Le Tabelle Pivot di Excel. Introduzione ed impostazione.
Le Tabelle Pivot di Excel rappresentano uno strumento estremamente versatile e potente per la sintesi e l'analisi dei dati.
Grazie alla loro capacità di riorganizzare e riassumere grandi quantità di informazioni con pochi semplici clic, le Tabelle Pivot consentono di trasformare i dati
di origine in riepiloghi utili e facilmente interpretabili.
Le tabelle Pivot offrono la possibilità di applicare diverse funzioni di calcolo, come somme, conteggi, medie e prodotti, rendendo immediata l'analisi di dati complessi.
Una Tabella Pivot è, di fatto, un rapporto di analisi dinamico che si adatta in tempo reale alle modifiche dei dati
di origini con delle
semplicissime operazioni di
aggiornamento.
Può essere generata utilizzando informazioni già presenti in un foglio di lavoro di Excel o importando dati da fonti esterne, offrendo così una flessibilità che ne facilita l'integrazione con diversi sistemi di gestione dei dati.
Definire una origine dati per la Tabella Pivot
In questa prima sezione dedicata alle Tabelle Pivot, ci concentreremo sulla creazione di un report utilizzando una Tabella Pivot i cui dati provengono da un elenco di valori presente in un foglio di lavoro di Excel.
Per illustrare il funzionamento di questo strumento, faremo riferimento all'archivio mostrato nella figura sottostante, il quale contiene informazioni organizzate nei seguenti campi: Data, Venditore, Regione, Settore e Fatturato.
L'archivio include registrazioni di dati relativi a quattro venditori che operano in quattro diverse regioni, con un riepilogo dei fatturati delle vendite suddivisi in due settori: Informatica e Cancelleria.
A partire da questi dati, esploreremo come una Tabella Pivot possa generare report analitici che mettono in evidenza i fatturati in base a criteri quali i venditori, le periodicità, i settori e le regioni.
Inserire una Tabella Pivot nel Foglio Excel
Nel creare una Tabella
Pivot è consigliabile iniziare
selezionando una cella qualsiasi
dell'area contenente i valori da
analizzare, in questo modo Excel
individuerà come sorgente tutta la parte del Foglio di
lavoro in
cui sono presenti i dati.
Successivamente nella scheda Inserisci
della Barra Multifunzione fare clic
sull'opzione Tabella Pivot che aprirà la
finestra di dialogo Crea tabella
pivot.
Se precedentemente era stata selezionata una cella qualsiasi del
Foglio contenente i dati, una volta avviato Crea Tabella
Pivot, non sarà necessario
specificare l'intervallo che
comprende i
valori da
analizzare in quanto si troverà già
indicato nella voce Tabella/Intervallo della
finestra di dialogo.
Creare una Tabella Pivot
La
finestra di dialogo Crea tabella Pivot
richiede di specificare la fonte dei
dati da analizzare indicando se si
tratta di una
tabella o intervallo del Foglio di
lavoro, oppure di una origine
dati esterna.
Nello stesso menu è possibile
specificare dove collocare il
rapporto di Tabella Pivot, (su un
nuovo Foglio di lavoro o sul Foglio di
lavoro esistente).
Scegliendo la seconda
opzione è necessario indicare ad Excel
la posizione della prima cella a partire
dalla quale verrà inserito il Rapporto Tabella
Pivot.
:: Nel caso in cui la sorgente dei dati si trovasse in un altro file, è possibile utilizzare l'opzione Origine dati esterna e sfogliare le risorse del sistema per ricercare il file desiderato.
Organizzare i dati nella Tabella Pivot
Confermato l'inserimento della
Tabella Pivot, sul lato
destro dello schermo verrà visualizzato il riquadro
Campi tabella pivot. Al centro
del Foglio, a partire dalla cella che
era stata
precedentemente indicata come posizione, verrà visualizzato
il riquadro della struttura della
Tabella Pivot
(vedi immagine a lato)
Nel parte inferiore
del riquadro Campi tabella pivot, nell'area COLONNE e
RIGHE è possibile
trascinare ad esempio il
campo dati Regione e Venditore, mentre
nell'area di calcolo VALORI
è necessario inserire un campo numerico
quale ad esempio il Fatturato.
