Excel: come creare un documento PDF
Nei file Excel, sia in ambito aziendale che personale, emerge frequentemente la necessità di trasformare e salvare i documenti in formato PDF.
Il PDF, acronimo di "Portable Document Format", è uno dei formati più utilizzati a livello globale per condividere documenti in modo sicuro e facilmente accessibile. I principali vantaggi del formato PDF risiedono nella sua capacità di essere visualizzato su qualsiasi dispositivo e sistema operativo senza modificare il layout o il contenuto, garantendo così una visualizzazione uniforme.
Il formato PDF non si limita a contenere solo informazioni in formato testo. Può infatti includere oggetti multimediali come immagini, campi modulo, file audio, video e altre funzionalità interattive, offrendo una flessibilità che va oltre i documenti tradizionali.
Questi documenti possono essere letti facilmente su qualsiasi dispositivo, che sia un computer, tablet o smartphone, utilizzando software come Acrobat Reader, che è ampiamente disponibile e gratuito.
Salvare un file Excel in PDF è una pratica utile quando si desidera condividere o archiviare un documento in un formato non modificabile, mantenendo intatto il suo aspetto originario.
Questo è particolarmente vantaggioso per i report, le presentazioni o i documenti ufficiali, dove è importante che il destinatario visualizzi esattamente le informazioni come sono state create.
Un ulteriore vantaggio del formato PDF è la possibilità di condividere un documento Excel, anche se composto da molteplici fogli di lavoro, limitando l'accesso a informazioni specifiche.
Creando un PDF del solo foglio di lavoro di interesse, si offre un modo semplice ed efficace per condividere solo le informazioni necessarie, mantenendo al contempo la riservatezza delle altre informazioni presenti nel documento originale. Questo metodo non solo semplifica la comunicazione, ma garantisce anche che il cliente riceva esattamente ciò che è pertinente, senza il rischio di visualizzare contenuti indesiderati.
In questa sezione, verrà illustrato il processo per convertire e salvare un documento Excel in formato PDF. Verranno spiegati i passaggi necessari per mantenere la qualità del file, ottimizzarne l'output e selezionare le opzioni più adatte alle esigenze specifiche, come l'inclusione di tutte le pagine del foglio di lavoro, la selezione di aree specifiche o l'ottimizzazione per la stampa o la visualizzazione web.
Per quanto concerne invece
la conversione dei dati da un file PDF, con i recenti aggiornamenti della versione Microsoft
365 gli strumenti di Power query di Excel permettono di
importare dati e tabelle dal formato PDF.
::
Per un approfondimento di questa funzionalità si rimanda a: Come
convertire in Excel tabelle da un file PDF
Come salvare un foglio di lavoro di Excel in formato PDF
Salvare direttamente un Foglio di lavoro di Excel nel formato PDF è una operazione molto
semplice, basta cliccare sulla scheda File e fra le opzioni messe a
disposizione selezionare Salva con nome.
Una volta individuata la cartella nella
quale salvare il documento (Desktop, Documenti o altro) nella parte sottostante
della finestra definire il Nome file (può rimanere lo stesso
del file Excel cambiando semplicemente l'estensione da XLSX a PDF) e nel campo
sottostante Salva come: impostare PDF (*.pdf)
Se non si ritiene di intervenire nelle Opzioni (di
seguito trattate) e va bene il formato standard, è sufficiente confermare il tutto cliccando sul pulsante Salva.
Oltre al formato standard Excel mette a disposizione anche il formato di dimensioni minime,
questo formato può rilevarsi utile se il documento dovesse essere inviato via e-mail o pubblicato sul
web.
Creare un PDF da Excel: Applicare le opzioni
La finestra salva con nome di Excel mette a disposizione anche
il
pulsante Opzioni...
Una volta cliccato si apre l'omonima finestra di dialogo che permette di
impostare cosa pubblicare del file PDF. (vedi immagine sottostante)
Nella Finestra di dialogo Opzioni, è innanzitutto possibile indicare se si vuole pubblicare
Tutto o Solo specifiche pagine.
Nella parte sottostante molto importate la sezione Elementi da pubblicare.
In
questo caso sono disponibili le opzioni:
- Fogli attivi (potrebbero essere
selezionati più Fogli nel documento Excel utilizzando CTRL);
- Selezione
(riferito ad una area selezionata del Foglio);
- Intera cartella di lavoro (tutti i Fogli di lavoro presenti nel documento Excel)
Nella parte sottostante delle finestra di dialogo Opzioni è disponibile anche la possibilità di includere nel PDF informazioni non stampabili
quali TAG e proprietà del documento.
La finestra di dialogo si conclude con l'opzione PDF conforme a PDF/A (di
default non è selezionata)
NOTA:
Il PDF/A è uno standard internazionale che definisce l'utilizzo del PDF per l'archiviazione e la preservazione dei documenti
per assicurarne la conservazione del contenuto per lunghi periodi di tempo (N.B.:
in Italia dal 2008 tutti
i documenti per i quali vi è obbligo di conservazione o deposito devono essere in formato PDF/A).
Creare un PDF per un grafico Excel
Una ulteriore possibilità data dalle opzioni salva PDF di Excel
è quella di poter creare un PDF relativamente ad un grafico presente
in un Foglio di lavoro.
Per sfruttare questa opzione, come prima operazione bisogna selezionare il grafico e successivamente nella scheda
File accedere al comando
Salva con nome. Impostare come nei precedenti casi il formato PDF e cliccare sul
pulsante Opzioni...
In questo specifico caso, nella finestra di dialogo Opzioni, anzichè scegliere
Fogli o Cartella di lavoro da pubblicare, Excel propone l'opzione Grafico selezionato
(vedi immagine di cui sotto).
Cliccare Ok per confermare l'operazione.
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[[Valter Borsato: ottobre - 2018 | Ultimo aggiornamento 02/07/2024]