Tabella Pivot: Creare un modello di dati in Excel
La creazione di un modello di dati in Excel è una
procedura che consente di stabilire connessioni tra i dati contenuti in più
tabelle all'interno di un singolo file. Questo processo è fondamentale per
organizzare e analizzare in modo efficace grandi quantità di informazioni
provenienti da diverse fonti o sezioni del foglio di lavoro.
Il modello di dati permette di mettere in relazione tabelle diverse attraverso
la creazione di relazioni tra campi comuni, spesso chiamati
chiavi. Queste chiavi possono essere, ad esempio, un
identificatore univoco come un codice prodotto o un codice cliente, che consente
di collegare le informazioni tra una tabella e un'altra. Una volta stabilite
queste relazioni, diventa possibile analizzare i dati in modo più complesso e
approfondito, integrando informazioni provenienti da più tabelle senza doverle
necessariamente unire in un’unica struttura.
Un aspetto fondamentale del modello di dati è che consente di mantenere i dati
suddivisi in tabelle tematiche separate (come vendite, prodotti, clienti),
evitando così la duplicazione e la ridondanza delle informazioni. Ad esempio, se
si dispone di una tabella che contiene i dettagli delle vendite e un’altra che
include le informazioni sui clienti, è possibile collegarle tramite un campo
condiviso, come l'ID cliente. Questo permette di eseguire analisi incrociate tra
i dati delle vendite e i dati dei clienti senza dover replicare i dettagli
anagrafici dei clienti in ogni riga della tabella delle vendite.
Grazie a un modello di dati ben strutturato, è possibile sfruttare appieno le
potenzialità di strumenti avanzati come le Tabelle Pivot, i Grafici
Pivot e le Power Query, migliorando l'efficienza
dell'analisi dei dati.
Introduzione alle relazioni fra tabelle.
L'obiettivo principale di un sistema di archiviazione dati,
come un database, è eliminare la ridondanza, ovvero evitare la ripetizione
inutile di informazioni. Per raggiungere questo risultato, è fondamentale
suddividere i dati in diverse tabelle, ciascuna organizzata per argomento
specifico, in modo che ogni dato venga memorizzato una sola volta.
Ad esempio, immagina una tabella che rappresenta i prodotti venduti e che
include i dati anagrafici dei venditori. Se ci sono solo una decina di venditori
ma centinaia di processi di vendita, archiviare tutto in un'unica tabella
comporterebbe la ripetizione costante delle informazioni sui venditori per ogni
vendita effettuata. Questo approccio funziona tecnicamente, ma porta a una
notevole ridondanza di dati, aumentando inutilmente la dimensione del database e
rendendo più complessa la gestione e la manutenzione delle informazioni.
Una soluzione più efficiente è organizzare i dati in più tabelle separate: una
per i processi di vendita e una per l'anagrafica dei venditori. In questo modo,
le informazioni sui venditori non vengono ripetute per ogni transazione, ma
archiviate una sola volta in una tabella dedicata.
Per creare una relazione tra queste due tabelle, è necessario condividere un
campo comune, come ad esempio un codice venditore. Nella
tabella dei prodotti venduti si può inserire soltanto questo codice, mentre la
tabella dell'anagrafica dei venditori contiene tutti i dettagli relativi ai
venditori associati a quel codice. Grazie a questo collegamento, il sistema è in
grado di mettere in relazione i dati delle due tabelle, consentendo di associare
facilmente i venditori ai prodotti venduti senza duplicare continuamente le
informazioni anagrafiche.
Questo approccio, noto come normalizzazione dei dati, garantisce una gestione più ordinata, riduce lo spreco di spazio
e migliora l'efficienza complessiva del database, facilitando anche eventuali
aggiornamenti e modifiche ai dati.