I campi possono essere
spostati in una qualsiasi posizione, e
trascinati ad esempio da una riga ad una
colonna o viceversa. Una volta disposti
diversamente i campi, il Report della Tabella Pivot si
aggiornerà come conseguenza
dell'avvenuto
cambiamento.
I campi dati delle righe e
delle colonne possono pertanto ruotate
attorno all’area dei valori ed offrire diverse
analisi dei dati di origine.
:: OSSERVAZIONI.
- E' possibile inserire i campi nelle aree RIGHE e COLONNE, anche selezionando il flag a lato delle intestazioni.
- Il riquadro Campi Tabella Pivot normalmente è spostato sul lato destro della finestra di Excel,
ma
è possibile posizionarlo in qualsiasi punto del foglio semplicemente trascinandone la
barra del titolo.
Rapporto Tabella Pivot
Dopo aver inserito nell'area COLONNE, la Regione; nell'area RIGHE il Venditore ed infine nell'area VALORI il Fatturato il risultato sarà la visualizzazione del Rapporto tabella Pivot di cui sotto.
La Tabella Pivot
per default come primo report di analisi
dati nel campo VALORI
imposta una
Funzione di
SOMMA.
Le operazioni consentite nella Tabella Pivot sono di tipo matematico
e statistico: Somma, Conteggio Media, Max, Min, Prodotto, Conta numeri, varianza, deviazione standard.
Nel caso specifico dell'operatore
SOMMA (vedi immagine) il
Rapporto Tabella Pivot ha prodotto:
La totalizzazione del fatturato complessivo e la ripartizione per tutte le Regioni e
per tutti i venditori.
Infine i dati di ogni Regione-Venditore sono
incrociati fra loro con un totale parziale.
In alternativa al Rapporto tabella
Pivot, per ottenere questa analisi,
si sarebbero dovute utilizzare più Funzioni di SOMMA.SE e
SOMMA.PIÙ.SE
Filtrare i dati nelle Tabelle Pivot
Quando si crea una Tabella Pivot in Excel, per impostazione predefinita, vengono visualizzati tutti i dati relativi ai campi che sono stati inseriti nella tabella.
Tuttavia, accanto alle intestazioni di colonna (Etichetta di colonna) e di riga (Etichetta di riga), compare una tendina con un menu che offre varie opzioni di filtro, simili a quelle usate nei filtri standard
delle normali tabelle di Excel.
Questa funzionalità consente di filtrare i dati in modo selettivo.
Ad esempio, sono stati inseriti i campi "Regioni" o "Venditori" nella Tabella Pivot,
sarà possibile usare la tendina per selezionare solo alcune regioni o alcuni venditori specifici, escludendo tutti gli altri. In questo modo,
verranno visualizzati solo i dati pertinenti alle scelte effettuate, consentendo di restringere l'analisi ai segmenti di maggiore interesse.
Oltre al filtro dei dati, il menu a tendina offre anche la possibilità di ordinare le informazioni in modo crescente o decrescente, a seconda delle esigenze analitiche.
Questo significa che si può facilmente riorganizzare la visualizzazione
dei dati, ad esempio, ordinando le vendite dal venditore con il volume
più alto a quello con il volume più basso, oppure disporre le regioni in
ordine alfabetico.
Impostazione del campo VALORI della tabella Pivot
L'impostazione
del campo VALORI
permette di gestire importanti Funzioni
matematiche e statistiche (le stesse
previste per i subtotali)
Nel riquadro Campi tabella
Pivot, alla voce campo VALORI cliccando sull'intestazione
del campo (Es. nella figura: Somma di fatturato) si aprirà
un menu dal quale scegliere
Impostazioni campo valore...
che aprirà l'omonima finestra di dialogo
La Finestra di dialogo Impostazione Campo Valore
è composta di due schede Riepiloga valori per e
Mostra valori come.
Nella prima scheda è possibile scegliere la Funzione di calcolo da applicare: Somma; Conteggio; Media; Max;
Min;
Prodotto; Conta Numeri; Dev. Standard;
Dev. standard pop.; Varianza; Varianza
pop.
Nella seconda scheda è possibile impostare la
modalità in cui i dati vengono
rappresentati nel rapporto della Tabella
Pivot.
Modificare l'impostazione dei valori nel rapporto tabella Pivot
Oltre a visualizzare i dati nella
stessa integrità con la quale sono imputati nel
Foglio di lavoro, Excel permette di
visualizzarli anche come percentualizzazione del
totale complessivo, del totale di riga e
del totale di colonna.
