Applicare la Convalida dati: Numeri (interi e decimali), Testi, Date e Ore. Impostare i messaggi di input e di errore.
La Convalida dati di
Excel permette di limitare le
informazioni
che possono essere inseriti in una cella
o in un intervallo di celle.
Obiettivo
principale della Convalida dati è
quello di controllare l'inserimento dei
valori per evitare l'imputazione di dati
scorretti o non coerenti.
Per effettuare questo tipo di controllo
la Convalida dati applica delle regole di confronto
logico su valori testuali e
numerici (compresi i formati data e
ora).
La Convalida dati più utilizzata è sicuramente
l'elenco a discesa. Questo tipo di convalida è stata trattata in un
precedente Tutorial:
Convalida dati di Excel: organizzare un elenco a discesa.
Nella presente sezione vengono prese in considerazione le Convalide
dati che definiscono l'inserimento di numeri interi, decimali, lunghezza testo e le regole
relative al formato data ora.
Viene inoltre spiegato come individuare la presenza delle
Convalide dati su un Foglio di lavoro e come intervenire per
modificarle o eliminarle.
Spiegazioni e immagini del tutorial fanno
riferimento ad Excel Microsoft 365, le funzionalità descritte sono
comunque applicabili a tutte le versioni Excel precedenti. (2007-2019).
Contenuti tutorial: le Convalide dati di Excel
[1] -
Introduzione alle Convalide dati di Excel
[2] - La Finestra di
dialogo Convalida dati
[3] -
Applicare la Convalida dati: Numeri interi e decimali
[4] -
Applicare la Convalida dati al formato numerico data e ora
[5] -
Limitare la lunghezza di un testo con la Convalida dati
[6] -
Impostare un messaggio di input
[7] -
Impostare un messaggio di errore
[8] - Individuare e Rimuovere una convalida dati
Introduzione alle Convalide dati di Excel
Le Convalide dati consentono di
definire delle regole per limitare i valori che possono essere imputati
in un cella o un intervallo di celle.
Per questo scopo
Excel mette a disposizione delle regole predefinite. Attraverso
l'opzione personalizza è possibile definire nuove regole applicando
delle formule di
confronto logico.
Per aiutare l'utente a capire quali valori possono essere imputati in un
cella, le Convalide dati permetto di creare dei messaggi (Messaggio di input) che vengono attivati
non appena si clicca su una cella contenente una regola.
Qualora il valore inserito non dovesse corrispondere alle regole
definite per quella cella compare un messaggio di errore (vedi immagine
sottostante)
che è possibile personalizzare utilizzando la scheda Messaggio di
errore.
La finestra di dialogo Convalida dati
La Finestra di dialogo Convalida dati,
definisce le opzioni fondamentali per impostare le regole di Convalida.
Per accedere: nella scheda Dati, gruppo
pulsanti Strumenti dati, fare clic sul
Convalida dati.
La Finestra di dialogo Convalida dati, è organizzata in tre schede: Impostazioni, Messaggio di input e Messaggio di errore.
Scheda Impostazioni. Rappresenta il menu principale
della Convalida dati, nel quale è possibile definire i Criteri di convalida e le regole che devono essere
applicate ai valori inseriti nelle celle.
Messaggio di Input. Permette di redigere un messaggio
guida, che fornisca informazioni utili alla compilazione delle celle. Il
messaggio di spiegazione verrà visualizzato selezionando la
cella contenente la convalida.
Messaggio di errore. Permette di creare un messaggio di
errore personalizzato che viene proposto quando i valori imputati non
soddisfano le regole delle convalida.
In primo luogo è importante definire le opzioni presenti scheda Impostazioni della Convalida dati. (vedi immagine sottostante)
La scheda impostazioni della Convalida dati
Nella scheda Impostazioni, campo Consenti:
cliccare sulla tendina a fianco della voce
Qualsiasi valore. Nel menu a discesa (vedi immagine) è
possibile scegliere il tipo di Convalida dati che si vuole impostare per
la cella (o l'intervallo di celle) selezionate.
Le voci messe a disposizione dal menu sono le seguenti:
Qualsiasi valore. Dopo aver descritto la Convalida come una
limitazione all'inserimento dei dati, questa opzione sembrerebbe
una contraddizione. È però possibile sfruttare questa impostazione per
definire un messaggio di input nelle celle senza la presenza di una
regola, creando così una guida alla
compilazione del Foglio di lavoro.
Numero intero. Permette di inserire solo numeri interi nelle celle.
Decimale. Permette l'immissione di cifre contenenti
numeri decimali.
Elenco. Creazione di un elenco a
discesa, ovvero la definizione di elenchi fra le cui voci sarà possibile scegliere quale valore
inserire.
Data. Applicando regole di confronto,
permette di inserire solo valori di tipo data.
Ora. Applicando regole di confronto, permette di inserire solo valori di tipo ora.
