Organizzare nel calendario di Outlook Appuntamenti e Eventi

Il calendario di Outlook consente di gestire in modo efficace le attività giornaliere attraverso la creazione di tre tipi distinti di impegni, ciascuno con caratteristiche organizzative specifiche:
Appuntamenti, Eventi e Riunioni.
Appuntamenti: rappresentano impegni personali che non coinvolgono altre persone e sono programmati in orari precisi. Gli appuntamenti vengono visualizzati solo nel proprio calendario e non richiedono l'invio di inviti ad altri utenti.
Eventi: si riferiscono a impegni che occupano un'intera giornata o più giorni consecutivi, come conferenze o ferie. A differenza degli appuntamenti, gli eventi non hanno un orario specifico, ma sono bloccati come "tutto il giorno" e possono essere condivisi con altri, pur non richiedendo obbligatoriamente la loro partecipazione.
Riunioni: sono simili agli appuntamenti, ma coinvolgono altre persone. Le riunioni prevedono l'invio di inviti ai partecipanti e, se necessario, la prenotazione di sale riunioni o l'inclusione di collegamenti a videoconferenze. I partecipanti possono accettare, rifiutare o proporre un altro orario.
Queste distinzioni permettono di gestire in modo preciso e flessibile il proprio tempo e le interazioni professionali.

In questo tutorial viene chiarita la differenza fra un Appuntamento e un Evento spiegando passo per passo come organizzare il calendario di Outlook per gestire correttamente questo tipo di impegni.

:: Per quanto concerne l'organizzazione di riunioni si rimanda a: Come pianificare una riunione con il programma Outlook

Contenuti del tutorial: Creare appuntamenti ed eventi in Outlook

[1] - Inserire Appuntamenti ed Eventi nel calendario di Outlook
[2] - La scheda Home della barra multifunzione dei calendari di Outlook
[3] - Gli appuntamenti di Outlook
[4] - Come creare un appuntamento nel calendario Outlook
[5] - Impostare un appuntamento come ricorrente
[6] - Appuntamenti di Outlook, le opzioni: mostra come e promemoria
[7] - Eliminare automaticamente i promemoria degli eventi passati
[8] - Definire un appuntamento come privato
[9] - Come creare un evento nel calendario di Outlook

Inserire appuntamenti ed Eventi nel calendario di Outlook

Per accedere alla sezione Calendario di Outlook, cliccare sul secondo pulsante della barra di spostamento presente in basso a sinistra nel programma. Il Riquadro di spostamento di Outlook permette di muoversi tra le diverse sezioni del programma: Posta, Calendario, Contatti, Attività e Note.

Una volta cliccato il secondo pulsante, si entra nella sezione dei Calendari nella quale è possibile impostare appuntamenti, eventi e riunioni.

La sezione calendario di Outlook

Il Calendario è la componente di pianificazione e organizzazione delle attività del programma Outlook. La sezione è ovviamente integrata con le funzionalità della posta elettronica e con la sezione dei contatti.
Esattamente come si compilerebbe manualmente una agenda cartacea, nei calendari di Outlook è possibile fare un clic su un determinato intervallo di tempo per poter inserire gli impegni personali e di lavoro.

Nella sezione Calendario di Outloook si creano appuntamenti ed eventi e si organizzano riunioni; si visualizza la pianificazione degli impegni aziendali e personali incrociando i calendari dei colleghi e delle risorse.

La scheda Home della barra multifunzione dei calendari di Outlook

La Barra multifunzione è contestualmente organizzata nelle varie sezioni di Outlook. Nel caso della sezione Calendari, il gruppo pulsanti Nuovo permette di accedere subito alla creazione di:
un Nuovo appuntamento e una Nuova Riunione.

Nella stessa barra, è definibile la modalità di visualizzazione del calendario: giorno, settimana lavorativa, settimana, mese.
Sono inoltre presenti i comandi per creare dei nuovi calendari e per condividerli con i colleghi.

Gli appuntamenti di Outlook

La pianificazione di un appuntamento nell'agenda di Outlook, è una attività che non dovrebbe prevedere inviti ad altre persone, e che non considera la prenotazione di risorse aziendali quali ad esempio una sala riunioni.
L'appuntamento è pertanto una fascia di orario che impegna solo il titolare di uno specifico account.

Negli appuntamenti è anche possibile caricare impegni non aziendali (quale ad esempio una visita medica o un impegno personale). In questo caso è sufficiente inserire il dato come impegno privato mantenendo in questo modo la privacy sull'evento.
È comunque importante caricare queste informazioni nel calendario poichè permette ai colleghi di verificare che in un determinato momento della giornata, o per tutta la giornata,  la persona non è disponibile ad essere coinvolta in altri impegni.