Queste modalità di visualizzazione
permettono di mettere in evidenza quanto
i valori incidono in termini di percentuale.
Ad esempio: percentuale del fatturato di un venditore sul totale delle vendite di
una regione o in un determinato periodo di
tempo.
Nell'immagine a destra è visibile la
scheda Mostra valori come
della finestra di dialogo
Impostazione campo valore.
:: E' possibile impostare il Campo Valore anche
utilizzando i comandi presenti nella scheda della
Barra Multifunzione.
Partendo dal gruppo schede STRUMENTI TABELLA PIVOT
scegliere la scheda ANALIZZA. Nel gruppo pulsanti
Campo Attivo è presente il pulsante
Impostazione Campo.
:: ATTENZIONE. Una Tabella Pivot è un report speciale di visualizzazione e analisi dei dati. E' possibile intervenire con processi di formattazione, ma non è possibile inserire o eliminare delle righe oppure modificare i risultati. Se si cercasse di forzare la tabelle ed eseguire delle operazioni non consentite verrà visualizzato un messaggio di errore.
Commutare l'analisi dei dati di una Tabella Pivot
Come intuibile dal significato della parola Pivot: "Cardine", "Perno" "girare su di un perno" la
Tabella Pivot consente di
"ruotare" il riepilogo dei dati e poterlo
riorganizzare in nuove analisi, filtri e
calcoli.
E' infatti sufficiente trascinare le
intestazioni da una area COLONNE a
quella RIGHE per ottenere un nuovo
report dati.
Per eliminare un campo dal report di
analisi basta
semplicemente trascinarlo fuori dal riquadro
Campi Tabella
Pivot.
Il campo FILTRI Tabella Pivot
l campo FILTRI all'interno di una Tabella Pivot di Excel aggiunge un livello di approfondimento nell'analisi dei dati, consentendo di applicare un filtro preliminare su una porzione specifica delle informazioni.
Questo filtro agisce come un'ulteriore barriera di selezione che permette di restringere i dati analizzati, rendendo il report più mirato e pertinente alle esigenze.
Ad esempio, se si inserisce il campo "Venditore" nell'area FILTRI, sarà possibile selezionare uno o più venditori specifici tra quelli disponibili.
In questo modo, la Tabella Pivot riorganizzerà e visualizzerà solo i dati relativi ai venditori selezionati, offrendo una visione dettagliata e personalizzata dell'analisi.
Questo approccio risulta particolarmente utile quando si lavora con grandi quantità di dati e si vuole focalizzare l'attenzione su determinati segmenti, senza alterare o compromettere l'integrità del set di dati originale.
Aggiungere più campi a una sezione riga o colonna
Le Tabelle Pivot permettono di aggiungere e analizzare più campi per ciascuna sezione.
Ad esempio nell'area RIGHE oltre al campo Venditore
è possibile inserire un campo di secondo livello ad esempio il settore (che
al suo interno contiene classificazioni merceologiche).
Il risultato della nuova analisi Tabella Pivot sarà la ripartizione
nella totale della voce fatturato venditore nelle due voci cancelleria
e informatica (si veda immagine sottostante).
:: Curiosità, cosa significa Pivot? e perchè Pivot?
Il termine "Pivot", in lingua inglese, assume diversi significati. Come sostantivo, si traduce in "cardine" o "perno", mentre come verbo significa "ruotare" o "imperniare".
In ambito sportivo, "pivot" è utilizzato per descrivere il giocatore che funge da punto di riferimento nel gioco, come nel caso della pallacanestro o della pallamano. Questo giocatore è centrale nella strategia della squadra e attorno a lui ruotano le azioni di gioco e le decisioni tattiche.
Allo stesso modo, la struttura di una Tabella Pivot in Excel riflette questa idea di "movimento". La facilità con cui si possono spostare e riorganizzare gli elementi di analisi all'interno della tabella richiama l'idea di un'azione fluida e dinamica, simile a quella di un giocatore che ruota attorno a un punto centrale.
Questa capacità di adattamento e modifica rende le Tabelle Pivot uno strumento altamente versatile per l'analisi dei dati, proprio come il pivot in uno sport rappresenta un elemento chiave per il gioco stesso.
[Valter Borsato: Ottobre - 2014 | Ultimo aggiornamento 20/07/2024]