Utilizzare le revisioni di Word per inserire commenti o modifiche nei documenti
I simboli di revisione e i commenti di Word sono strumenti fondamentali per favorire la collaborazione tra più utenti nella creazione e modifica di un documento.
Grazie alla funzione di "Revisione", ogni modifica apportata da un utente viene tracciata e segnalata visivamente con un colore diverso per ogni collaboratore, permettendo di distinguere facilmente chi ha effettuato
delle modifiche.
Queste variazioni non vengono incorporate automaticamente nel testo definitivo del documento; prima di essere integrate, devono essere attentamente esaminate e approvate, un processo che garantisce il controllo e la qualità delle revisioni.
I simboli di revisione comprendono diverse modifiche, come l'aggiunta o la cancellazione di parole, correzioni ortografiche, formattazione del Ogni intervento viene evidenziato visivamente nel testo, consentendo una chiara tracciabilità delle
modifiche apportate al documento originale.
Parallelamente, i commenti rappresentano uno strumento utile per comunicare osservazioni, suggerimenti o promemoria.
In Word, i commenti non influenzano il testo direttamente, ma vengono visualizzati in riquadri a lato del documento, come se fossero post.
Questi possono contenere annotazioni personali dell’autore o essere utilizzati per dare indicazioni ad altri utenti, suggerendo modifiche o chiarimenti. I commenti sono quindi uno spazio di dialogo che permette a più persone di discutere idee e soluzioni senza alterare il contenuto originale.
Grazie alla possibilità di inserire commenti e monitorare le revisioni, Word facilita un processo di lavoro collaborativo ordinato e ben organizzato.
Ogni utente può aggiungere, modificare o eliminare contenuti, lasciando una traccia chiara delle
proprie operazioni, e utilizzare i commenti per comunicare con gli altri collaboratori.
Solo dopo la revisione e l'approvazione delle modifiche da parte degli altri utenti, il testo diventa parte integrante del documento finale.
La scheda Revisione della Barra Multifunzione di Word
Nella Scheda Revisione di Word, oltre agli strumenti specifici per le operazioni di revisione del documento sono disponibili i comandi per la correzione e traduzione del testo.
Attivare il comando Revisioni di Word
Il comando Revisioni di Word permette ad un utente di proporre la correzione di un testo mantenendo visibili con un'apposita grafica tutte le modifica apportate. Per attivare il comando di inserimento delle Revisioni nel documento Word, cliccare sul pulsante Revisioni presente sull'omonima scheda della Barra multifunzione.
Inserire un commento nel documento Word
Per inserire un commento nel documento di Word, dopo aver attivato il comando Revisioni è necessario selezionare
oppure cliccare alla fine del testo interessato alla spiegazione.
Nella scheda
Revisioni gruppo pulsanti Commenti fare clic
su Nuovo Commento.
Non appena cliccato la parte del documento selezionata verrà evidenziata
e sarà possibile inserire il testo di commento nell'apposito riquadro a
destra del foglio.
Revisioni di Word: proporre l'inserimento di una nuova parte di testo
Per proporre l'inserimento di una nuova parte di testo
all'interno del documento Word, dopo aver attivato il comando Revisioni,
posizionare il punto di inserimento nella posizione interessata
all'inserimenti del testo e imputare il contenuto.
Il nuovo testo verrà inserito in colore rosso e sottolineato. Lungo il
bordo sinistro del documento, per indicare la presenza di una revisione
e non di una formattazione del testo, viene visualizzata un barra grigia
in corrispondenza del nuovo testo inserito.
Il testo rimane riprodotto in questa modalità in attesa
dell'approvazione della modifica. (vedi immagine sottostante)
Revisioni di Word: proporre l'eliminazione di una parte del testo
Per proporre l'eliminazione di una parte del testo dal documento
Word, dopo aver attivato il comando Revisioni, selezionare il testo
interessato e premere Canc. Come impostazione
predefinita il testo verrà colorato di rosso e barrato. Lungo il bordo
sinistro del documento, per indicare la presenza di una revisione e non
di una formattazione del testo, viene visualizzata un barra grigia in
corrispondenza delle righe cancellate. (Vedi immagine sottostante).
Il testo rimane riprodotto in questa modalità in attesa
dell'approvazione della modifica.
Revisioni di Word: proporre lo spostamento di una parte del testo
La proposta di spostamento di una parte di testo viene segnalata con
il colore verde.
Una volta attivato il comando Revisioni
è sufficiente procedere come normalmente si effettuerebbe lo spostamento
di un testo. Selezionare pertanto la frase da spostare e quindi, sulla
scheda Home della Barra multifunzione fare clic su Taglia oppure
utilizzare la combinazione dei pulsanti CTRL+X . Una volta tagliato il
testo, spostare il punto di inserimento nella nuova posizione del
documento e cliccare sul pulsante Incolla oppure utilizzare la
combinazione dei pulsanti CTRL+V
Come visibile nell'immagine sottostante il testo tagliato rimarrà ancora
visibile barrato e colorato di verde, nella posizione originale, inoltre
il testo verrà replicato, sempre in colore verde però non barrato nella
nuova posizione.
Lungo il bordo sinistro del documento, per indicare la presenza di una
revisione e non di una formattazione del testo, viene visualizzata un
barra grigia in corrispondenza delle righe interessate alla proposta di
spostamento.
Il testo rimane riprodotto in questa modalità in attesa
dell'approvazione della modifica.
Revisioni di Word: opzioni avanzate rilevamento modifiche
Per gestire al meglio le revisioni, soprattutto in
presenza di più di due persone che intervenissero in questo processo, può
rendersi utile personalizzare colore e formattazioni dei commenti,
cancellazioni o inserimenti di testo. Per accedere alle Opzioni
avanzate rilevamento modifiche, cliccare sul quadratino in
basso a destra del gruppo pulsanti Rilevamento modifiche
che apre la finestra di dialogo Opzioni rilevamento modifiche.
Nella finestra di dialogo Opzioni rilevamento modifiche
cliccare sul pulsante Opzioni avanzate...
Attivazione e disattivazione del riquadro revisioni
Per supportare e rendere più chiaro il processo delle revisioni, è
possibile attivare il riquadro delle revisioni, che potrà essere
visualizzato verticalmente a sinistra del documento o orizzontalmente
alla base del documento. Per attivare il riquadro revisioni, nel gruppo
pulsanti Rilevamento modifiche della Scheda delle
Revisioni, cliccare sul pulsante Riquadro delle
revisioni.
Nel riquadro Revisioni risulta più agevole controllare come in
un riepilogo tutte le proposte di revisione inserite nel documento.
Attivazione del pulsante di controllo revisioni sulla Barra di stato
Per rendere più facile la gestione delle revisioni presenti sul
documento, e passare facilmente da un fase di imputazione di testo ad un
successiva fase di revisione, può rendersi utile attivare il pulsante
delle Revisioni sulla Barra di stato di Word.
Per inserire il pulsante di controllo basta fare
un clic con il pulsante destro del mouse in corrispondenza della Barra
di stato e
scegliere dal menu contestuale l'opzione Revisioni.
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[Valter Borsato: lulgio - 2019 | Ultimo aggiornamento 20/06/2024]