Come aggiornare i dati presenti nelle Tabelle Pivot di Excel

Le Tabelle Pivot in Excel gestiscono le informazioni utilizzando un'area di memoria specifica chiamata "cache", che memorizza temporaneamente i dati provenienti dall'origine specificata.
Questa cache, tuttavia, non viene aggiornata automaticamente da Excel quando l'origine dati subisce modifiche.
La Tabella Pivot si basa su un'origine dati, che può essere un intervallo di celle all'interno del foglio di lavoro o altre fonti come database esterni. Le informazioni sono memorizzate nella cache della Tabella Pivot, che consente di ottimizzare le prestazioni e velocizzare l'elaborazione dei dati durante l'analisi.
Tuttavia, ogni volta che vengono modificati i valori nell'intervallo di celle di origine, la Tabella Pivot non riflette automaticamente questi cambiamenti.
Per garantire che i dati siano aggiornati correttamente, è necessario eseguire un'operazione di aggiornamento manuale o automatizzare parzialmente questo processo.
L'aggiornamento può essere eseguito tramite l'apposito comando "Aggiorna" nella scheda "Analizza" della Barra Multifunzione.
Questo comando consente di ricaricare i dati dalla fonte originale e aggiornare la cache, riflettendo eventuali modifiche o aggiunte nei dati di origine. Esiste anche la possibilità di automatizzare parzialmente il processo di aggiornamento, configurando specifiche opzioni.
Ad esempio, attraverso il menu "Opzioni Tabella Pivot", è possibile impostare Excel in modo che aggiorni automaticamente i dati ogni volta che viene aperto il file, oppure definire aggiornamenti automatici in base a determinate condizioni o eventi.
Oltre ai dati stessi, è possibile gestire l'aggiornamento di altre componenti della Tabella Pivot, come i filtri applicati, le dimensioni delle colonne e le formattazioni personalizzate, assicurando che l'analisi resti coerente con l'origine dati sottostante. In questo modo, l'utilizzo della cache e delle opzioni di aggiornamento garantisce flessibilità nella gestione delle Tabelle Pivot, permettendo all'utente di lavorare con dati sempre aggiornati e visualizzazioni che rispecchiano correttamente le modifiche effettuate nelle fonti originali.

In questo tutorial vengono illustrate le diverse modalità per aggiornare i dati contenuti nelle Tabelle Pivot di Excel.
Viene inoltre trattata la scheda Opzioni Tabella Pivot nella quale è possibile gestire e impostare i processi di aggiornamento dei dati.

Contenuti del tutorial: Aggiornare i dati nelle tabelle Pivot di Excel (Comandi, Opzioni, Scorciatoie)

[1] - Aggiornare i dati nelle Tabelle Pivot (introduzione e caratteristiche).
[2] - Aggiornare i dati della Tabella Pivot (comandi e scorciatoie).
[3] - Aggiornare automaticamente una Tabella Pivot all'apertura del File.
[4] - Aggiornare la Tabella Pivot: Cambia origine dati.
[5] - Aggiornare i filtri di riga e colonna delle Tabelle Pivot.
[6] - Evitare modifiche della formattazione dati e dimensione delle colonne durante l'aggiornamento di una Tabella Pivot.

Aggiornare i dati nelle Tabella Pivot

All'interno delle tabelle di origine dati analizzate dalle Pivot possono essere effettuate due diverse azioni di modifica rispetto alle quali si rende necessario effettuare un aggiornamento:
:: Nella tabella vengono modificati o corretti alcuni valori.
:: Nella tabella vengono inserite delle nuove righe e/o colonne, ovvero viene modificata la dimensione della tabella stessa.

Nel caso della modifica e/o correzione dei dati è sufficiente aggiornare le informazioni nella Pivot con il comando Aggiorna.
Viceversa, nel caso di inserimento di nuove righe o colonne, è necessario ridefinire l'origine dei dati attraverso il comando Cambia origine dati.

Osservazione. Nel caso dell'aggiunta di nuovi dati, un ulteriore elemento di differenza è se si tratta di una Tabella oppure di un semplice Intervallo di dati.
Nel caso di una Tabella sarà automaticamente la tabella stessa a riconoscere e considerare le nuove righe. In questo caso sarà sufficiente utilizzare il comando Aggiorna.
Nel caso di un Intervallo di dati, se vengono inserite delle colonne o delle nuove righe alla fine dell'elenco, è necessario ricorrere al comando Cambia origine dati.
:: Approfondimento sulla differenza fra tabelle e intervalli di dati: Le Tabelle di Excel (proprietà e comandi disponibili)

Aggiornare i dati nella Tabella Pivot (comandi e scorciatoie)

Utilizzare il comando Aggiorna presente nella scheda Analizza tabella Pivot

Nella scheda Analizza tabella Pivot presente sulla Barra multifunzione, nel gruppo pulsanti Dati cliccare direttamente sul pulsante Aggiorna.
Alla base del pulsante Aggiorna è presente una freccia che permette l'apertura di un menu, all'interno del quale viene resa disponibile anche l'opzione Aggiorna tutti.
Aggiorna tutti permette di aggiornare tutte le Tabelle Pivot eventualmente presenti nella cartella di Lavoro di Excel.

