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Come importare in Excel tabelle da un file PDF

Una delle novità più interessanti del 2020 inserite nella versione Excel - Microsoft 365, è quella di poter importare nel programma Excel tabelle dati presenti in file con estensione PDF. Lo strumento che permette questo tipo di operazione è Power query.
L'operazione non è per nulla difficile o complicata, una volta selezionato il file PDF si tratta solo di individuare la tabella che si vuole convertire in Excel.

La possibilità di convertire in Excel  delle tabelle da un file PDF, fino ad oggi era possibile solo attraverso specifici software oppure importando un PDF prima su Word, procedure molto scomoda che diventava davvero complicata se la tabella si trovava in un file PDF con molte pagine.

Gli Strumenti Power query mettono a disposizione delle opportunità davvero straordinarie per l'importazione dati in Excel partendo da vari tipologie di file. Le funzionalità di Power query sono disponibili in Excel e in Power BI.
Nota: Power query è una tecnologia di collegamento dei dati che consente di individuare, collegare, combinare e modificare le base dati in funzione di specifiche esigenze.

Come importare in Excel una tabella presente in un file PDF

Come esempio di spiegazione si prenda in considerazione un PDF molto complesso che illustra una seria di dati turistici (numero di visitatori) della città di Verona nell'anno 2019.
Il PDF è di una ventina di pagine e nello specifico la tabelle che si vuole importare si trova nella nona pagina del PDF.
L'immagina successiva illustra la pagina 9 del PDF nella quale sono presenti due tabelle affiancate nella parte inferiore del foglio, delle quali si vuole importare SOLO quella a sinistra, ovvero quella specifica all'afflusso di turisti stranieri a Verona.

Excel - Power query: importare dati da PDF: tabella sorgente

Impostare la conversione della tabella dal documento PDF in Excel

Per procedere con l'importazione della tabella, nella scheda Dati gruppo pulsanti Recupera e trasforma dati, fare clic sul pulsante Recupera dati, nei menu a tendina scegliere Da file e successivamente Da PDF. (vedi successiva immagine)

Excel - Power query: importare dati da PDF: Impostare l'importazione della tabella da un documento PDF in Excel

Una volta cliccata l'opzione Recupera dati  da PDF, Excel propone la classica finestra di dialogo di navigazione nelle risorse del computer, attraverso la quale è possibile scegliere il file che si vuole importare.
Confermato con OK la scelta del file, per alcuni secondi compare un messaggio di attesa che avverte:
CONENSSIONE: attendere mentre viene stabilita la connessione al file....
Al termine di questa attesa di connessione, viene proposto la finestra Strumento di navigazione nella quale vanno definite le impostazioni per l'importazione della tabella.
La finestra Strumento di navigazione è raffigurata nell'immagina sottostante e di seguito commentata.

Excel - Power query: importare dati da PDF: caricare i dati dal PDF

Strumento navigazione importazione dati da pdf

Nella Finestra Strumento di navigazione a sinistra sono elencate tutte le tabelle che sono state individuate nel documento PDF.
Selezionando a sinistra una tabella, sulla destra compare l'anteprima dei dati e nella parte superiore il riferimento alla pagina del documento nella quale si trova collocata.
Al di sotto dell'elenco delle tabelle a sinistra vengono proposte anche tutte le pagine (non visibili nell'immagine di cui sopra).
Una volta individuata e selezionata la tabella di interesse, sono possibili due distinte azioni.
Pulsante trasforma dati,  per passare alla finestra Power query dove sarà possibile effettuare tutta una serie di modifiche alla tabella.
Pulsante Carica per importare direttamente in Excel la tabella selezionata.
Il Pulsante Carica a sua volta ha due ulteriori opzioni Carica (senza alcuna ulteriore descrizione) per passare la tabella direttamente in Excel, oppure il pulsante Carica in... che mette a disposizione tutta una serie di specifiche su come si vogliono visualizzare i dati, dove devono essere inseriti (sul foglio di lavoro o su un nuovo foglio di lavoro) ed infine la possibilità di aggiungere i dati al modello di dati per passare a Power Pivot.

Strumento navigazione importazione dati da pdf

Una volta impostate le opzioni nella finestra di dialogo Importa dati, o dopo aver cliccato direttamente sul pulsante Carica, la tabella selezionata verrà inserita nel Foglio di lavoro di Excel.
Il risultato finale dell'operazione è visibile nell'immagine.

Excel - Power query: importare dati da PDF: risultato finale tabella in Excel

:: Osservazione. Unico elemento negativo dell'importazione è che nella tabella originale non era specificato a fianco dei numeri delle due ultime colonne il simbolo di percentualizzazione, pertanto Excel ha importato il valore in quanto tale.
Chiaramente la mancanza del simbolo di percentuale a fianco dei valori numerici non poteva essere interpretata come sottointesa dalla procedura di importazione.

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