Come aggiornare i dati presenti nelle Tabelle Pivot di Excel

Le Tabelle Pivot gestiscono le informazioni in una specifica aree di memoria (cache) che non viene automaticamente aggiornata da Excel.
La Tabella pivot è basata su una origine dati, quale ad esempio un intervallo di celle presenti sul Foglio di lavoro, e le informazioni vengono condivise grazie ad una cache di dati. Ogni volta che vengono modificati i valori presenti nell'intervallo di celle di origine, è necessario aggiornare i contenuti elaborati nell'analisi Pivot.
L'aggiornamento dei dati può essere fatto "manualmente" ma può essere anche in parte automatizzato.
Attraverso le opzioni è inoltre possibile definire delle specifiche azioni di aggiornamento relativamente ad alcune componenti della Tabella Pivot quali ad esempio: Filtri, dimensioni delle Colonne, Formattazioni, etc.

In questo tutorial vengono illustrate le diverse modalità per aggiornare i dati contenuti nelle Tabelle Pivot di Excel.
Viene inoltre trattata la scheda Opzioni Tabella Pivot nella quale è possibile gestire e impostare i processi di aggiornamento dei dati.

Contenuti del tutorial: Aggiornare i dati nelle tabelle Pivot di Excel (Comandi, Opzioni, Scorciatoie)

[1] - Aggiornare i dati nelle Tabelle Pivot (introduzione e caratteristiche).
[2] - Aggiornare i dati della Tabella Pivot (comandi e scorciatoie).
[3] - Aggiornare automaticamente una Tabella Pivot all'apertura del File.
[4] - Aggiornare la Tabella Pivot: Cambia origine dati.
[5] - Aggiornare i filtri di riga e colonna delle Tabelle Pivot.
[6] - Evitare modifiche della formattazione e dimensione delle colonne durante l'aggiornamento di una Tabella Pivot.

Aggiornare i dati nelle Tabella Pivot

All'interno delle tabelle di origine dati che vengono analizzate nelle Pivot possono essere effettuate due diverse azioni di modifica rispetto alle quali si rende necessario effettuare un aggiornamento:
:: Nella tabella vengono modificati o corretti alcuni valori.
:: Nella tabella vengono inserite delle nuove righe e/o colonne, ovvero viene modificata la dimensione della tabella stessa.

Nel caso della modifica e/o correzione dei dati è sufficiente aggiornare le informazioni nella Pivot con il comando Aggiorna.
Viceversa, nel caso di inserimento di nuove righe o colonne, è necessario ridefinire l'origine dei dati attraverso il comando Cambia origine dati.

Osservazione. Nel caso dell'aggiunta di nuovi dati, un'ulteriore differenza è se si tratta di una Tabella oppure di un semplice Intervallo di dati.
Nel caso di una Tabella sarà automaticamente la tabella stessa a riconoscere e considerare le nuove righe. In questo caso sarà sufficiente utilizzare il comando Aggiorna.
Nel caso di un Intervallo di dati, se vengono inserite delle colonne o delle nuove righe alla fine dell'elenco, è necessario ricorrere al comando Cambia origine dati.
:: Approfondimento sulla differenza fra tabelle e intervalli di dati: Le Tabelle di Excel (proprietà e comandi disponibili)

Aggiornare i dati nella Tabella Pivot (comandi e scorciatoie)

Utilizzare il comando Aggiorna presente nella scheda Analizza tabella Pivot

Nella scheda Analizza tabella Pivot presente sulla Barra multifunzione, nel gruppo pulsanti Dati cliccare direttamente sul pulsante Aggiorna.
Alla base del pulsante Aggiorna è presente una freccia che permette l'apertura di un menu, all'interno del quale viene resa disponibile anche l'opzione Aggiorna tutti.
Aggiorna tutti permette di aggiornare tutte le Tabelle Pivot eventualmente presenti nella cartella di Lavoro di Excel.

:: Se il processo di aggiornamento dei dati dovesse prolungarsi a lungo, con il pulsante Aggiorna stato è possibile controllare lo stato dell'aggiornamento oppure eventualmente bloccarlo cliccando sul comando Annulla aggiornamento.

