Creare e inviare messaggi di posta elettronica con Outlook

L'invio di un messaggio di posta elettronica è un'operazione quotidiana per molti, ma nonostante la sua apparente semplicità, ci sono dettagli e accorgimenti che spesso vengono trascurati.
Scrivere una email efficace e professionale richiede attenzione a diversi elementi che possono fare la differenza nella comunicazione.
Questo sezione del sito esamina in dettaglio le varie opzioni disponibili per impostare correttamente una email, mostrando passo dopo passo come comporre e inviare messaggi di posta utilizzando il client Outlook di Microsoft.
Outlook offre una serie di funzionalità che vanno ben oltre il semplice invio di messaggi, consentendo di ottimizzare la gestione delle email e migliorare l'efficacia della comunicazione.
Nel comporre una email, è fondamentale prestare attenzione al campo dell'oggetto, che deve essere sempre chiaro e riassuntivo per far comprendere immediatamente il contenuto del messaggio.
Un oggetto ben formulato non solo attira l'attenzione del destinatario, ma lo prepara a comprendere l'urgenza o l'importanza del messaggio.
Altri aspetti da non trascurare includono l'uso corretto dei campi destinatari: "A", "Cc" (copia carbone), e "Ccn" (copia carbone nascosta). Questi campi devono essere gestiti con attenzione per rispettare la privacy dei destinatari e per inviare la comunicazione solo a chi realmente necessario.
Infine, Outlook offre funzionalità avanzate come la possibilità di programmare l'invio di email a un orario specifico, richiedere conferme di lettura, impostare firme personalizzate, e categorizzare i messaggi per una migliore organizzazione.
Questo tutorial esplorerà anche come gestire queste opzioni per sfruttare al meglio le potenzialità del programma di posta Outlook e rendere la comunicazione via email efficiente e professionale.

Il programma Outlook in realtà è molto più che un client di posta, in quanto dispone di alcune opzioni tipiche di un organizer che ad esempio permettono di gestire l'agenda personale, i calendari, i contatti etc.
Il presente tutorial tratta le azioni legate alla scrittura, invio e ricezione dei messaggi di posta elettronica.

Contenuti del tutorial: Passo per passo, scrivere ed inviare email con Outlook

[01] - Differenza fra Outlook: desktop; OWA (Outlook Web App) e Outlook.com
[02] - Creare un nuovo messaggio di posta elettronica con Outlook
[03] - Compilare correttamente l'intestazione dati delle email
[04] - Messaggi di posta elettronica. L'importante differenza fra A: CC: e CCN:
[05] - Inserire automaticamente il destinatario menzionandolo nel testo della email
[06] - Comporre il messaggio ed inserire una firma alla fine del documento
[07] - Allegare informazioni e documenti ai messaggi di posta elettronica
[08] - Come allegare un file in una email
[09] - Come allegare un elemento di Outlook in una email
[10] - Inserire una priorità del messaggio
[11] - Richiedere conferma di recapito e/o lettura
[12] - Rispondere al messaggio, Inoltrare un messaggio
[13] - Rinviare un messaggio di posta elettronica
[14] - Le principali scorciatoie (comandi da tastiera) per la posta di Outlook

Le spiegazioni ed immagini sono riferite a Outlook Miscosoft365 desktop, ma sono perfettamente declinabili anche per tutte le versioni precedenti di Outlook.

Differenze fra Outlook: Desktop; OWA (Outlook Web App) e Outlook.com

Brevissima introduzione ma necessaria.
Quando ci si riferisce al programma Outlook a volte si crea confusione fra Outlook desktop; e Outlook Web App (legato alla sola licenza Microsoft 365), e il sevizio per l'Account gratuito, che include tutti i domini di posta elettronica di Microsoft con estensione outlook.it e outlook.com.

Dal punto di vista dell'invio di una email cambia davvero poco usare i servizi web attraverso il browser oppure  il programma client installato sul computer.

