www.valterborsato.it

La Stampa Unione di Word

La Stampa Unione di Word è uno strumento che permette di creare grandi volumi di documenti personalizzandoli mediante l'inserimento di dati provenienti da tabelle o Data Base (ad esempio il nome, cognome e le informazioni contenute in un archivio anagrafico). I dati necessari per la personalizzazione possono essere estratti da un elenco interno di Word, da una Cartella di lavoro di Excel (File Excel), da un Data Base quale Access o dalla rubrica di Outlook.

Una volta imputata la lettera, per iniziare la Stampa Unione, bisogna nella scheda LETTERE della barra multifunzione di Word, scegliere nel gruppo pulsanti Inizia stampa unione il pulsante Seleziona destinatari.
Il comando Seleziona destinatari ha tre opzioni: Crea un elenco; Usa elenco esistente e Seleziona dai contatti di Outlook.

Menu Word | Stampa Unione Word scheda lettere.

Impostare la Stampa Unione di Word

Frequentemente nell'organizzare la Stampa Unione, vengono utilizzati come sorgente dati dei Fogli di lavoro di Excel che contengono archivi anagrafici.
Nella scheda Lettere, all'interno del gruppo pulsanti inizia stampa unione va cliccato il pulsante Seleziona destinatari e successivamente Usa elenco esistente.
Appena cliccato il comando Usa elenco esistente, si apre la classica finestra di dialogo "apri file" che in questo caso prende il nome di Seleziona origine dati, la quale consente di navigare nelle risorse del Computer.
Non rimane che individuare il file di Excel contenente la tabella e confermarne l'apertura.

Word | Stampa unione - selezionara destinatari.

Utilizzare la Stampa Unione Word con un File dati di Excel

Dopo aver selezionato il file di Excel dal quale scegliere i campi unione da inserire nel documento Word, i pulsanti dei comandi della scheda LETTERE della barra multifunzione che precedentemente erano disattivi (di colore grigio e non selezionabili) si attivano e rendono disponibili le operazione di inserimento dati.

:: Osservazione. Per facilitare l'importazione dei dati per la Stampa Unione è consigliabile che il foglio della cartella di Excel contenente il data base sia più “pulito” possibile e che comprenda possibilmente la sola tabella dell’archivio e non altre informazioni.

Una volta selezionato ed aperto il file Excel, in Word nel gruppo pulsanti Inserisci è possibile cliccare il comando: Inserisci campo unione.
Nel menu, presente nel pulsante Inserisci campo unione, (visibile nella figura a destra) sarà disponile l'elenco di tutte le intestazioni dei campi dell’archivio di Excel.
Basterà pertanto scegliere dove posizionare le voci nel testo della lettera e cliccare il campo che si vuole inserire, considerando di separare con la barra spaziatrice eventuali voci vicine (Es: nome cognome).

Word | Stampa unione Word - Inserisci campo unione

Stampa Unione Word: anteprima risultati

Nel scheda LETTERE è disponibile il pulsante Anteprima risultati che permette di sostituire i campi unione all'interno del documento Word ("cognome" "nome" "via"....) con i dati contenuti nel primo record (la prima scheda) dell'archivio di Excel.

Word | Stampa unione Word - Antemprima risultati

A fianco del pulsante anteprima dati è presente un piccolo "browser" che con i pulsanti avanti, indietro, inizio e fine, permette di far scorrere all'interno dei campi unione tutti i dati presenti nell'archivio sorgente.

Stampa Unione Word: Finalizza e Unisci

Finalizza e Unisci propone tre opzioni: modificare i singoli documenti, Stampare i documenti e Inviare i Messaggi.

Con Modifica documenti, Word crea un nuovo documento costituito da tante lettere (una dopo l’altra) tanti quanti sono i record del data base di origine. Ovviamente è possibile modificare il documento e correggere eventuali errori e decidere, attraverso il menu stampa, quali pagine si vogliono inviare alla stampante. Prima di creare il nuovo documento è possibile indicare a Word se si vuole unire tutti o una parte delle lettere indicando eventualmente il numero del primo e dell'ultimo record.

Word | Stampa unione Word - Finalizza e Unisci

Con Stampa documenti è possibile inoltrare immediatamente al processo di stampa le lettere, anche in questo caso è possibile indicare il numero del primo e dell'ultimo documento da stampare.

Con Invia messaggi è possibile inoltrare i documenti via email decidendo se produrre un formato testo, oppure il formato HTML. Il processo di invia messaggi prevede la possibilità di scegliere anche l’oggetto da inserire nella comunicazione.

Indice Generale Argomenti: EXCEL - WORD & POWERPOINT