Aggiornare la Tabella Pivot con un clic con pulsante destro del mouse

Per accedere velocemente all'aggiornamento di una Pivot, in un punto qualsiasi della Tabella fare un clic con il pulsante destro del mouse e nel successivo menu contestuale cliccare sull'opzione Aggiorna.

Aggiornare la Tabella Pivot con i comandi di scelta rapida

Per aggiornare una tabella Pivot è possibile utilizzare il comando di scelta rapida ALT+F5..
Per Aggiorna tutte le tabelle Pivot presenti nella cartella di lavoro di Excel CTRL+ALT+F5

Aggiornare automaticamente una Tabella Pivot all'apertura del File

Le opzioni delle Tabelle Pivot, prevedono la possibilità di configurare un aggiornamento automatico della Tabella ogni volta che il File contenente la Pivot viene aperto.
Questa opportunità può risultare particolarmente interessante se l'origine dei dati si trova su un File diverso ed è soggetto a frequenti modifiche dei valori.
Per impostare questo automatismo di aggiornamento, nella scheda Analizza tabella pivot cliccare a sinistra sul pulsante Tabella pivot e scegliere Opzioni.
Nella Finestra di dialogo Opzioni tabella pivot selezionare la scheda Dati e l'opzione: Aggiorna dati all'apertura del file.

 

Aggiornare la Tabella Pivot: Cambia origine dati

Dopo aver creato la Tabella Pivot, può capitare che l'intervallo dei dati di origine venga modificato aggiungendo nuove righe alla fine della tabella oppure nuove colonne.
In questo caso non è possibile utilizzare il comando Aggiorna, poichè le nuove informazioni sono collocate in un intervallo di celle diverso da quello originariamente individuato è pertanto necessario ridefinire l'area dell'intervallo di dati.
Per procedere, nella scheda Analizza tabella pivot fare clic sul pulsante Cambia origine dati...

Una volta cliccato il comando viene aperta la Finestra di dialogo Cambia origine dati tabella pivot, nella quale bisogna ridefinire l'area corretta da cui i dati prendono origine.
Qualora l'origine dei dati si trovasse su un altro file con il pulsante Selezione connessione... è possibile individuare una origine dati esterna.

Aggiornare i Filtri di riga e colonna delle tabelle Pivot

Quanto si Aggiorna una Tabella Pivot, se nell'origine dei dati vengono rimossi dei valori, oppure si correggono informazioni erroneamente inserite, i valori cancellati o erati continuano a rimanere disponibili nei Filtri di Riga e Colonna.
Questo problema non si riscontra per il campo Filtri (il filtro che viene collocato sopra alla Pivot).

Se oltre ad aggiornare i dati nella tabella Pivot, si vuole aggiornare anche la cache dei Filtri., nella scheda Analizza tabella pivot cliccare a sinistra sul pulsante Tabella pivot e scegliere Opzioni.

Nella scheda Dati della finestra di dialogo Opzioni tabella pivot modificare Numero di elementi da mantenere per campo impostando l'opzione Nessuno al posto di Automatico.

Evitare modifiche della formattazione e dimensione delle colonne durante l'aggiornamento di una Tabella Pivot

Durante il processo di aggiornamento dei dati capita frequentemente nella Tabella Pivot che la larghezza delle colonne e la formattazione delle celle venga modificata
Per evitare questo inconveniente nelle scheda  Analizza tabella Pivot, fare clic sul pulsante Tabella Pivot e successivamente scegliere Opzioni.
Nella scheda Layout e formato delle Opzioni tabella Pivot selezionare la casella: Mantieni formattazione celle all'aggiornamento e disattivare Adatta larghezza colonne all'aggiornamento.

Ringraziamenti.
Desidero ringraziare Enrico Galli nell'aver condiviso le sue conoscenze sull'impostazione delle tabelle Pivot relativamente all'aggiornamento della cache di memoria dei filtri.

Indice argomenti

[Valter Borsato: 10/02/2021]