La convalida dati di Excel: creare elenchi a discesa per imputare nelle celle dei valori predefiniti

La Convalida dati di Excel è uno strumento estremamente potente, progettato per garantire che i valori inseriti nelle celle di un foglio di lavoro rispettino determinati criteri predefiniti.
Questa funzionalità permette di verificare con precisione l'immissione dei dati, prevenendo errori o valori indesiderati che potrebbero compromettere l'accuratezza del database, sia per quanto riguarda dati testuali che numerici.
Attraverso la Convalida dati, è possibile creare elenchi a discesa (o menu a tendina), che offrono agli utenti un insieme limitato di scelte predefinite. Questa opzione è particolarmente utile quando è necessario standardizzare le risposte o i valori inseriti, ad esempio in un modulo o in un database condiviso, riducendo al minimo il rischio di errori di battitura o di inserimento.
In aggiunta agli elenchi a discesa, la Convalida dati consente di impostare una vasta gamma di regole e condizioni logiche, permettendo o meno l'accettazione di un determinato valore in base a specifici criteri. È possibile definire regole che limitano l'immissione a numeri interi, date, percentuali o anche a valori personalizzati basati su formule. Ad esempio, è possibile configurare una convalida che accetta solo numeri compresi in un certo intervallo, o che impedisce l'inserimento di un testo che non rispetta determinati requisiti.
Una delle caratteristiche più avanzate della Convalida dati è la capacità di utilizzare formule personalizzate per creare controlli su misura. Ad esempio, è possibile impostare una regola che accetta solo valori che non siano già presenti in altre celle, evitando duplicati, o che limita l'inserimento in base a condizioni complesse (come la verifica della relazione tra il valore inserito e quello di altre celle).
Inoltre, la Convalida dati permette di visualizzare messaggi personalizzati di avviso o errore quando un utente tenta di inserire un valore non valido.

Contenuto del tutorial: la Convalide dati ad elenco di Excel (Elenco a discesa)

[1] - Considerazioni introduttive sulle Convalide dati di Excel.
[2] - Creare un elenco a discesa programmando direttamente l'elenco all'interno dello strumento convalida dati.
[3] - Creare una Convalida dati ad elenco basata sui valori descritti in un intervallo di celle.
[4] - Creare una Convalida dati ad elenco basata su un intervallo denominato.
[5] - Il messaggio di Errore della Convalida dati.
[6] - Il messaggio di Input e la personalizzazione del messaggio di Errore della Convalida dati.

Considerazioni introduttive sulle Convalide dati di Excel

Le Convalide dati di Excel hanno lo scopo di definire delle limitazioni su quanto può inserito in una cella (o in un intervallo di celle) del Foglio di lavoro.
La Convalida dati più semplice e più applicata è sicuramente la creazione di un elenco di voci discesa.
La creazione di un elenco a discesa può avere più di uno scopo: semplificare l'immissione di dati, Impedire l'inserimento di errori oppure limitare l'immissione dati a specifici valori definite dall'utente. 

Creare un elenco a discesa programmando direttamente l'elenco dei dati all'interno dello strumento convalida

Valori separati con punto e virgola.

Probabilmente è il metodo più veloce per creare una Convalida dati ad elenco, soprattutto se la lista dei dati non è particolarmente lunga.
Si tratta di definire, intervallati da un punto e virgola, l'elenco delle voci che si vogliono proporre nella convalida.

Per procedere nella realizzazione di una Convalida dati ad elenco selezionare l’intervallo di celle o la singola cella a cui si vuole applicare la convalida.
Successivamente, nella scheda Dati, gruppo pulsanti Strumenti Dati, fare clic sul pulsante Convalida dati.

 

Cliccato su Convalida dati, si apre una Finestra di dialogo organizzata in 3 schede: Impostazioni; Messaggio di input; Messaggio di errore.
Nella prima scheda (Impostazioni) aprire la tendina Consenti: e all'interno di questa scegliere la voce Elenco
Una volta scelto Elenco compare un campo di inserimento Origine: all'interno del quale, separate con un punto e virgola, è possibile definire le voci dell'elenco a discesa della convalida.

Nell'esempio raffigurato nella sottostante immagine nel campo Origine: intervallati con il punto e virgola sono stati inseriti i capoluoghi di provincia del Veneto.
Nel definire l'elenco non sono stati inseriti spazi fra le voci.

 

Impostare le Opzioni di una Convalida dati ad elenco

La casella di controllo Ignora celle vuote permette di accettare la presenza di celle vuote. Viceversa, disattivando la casella di controllo si rende obbligatorio l’inserimento di un valore.

Definito che il tipo di Convalida che si vuole creare è un elenco, nella Finestra di dialogo Convalida dati viene messa a disposizione l'opzione Elenco nella cella. (vedi immagine di cui sopra)
Se si vuole ottenere un elenco a discesa è fondamentale che questa opzione sia selezionato. Viceversa, le regole della convalida rimangono comunque attive ma nella cella non viene reso disponibile l'elenco a discesa.

Creare una Convalida dati ad elenco basata sui valori descritti in un intervallo di celle

Se sul Foglio di lavoro (o in altri Fogli della cartella Excel) si dispone di un elenco, è possibile utilizzarlo quale base di dati per creare una convalida.
Nell'esempio illustrato nella sottostante immagine nell'intervallo celle H2:H7 sono inseriti i nomi delle città venete.
Per creare una convalida dati basata su un intervallo di celle, selezionare in primo luogo la cella in cui si vuole creare la convalida (nell'esempio la cella A1). Successivamente, nella scheda Dati cliccare su Convalida dati.
Nella Finestra di dialogo Convalida dati, (vedi immagine) nel campo Consenti: selezionare Elenco, e quale origine: definire l'intervallo di celle $H$2:$H$7

 

L'intervallo di celle su cui basare l'elenco a discesa, può essere definito anche su altri Fogli di lavoro. Per selezionare le celle è conveniente cliccare con il mouse dentro il campo Origine: e successivamente sempre con il mouse fare clic sul Foglio di lavoro, selezionare l'intervallo celle contenente la lista e premere invio.

