Convertire un documento Word in PDF

A partire da Office 2010, Microsoft Word e tutti gli altri programmi della suite Office hanno introdotto la possibilità di salvare i documenti direttamente in formato PDF, una funzione estremamente utile per garantire la portabilità e l'universalità dei file creati.
 Il PDF, acronimo di "Portable Document Format", è stato progettato per preservare il contenuto e la formattazione di un documento in modo tale che esso possa essere visualizzato correttamente su qualsiasi dispositivo, indipendentemente dal sistema operativo o dal software utilizzato.
Questo formato assicura che il documento appaia esattamente come è stato creato, senza rischi di alterazioni accidentali del layout o del contenuto, come spesso può accadere con i file Word aperti su versioni diverse del programma.
Il salvataggio di un file in PDF da Word è semplice e intuitivo: basta scegliere l'opzione "Salva con nome" e selezionare "PDF" come formato di destinazione.

ATTENZIONE: Questa sezione è esclusivamente dedicata a come salvare tutto il documento WORD o una parte di esso in formato PDF. Per le informazioni relative all'apertura e modifica di un File PDF in WORD si rimanda alla sezione: Convertire e modificare un documento PDF in Word

Perchè è importante il formato PDF

Il formato PDF, (Portable Document Format) è stato sviluppato da Adobe per creare dei documenti che possano essere visualizzati nello stesso identico modo su dispositivi diversi indipendentemente dall'hardware e dal software installati.
Grazie a questa importante caratteristica Il PDF risulta essere il formato maggiormente utilizzati per la distribuzione e l'inoltro di documenti sul web.

Word: salva con nome formato PDF

Per salvare un documento in formato PDF, nella scheda File della Barra Multifunzione cliccare su Salva con nome. Definito il nome del file (potrebbe rimanere del documento WORD poichè verrà comunque modificata l'estensione), nel campo Salva come sceglie formato PDF.

A questo punto si potrebbe fare clic direttamente sul pulsante Salva, e accettare le impostazioni di default del programma  oppure intervenire sulle opzioni che permettono alcune interessanti opzioni che conviene conoscere.

Fra le opzioni che possono essere impostate direttamente nella Finestra Salva con nome c'è la possibilità di selezionare la casella di controllo Apri file dopo la pubblicazione.
E' inoltre possibile ottimizzare la dimensione del file scegliendo fra: Standard (particolarmente indicata per una stampa di qualità) oppure Dimensione minima (indicata per pubblicazione online, o invio per posta elettronica del documento)
In questa finestra è inoltre disponibile il pulsante Opzioni... che permette di impostare cosa e come pubblicare del documento WORD all'interno del file PDF.

Word salva come PDF: impostazioni finestra opzioni

Cliccando sul pulsante Opzioni... viene aperta l'omonima finestra di dialogo (vedi immagine sottostante).
Intervallo pagine: Può risultare molto utile poter scegliere se del documento Word debbano essere salvati come PDF: Tutto il documento; la Pagine corrente; Un specifica area di testo selezionata; Oppure un definito intervallo di Pagine Da: A:
Elementi da pubblicare:
Pubblicare nel PDF solo il Documento WORD, oppure il Documento con i commenti (ovviamente se presenti).
Includi informazioni non stampabili:
E' possibile creare Segnalibri nel documento PDF utilizzando le intestazioni del documento oppure i segnalibri che in Word stesso sono stati creati
Proprietà del documento: ovvero il nome dell'autore, lo si legge (vedi immagine precedente) al di sotto dell'opzione Salva come.
Infine è possibile scegliere se pubblicare gli eventuali TAG presenti nel documento.
Opzioni PDF
In questa sezione ci sono ulteriori interessanti impostazioni.
Conforme a PDF/A. Il PDF/A è uno standard internazionale che definisce l'utilizzo del PDF per l'archiviazione e la preservazione dei documenti per assicurarne la conservazione del contenuto per lunghi periodi di tempo (N.B.: in Italia dal 2008 tutti i documenti per i quali vi è obbligo di conservazione o deposito devono essere in formato PDF/A).
Ottimizza la qualità dell'immagine, per garantire al massimo la qualità dell'immagine anche nel documento PDF
Testo bitmap se i tipi di caratteri non possono essere incorporati, questo permette di leggere comunque il documento (l'Incorporamento dei tipi di carattere nella pubblicazione garantisce che il carattere sia sempre disponibile, anche se si trasferisce la pubblicazione in un computer diverso).

Nella sottostante immagine è possibile prendere visione della disposizione delle opzioni nella finestra di dialogo. Le  opzioni selezionate nell'immagine sono quelle che WORD propone di default.

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[Valter Borsato: dicembre - 2018 | Ultimo aggiornamento 02/02/2024]