Power Query: caratteristiche generali e introduzione alle funzionalità

Power Query di Excel - Elementi introduttivi

In queste prima sezione dedicata a Power Query vengono introdotte le principali caratteristiche e funzionalità dello strumento. Alla fine delle sezione viene proposto un semplice esempio applicativo di importazione dati da un file di testo.

Cos'è Power Query

Power Query, (noto anche come Get & Transform) è una potente funzionalità integrata in Excel che consente di importare, trasformare e combinare dati di vario tipo, siano essi testuali o numerici, provenienti da una vasta gamma di fonti.
Queste fonti includono non solo file Excel, ma anche file di testo, PDF, CSV, pagine web e persino immagini.
Una volta acquisiti i dati, Power Query offre un editor dedicato che permette di eseguire diverse operazioni di trasformazione.
Grazie a questo editor, è possibile pulire, correggere, modificare e configurare i dati secondo le proprie necessità.
Le trasformazioni possono includere la rimozione di valori duplicati, la sostituzione di dati errati, l'aggiunta di nuove colonne calcolate o la modifica della struttura dei dati. Tutto ciò avviene in un ambiente visivo e abbastanza intuitivo, che semplifica notevolmente anche le operazioni più complesse.
Dopo aver trasformato i dati, Power Query consente di caricarli in varie destinazioni, tra cui un foglio di lavoro di Excel, tabelle pivot, grafici, o nel modello di dati di Power Pivot per un'analisi più avanzata.
L'obiettivo fondamentale di Power Query è quello di semplificare il processo di acquisizione e gestione dei dati provenienti da diverse fonti, permettendo agli utenti di elaborarli e organizzarli in modo flessibile e personalizzato.
In questo modo, Power Query diventa uno strumento essenziale per chiunque lavori con grandi volumi di dati o con fonti di dati diversificate, facilitando l'automazione di operazioni ripetitive e migliorando l'efficienza complessiva dell'analisi dati.

:: Approfondimento. Power Query è un ETL (acronimo di "Extract, Transform, Load") e rappresenta un processo chiave nella gestione dei dati.
ETL si riferisce infatti ad una serie di operazioni che coinvolgono l'estrazione, la trasformazione e il caricamento dei dati da diverse fonti solitamente con l'obiettivo di renderli usufruibili per l'elaborazione e l'analisi (Business intelligence).

Le fasi del processo di importazione dati con Power Query, sono esemplificate nella sottostante immagine.

Una importante caratteristica di Power Query è la capacità di gestire processi complessi di trasformazioni dei dati.
E' infatti possibile correggere, filtrare, formattare e unire dati provenienti da diverse fonti in un unico processo di lavorazione.
Questa caratteristica permette di creare data set (insieme di dati) coerenti e ben strutturati, pronti per una successiva analisi (ad esempio in un tabella Pivot) senza il problema di dover gestire dati eterogenei.
Ulteriore punto di forza di Power Query è la possibilità di automatizzare il processo.
Risulta infatti possibile salvare le azioni di trasformazione in un unico passaggio per poi riapplicarle facilmente in futuro. Tale processo assicura coerenza nei dati senza dover ripetere manualmente ogni passaggio.

Utilizzo di Power Query nelle diverse versioni di Excel

Power Query "debutta" nel 2010 come componente aggiuntiva esterna, ovvero doveva essere scaricato dal sito di Microsoft. 
Nel 2013 l'applicativo passa a componente aggiuntiva interna. In questo caso bisognava passare nella sezione Opzioni di Excel: componenti aggiuntive ed installarlo.
Nel 2016 per alcuni mesi rimane componete aggiuntivo, per poi passare a componente "nativa" del programma Excel stesso.

Tutti gli strumenti di Power Query sono presenti nella parte sinistra della scheda dati nel gruppo pulsanti Recupera e trasforma dati e in Query e connessioni.

Come accedere a Power Query

I comandi per accedere a Power Query sono presenti nella scheda Dati della barra multifunzione di Excel e raccolti in due gruppi pulsanti:  “Recupera e trasforma dati” e “Query e connessioni”.
Tra i molti pulsanti disponibili vi sono quelli per impostare le connessioni a diverse fonti dei dati, quali ad esempio:  Pdf, Sql, Database access, Pagine web, Immagini, Testi, o anche semplicemente intervalli dati o tabelle Excel.

Presentazione dell'editor di Power Query

Una volta caricata le informazioni proveniente da una qualsiasi delle sopracitate fonti, si apre l'Editor di Power Query.
L'editor offre un'interfaccia che consente di realizzare operazioni di trasformazione dati attraverso dei passaggi abbastanza facili e intuitivi.

