Come organizzare una riunione con il programma Outlook

La sezione Calendari di Outlook offre la possibilità di gestire in modo efficiente l'organizzazione di riunioni, permettendo di inviare inviti a una o più persone.
Quando si crea una convocazione per una riunione, il mittente può includere tutti i dettagli necessari, come la data, l'ora e il luogo.
Dopo l'invio dell'invito, Outlook tiene traccia delle risposte da parte degli invitati, indicando chi ha accettato, rifiutato o proposto una nuova fascia oraria.
Quando un invitato accetta, l'orario e i dettagli della riunione vengono automaticamente aggiunti al suo calendario, sincronizzando così l'evento sia nel calendario dell'organizzatore che in quello dei partecipanti confermati.
Una riunione, a differenza di un semplice appuntamento, coinvolge più persone e prevede quindi una gestione più articolata.
L'organizzatore può inoltre specificare il luogo dell'incontro, che può essere una sala riunioni fisica oppure un collegamento per una videoconferenza.
Grazie all'Assistente di Pianificazione integrato in Outlook, è possibile verificare la disponibilità dei partecipanti e delle risorse necessarie, come sale riunioni o attrezzature specifiche.
Questo strumento permette di confrontare gli orari liberi di tutti gli invitati, suggerendo il momento più adatto per tutti, riducendo così i rischi di sovrapposizioni o conflitti di orario.
Pertanto, Outlook, semplifica l'intero processo di organizzazione e gestione delle riunioni, automatizzando la comunicazione tra l'organizzatore e i partecipanti, e garantendo che le riunioni vengano inserite correttamente nei calendari di tutti gli interessati.

L'agenda di Outlook permette di organizzare tre diversi tipi di impegni, ognuno dei quali caratterizzato da elementi organizzativi specifici: la Riunione,  l'Appuntamento e gli Eventi.

In questo tutorial viene spiegato passo per passo come creare una riunione all'interno del Calendario di Outlook desktop. La versione di Outlook presa come riferimento è la Microsoft 365 (aggiornamento gennaio 2021).
In linea di massima le spiegazioni fornite risultano valide anche per le precedenti versioni del programma.

:: Per quanto concerne l'organizzazione di appuntamenti ed eventi si rimanda a: Organizzare nel calendario di Outlook  Appuntamenti e Eventi

Contenuti del tutorial: Creare una Riunione in Outlook

[1] - Riunioni, Appuntamenti ed eventi nel calendario di Outlook
[2] - La scheda Home della barra multifunzione dei calendari di Outlook
[3] - Le Riunioni di Outlook
[4] - Gruppo pulsanti partecipanti: Rubrica; Opzioni Risposta e Annulla invito
[5] - Barra multifunzione di Outlook: Scheda Riunione gruppo pulsanti opzioni
[6] - Impostare in Outlook la ricorrenza della Riunione
[7] - Riunione Outlook: Opzione Mostra Come
[8] - Impostare in Outlook un promemoria della Riunione
[9] - Utilizzare l'assistente di panificazione di Outlook

Riunioni, Appuntamenti ed Eventi nel calendario di Outlook

Per accedere alla sezione calendario di Outlook, cliccare sul secondo pulsante della barra di spostamento presente in basso a sinistra nel programma. Il Riquadro di spostamento di Outlook permette di muoversi tra le diverse aree: Posta, Calendario, Contatti, Attività e Note.

Calendario è la componente di pianificazione e organizzazione delle attività del programma Outlook. La sezione è ovviamente integrata con le funzionalità della posta elettronica e con la sezione dei contatti.
Nella sezione calendario è possibile creare appuntamenti ed eventi, organizzare riunioni, visualizzare la pianificazione degli impegni incrociando i calendari dei colleghi e delle risorse aziendale quali ad esempio attrezzature e sale riunioni.

La scheda Home della barra multifunzione dei calendari di Outlook

La Barra multifunzione è organizzata in modo contestuale per le varie sezioni di Outlook. Nel caso dell'area calendari, la scheda Home gruppo pulsanti Nuovo permette di accedere alla creazione di un Nuova Riunione.

Le Riunioni di Outlook

Cliccato su Nuova riunione si apre la Finestra di dialogo Riunione, che a tutti gli effetti si presenta strutturata come una email integrando però tutta una serie di elementi organizzativi quali il luogo di svolgimento, la data, l'orario, i partecipanti etc.