Come creare un appuntamento nei calendari di Outlook

Nella sezione Calendario fare clic sul pulsante Nuovo appuntamento presente sulla scheda Home della barra multifunzione (vedi immagine precedente)
Per inserire un Nuovo appuntamento, sempre nella sezione calendario di Outlook, utilizzare il comando da tastiera  CTRL + N.
Da qualsiasi altra parte di Outlook (esempio dalla sezione posta elettronica) si crea direttamente un nuovo appuntamento con il comando CTRL + MAIUSC + A.

 

Cliccato su Nuovo appuntamento si apre la finestra di dialogo che permette di creare e pianificare l'appuntamento.
Gli elementi fondamentali che vanno compilati sono:
[1] Titolo. questa informazione sarà visibile nel calendario, è pertanto importante fornire una descrizione esaustiva del tipo di attività che si svolge.
[2] Ora inizio e ora fine. In questo campo viene definito un orario di inizio e di fine dell'attività. A destra dell'orario è disponibile l'opzione di selezione Giornata intera (vedi immagine sottostante). Se la casella viene selezionata l'appuntamento si trasforma in un evento!
[3] Luogo. Anche i contenuti di questa opzione sono visibili sul calendario. Utile pertanto definire chiaramente il luogo dell'appuntamento soprattutto se fuori sede. Informazione utile anche per i colleghi per definire eventuali impegni che potrebbero essere fissati prima o dopo l'orario dell'appuntamento.

Al di sotto di queste informazione, è disponibile un'area testo nella quale è possibile fornire una dettagliata descrizione dell'appuntamento. Si tenga presente che l'appuntamento non prevede invio tramite email delle informazioni. Pertanto questa descrizione rimane come personale promemoria. (salvo si decida di condividerne i contenuti con qualcuno)

Impostare in Outlook un appuntamento come ricorrente

A destra dell'orario dell'appuntamento, oltre all'opportunità di passare ad organizzare un evento (selezionando giornata intera) è disponibile il comando Imposta come ricorrente.

Una volta cliccato su Imposta come ricorrente si apre la Finestra di dialogo Ricorrenza appuntamento, nella quale va definita la frequenza con la quale si desidera programmare l'impegno.

Criterio Ricorrenza

Nella prima sezione, va definito se il criterio della ricorrenza è di tipo: Giornaliero; Settimanale; Mensile o Annuale.
A seconda della scadenza selezionata, a destra vengono proposte le impostazioni.
Nel Caso di Giornaliera è possibile: individuare un appuntamento per tutti i giorni, ogni certo numero giorni, oppure solo tutti i giorni feriali. Vedi immagine sottostante.
Settimanale (vedi immagine precedente) permette di individuare la ricorrenza per tutta una serie di giorni (Lunedì; Martedì; Mercoledì.....) per tutte le settimane o ogni certo numero di settimane (2, 3, 4,...)
Mensile: é possibile individuare la ricorrenza ad un certo giorno di un mese, tutti i mesi, oppure ogni certo numero di mesi. (l'impostazione è pertanto molto simile a quella delle settimane)
Annuale: é possibile individuare una scadenza annuale oppure ogni certo numero di anni. Questa opzione diventa davvero difficile da ipotizzare visto il lungo periodo temporale sui cui si svolgerebbe l'azione. Esempio il primo di agosto ogni due anni!

Intervallo di ricorrenza

In questa sezione è programmabile l'intervallo di tempo nel quale l'appuntamento si deve riproporre.
In primo luogo é individuabile un intervallo preciso di tempo per il quale la ricorrenza dovrà riproporsi. Nell'esempio di cui sopra, è stato individuato un periodo dal 18/2/2021 al 05/08/2021. (Tutti i giovedì dalle 8:00 alle ore 8:30)
Per eventi che non hanno una data di fine (esempio un anniversario oppure un compleanno) selezionare l'opzione Nessun termine.
In alternativa é possibile definire anche un certo numero di ricorrenze da ripetere (ad esempio 25 ricorrenze tutti i giovedì a partitre da un certa data)

Appuntamenti di Outlook, le opzioni: mostra come e promemoria

Nel gruppo pulsante Opzioni della barra multifunzione Appuntamento di Outlook sono presenti tre impostazioni di cui una (la ricorrenza) permette di accedere ancora una volta alle stesse impostazioni precedentemente descritte.
Gli altri due pulsanti presenti nel gruppo pulsanti Opzioni sono Mostra come e il Promemoria.

Impostare Mostra come:

Mostra come: ci sono cinque diverse opzioni che vengono rese disponibili nell'elenco a discesa: disponibile, altra postazione di lavoro; Provvisorio;  Occupato, Fuori sede.
A seconda della sede dell'appuntamento o della tipologia dell'impegno è conveniente informare i colleghi sulla disponibilità e/o presenza in azienda.  