Le differenze della OWA (Outlook Web App) Microsoft 365  rispetto il programma Outlook desktop installato su PC sono tutto sommato poco significative (per lo meno sulle funzionalità di base del pacchetto).
Diverso invece i discorso degli account di posta outlook, nei quali da alcuni anni Microsoft propone un Office online gratuito ma limitato rispetto i servizi online offerto dal pacchetto 365.

APPROFONDIMENTI. Per un dettagliato confronto fra l'Outlook per PC e quello online si rimanda all'articolo presente sul sito di Microsoft: Confronto tra Outlook per PC, Outlook sul Web e Outlook per iOS & Android

Creare un nuovo messaggio di posta elettronica con Outlook

In alto a sinistra, sulla scheda Home della barra multifunzione di Outlook, è disponibile il pulsante Nuovo messaggio.
Una volta cliccato il pulsante si apre la Finestra Nuovo messaggio nella quale è possibile inserire tutte le informazioni necessarie nell'intestazione dati della email.
:: SUGGERIMENTO. Una volta avviato il programma Outlook, è possibili aprire la Finestra Nuovo messaggio anche con il comando scelta rapida CTRL+N

Compilare correttamente l'intestazione dati delle email

Indubbiamente è la parte più importante del messaggio, poche regole da rispettare ma fondamentali. Per una comunicazione più chiara ed efficiente, e per tutelare la privacy, i destinatati della email sono suddivisibili in A: CC: CCN.
Sembrerebbe tutto semplice, ma ogni tanto qualche confusione si crea soprattutto sull'utilizzo del campo CC / CCN e sull'utilizzo corretto dell'oggetto.

Da: questo pulsante di selezione potrebbe non essere visualizzato se sul programma Outlook è configurata solo una casella di posta elettronica. Viceversa, se nel programma sono configurati più account, cliccando sul pulsante è possibile scegliere da quale indirizzo si vuole spedire il messaggio.
Qualora fossero configurati più account di posta, quello che viene proposto per primo è quello impostato come predefinito.

A: va inserito l'indirizzo o gli indirizzi di posta elettronica a cui destinare il messaggio (l'indirizzo email va inserito in maniera completa ad esempio:  nome.cognome@azienda.com).
Qualora si dovessero inserire più contatti separare gli indirizzi email con un punto e virgola ";"
Se i nominativi vengono scelti direttamante dalla rubrica, sarà automaticamente il programma ad inserire il punto e virgola dopo ogni indirizzo.

CC - CCN: il significato dell'acronimo è Copia Conoscenza (a volte tradotto dall'inglese Carbon Copy in Copia Carbone); CCN (Copia Conoscenza Nascosta)
Questo campo serve per individuare se la mail, oltre ai destinatari principali, ne preveda altri che devono comunque essere messi a conoscenza dell'informativa (coinvolti meno direttamente nel messaggio).
Per default Outlook rende visibile solo l'opzione CC. Il campo di indirizzo "CC:" va utilizzato solo se si scrive a gruppi di persone che sono in relazione tra di loro quali ad esempio colleghi o amici. (Nella successiva sezione, verrà dettagliato il distinguo fra A: CC: e CCN:)
Per poter compilare il campo CCN ci sono due possibilità.
La prima. Facendo clic sul pulsante CC, sia apre la finestra di dialogo Seleziona nomi (dai contatti di Outlook). Basta selezionare uno o più nomi e successivamente nella parte in basso a sinistra della Finestra di dialogo fare clic su CCN.
Ovviamente la stessa procedura può essere applicata anche per il campo A: e CC:

La seconda possibilità, è quella di rendere sempre attivo il campo CCN fra i dati di intestazione della email.
Per fare questo nella scheda scheda Opzioni, gruppo pulsanti Mostra campi selezionare il pulsante CCN.
L'impostazione rimarrà disponibile anche per le successive sessioni di lavoro (infatti il pulsante rimane di un colore grigio per indicarne lo stato attivo).