Analisi dati Pivot: come creare una relazione fra tabelle
Come esempio di spiegazione, vengono considerate due tabelle,
una che contiene una serie di prodotti venduti (in questa è presente un campo
che si chiama cod. prodotto) e una seconda tabella nella quale per ogni codice prodotto
viene descritta
la tipologia e l'iva da applicare. (vedi immagine sottostante).
:: Prima di iniziare, è fondamentale accertarsi che nella cartella di lavoro Excel siano contenute le due tabelle e che in ognuna delle due tabelle sia presente una colonna sulla quale sia possibile impostare il mapping.
Per facilitare il riconoscimento delle tabelle da parte della Pivot formattare i dati come
Tabella (Scheda Inserisci comando Tabella).
Una volta formattata come tabella nella scheda Progettazione Tabella assegnare un nome rappresentativo.
Nel caso dell'esempio la prima tabella è stata
denominate vendite e la seconda prodotti
:: Quando ad un intervallo di dati viene applicata una formattazione tabella, è
possibile attribuirle un nome, oltre ad applicare automaticamente filtri,
calcoli e specifici stili di
formattazione.
Per un approfondimento sull'applicazione del formato tabella si rimanda alla
sezione Applicare le proprietà
Tabella agli elenchi di Excel.
Creare una relazione nella tabella Pivot
Come esempio si prenda in considerazione le due tabelle "Vendite" e "Prodotti"
(sopra rappresentate) con in comune il campo Codice prodotto.
Una volta selezionata la tabella Vendite, nella scheda Inserisci
presente sulla Barra multifunzione cliccare sul pulsante Tabella Pivot.
Cliccato sul pulsante Inserisci Tabella Pivot si accede alla finestra di dialogo
Crea tabella Pivot nella quale è fondamentale selezionare
l'opzione Aggiungi questi dati al modello di dati. (vedi
immagine sottostante)
Impostare relazioni fra tabelle nella Pivot
Una volta creata la Pivot (dopo aver selezionato Aggiungi questi dati al modello di
dati), nel menu Campi Tabella
Pivot, sono presenti due opzioni Attivi e
Tutti.
Selezionando tutti è possibile vedere tutte le tabelle presenti
nella cartella di lavoro di Excel e cliccando sul triangolo a destra del nome
della tabella è possibile visionare tutti i campi dati.
Prima di procedere ad inserire i campi delle due
tabelle nell'area dati della tabella pivot (Colonne, Righe, Valori), è
necessario creare la relazione.
Per creare la relazione nella scheda Analizza
presente sulla Barra multifunzione, nel gruppo pulsanti Calcoli, cliccare su
Relazioni. Questo Pulsante permette di creare o modificare le relazioni fra le
tabelle presenti nello stesso report analisi dati Pivot.
:: Se l'opzione Relazioni non fosse disponibile, significa che il file di Excel
contiene sola una tabella!
Cliccato sul pulsante Relazioni, viene aperta la finestra di dialogo Gestisci relazione, nel menu posto a destra cliccare sul pulsante Nuova relazione per aprire la finestra di dialogo Crea relazione (Vedi immagine sottostante).
Nella Finestra di dialogo Crea relazione è possibile indicare quale campo della
prima tabella si vuole mettere in relazione con quale campo della Tabella
correlata.
Nell'esempio proposto nell'immagine è stata impostata la relazione
fra il campo cod. prodotto della tabella Prodotti, con il campo cod. prodotto
della tabella Vendite.
Impostata la relazione, cliccare su OK.
Una volta creata la relazione, sarà possibile impostare la tabella la Pivot. Nell'esempio raffigurato i campi Regione, Venditore e Fatturato provengono dalla tabella Vendite, mentre il campo tipologia appartiene alla tabella Prodotti.
Il risultato finale sarà la creazione di un report Pivot che elabora contemporaneamente le informazioni provenienti dalle due diverse tabelle Vendite e Prodotti.
[Valter Borsato: novembre - 2019 | Ultimo aggiornamento 02/05/2024]