La Stampa Unione da Excel in Word passo per passo

La Stampa Unione in Microsoft Word è una funzionalità potente che consente di generare automaticamente una grande quantità di documenti personalizzati utilizzando dati provenienti da fonti esterne, come tabelle Excel o altri archivi.
Questo strumento è particolarmente utile quando si devono produrre lettere, etichette, buste, certificati o altri documenti simili in cui alcune informazioni devono essere personalizzate per ogni destinatario, come nomi, indirizzi o altre informazioni specifiche.
I dati utilizzati per la Stampa Unione possono essere prelevati da diverse fonti.
Queste includono: Un elenco creato direttamente all'interno di Word, dove si possono inserire manualmente i dati.
Un file Excel, in cui ogni riga rappresenta un record e le colonne contengono i vari campi di dati (ad esempio nome, cognome, indirizzo).
Un database come Microsoft Access, che permette di organizzare e gestire i dati in modo strutturato.
La rubrica di Outlook, particolarmente utile per l'invio di comunicazioni via email o per la gestione dei contatti.
Questo tutorial fornisce una panoramica delle principali funzionalità della Stampa Unione, con un focus particolare su come collegare un file Excel a Word per creare documenti personalizzati. Verranno illustrati, passo dopo passo le operazioni necessarie, dalla selezione dei dati all'inserimento dei campi unione, fino alla generazione finale dei documenti.

La Stampa Unione permette di creare molti documenti contemporaneamente. Questi documenti avranno un Layout, formattazioni testi e grafica identici, ma saranno personalizzati rispetto le informazioni contenute nella tabella Excel (ad esempio il nome, cognome e altre informazioni presenti in un archivio anagrafico).
Nel processo della Stampa Unione sono coinvolti tre documenti:
:: Il file contente l'archivio (La cartella di lavoro di Excel).
:: Il documento principale scritto in Word.
:: Un documento finale contente tutti dati uniti.

Contenuti del tutorial: Il processo della Stampa Unione passo per passo

[1] - (Excel) Creazione - organizzazione del documento "sorgente" contenente la tabella o la base dati.
[2] - (Word) Scrittura del documento di testo
[3] - (Word) Impostare la Stampa Unione
[4] - (Word) Utilizzare un elenco esistente - selezionare i destinatari 
[5] - (Word) Utilizzare la Stampa Unione Word con il File dati di Excel
[6] - (Word) Stampa Unione: Anteprima risultati
[7] - (Word) Completare la Stampa Unione: Finalizza e Unisci
[8] - (Word) Salvare il documento di stampa unione
[9] - Conclusioni e schematizzazione del processo di stampa unione 

(Excel) Creazione - organizzazione del documento contenente la tabella

Troppo spesso viene trascurato il file Excel sorgente e il modo in cui sono inserite le informazioni. È fondamentale che la tabella rispetti fedelmente alcune importanti regole.
1) Intestazione. Nella tabella deve essere presente solo una riga di intestazione, (intestazione di campo). Non devono essere ulteriore righe che sovra titolano la tabella, e soprattutto non devono esserci celle che sono state unite. (vedi: Comando unisci e centra).
Il comando unisci e centra, purtroppo, è spesso erroneamente utilizzato nella intestazione delle tabelle.
2) La tabella non deve avere righe o colonne vuote. Deve essere un'unica area dati che termina con una riga e una colonna vuota.
3) Non devono esserci a ridosso della tabella informazioni che non appartengono alla base dati. Esempio calcoli alla fine della tabella, o subtotali fra le righe.

Un esempio di tabella correttamente impostata è illustrato nella successiva immagine. La tabella verrà utilizzata come file Origine dati nel processo di Stampa Unione.

(Word) Scrittura del documento di testo

Prima di procedere con la Stampa Unione è importante organizzare il documento di testo all'interno del quale verrà organizzato il processo.
Per presentare passo per passo l'organizzazione della Stampa Unione, consideriamo il documento di testo sotto raffigurato, nel cui rettangolo blu si vuole organizzare una stampa Unione con i nominativi presenti nel file Excel di cui sopra.

(WORD) Impostare la Stampa Unione

Nel programma Word, la Scheda fondamentale nella quale sono presenti tutti i comandi per organizzare la Stampa Unione e la scheda Lettere.
Se il documento è già stato redatto, scegliere in primo luogo il tipo di Unione che si desidera creare.
Nella Scheda Lettere, Gruppo pulsanti Inizia stampa unione scegliere fra le varie opzioni disponibili Lettere.

 

Appena si seleziona la scheda Lettere, tutti i pulsanti sono disattivi (di colore grigio) per iniziare il processo di Stampa unione nel  gruppo pulsanti Inizia stampa unione fare clic il pulsante Seleziona destinatari.

 

Il comando Seleziona destinatari mette a disposizione tre opzioni:
:: Crea un elenco;
:: Usa elenco esistente
:: Seleziona dai contatti di Outlook.

Stampa Unione di Word funziona perfettamente con i dati contenuti nei Fogli di lavoro di Excel. (Opzione usa elenco esistente).
Come individuato nel comando Seleziona destinatari, sarebbe possibile creare una origine dati all'interno dello stesso programma Word, ma questo tipo di opzione ha parecchi limiti soprattutto se l'archivio che si vuole utilizzare non è di piccole dimensione.
Un'ulteriore opportunità molto interessante che il programma Word mette a disposizione (spesso poco sfruttata) è quella di usufruire degli archivi presenti nei contatti del programma Outlook.