Oggetto: Forse il passaggio chiave più importante nella compilazione del messaggio di posta elettronica.
L'oggetto deve contenere una indicazione di sintesi del contenuto della email. È molto importante utilizzare con attenzione questo campo che spesso viene interpretato in modo poco corretto.
Alcune indicazioni su cosa NON deve essere fatto nel campo Oggetto:
(1) Lasciare vuoto il campo! È forse l'errore più comune. Obbliga il destinatario ad aprire la mail e pertanto non fornisce a chi riceve il messaggio un'anticipazione del contenuto.
(2) Evitare di usare l'oggetto come se fosse il messaggio stesso, creando al suo interno un vero e proprio comunicato. Circolano delle email che non hanno testo ma solo informazioni nell'oggetto come fosse un sms o un messaggio di Whatsapp.
(3) Scrivere tutto il testo dell'oggetto in maiuscolo. Doveroso richiamo alle Netiquette: tutto maiuscolo significa urlare!
Oltretutto, scrivere tutto maiuscolo e con punti esclamativi, potrebbe far si che alcuni servizi antispam classifichino questo tipo di messaggio come posta indesiderata.
(4) Evitare nell'oggetto richiami di attenzione o saluti.. tipo "urgente" oppure "ciao" etc.

Un ulteriore errore che viene frequentemente fatto nel campo Oggetto, è quello di aprire una nuova conversazione mantenendo l'oggetto di un precedente argomento.
Questo capita perchè, chi deve inviare una nuova email, cerca nella posta in arrivo una comunicazione precedente e la riutilizza con l'opzione rispondi!
Questa azione crea molta confusione nell'archivio della posta poichè due conversazioni con contenuti diverse vengono classificate assieme sulla base dello stesso oggetto.

Messaggi di posta elettronica. L'importante differenza fra A: CC: e CCN:

La differenza fra A; CC, dovrebbe essere una cosa ovvia. Ma spesso (troppo spesso) non è chiara a tutti coloro che utilizzano la posta elettronica.
In  A: vanno inserite le persone strettamente interessate alla comunicazione.
I contatti inseriti nel campo CC: sono in linea di massima persone che devono essere solo informate, sulla comunicazione e sul processo,  ma che normalmente non dovranno rispondere al messaggio.

Mentre la differenza fra A e CC è di solito chiara e condivisa, molti errori vengono ancora fatti nel distinguere fra CC e CCN
La differenza più importante è che i nominativi  che vengono messi in CCN non sono visibili alle altre persone che ricevono lo stesso messaggio.
Se le persone a cui viene spedito il messaggio fra di loro NON si conoscono, mettere i contatti in CCN garantisce la privacy, e tutela i destinatari del messaggio rispetto una impropria diffusione del loro account di posta.
Spesso nelle email aziendali vengono spediti messaggi multipli magari a clienti e fornitori. Non mettere i destinatari in CCN è una violazione della privacy e inoltre si forniscono preziosi contatti di clienti a competitor o fornitori.

Inserire automaticamente il destinatario menzionandolo nel testo della email

Si tratta di una opportunità pratica e molto interessante, soprattutto se stiamo rispondendo a qualcuno e volgiamo coinvolgere altre persone.
Direttamente nel testo della mail è sufficiente digitare il simbolo @ e i primi caratteri del nome di un nominativo presente fra i contatti. (vedi immagine sottostante). A questo punto sarà possibile scegliere con un clic del mouse nell'elenco di tutti nominativi presenti nei contatti che iniziano con in caratteri digitati nel testo.

Una volta scelto il nominativo, oltre ad apparire selezionato nel testo della email, l'indirizzo andrà automaticamente ad inserirsi fra i destinatari principali del messaggio di posta.

