloci su una parola qualsiasi del paragrafo di testo.

3 - Trucchi Word: selezionare righe, paragrafi o l'intero documento

Ancora scorciatoia e piccoli trucchi per la selezione del testo. Quando compare la freccia di selezione bianca lungo il bordo sinistro del documento, con un clic è possibile selezionare la riga di testo, con un doppio clic l'intero paragrafo ed infine con tre veloci clic l'intero documento.

:: Per selezionare l'intero documento è possibile applicare anche i comando CTRL+A

4 - Trucchi Word: ancora sulla selezione di testo ALT + tasto sinistro mouse

Un ulteriore metodo che permette di "catturare" facilmente aree di selezioni anche vaste (o ad esempio solo una colonna o una area di testo verticale) è quello di tenere premuto il tasto ALT, e selezionare l'area di testo interessata trascinando il mouse.
Una volta selezionata l'area rilasciare prima il tasto del mouse e successivamente il tasto ALT.

5 - Trucchi Word: salvare più frequentemente il documento

Per evitare di perdere dati a seguito di uno spegnimento del computer o un crash di sistema.
Nella scheda File, Opzioni cliccare su salvataggio, nella finestra a fianco alla voce Salvataggio documenti è possibile impostare ogni quanti minuti Word debba automaticamente salvare i documento. Per impostazione di default Word salva automaticamente ogni 10 minuti.

6 - Trucchi Word: creare automaticamente una copia di backup del documento

Quando si lavora ad un documento di Word può tornare utile creare una copia di backup del file, questo anche per avere l'opportunità di recuperare una versione precedente qualora si commettesse qualche errore o se per errore il file principale venisse cancellato o danneggiato. Per impostare la creazione automatica di una copia di backup nella scheda File, voce Opzioni cliccare su Impostazioni avanzate. Nella parte destra della finestra porre il flag di selezione sulla casella Crea sempre copia di backup.

Nel caso in cui il file originale venisse cancellato la copia di backup sarà comunque disponibile.
Il nome del file risulterà descritto con il suffisso “Backup di” a precedere il nome del documento (come da immagine sottostante). Inoltre, l’icona del file di backup, risulta leggermente diversa da quella originale di Word, è infatti presente una piccola freccia blu nell’angolo in alto a destra. La copia di backup viene creata automaticamente nella cartella di sistema del file originale e viene generata dal secondo salvataggio in poi.

7 - Trucchi Word: veloce zoom sul documento

Oltre ad utilizzare la slitta di impostazione dello zoom, presente nella parte inferiore destra della barra di stato, premendo e tenendo premuto il tasto CTRL, e contemporaneamente scorrendo la rotellina del mouse verso l’alto o verso il basso, è possibile ingrandire o ridurre lo zoom da applicare al documento di testo.

8 - Trucchi Word: visualizzare due documenti l'uno a fianco dell'altro

Qualora si disponesse di due documenti da consultare contemporaneamente, è possibile aprire entrambi i file che si desidera confrontare, e successivamente cliccare nella scheda Visualizza sul comando Affianca. E' possibile affiancare due finestre sullo stesso documento o su documenti diversi.

9 - Trucchi Word: confrontare due documenti l'uno a fianco dell'altro

Due documenti simili o versioni differenti e si vuole capire quale sia quello corretto da mantenere. Per impostare questo confronto nella scheda Revisioni cliccare su Confronta. Nella finestra di dialogo Confronta documenti dopo aver selezionato il primo documento (originale) allo stesso modo selezionare il secondo documento da confrontare e cliccare OK.
Word evidenzierà le differenze fra le due versioni contrassegnandole con dei colori.

10 - Trucchi Word: Come aprire, modificare un documento PDF

Spesso i documenti che riceviamo o che scarichiamo dal web sono salvati in formato PDF. Nelle versioni più recenti dell'office è possibile aprire e modificare un documento salvato come Portable Document Format.
Nella scheda File cliccare sul comando Apri e selezionare il file in formato PDF. Una volta cliccato apparirà una finestra di dialogo che notifica che nel processo di conversione, nel caso ci fossero elementi grafici, il documento convertito potrebbe non essere identico soprattutto nella formattazione e negli allineamenti. Per proseguire nella conversione è sufficiente farei clic sul pulsante OK.
Per un approfondimento: Salvare un documento Word in PDF - Importare e modificare un documento PDF in Word

11 - Trucchi Word: Gestire al meglio le correzioni automatiche

Non solo per correggere automaticamente quelli che possono essere dei comuni lapsus. Ma anche per impostare una veloce corretta imputazione di nomi stranieri (che ad esempio prevedano caratteri non presenti nella tastiera italiana) oppure per risolvere per esteso l'imputazione di acronimi o abbreviazioni di testo.
Per impostare nuove correzioni automatiche o per cancellare o modificare quelle di default presenti in word, nella scheda File, entrare in Opzioni  e successivamente scegliere Strumenti di correzione e Opzioni correzione automatica.
A questo punto nella tabella è possibile rimuove o aggiungere nuove correzioni automatiche che verranno inserite nel processo di digitazione dei testi.
Per un approfondimento: Word: correzioni ortografiche - Impostazione correzione automatica

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[Valter Borsato: pubblicato - 02/12/2016, Revisione 20/05/2024]