Creare una Convalida dati ad elenco basata su un intervallo denominato

Un Intervallo denominato (spesso indicato come nome definito) è rappresentato da un nome scelto dall’utente per indicare uno specifico intervallo di celle.
Esempio: l'elenco delle città del Veneto descritte nella precedente immagine, anzichè individuarlo attraverso l'intervallo di celle $H$2:$H$7 potrebbe essere descritto attraverso la definizione di un nome.
:: Per un approfondimento sugli intervalli denominati si rimanda a: Intervalli denominati (Nomi definiti) cosa sono, come crearli e gestirli

Se all'intervallo di celle contenente una lista di valori è stato assegnato un nome (intervallo denominato), è possibile utilizzarlo per definire una Convalida ad elenco.

Per creare l'intervallo denominato, selezionare l'intervallo di celle interessate, nella scheda Formule, gruppo pulsanti Nomi definiti, fare clic su Definisci nome.
Nella successiva Finestra di dialogo Nuovo nome, nel campo Nome: descrivere l'etichetta che si vuole assegnare all'intervallo di celle. (nell'esempio proposto nella successiva immagine: Veneto)

 

Per passare alla costruzione della Convalida dati, sfruttando l'elenco contenuto nell'intervallo denominato "Veneto", selezionare l’intervallo di celle o la singola cella a cui si vuole applicare la convalida. (Nell'esempio sottostante la cella D2)
Nella scheda Dati cliccare su Convalida dati e nella omonima Finestra di dialogo scegliere Consenti: Elenco.

Quale origine dati, per fare riferimento all'intervallo denominato, inserire =Veneto 
Attenzione. Fondamentale imputare =Veneto, se il simbolo "=" viene omesso si crea una elenco con la sole voce Veneto !

Il risultato finale della Convalida dati è visibile nella cella D2 dell'immagine. 

 

Il messaggio di Errore della Convalida dati

Se nella cella contenente la Convalida dati, viene inserito un valore non coerente con le regole, Excel propone un messaggio di errore. "Questo valore non corrisponde alle limitazioni di convalida dati definite per questa cella"
Il messaggio, pur avendo un diretto riferimento alla Convalida dati, risulta poco chiaro e non fornisce nessuna informazione sulle regole. 
Per supportare l'utente nel capire cosa può inserito in un cella è possibile definire sia un messaggio di Input sia personalizzare e rendere più chiaro il messaggio di Errore.

Il messaggio di Input e la personalizzazione del messaggio di Errore della Convalida dati

Nelle Convalide dati di Excel è possibile visualizzare automaticamente un messaggio quando una cella contenente una convalida viene seleziona.
I messaggi di Input vengono creati per indicare agli utenti cosa si deve o cosa può essere inserito nella cella.
Quando si clicca su una cella contenente la Convalida il testo compare in un piccola finestra di colore giallo molto simile alle note (ex commenti versioni precedenti a Microsoft 365).
Il messaggio (che può essere spostato) rimane visualizzato finché non si seleziona un'altra cella o si preme il pulsante ESC. 
Oltre alla definizione di un messaggio di Input, in una cella (o intervallo di celle) contenenti la convalida è possibile definire un messaggio di errore che viene visualizzato qualora venisse inserito un dato errato e non coerente con le regole della convalida (dati non validi).

Creare un messaggio di input per la Convalida dati

Nella scheda Messaggio di Input della Convalida dati, è possibile inserire un testo per descrive cosa deve essere inserito nella cella.

Per definire un messaggio, nella Finestra di dialogo Convalida dati fare clic sulla scheda Messaggio di Input.
Nel campo Titolo: assegnare una intestazione al testo e nel successivo spazio Messaggio di input definire il contenuto del messaggio.
Quando la cella contenente la convalida verrà selezionata verrà visualizzato il messaggio (vedi immagine sottostante).

 

Personalizzare un messaggio di errore per la Convalida dati

Qualora un valore inserito non risultasse coerente con la Convalida dati definita definita per quella cella, nella scheda Messaggio di errore è possibile definire un testo da far comparire quando non viene accettato l'inserimento di un valore.

Per quanto concerne gli errori, la Convalida dati considera tre diverse azioni: L'Interruzione; L'Avviso e l'Informazione. 

Per definire un Messaggio di errore, nella Finestra di dialogo Convalida dati fare clic sulla scheda Messaggio di errore.
Nel campo Stile: scegliere il tipo azione (interruzione; avviso; informazione)
Nel campo Titolo: assegnare un nome al messaggio ed infine nel riquadro Messaggio di errore: definire il contenuto del messaggio.

 

Interruzione: serve per impedire all'utente di immettere dati non validi e non permette in nessun modo di imputare dati non validati dal controllo della convalida.
Avviso: avverte che i dati immessi non sono validi.
Quando viene visualizzato l'Avviso viene formulata la domanda se si vuole o meno proseguire.  È possibile cliccare su Sì per confermare l'immissione non valida, No per passare all'imputazione di un altro valore, o Annulla per rimuoverla. (Vedi immagine sottostante). sottostante). sottostante). sottostante). sottostante). sottostante). sottostante). sottostante). sottostante). sottostante). sottostante).
Informazione: Avvisa semplicemente che i dati immessi non sono validi, senza ulteriori controlli sull'inserimento dei valori. 

 

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[Valter Borsato: Ottobre - 2014 | Ultimo aggiornamento 20/03/2024]