Comporre il messaggio ed inserire una firma

Sicuramente la parte più importante del messaggio sono i contenuti!
Nulla di particolarmente importante da sottolineare sulla scrittura di questa parte del messaggio.
Nelle ultime versioni di Office l'editor di testo per scrivere le emai è Word. Di conseguenza tutto ciò che concerne l'organizzazione, la formattazione, le tabelle, il controllo ortografico etc. fanno riferimento al programma di scrittura di Microsoft.
Per sfruttare al massimo gli strumenti di scrittura può essere significativo redigere il documento in Word per poi, anche con un semplice copia incolla portare tutto nel messaggio di Outlook.

Inserire una firma nella email di Outlook

Outlook può essere impostato affinché la firma sia sempre inserita automaticamente alla fine di ogni messaggio di posta.
In Outlook è possibile creare più di una firma personalizzata per i messaggi (ad esempio che includa una parte o tutte le informazioni di contatto).
La firma, oltre ad un testo, può contenere immagini, il biglietto da visita, il logo aziendale etc.
Per inserire una firma alla fine del documento: nella scheda Messaggio, gruppo pulsanti Includi fare un clic su Firma. Si apre un menu a tendina che permette di scegliere fra le firme disponibili. Nello stesso menu, è possibile passare nella Finestra di dialogo che permette l'organizzazione e la creazione di nuove firme.

Da non fare! Usare le firme per creare dei paragrafi di testo da inserire nei messaggi (frasi tipo, saluti, presentazioni dell'azienda etc). Per questo tipo di necessità nella scheda Inserisci è presento lo strumento Parti rapide 

La modalità di organizzazione e gestione delle firme sono state trattate in uno specifico tutorial.  Per approfondimenti si rimanda a: Creare una firma da aggiungere ai messaggi di posta elettronica

 

Allegare informazioni e documenti ai messaggi di posta elettronica

Qualsiasi documento può essere allegato ad un messaggio di posta elettronica. Una Cartella Excel, un documento Word, un'immagine oppure un video.
Attenzione però alle dimensioni!
Nelle email, oltre ad un file, è possibile allegare degli elementi tipici del programma Outlook. Ad esempio un calendario, un scheda dati di un contatto (Biglietto da visita) o una mail presente nell'archivio della posta.
Gli allegati sono fondamentali nel processo di comunicazione di una email, poichè nel solo messaggio di testo ci sarebbero molti limiti nel comunicare le informazioni.
Gli allegati possono però comportare dei problemi:
1) Necessità per chi riceve il messaggio di avere un software idoneo per aprire il file allegato.
2) Dimensioni. In linea di massima non si dovrebbero mai inoltrare allegati superiori ad una 10 di MB. Alcuni consigliano limiti molto inferiori compresi fra i 4-5 MB.
3) pericolo di presenza di Malaware nei documenti inviati, pensiamo ad esempio ai rischi di una macro contenuta in un file.

Per quanto riguarda gli allegati, è utile ricordare che alcuni server di posta in arrivo non accettano allegati superiori ad una certa dimensione (10-20MB) in casi come questo l'email viene respinta, e al mittente arriva un messaggio di errore relativo alla mancata consegna.
Ricordiamo inoltre, come grandi quantità di messaggi con molti allegati possano dare problemi a chi consulta le email soprattutto su device come smartphone e tablet che raramente dispongono di grandi spazi di archiviazione dati.

:: CONSIGLIO. Se vi fosse la necessità di allegare dei file molto pesanti. Esistono programmi online che appositamente gestiscono queste necessità.
Molti utilizzano WeTransfer, che permette di spedire gratuitamente degli allegati di posta elettronica fino a 2Gb (e non è poco!).

