Utilizzare le revisioni di Word per inserire commenti o modifiche nei documenti

I simboli di revisione e i commenti di Word sono strumenti fondamentali per favorire la collaborazione tra più utenti nella creazione e modifica di un documento.
Grazie alla funzione di "Revisione", ogni modifica apportata da un utente viene tracciata e segnalata visivamente con un colore diverso per ogni collaboratore, permettendo di distinguere facilmente chi ha effettuato delle modifiche.
Queste variazioni non vengono incorporate automaticamente nel testo definitivo del documento; prima di essere integrate, devono essere attentamente esaminate e approvate, un processo che garantisce il controllo e la qualità delle revisioni.
I simboli di revisione comprendono diverse modifiche, come l'aggiunta o la cancellazione di parole, correzioni ortografiche, formattazione del Ogni intervento viene evidenziato visivamente nel testo, consentendo una chiara tracciabilità delle modifiche apportate al documento originale.
Parallelamente, i commenti rappresentano uno strumento utile per comunicare osservazioni, suggerimenti o promemoria.
In Word, i commenti non influenzano il testo direttamente, ma vengono visualizzati in riquadri a lato del documento, come se fossero post.
Questi possono contenere annotazioni personali dell’autore o essere utilizzati per dare indicazioni ad altri utenti, suggerendo modifiche o chiarimenti. I commenti sono quindi uno spazio di dialogo che permette a più persone di discutere idee e soluzioni senza alterare il contenuto originale.
Grazie alla possibilità di inserire commenti e monitorare le revisioni, Word facilita un processo di lavoro collaborativo ordinato e ben organizzato.
Ogni utente può aggiungere, modificare o eliminare contenuti, lasciando una traccia chiara delle proprie operazioni, e utilizzare i commenti per comunicare con gli altri collaboratori.
Solo dopo la revisione e l'approvazione delle modifiche da parte degli altri utenti, il testo diventa parte integrante del documento finale.

La scheda Revisione della Barra Multifunzione di Word

Nella Scheda Revisione di Word, oltre agli strumenti specifici per le operazioni di revisione del documento sono disponibili i comandi per la correzione e traduzione del testo.

Attivare il comando Revisioni di Word

Il comando Revisioni di Word permette ad un utente di proporre la correzione di un testo mantenendo visibili con un'apposita grafica tutte le modifica apportate. Per attivare il comando di inserimento delle Revisioni nel documento Word, cliccare sul pulsante Revisioni presente sull'omonima scheda della Barra multifunzione.

 

Inserire un commento nel documento Word

Per inserire un commento nel documento di Word, dopo aver attivato il comando Revisioni è necessario selezionare oppure cliccare alla fine del testo interessato alla spiegazione.
Nella scheda Revisioni gruppo pulsanti Commenti fare clic su Nuovo Commento.
Non appena cliccato la parte del documento selezionata verrà evidenziata e sarà possibile inserire il testo di commento nell'apposito riquadro a destra del foglio.

 

Revisioni di Word: proporre l'inserimento di una nuova parte di testo

Per proporre l'inserimento di una nuova parte di testo all'interno del documento Word, dopo aver attivato il comando Revisioni, posizionare il punto di inserimento nella posizione interessata all'inserimenti del testo e imputare il contenuto.
Il nuovo testo verrà inserito in colore rosso e sottolineato. Lungo il bordo sinistro del documento, per indicare la presenza di una revisione e non di una formattazione del testo, viene visualizzata un barra grigia in corrispondenza del nuovo testo inserito.
Il testo rimane riprodotto in questa modalità in attesa dell'approvazione della modifica. (vedi immagine sottostante)

Revisioni di Word: proporre l'eliminazione di una parte del testo

Per proporre l'eliminazione di una parte del testo dal documento Word, dopo aver attivato il comando Revisioni, selezionare il testo interessato e premere Canc. Come impostazione predefinita il testo verrà colorato di rosso e barrato. Lungo il bordo sinistro del documento, per indicare la presenza di una revisione e non di una formattazione del testo, viene visualizzata un barra grigia in corrispondenza delle righe cancellate. (Vedi immagine sottostante).
Il testo rimane riprodotto in questa modalità in attesa dell'approvazione della modifica.

Revisioni di Word: proporre lo spostamento di una parte del testo

La proposta di spostamento di una parte di testo viene segnalata con il colore verde.
Una volta attivato il comando Revisioni è sufficiente procedere come normalmente si effettuerebbe lo spostamento di un testo. Selezionare pertanto la frase da spostare e quindi, sulla scheda Home della Barra multifunzione fare clic su Taglia oppure utilizzare la combinazione dei pulsanti CTRL+X . Una volta tagliato il testo, spostare il punto di inserimento nella nuova posizione del documento e cliccare sul pulsante Incolla oppure utilizzare la combinazione dei pulsanti CTRL+V
Come visibile nell'immagine sottostante il testo tagliato rimarrà ancora visibile barrato e colorato di verde, nella posizione originale, inoltre il testo verrà replicato, sempre in colore verde però non barrato nella nuova posizione.
Lungo il bordo sinistro del documento, per indicare la presenza di una revisione e non di una formattazione del testo, viene visualizzata un barra grigia in corrispondenza delle righe interessate alla proposta di spostamento.
Il testo rimane riprodotto in questa modalità in attesa dell'approvazione della modifica.

Revisioni di Word: opzioni avanzate rilevamento modifiche

Per gestire al meglio le revisioni, soprattutto in presenza di più di due persone che intervenissero in questo processo, può rendersi utile personalizzare colore e formattazioni dei commenti, cancellazioni o inserimenti di testo. Per accedere alle Opzioni avanzate rilevamento modifiche, cliccare sul quadratino in basso a destra del gruppo pulsanti Rilevamento modifiche che apre la finestra di dialogo Opzioni rilevamento modifiche.
Nella finestra di dialogo Opzioni rilevamento modifiche cliccare sul pulsante Opzioni avanzate...

Attivazione e disattivazione del riquadro revisioni

Per supportare e rendere più chiaro il processo delle revisioni, è possibile attivare il riquadro delle revisioni, che potrà essere visualizzato verticalmente a sinistra del documento o orizzontalmente alla base del documento. Per attivare il riquadro revisioni, nel gruppo pulsanti Rilevamento modifiche della Scheda delle Revisioni, cliccare sul pulsante Riquadro delle revisioni.
Nel riquadro Revisioni risulta più agevole controllare come in un riepilogo tutte le proposte di revisione inserite nel documento.

Attivazione del pulsante di controllo revisioni sulla Barra di stato

Per rendere più facile la gestione delle revisioni presenti sul documento, e passare facilmente da un fase di imputazione di testo ad un successiva fase di revisione, può rendersi utile attivare il pulsante delle Revisioni sulla Barra di stato di Word.
Per inserire il pulsante di controllo basta fare un clic con il pulsante destro del mouse in corrispondenza della Barra di stato e scegliere dal menu contestuale l'opzione Revisioni.

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[Valter Borsato: lulgio - 2019 | Ultimo aggiornamento 20/06/2024]