Lunghezza testo. Definisce una lunghezza del testo.
Personalizzato. Consente di immettere una formula personalizzata.
Nel campo Formula è possibile definire una espressione logica che dia
come risultato Vero o Falso. Se Vero sarà possibile inserire il valore.
Opzioni contenute nella Finestra di dialogo Convalida dati (scheda impostazioni)
Ignora celle vuote: permette di lasciare una cella
vuota senza necessariamente dover inserire un valore.
Applica le modifiche a tutte le altre celle con le stesse impostazioni:
Questa impostazione appare quando si sta modificando una regola che è
condivisa anche da altre celle.
Applicare la Convalida dati: Numeri interi e decimali
Questo tipo di convalida permette di creare delle
regole relativamente all'inserimento di numeri
interi o decimali.
Una volta selezionata la cella o l'intervallo celle,
nella scheda Convalida dati sceglie in primo luogo se
Numero intero o Decimale.
Nel sottostante campo Dati, cliccando sul pulsante è possibile
individuare i criteri da applicare:
tra; non compreso tra; uguale a;
diverso da; maggiore di; minore di; maggiore o uguale a; minore o uguale
a.
Nel caso dell'esempio proposto nell'immagine sottostante, come criterio di convalida dati è stato definito un intervallo di valori compreso fra 1000 e 2000.
Secondo esempio di applicazione di una Convalida dati: numeri
Quale secondo esempio si propone una convalida che valuta un numero variabile (la disponibilità di pezzi a magazzino) e non permette di inserire un valore di vendita maggiore della quantità disponibile.
Selezionato la cella B7, nella scheda
Convalida dati, come Consenti: è stato impostato numero intero; Dati: minore o uguale;
Valore massimo =B3. (vedi figura sottostante).
Quale conseguenza della convalida nella cella B7 è possibile imputare
solo valori minori o uguali al contenuto della cella B3.
Osservazione.
Nella finestra di dialogo Convalida
dati scheda
Messaggio di input e
Messaggio di errore è
stata inserito il testo: "VENDITA
PRODOTTO inserisci il numero di Tablet
che vuoi vendere". Il messaggio compare
quando la cella B7 viene selezionata.
Per completare l'impostazione, si
può definire un messaggio di errore
del tipo: "Questo numero di Tablet non è
disponibile in magazzino" il
messaggio viene restituito se un
utente imposta una vendita con un numero di pezzi superiore al numero attualmente
disponibile nella cella B3.
Applicare la Convalida dati al formato numerico data e ora
Nella convalida delle date, esattamente come per i numeri, è
possibile applicare degli operatori per definire la regola:
tra; non
compreso tra; uguale a; diverso da; maggiore di; minore di; maggiore o
uguale a; minore o uguale a.
Primo esempio di applicazione Convalida dati al formato data
Nella compilazione di un
modulo si vuole impedire l'impostazione di una data di pagamento
superiore a 60 giorni a patire da oggi.
Nell'esempio illustrato nell'immagine, nella cella B3 è inserita la
data attuale e nella cella B7 deve essere inserita la data prevista di
pagamento.
Una volta selezionata la cella B7 nella scheda Convalida data come
Consenti: è stato selezionato data e come regole
minore di. Nel successo
campo Data fine è stata inserita la formula =B3+60
Osservazioni. Una espressione alternativa che faccia
riferimento a 60 giorni dalla data attuale, potrebbe applicare la Formula: =OGGI()+60.
Nella Finestra di
dialogo Convalida data proposta nell'esempio, è stata
programmato anche il Messaggio di input "PAGAMENTO -
inserire una data non superiore a 60 giorni a partire da oggi"
quando
si selezione la cella B7 compare il testo del messaggio.
Nel Messaggio di input è possibile inserire un testo che verrà visualizzato all'interno di un riquadro giallo.
La forma del messaggio ricorda i rettangoli delle Note (versione Microsoft 365) ovvero i
"commenti" delle precedenti versioni di Excel.
Il messaggio viene visualizzato quando viene selezionata la cella, Il
layout del messaggio e visibile nell'immagina di cui sopra.
Nella finestra Messaggio di errore è possibile scrivere il testo che verrà visualizzato
se l'inserimento della data non soddisfa la regola Data di fine:
entro sessanta giorni.
Secondo esempio di applicazione della convalida dati al formato ora
Nell'esempio illustrato nell'immagine sottostante è stata creata una regola che impedisce l'inserimento di un orario di ingresso successivo (superiore) alle ore 9:00
Nella Finestra di dialogo Convalida dati è stato
selezionato il Formato Ora, impostando un criterio
minore di: ore 9:00.
L'eventuale possibilità (eccezione) di inserire un valore superiore a questo orario
può essere gestita nella scheda Messaggio di errore (di seguito
spiegata).