:: Se il processo di aggiornamento dei dati dovesse prolungarsi a lungo, con il pulsante Aggiorna stato è possibile controllare lo stato dell'aggiornamento oppure eventualmente bloccarlo cliccando sul comando Annulla aggiornamento.

Aggiornare la Tabella Pivot con un clic con pulsante destro del mouse

Per accedere velocemente all'aggiornamento di una Pivot, in un punto qualsiasi della Tabella fare un clic con il pulsante destro del mouse e nel successivo menu contestuale cliccare sull'opzione Aggiorna.

Aggiornare la Tabella Pivot con i comandi di scelta rapida

Per aggiornare una tabella Pivot è possibile utilizzare il comando di scelta rapida ALT+F5
Per Aggiorna tutte le tabelle Pivot presenti nella cartella di lavoro di Excel CTRL+ALT+F5

Aggiornare automaticamente una Tabella Pivot all'apertura del File

Le opzioni delle Tabelle Pivot, prevedono la possibilità di configurare un aggiornamento automatico della Tabella ogni volta che il File contenente la Pivot viene aperto.
Questa opportunità può risultare particolarmente interessante se l'origine dei dati si trova su un File diverso ed è soggetto a frequenti modifiche dei valori.
Per impostare questo automatismo di aggiornamento, nella scheda Analizza tabella pivot cliccare a sinistra sul pulsante Tabella pivot e scegliere Opzioni.
Nella Finestra di dialogo Opzioni tabella pivot selezionare la scheda Dati e l'opzione: Aggiorna dati all'apertura del file.

 

Aggiornare la Tabella Pivot: Cambia origine dati

Dopo aver creato la Tabella Pivot, può capitare che l'intervallo dei dati di origine venga modificato aggiungendo nuove righe alla fine della tabella oppure nuove colonne.
In questo caso non è possibile utilizzare il comando Aggiorna, poichè le nuove informazioni sono collocate in un intervallo di celle diverso da quello originariamente individuato è pertanto necessario ridefinire l'area dell'intervallo di dati.
Per procedere, nella scheda Analizza tabella pivot fare clic sul pulsante Cambia origine dati...

Una volta cliccato sul comando viene aperta la Finestra di dialogo Cambia origine dati tabella pivot, nella quale bisogna ridefinire la nuova area da cui i dati prenderanno origine.
Qualora l'origine dei dati si trovasse su un altro file con il pulsante Selezione connessione... è possibile individuare una origine dati esterna.

Aggiornare i Filtri di riga e colonna delle tabelle Pivot

Quanto si Aggiorna una Tabella Pivot, se nell'origine dei dati sono stati rimossi dei valori, oppure sono state corrette delle informazioni, i valori cancellati o errati continuano a rimanere disponibili nei Filtri di Riga e Colonna della Tabella pivot.
Questo problema non si riscontra per il campo Filtri (il filtro che viene collocato sopra alla Pivot).

Se oltre ad aggiornare i dati nella tabella Pivot, si vuole aggiornare anche la cache dei Filtri., nella scheda Analizza tabella pivot cliccare a sinistra sul pulsante Tabella pivot e scegliere Opzioni.

Nella scheda Dati della finestra di dialogo Opzioni tabella pivot modificare Numero di elementi da mantenere per campo impostando l'opzione Nessuno al posto di Automatico.

Evitare modifiche della formattazione dati e dimensione delle colonne durante l'aggiornamento di una Tabella Pivot

Durante il processo di aggiornamento dei dati capita frequentemente nella Tabella Pivot che la larghezza delle colonne e la formattazione delle celle venga modificata
Per evitare questo inconveniente nelle scheda  Analizza tabella Pivot, fare clic sul pulsante Tabella Pivot e successivamente scegliere Opzioni.
Nella scheda Layout e formato delle Opzioni tabella Pivot selezionare la casella: Mantieni formattazione celle all'aggiornamento e disattivare Adatta larghezza colonne all'aggiornamento.

Ringraziamenti.
Desidero ringraziare Enrico Galli nell'aver condiviso le sue conoscenze sull'impostazione delle tabelle Pivot relativamente all'aggiornamento della cache di memoria dei filtri.

Indice Generale Argomenti: EXCEL

[Valter Borsato: marzo - 2014 | Ultimo aggiornamento 14/06/2024]