Come allegare un file ad una email

Per allegare un messaggio in Outlook. Nella scheda Messaggio, gruppo pulsanti Includi fra clic sul pulsante Allega file, una volta aperto il menu verranno proposti dei file recentemente creati sul computer che possono essere immediatamente selezionati e inclusi come allegato.
Il programma Outlook infatti tiene traccia dei documenti che sono stati recentemente utilizzati e del loro percorso di archiviazione nel computer oppure su OneDrive.
In alternativa, alla fine dell'elenco, viene proposta l'opzione Cerca in questo PC... che permette di navigare fra le risorse del computer per individuare e selezionare il file da allegare al messaggio.
:: CONSIGLIO. Sempre ponendo attenzione alle dimensioni complessive dei file. Qualora fosse necessario allegare più documenti è sicuramente utile creare un unico file ZIP. Oltre alla comodità di poter gestire un unico file, grazie agli algoritmi di compressione, permette di diminuire notevolmente il peso di molti documenti soprattutto di Office.

Come allegare un elemento di Outlook in una email

In Outlook, oltre ad allegare un file, è possibile allegare un Elemento di Outlook.
Per elemento di Outlook si intende qualsiasi informazione archiviata all'interno del programma. I classici oggetti di Outlook che possono essere allegati sono informazioni di calendario, il biglietto da visita dei contatti presenti in rubrica, oppure una email presente nell'archivio.
Per allegare un elemento di Outlook, nella scheda Inserisci, gruppo pulsanti Includi fare un clic sul pulsante Elemento di Outlook.

 

Una volta cliccato su Includi si apre la finestra di dialogo Inserisci elemento. Fra le cui risorse è possibile navigare per individuare l'oggetto di Outlook che si vuole allegare al messaggio di posta.
Nell'esempio visualizzato nella sottostante immagine si vuole allegare il Biglietto da visita di un nominativo presente nei contatti.
Dopo aver cliccato su Contatti, nella parte sottostante della Finestra di dialogo si seleziona il nominativo e successivamente si conferma l'inserimento facendo clic su OK.

 

Inserire una priorità del messaggio

Opzione molto spesso abusata, a tal punto c'è chi manda messaggi di posta elettronica solo e sempre con priorità alta!
In realtà questo avvertimento, se applicato con attenzione, può diventare un modo per dare più visibilità ad un messaggio quando questo prevede VERAMENTE una urgenza.
Nella scheda Messaggio, gruppo pulsanti Categorie, selezionare l'opzione Priorità alta.
Esisterebbe anche la possibilità di categorizzare un messaggio come priorità bassa, ma è una opzione che nessuno utilizza per l'inevitabile sensazione di sconsigliare la lettura del messaggio!
Di conseguenza la scelta è fra nessuna categorizzazione di Priorità, oppure Priorità alta.

Richiedere conferma di recapito e/o lettura

Una delle opzioni più fastidiose e inutili della posta elettronica (opinione personale di chi scrive).
Per due ragioni. La prima. Molto spesso chi riceve un messaggio di posta elettronica si sente infastidito dover confermare il ricevimento e la lettura di un messaggio appena lo apre (ancora prima di averlo letto!).
La seconda, la persona che riceve la email può rifiutarsi di notificare che ha ricevuto e letto il messaggio.
Oltre la conferma di lettura, sempre nel gruppo pulsanti Verifica scheda Opzioni, è disponibile Richiedi conferma di recapito.
Questa opzione la possiamo definire di tipo procedurale. Al mittente che ne ha fatto richiesta, arriva una notifica che il messaggio è stato regolarmente depositato nel server di posta in arrivo del destinatario (è come fosse stato notificato che la lettera è stata depositata nella cassetta delle posta del destinatario).
Questo tipo di notifica non ci conferma la lettura del messaggio ma solo la consegna!
Attenzione però, che alcuni server di posta potrebbero essere disabilitati per questo servizio di notifica.
Non è pertanto possibile in nessun modo forzare l'invio di una conferma di lettura da parte di un destinatario.
In conclusione. L'operazione più corretta per richiedere una conferma, è forse una educata frase a fine messaggio. in cui "data l'importanza della comunicazione si chiede gentilmente di ricevere una conferma di lettura del messaggio"

Per attivare le due opzioni basta porre il simbolo di spunta nella relativa checkbox presente nella scheda Opzioni.