Convalida dati di Excel: lunghezza testo (definire il numero di caratteri)
Un'ulteriore opportunità offerta dalla Convalida dati riguarda l'inserimento di un testo per il quale è possibile definire una lunghezza minima o massima.
Nell'esempio proposto nell'immagine sottostante si è voluto creare una
regola di lunghezza testo relativamente all'imputazione del codice fiscale.
Nella Finestra di dialogo Convalida dati, come regola è
stato impostata Lunghezza testo, come criterio
Dati: è stato scelto fra, definendo valore minimo e massimo: 14.
Quale risultato della convalida, nella cella è possibile inserire un
codice solo di 14 carattere, ne uno più e ne
uno di meno.
Convalide dati di Excel: Impostare un messaggio di input
Il Messaggio di input, come anticipato
nelle immagini dei precedenti esempi, serve per creare un testo guida
alla compilazione di una o più celle del Foglio di lavoro.
Non appena si clicca sulla cella selezionata compare il messaggio.
Il messaggio (che può essere trascinato e spostato) rimane visualizzato finché non si
seleziona un'altra cella o si preme il pulsante ESC.
Per creare un messaggio di input nella finestra di dialogo Convalida dati cliccare su Messaggio di input e nei sottostanti campi descrivere un titolo e un testo del messaggio.
Osservazione. L'opzione Qualsiasi valore che viene proposta nella Finestra di dialogo Convalida dati, può essere sfruttata per creare un guida alla compilazione del Foglio di lavoro. Pur non applicando nessuna regola, quando viene selezionata la cella contenente la convalida, viene comunque proposto il messaggio di input.
Oltre alla definizione di un messaggio di Input, è possibile definire un messaggio di errore che viene visualizzato qualora venisse inserito un dato errato e non coerente con le regole della convalida (dati non validi).
Convalide dati di Excel: Impostare un messaggio di errore
Quando i valori inseriti in una convalida dati, non sono coerenti con
la regola definita, Excel restituisce un generico messaggio di errore: "Il
valore non corrisponde alle limitazioni di convalida definiti per questa
cella"
Questo messaggio informativo è molto generico e non fornisce
riferimenti sulla regola applicata. Per restituire delle informazioni più
dettagliate sull'errore e su cosa può essere imputato all'interno di una
cella è possibile programmare un messaggio di errore personalizzato.
Per procedere, nella Finestra di dialogo Convalida dati selezionare la scheda Messaggio di errore: e compilare il campo Titolo e Messaggio di errore.
Quando un valore inserito in una cella contenente una regola di convalida risulta falso, Excel può applicare tre tipi di azione: Interruzione; Avviso e Informazione.
Interruzione: serve per impedire all'utente di immettere dati non validi in una cella e non è possibile procedere con inserimento di dati non
coerenti
con il controllo della convalida.
Avviso: serve per avvertire che i dati immessi non sono validi, senza però impedire di immetterli.
Quando viene visualizzato un messaggio di tipo Avviso, è possibile scegliere Sì per accettare l'immissione non valida, No per modificarla o Annulla per rimuoverla.
Informazione: serve solo per avvisare che i dati immessi non sono validi, senza ulteriori controlli sull'inserimento.
Il risultato dell'impostazione di un messaggio personalizzato è illustrato nella sottostante immagine.
Individuare e rimuovere una Convalida dati
Per individuare su quali celle sono presenti delle
convalide, nella scheda Home, gruppo pulsanti
Modifica fare clic su Trova e seleziona.
Trova e seleziona, oltre a ricercare testi, permette di trovare
e selezionare anche proprietà presenti sul Foglio fra cui le Convalide.
Selezionata l'opzione Trova Convalide dati, tutte le
celle del Foglio contenenti Convalide verranno selezionate.
Rimuovere una Convalida dati
Selezionate la cella o le celle contenenti le Convalide dati, nelle Finestra di dialogo Convalida dati, in basso a sinistra fare clic sul pulsante Cancella tutto. (Vedi immagine).
Modificare una Convalida dati
Per procedere con una modifica, selezionare la cella o l'intervallo di celle contenenti le Convalida dei dati che si desiderano modificare.
Nella Finestra di dialogo Convalida dati selezionare la condizione che si desidera modificare,
una volta apportare le modifiche desiderate fare clic sul pulsante OK.
Se altre celle del Foglio di lavoro hanno la medesima impostazione di
Convalida è possibile attivare il segno di spunta alla opzione:
Applica le modifiche a tutte le altre celle con le stesse impostazioni
Indice argomenti Correlati: La Convalida dati
La Convalida dati di Excel (prima parte):
Creare
elenchi a discesa per imputare nelle celle dei valori predefiniti
La Convalida dati (terza parte):
Cerchia
dati non validi
La Convalida dati di Excel:
Creare una
doppia convalida dati
La Convalida dati di Excel:
Cerchia valori non validi
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