 

[1] Invia. La presenza di questo pulsante caratterizza l'organizzazione della Riunione che, al contrario dell'evento e dell'appuntamento, prevede il pulsante Salva in calendario. Ovviamente anche la Riunione viene salvata nel calendario ma il principale obiettivo è quello di coinvolgere i partecipanti  inviando loro una convocazione.
[2] Da: qualora in Outlook fosse caricati più account di posta, cliccando su questo pulsante viene scelto da quale indirizzo di posta deve essere spedito l'invito ai partecipanti.
[3] Titolo. Per caratterizzare la Riunione, è importante scegliere un titolo che sia descrittivo dei contenuti - argomenti della riunione.
[4] Obbligatorio e Facoltativo. Con questi due pulsanti viene scelto quali partecipanti dovranno essere convocati alla riunione. I partecipanti possono essere impostati come facoltativi o obbligatori rispetto alla necessità che siano presenti alla riunione.
[5] Orario inizio fine. In questo campo viene definito un orario di inizio e di fine dell'attività.
[6] Luogo. Può essere descritta una sede di svolgimento. Qualora in Outlook siano state caricate le sale disponbili, il campo Luogo permette di scegliere anche fra le sala riunioni. Le sale riunioni vengono classificate da Outlook come risorse, il fatto che siano libere è verificabile in uno specifico calendario della sala.
[7] Giornata intera, permette di selezionare l'intera giornata per una riunione.
[8] Imposta come ricorrente. Cliccando sul link è possibile definire un criterio di ricorrenza per la riunione scegliendo un frequenza giornaliera, settimanale (scelta predefinita), mensile o annuale.
[9] Fuso orario. A lato dell'impostazione giornata intera, Outlook rende disponibile l'opzione Fuso Orario.
Quando si organizzano riunioni o un appuntamenti il programma applica il fuso orario predefinito impostato nelle preferenze di Outlook. 
Nel caso di riunioni con persone provenienti da nazioni diverse, o che si devo svolgere all'estero, si può specificare per l'evento un fuso orario di riferimento diverso.
Per attivare l'impostazione del fuso orario, selezionare la Checkbox Fusi orari per attivare a fianco della fascia oraria inizio e fine, un menu a tendina che permette di scegliere il fuso orario di riferimento per l'incontro.
[10] Testo della convocazione. Alla fine la convocazione si traduce in un invio email, di conseguenza risulta importante definire e descrive i contenuti della riunione. Oltre alla descrizione del testo Outlook permette di allegare esattamente come in una email dei file.

Gruppo pulsanti partecipanti: Rubrica; Opzioni Risposta e Annulla invito

Una volta cliccato sul pulsante Nuova riunione, la barra multifunzione contestuale di Outlook mette a disposizione la scheda Riunione nella quale sono presenti alcuni importanti gruppi di pulsanti.

Il gruppo pulsanti partecipanti

In questo gruppo pulsanti, vengono rese disponibili alcune opzioni molto importanti nell'organizzazione di una riunione. In primo luogo con il pulsante Rubrica è possibile accedere ai contatti presenti nella rubrica di Outlook e con il pulsante Controlla nomi verificare se sia possibile utilizzarli per un invio di messaggio.

Opzioni risposta. Relativamente alla convocazione di una riunione, in questo pulsante sono presenti due importanti opzioni, la prima Richiedi risposte e la seconda Consenti suggerimenti pianificazione alternativa. Se il gruppo di persone coinvolte nella riunione è molto numeroso quest'ultima opzione forse conviene disattivarla per evitare che più persone formulino date e orari alternativi che difficilmente potranno andare bene a tutti i convocati.

Annullare un Invito registrato nel calendario di Outlook

Annulla invito. Qualora fosse necessario annullare una riunione è possibile utilizzare questo pulsante. Una volta cliccato la email della riunione verrà modificata in un modulo di annullamento della riunione.
Consigliabile digitare un messaggio per comunicare ai partecipanti che la riunione è stata annullata.

Barra multifunzione di Outlook: Scheda Riunione gruppo pulsanti opzioni

In questo gruppo pulsanti sono disponibili alcune importanti opzioni per pianificare le riunioni.
Impostare la modalità (occupato o meno) che sarà visualizzata alle persone che accedono al calendario, definire una eventuale ricorrenza della riunione ed infine impostare lo strumento del promemoria.

Impostare in Outlook la ricorrenza della riunione

Cliccato sul pulsante ricorrenza, viene aperta la Finestra di dialogo che permette l'impostazione della frequenza della riunione.

