Come organizzare in Word riferimenti e citazioni e creare automaticamente la bibliografia

Quando si redige un documento in Microsoft Word che include citazioni e riferimenti a pubblicazioni, ricerche o altri tipi di fonti, è spesso necessario creare una bibliografia finale.
Microsoft Word mette a disposizione uno strumento per gestire e formattare automaticamente i riferimenti bibliografici, rendendo più agevole la creazione di documenti accademici o professionali, come tesi, articoli scientifici o ricerche.
Il sistema di gestione dei riferimenti bibliografici di Word permette di inserire e organizzare le citazioni direttamente nel testo, con la possibilità di scegliere tra diversi stili di citazione, come APA, MLA, Chicago o altri, a seconda delle esigenze accademiche o editoriali.
Ogni volta che si aggiunge una citazione, Word la memorizza in un database interno, rendendola disponibile per un utilizzo successivo nello stesso documento o in altri lavori.
La creazione della bibliografia è semiautomatica: una volta inserite le citazioni nel testo, è possibile generare la bibliografia con un semplice clic, selezionando lo stile appropriato.
Word formatta automaticamente l'elenco delle fonti in modo coerente, includendo tutti i dettagli necessari come autori, titoli, data di pubblicazione e altri elementi pertinenti, in base alle regole dello stile scelto.
Un altro aspetto importante riguarda la flessibilità del sistema. Word consente di gestire vari tipi di fonti bibliografiche, dai libri alle riviste scientifiche, dai capitoli di libri alle pagine web, e permette di aggiornare o modificare facilmente le citazioni in qualsiasi momento.
Oltre agli strumenti interni di Word, esistono software specializzati, come Zotero, Endnote e Mendeley, che offrono funzionalità avanzate per la gestione delle citazioni e delle bibliografie.
Questi programmi permettono di catalogare, organizzare e condividere le fonti, facilitando il lavoro su progetti di ricerca complessi. Inoltre, integrandosi con Word, questi strumenti consentono di importare automaticamente le citazioni salvate nei loro database e inserirle nei documenti, semplificando ulteriormente il processo di redazione di una bibliografia.
Saper utilizzare efficacemente gli strumenti di gestione dei riferimenti bibliografici di Word è fondamentale per la stesura di documenti complessi.

Gestire le bibliografie nei documenti Word

Ovviamente Word dispone di un proprio strumento per gestire le citazioni e organizzare i riferimenti bibliografici.
Nella Scheda Riferimenti della Barra multifunzione è presente il gruppo pulsanti Citazioni e bibliografia, nel quale sono disponibili tutti i comandi per caricare dati bibliografici, organizzarli e gestirli applicando specifici stili di formattazione.

Inserire citazioni bibliografiche in Word

In primo luogo è bene familiarizzare con la scheda che permette di inserire ed organizzare le fonti che verranno successivamente trattate nel testo e riepilogate nella bibliografia.
Nella scheda Riferimenti, gruppo pulsanti Citazioni e bibliografia, cliccare sul pulsante Inserisci citazione.
La finestra di dialogo che viene aperta è Crea fonte (vedi immagine sottostante) e rappresenta la scheda nella quale è possibile scegliere la tipologia della fonte citata e imputarne tutti i dati di riferimento che successivamente si vuole riportare nella bibliografia.
I tipi di fonte che Word propone sono i seguenti: Libro, Sezione Libro, Articolo di rivista, Articolo di periodico, Atti di convegno, Relazione, Sito web, Documento da sito web, Supporto elettronico, Opera d'arte, Registrazione audio, Spettacolo, Film, Intervista, Brevetto, Sentenza, Varie.
:: Per ogni tipologia di fonte Word mette a disposizione una specifica scheda di raccolta informazioni che permette di classificare tutte le informazioni necessarie per una corretta descrizione della citazione nella bibliografia.

Una volta inserito il tipo di Tipo di fonte (esempio Libro) nei campi sottostanti sarà possibile caricare tutte le informazioni, quali: Autore, Titolo, Anno, Città, Editore etc.
Selezionando l'opzione Mostra tutti i campi bibliografia, verranno resi disponibili ulteriori campi di classificazione.

Come organizzare la bibliografia e impostazione dello stile.