L'impostazione dell'opzione Mostra come, definisce anche un riscontro grafico nella visualizzazione degli appuntamenti nel calendario di Outlook. Nell'immagine di cui sotto, sono descritti due diversi appuntamenti.
Il primo appuntamento è una consegna di materiale informativo (Fuori sede). In questo caso il bordo sinistro della fascia orario di impegno è del colore viola tipico delle attività fuori sede lavorativa. Al contrario, il successivo impegno, mostra una fascia di colore blu che comunica uno status di occupato (presso l'azienda) durante la fascia oraria pomeridiana.

Impostare il promemoria

Promemoria. Si tratta di una delle opzioni più utilizzare di Outlook, ed è importante saperlo impostare correttamente affinchè gli avvisi (specie quelli degli impegni passati) non diventino un disturbo durante l'utilizzo del programma.
Nel gruppo pulsanti Opzioni, fare clic sul pulsante Promemoria.
Per impostazione di default, l'intervallo del promemoria è di 15 minuti. Per impostare un tempo diverso selezionare una fra le tante opzioni disponibili nell'elenco.

Eliminare automaticamente i promemoria degli eventi passati

Una opzione molto utile, soprattutto se si resta fuori sede per alcun giorni, è quella di evitare cha Outlook continui a proporre anche i promemoria degli eventi passati.
Se non si vogliono più vedere i promemoria degli eventi scaduti, è possibile indicare a Outlook di cancellare automaticamente questi avvisi.
Per fare questo bisogna passare attraverso il menu File nel backstage di Outlook e cliccare su Opzioni. Nella scheda Avanzate sono disponibili le opzioni di Promemoria.
A questo punto è sufficiente mettere il segno di spunta sull'opzione: Elimina automaticamente i promemoria relativi a eventi passati del calendario.

Mostra Promemoria sopra le altre finestre

Nello stesso gruppo di opzioni Promemoria, Outlook prevede di configurare il programma per visualizzare la finestra del promemoria anche in sovrapposizione ad altri programmi sui quali si sta eventualmente lavorando (vedi immagine sottostante).

Definire un appuntamento come privato

Quando il calendario è condiviso con colleghi, può risultare necessario far sapere che in determinati momenti della settimana lavorativa, sono presenti delle fasce di orario destinate ad attività private non di carattere lavorativo, o comunque attività sulla quale vogliamo mantenere una privacy.
Un tipico esempio potrebbe essere un impegno per una visita medica o un permesso di lavoro. In questo caso dobbiamo comunicare ai colleghi che siamo occupati, e non possiamo essere coinvolti in altre attività.

Per operare in questo senso è possibile descrivere normalmente l'impegno in agenda, come tutti gli altri appuntamenti. Successivamente, sulla scheda Home della Barra multifunzione (gruppo pulsanti Categorie), fare clic sull'opzione Privato.
Definire l'appuntamento come privato non permette a colleghi di vedere il dettaglio dei contenti.

Come creare un evento nel calendario di Outlook

In Outlook viene considerato Evento una attività che dura 24 ore e che occupa pertanto l'intera giornata lavorativa. Esempi di eventi possono essere le fiere oppure i seminari. Alcune persone utilizzano gli eventi anche per segnalare giornate di vacanze, indicando in tale modo ai colleghi l'assenza in azienda.

Come per l'appuntamento, anche per l'evento è fondamentale descrivere il Titolo e il Luogo di svolgimento della attività.
La principale differenza di impostazione dell'Evento rispetto l'Appuntamento è la selezione dell'opzione: Giornata intera.
Questo tipo di selezione crea un impegno per l'intera giornata.
Anche per l'Evento, come per l'Appuntamento, non coinvolgendo direttamente altre persone come nel caso di una riunione, non è  necessario descrivere il contenuto.
Se però di desidera appuntare informazioni note o descrizioni è utilizzabile lo spazio testo come se fosse una email.

:: Nell'impostare un evento è possibile scegliere come inizio e fine due date differenti e automaticamente occupare duo o più giorni a calendario.

L'inserimento di un evento, nel calendario di Outlook, crea un banner al di sotto della data, il cui colore individua anche la tipologia dell'impegno (nell'immagine di cui sotto il viola definisce l'essere fuori sede di lavoro).
Nel caso di una visualizzazione settimanale del calendario, tutta la fascia della giornata viene occupata dallo stesso dolore viola.
Viceversa, sempre nell'immagine sottostante, è visibile l'inserimento in agenda di un appuntamento organizzativo aziendale, la cui colorazione azzurra comunica lo status di occupato per una specifica e definita fascia oraria.

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[Valter Borsato: gennaio - 2021 | Ultimo aggiornamento 2/03/2023]