Nella prima sezione, va definito il Criterio della ricorrenza.
A seconda della scadenza selezionata (Giornaliero; Settimanale; Mensile o Annuale) a destra vengono proposte le impostazioni.
Nel Caso di Giornaliera è possibile: individuare un appuntamento per tutti i giorni, ogni certo numero giorni, oppure solo tutti i giorni feriali. Vedi immagine sottostante.
Settimanale (vedi immagine precedente) permette di individuare la ricorrenza per tutta una serie di giorni (Lunedì; Martedì; Mercoledì.....) per tutte le settimane o ogni certo numero di settimane (2, 3, 4,...)
Mensile: é possibile individuare la ricorrenza ad un certo giorno di un mese, tutti i mesi, oppure ogni certo numero di mesi. (l'impostazione è pertanto molto simile a quella delle settimane)
Annuale: é possibile individuare una scadenza annuale oppure ogni certo numero di anni. Questa opzione diventa davvero difficile da ipotizzare visto il lungo periodo temporale sui cui si svolgerebbe l'azione. Esempio il primo di agosto ogni due anni!

Nella seconda sezione della finestra di dialogo della ricorrenza è possibile definire l'intervallo di tempo nel quale l'appuntamento si deve riproporre.

È possibile definire un intervallo preciso di tempo per il quale la ricorrenza dovrà riproporsi. Nell'esempio di cui sopra, è stato individuato un periodo dal 26/2/2021 al 13/08/2021. (Tutti i venerdì dalle 9:00 alle ore 11:00)
Per eventi che non hanno una data di fine (esempio una attività di coordinamento settimanale) selezionare l'opzione Nessun termine.
In alternativa é possibile definire anche un certo numero di ricorrenze da ripetere (ad esempio 25 ricorrenze tutti i venerdì a partire da una certa data)

Riunione Outlook: Opzione Mostra come

Mostra come: Outlook mette a disposizione cinque diverse opzioni che vengono rese disponibili nell'elenco a discesa: disponibile, altra postazione di lavoro; Provvisorio;  Occupato, Fuori sede.
A seconda della sede e della tipologia della riunione è conveniente informare i colleghi sulla propria disponibilità e/o presenza in azienda.  

Impostare in Outlook un promemoria della riunione

Per impostazione di default, l'intervallo del promemoria è di 15 minuti. Per impostare un tempo di preavviso diverso fare clic sul pulsante e selezionare una fra le tante opzioni disponibili nell'elenco.
Per modificare alcune impostazioni di default dei promemoria di Outlook bisogna passare nel backstage del programma.
Per accedere fare click sul File e cliccare su Opzioni. Nella scheda Avanzate sono disponibili le opzioni del Promemoria.

Nel promemoria presenti nelle Opzioni di Outlook è possibile (vedi immagine sottostante) decidere se visulaizzare o meno il promeria. Modificare l'audio di avvio del messaggio. Mostra il promemoria in sovrapposizione alle finestre di altri programmi e per finire eliminare automaticamente i promemoria relativi a eventi trascorsi.

Per impostazione sono selezionate dolo le prime due opzioni

Utilizzare l'assistente di panificazione di Outlook

Se si dispone di un account Microsoft 365 o Microsoft Exchange nell'organizzare riunioni è possibile usufruire dell'assistente pianificazione, sia per confrontare gli impegni degli invitati, sia per verificare la disponibilità di risorse quale stanze riunioni o strumenti.

 Una volta completata l'impostazione della riunione e individuati tutti i partecipanti selezionare la scheda Assistente Pianificazione presente sulla barra multifunzione di Outlook.

Una volta selezionata la scheda assistente pianificazione, nell'area testo della convocazione appare una tabella che rappresenta riga per riga i convocati (suddivisi in Partecipante necessario o facoltativo) inoltre alla fine dello schema vengono rappresentate anche le eventuali risorse coinvolte (sale o attrezzature). Nell'ambito dello schema se i partecipanti sono occupati e non sono pertanto disponibili sono presenti delle barre di blu scuro sulle relative fasce orario. Se i partecipanti avessero fissati degli appuntamenti provvisori verrebbero rappresentati in blu chiaro barrato.

La barra tratteggiata (vedi immagine sottostante) indica che i partecipanti non hanno impegni fissanti nel loro calendario. e che la fascia orario dalle ore 9:00 alle ore 11:00 di venerdì 26 febbraio 2021 risulta libera per tutti. Nel caso della pianificazione, rappresentata nell'immagine, non sono coinvolti Partecipanti facoltativi o Risorse.

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