CONSIGLIO: Se si desidera che per impostazione venga sempre inserita nella email la richiesta di conferma di lettura e/o di recapito.
Menu File;  Opzioni;  Posta; (sezione Verifica) è possibile impostare che la richiesta venga automaticamente inserita in tutti i messaggi!

Rispondere al messaggio, Inoltrare un messaggio

Ricevuto ed aperto un messaggio, l'azione più frequente è quella di dover rispondere al mittente.
Nel gruppo pulsanti Rispondi, sono disponibili tre diverse azioni.
Rispondi. Si risponde al mittente, solo al mittente anche qualora la email fosse stata indirizzata a più persone.
Rispondi a tutti. Questa opzione serve per rispondere al mittente e anche a tutti coloro che sono in copia conoscenza (A: oppure CC:) ovviamente non chi è in CCN !
Inoltra. Questa opzione serve per reindirizzare (girare) la email ad un altro destinatario.
Attenzione agli allegati! Se la email ha degli allegati, con Rispondi o Rispondi a tutti vengono ovviamente rimossi dalla risposta, viceversa con inoltra gli allegati rimangono con il messaggio.

:: Scorciatoie. Per rispondere solo al mittente, premere CTRL+R; Per rispondere a tutti premere CTRL+MAIUSC+R; Per inoltrare un messaggio, premere CTRL+F

Rinviare un messaggio di posta elettronica

Rinviare un messaggio di posta elettronica,  è una opportunità molto interessante e poco sfruttata da parte di chi utilizza Outlook, soprattutto quando si deve inviare lo stesso identico messaggio ad altri destinatari.
Ipotizziamo ad esempio di avere spedito ad un cliente un messaggio con degli allegati di presentazione della nostra attività, e che la stessa identica email la si voglia spedire ad un altro cliente.
Non avrebbe senso fare un inoltra del precedente messaggio poichè si rischierebbe di lasciare informazioni della precedente operazione.

Per effettuare un nuovo invio, aprire la precedenti email, e nella scheda Messaggio gruppo pulsanti Sposta, fare clic sul comando Azioni e scegliere l'opzione Rinvia messaggio.

Una volta cliccato sul comando Rinvia messaggio si apre una nuova email del tutto identica alla precedente, nella quale basta solamente modificare il / i destinatari e cliccare su Invia.

Le principali scorciatoie (comandi da tastiera) per la posta di Outlook

Spesso poco utilizzati, difficili da ricordare soprattutto se il programma lo si utilizza poco, però i più importanti comandi da tastiera forse conviene cercare di memorizzarli.....  

Passare alla casella posta in arrivo: CTRL+SHIFT+I
Passare alla casella posta in uscita: CTRL+SHIFT+O
Creare un nuovo messaggi CTRL+N (se nella sezione posta)
Creare un nuovo messaggio CTRL+SHIFT+M (da qualsiasi sezione di Outlook agenda, contatti etc)
Inviare un messaggio ALT+S
Rispondere ad un Messaggio CTRL+R
Rispondere a tutti i nominativi presenti nel Messaggio CTRL+SHIFT+R
Rispondere con l'inserimento di una riunione Agenda Outlook CTRL+ALT+R
Inoltrare un messaggio CTRL+F
Inoltrare come allegato di posta CTRL+ALT+F
Invio - ricezione messaggi (controllo arrivo nuovi messaggi) F9
Aprire la Rubrica contatti CTRL+SHIFT+B
Stampare CTRL+SHIFT+F12
Scegliere l'account di posta da utilizzare per l'invio di un messaggio CTRL+TABULATORE

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[Valter Borsato: Dicembre - 2020 | Ultimo aggiornamento 17/02/2021]