Nel file sources.xml, Word crea e mantiene un archivio bibliografico di tutti i riferimenti-citazioni che sono stati caricati.
Nel redigere un documento entrando nella finestra di dialogo Gestione fonti  (scheda Riferimenti, gruppo pulsanti Citazioni e bibliografia pulsante Gestisci fonti) nella parte sinistra della finestra è presente l'Elenco principale dal quale si possono selezionare le fonti che si voglio inserire nell'Elenco corrente cliccando sul pulsante Copia.
Dall'elenco corrente, dopo aver impostato uno specifico stile, potrà essere organizzato la bibliografia finale da inserire nel documento Word.

Stili di citazione (principali stili di citazione)

Esistono molti stili di citazione.
Nel gruppo pulsanti Citazioni Bibliografiche della scheda Riferimenti, cliccando sul pulsante Stile è possibile prendere visione dei vari formati che Word applica nell'elencare i riferimenti bibliografici. In passato a seconda dei settori spesso si applicavano stili citazionali con  formattazione diversi. Fra quelli maggiormente utilizzati in Italia si ricorda: MLA, APA, Chicago, Harvard, ma anche Oscolae e Vancouver.
Le differenze riguardano il modo di citare ed elencare le fonti, la numerazione delle stesse, l'anno, l'autore  e la numerazione etc.
Se qualcuno fosse interessato ad approfondire l'argomento relativo alla scelta dello stile da applicare e sulle diversità che contraddistinguono i vari stili (argomento non trattato in questa sezione) sul web sono presenti molti articoli. A questo proposito si segnala Panoramica stili di citazione

Come inserire una citazione nel documento

Una volta inserito nel documento un riferimento bibliografico (vedi immagine sottostante: Microsoft creare bibliografie), è possibile selezionarlo e successivamente cliccare sul pulsante inserisci citazione.

 

A seguito di questa operazione si apre la finestra di dialogo precedentemente trattata (immagine di cui sopra) Crea fonte. 
Nell'esempio viene scelto di inserire un riferimento alla pagina web di Microsoft Word.
Una volta volta scelta come Fonte sito web, sarà possibile inserire tutti i dati necessari nome pagina, anno di riferimento, URL etc e confermare con OK l'inserimento.
Nel caso dell'aver scelto come stile APA (molto utilizzato nel campo delle Scienze sociali), il risultato della citazione è visibile nella sottostante immagine.

 

Nella finestra di dialogo Gestione Fonti, il nuovo riferimento bibliografico sarà presente sia nell'Elenco generale (a destra) sia nell'Elenco corrente (a sinistra). L'elenco corrente è la lista di riferimenti che potrà essere inserito nel documento come bibliografia.
Sempre nella finestra di dialogo Gestione fonti, all'elenco corrente è possibile aggiungere delle voci presenti nell'elenco generale anche se queste non sono state citate nel documento. Basta selezionare nell'elenco generale l'opera e cliccare sul pulsante copia.
I documenti presenti nella bibliografia dell'elenco corrente ccitati nel documento, a sinistra hanno un segno di spunta che manca nei documenti inseriti nella bibliografia ma non direttamente citati nel documento.
N.B. Nell'immagina sottostante è visibile solo la parte sinistra della finestra di dialogo Gestione fonti, quella che contiene l'Elenco corrente ovvero le citazioni che verranno successivamente organizzate nella Bibliografia.

Inserire la bibliografia nel documento

Una volta completato il documento, inserite tutte le citazioni, ed aggiunto alla bibliografia anche documenti eventualmente non citati, per inserire la bibliografia nel documento Word è sufficiente posizionarsi con il punto di inserimento (ad esempi alla fine del documento) e cliccare sul pulsante Bibliografia.

 

Una volta cliccato pulsante Bibliografia, Word permette di scegliere diverse formattazioni possibili con specifiche intestazioni: Bibliografia piuttosto che Opere Citate oppure Riferimenti.  Scegliendo Bibliografia il risultato finale è visibile nella sottostante immagine.

 

 

Dove viene salvata la bibliografia inserita in Word. Il file sources.xml

In una specifica cartella nascosta è presente il file sources.xml che contiene tutte i dati bibliografici caricati tramite la scheda Crea fonte.
Per raggiungere la cartella, utilizzando esplora file, andare nel disco C: selezionare la cartella Utenti, successivamente selezionate il vostro profilo.
Una volta entrati nel vostro User cliccare sulla cartella AppData, e successivamente: cartella Roaming, cartella Microsoft, e per finire Bibliography.
all'interno della quale è presente il file sources.xml che contiene tutte le fonti bibliografiche caricare in Word.

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[Valter Borsato: marzo - 2019 | Ultimo aggiornamento 21/05/2024]