L'Editor di Power Query è strutturato come un vero e proprio programma
E' presente una Barra multifunzione, organizzata in gruppi pulsanti contenenti molti comandi e strumenti.
Lo scopo del programma è realizzare la query in modo intuitivo e presenta un'interfaccia basata su finestre divise in diverse sezioni, ognuna delle quali ha uno scopo specifico.

Al di sotto della Barra multifunzione, è presente la Barra della formula.
Le operazioni che vengono svolte sui dati trovano riscontro nell'automatica composizione di formule espresse nel linguaggio M.
Si tratta di un linguaggio funzionale e con distinzione tra maiuscole e minuscole simile a F#. Qualsiasi mashup di dati (informazioni o contenuti provenienti da più fonti) viene espresso usando il linguaggio della formula M Power Query.

Nell'immagine di cui sotto vengono evidenziate le diverse aree operative che caratterizzano l'editor di Power Query

(1) 1. Ribbon. l'interfaccia utente è abbastanza simile ad Excel ed è in stile Barra Multifunzione. Organizza i comandi di Power Query in 5 schede principali: File; Home; Trasforma; Aggiungi colonna; Visualizza

(2) Barra della Formula. Permette di visualizzare e modificare il codice M del passaggio di trasformazione e gestione dei dati. Ogni trasformazione effettuata sui dati viene registrata e visualizzata nell'area dei passaggi applicati (6)

(3) Elenco Query. in quest'area vengono elencate tutte le query della cartella di lavoro. In questa area, è possibile passare da una query all'altra per effettuare impostazioni o modifiche.

(4) Anteprima dati. in questa sezione viene visualizzata un'anteprima dei dati con tutti i passaggi di trasformazione applicati. In questa area è possibile accedere a molti comandi di trasformazione tramite i pulsanti dei filtri presenti nelle intestazioni di colonna (clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di colonna).

(5) Proprietà. In questa area è possibile assegnare un nome alla query.
Quando si chiude e si carica la query in una tabella di Excel, Power Query creerà una tabella con lo stesso nome della query di origine. Il nome della query è anche il modo in cui il codice M farà riferimento alla base dati.

(6) Passaggi applicati. Quest'area rappresenta un elenco cronologico di tutti i passaggi di trasformazione applicati ai dati.
È possibile spostarsi tra i passaggi e visualizzare le modifiche nell'area di anteprima dei dati. In questa sezione è inoltre possibile eliminare, modificare o riordinare qualsiasi passaggio della query.

 

Primo esempio di importazione dati tabella da un file di Word

In questa sezione viene presentato un semplice esempio di applicazione di Power query al fine di introdurne l'utilizzo.
Esempi più articolati e complessi verranno proposti in successive sezioni.

In questo caso l'obiettivo consiste nell'importare una semplice tabella presente in un documento di word ed eventualmente correggere la formattazione delle date qualora non venissero coerentemente importate come numeriche.

il primo passaggio da compiere è convertire il file di Word in un formato TXT. Per fare questo nel menu file di Word utilizzare il comando salva con nome estensione TXT.

Successivamente. Nella scheda dati di Excel. Nel gruppo pulsanti Recupera e trasforma dati cliccare sul pulsante Da testo/CSV.

Nella successiva finestra, attraverso il meni Apri, navigare nelle risorse del computer e selezionare il file TXT che si vuole caricare. Una vota individuato e confermato si apre la sottostante finestra di dialogo che fornisce in primo luogo una anteprima del documento.
Nella parte inferiore della finestra di dialogo vengono resi disponibili due pulsanti.
Carica, che permette di cariche la tabella esattamente come viene proposta nell'anteprima direttamente senza effettuare modifiche
Trasforma dati, carica la tabella nell'editor di Power Query, mettendo a disposizione gli strumenti e i comandi di modifica.

Cliccando su Trasforma dati. si passa all'editor di Power Query. in questo caso sarà possibile definire ad esempio colonna per colonna, definendo ad esempio proprietà di formattazione, ordinamento dati etc.

Una volta trasformato la tabelle, nella scheda Home di Power Query, tutto a sinistra cliccare sul pulsante chiudi e Carica.

il risultato finale sarà il caricamento della tabella originariamente in Word nel Foglio di lavoro di Excel.
In alternativa, sfruttando l'opzione Carica in.. potrebbero essere scelte destinazioni diverse quali ad esempio uno strumento di analisi come le pivot.

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[Valter Borsato: settembre - 2023 | Ultimo aggiornamento 22/10/2023]