(Word) Utilizzare un elenco esistente - selezionare i destinatari 

Nella scheda Lettere, all'interno del gruppo pulsanti inizia stampa unione va cliccato il pulsante Seleziona destinatari e successivamente Usa elenco esistente.
Appena cliccato il comando Usa elenco esistente, si apre la Finestra di dialogo Seleziona origine dati  la quale consente di navigare nelle risorse del Computer.
Una volta selezionato il file di Excel si apre una successiva finestra di dialogo Seleziona tabella che permette di definire in quale Fogli di lavoro della cartella di Excel è presente la tabella.
Non rimane che individuare il file di Excel contenente la tabella archivio e confermarne l'apertura facendo clic su OK.

 

(Word) Utilizzare la Stampa Unione Word con il File dati di Excel

Una volta selezionato ed aperto il file Excel, tutti i pulsanti presenti sulla scheda Lettere della barra multifunzione saranno attivati.
A questo punto è possibile procedere con l'inserimento nel documento di Word dei collegamenti ai dati contenuti nella tabella di Excel.

In Word nel gruppo pulsanti Inserisci cliccare il comando: Inserisci campo unione.
Nel menu  Inserisci campo unione, (visibile nella figura sottostante) è disponile l'elenco di tutte le intestazioni dei campi dell’archivio di Excel (gen; matricola; cognome; nome....)
Basterà pertanto scegliere dove posizionare le voci nel testo della lettera e cliccare il campo che si vuole inserire, considerando di separare con la barra spaziatrice eventuali voci vicine (Esempio nome cognome).

:: Importante. Per facilitare la lettura dei dati per la Stampa Unione è fondamentale che il foglio della cartella di Excel contenente il data base sia più “pulito” possibile e che comprenda la sola tabella dell’archivio e non altre informazioni. 

 

(Word) Stampa Unione: anteprima risultati

Nel scheda LETTERE è disponibile il pulsante [1] Anteprima risultati che permette di sostituire i campi unione all'interno del documento Word ("cognome" "nome" "via"....) con i dati contenuti nel primo record (la prima scheda) dell'archivio di Excel.
Il pulsante anteprima dei risultati può successivamente essere cliccato per visualizzare solo i campi di collegamento e non i dati.

 

A fianco del pulsante anteprima dati è presente un piccolo "browser" [2] che con i pulsanti avanti, indietro, inizio e fine, permette di far scorrere all'interno dei campi unione tutti i dati presenti nell'archivio sorgente.

Il risultato dell'aver attivato l'anteprima e del cliccare sul browers permette di far scorre tutti i nominativi presenti all'interno dei campi unione inseriti nel documento. il terzo pulsate [3] Server per terminare il processo della stampa unione.

(Word) Completare la Stampa Unione: Finalizza e Unisci

Una volta verificato che l'anteprima soddifa le esigenza di stampa del documento si può passare a completare il processo di unione facendo clic sul pulsante Finalizza e unisci.
Finalizza e Unisci propone tre opzioni:
:: modificare i singoli documenti
:: Stampare i documenti 
:: Inviare i Messaggi.

 

Con Modifica singoli documenti... Word crea un nuovo documento costituito da tante pagine (le lettere una dopo l’altra) tanti quanti sono i record del data base di origine. Ovviamente è possibile modificare il documento, correggere eventuali errori, o integrare le informazioni presenti nelle pagine.
Successivamente è possibile decidere, attraverso il menu stampa, quali pagine si vogliono inviare alla stampante indicando il numero del primo e dell'ultimo record.
La finestra di dialogo Unisci in un nuovo documento ha tre diverse opzioni. Tutti i record; Il record corrente su cui si è posizionati ed infine definire da: a: quali dati si vogliono organizzare assieme in un unico documento.

 

Con Stampa documenti è possibile inoltrare immediatamente al processo di stampa le lettere, anche in questo caso è possibile indicare il numero del primo e dell'ultimo documento da stampare.

Con Invia messaggi è possibile inoltrare i documenti via email decidendo se produrre un formato testo, oppure il formato HTML. Il processo di invia messaggi prevede la possibilità di scegliere anche l’oggetto da inserire nella comunicazione.

(Word) Salvare il documento di stampa unione

Dopo aver finito di lavorare con il documento unito è possibile salvarlo (menu File, salva con nome oppure CTRL + S)
Si ricorda che il processo stampa unione mette in gioco tre documenti:
:: Il documento "sorgente" contenete la base dati.
:: Il documento di word nel quale si redige il testo o la lettera
:: Il documento (sempre di word) che contiene tutte le pagine unite. (vedi immagine sottostante)

 

Conclusioni e schematizzazione del processo di stampa unione 

Per una visone di insieme e più schematizzata del processo, la stampa unione la possiamo riassumere in quattro fasi
[1] In Excel. Primo passaggio organizzare i dati sul foglio di lavoro e accertarsi che la tabella sia correttamente strutturata. Una riga di intestazione, no interruzioni di righe colonne etc.
[2] In Word. Scheda Lettere ->Inizia stampa unione -> Lettere  successivamente Scheda Lettere -> Selezionare destinatari -> Usa elenco esistente.
[3] In Word. Scheda Lettere -> Inserisci campi Unione.
[4] In Word. Scheda Lettere -> Finalizza e unisci.

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[Valter Borsato: ottobre - 2015 | Ultimo aggiornamento 05/01/2024]