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Utilizzare la Funzione CERCA di Excel

La Funzione CERCA permette di ricerca un valore in una specifica colonna o riga (non necessariamente la prima) e restituisce un valore con corrispondenza di posizione di un'altra colonna.
La Funzione CERCA di Excel è stata la prima Funzione di Ricerca proposta da Microsoft nel 2003, successivamente nel 2007 Excel ha introdotto la Funzione CERCA.VERT che a tutti gli effetti può essere considerata un miglioramento e sviluppo della Funzione CERCA.
La Funzione CERCA può essere impostata in due diverse forme (Vettore e Matrice)

La necessità di cercare un valore in una matrice tabella è una delle operazioni più frequenti nei Fogli di lavoro.
Microsoft Excel propone diverse Funzioni per effettuare queste Ricerca: CERCA; CONFRONTA INDICE; CERCA.VERT; CERCA.ORIZ e la più recente ed evoluta Funzione CERCA.X
La Funzione CERCA, nonostante lo sviluppo di successive più potenti Funzioni, per la sua semplicità di applicazione è ancora molto diffusa ed utilizzata.

Nel presente tutorial viene presentata la Funzione CERCA e spiegata l'applicazione della due diverse impostazioni (Vettore e Matrice), entrambe le impostazioni vengono spiegate con esempi di ricerca.

Argomenti Tutorial: La Funzione CERCA

[01] - La Funzione CERCA definizione dell'argomento Vettore e Matrice
[02] - Sintassi della Funzione CERCA
[03] - Esempio applicazione della Funzione CERCA (ricerca con argomento Vettore)
[04] - Esempio applicazione della Funzione CERCA (ricerca con argomento Matrice)
[05] - Considerazioni e approfondimenti sulle Funzioni di ricerca di Excel - link utili

La Funzione CERCA definizione dell'argomento Vettore e Matrice

La Funzione Cerca dispone di due diversi sintassi caratterizzate da un diverso argomento: Vettore o Matrice a seconda dell'impostazione della ricerca.

Nell'impostazione di Matrice la Funzione CERCA ricerca il valore specificato nella prima riga o colonna di una matrice e restituisce il valore presente nell'ultima riga o colonna della matrice.
Nell'impostazione di Vettore, è invece possibile indicare nell'operatore intervallo una specifica riga o colonna dalla quale restituire il valore. È questa  l'impostazione più interessante e maggiormente applicata.

Excel: La Funzione CERCA | Le due diverse forme della Funzione Cerca

Sintassi della Funzione CERCA

La sintassi della Funzione CERCA, (nome in inglese della Funzione: LOOKUP) come anticipato ha due diverse impostazioni:
=CERCA(Valore;Vettore;[Risultato])
=CERCA(Valore;Matrice)
nelle quali:
Valore:
Rappresenta un Valore da cercare, sia in un vettore (colonna) sia in una matrice. Il valore può essere un numero, un testo, un valore logico (Vero, Falso) o un riferimento ad un cella del Foglio contenente un valore.
Vettore: intervallo di riga o di colonna all'interno della quale ricercare il Valore.
Matrice: Rappresenta un intervallo di celle. I valori della prima colonna o della prima riga su cui si effettua la ricerca devono essere in ordine alfabetico crescente.
Risultato: (Argomento facoltativo). Anche in questo caso un vettore, ovvero l'intervallo di una colonna o di una riga dalla quale si vuole restituito il risultato di ricerca. Se l'argomento non venisse definito, Excel restituisce il valore presente nella colonna Vettore.

Esempio applicazione della Funzione CERCA (ricerca con argomento Vettore)

Riepilogo sintassi della Funzione CERCA
=CERCA(Valore;Vettore;[Risultato])
Nell'esempio raffigurato nell'immagine sottostante, come Valore è stata indicata la cella F3 contenente il codice; Come Vettore viene definito l'intervallo (colonna) nel quale cercare il codice B3:B11
Per finire, come Risultato viene individuata la colonna dalla quale restituire il valore corrispondente alla ricerca effettuata C3:C11.
È fondamentale che Risultato abbia le medesime dimensioni del Vettore.
=CERCA(F3;B3:B11;C3:C11)

Excel: La Funzione CERCA | impostare l'argomento Vettore nella Funzione Cerca

Importanti osservazioni e raccomandazioni sulla Funzione CERCA 

Per un corretto Funzionamento della Funzione è fondamentale che nel Vettore (colonna o riga sui cui effettuare la ricerca)  i dati  siano inseriti in ordine alfabetico! Inoltre, è importante non includere la cella contente l'intestazione!
Se i dati nella colonna (o riga) non sono in ordine alfabetico la Funzione CERCA può restituire dei risultati non coretti.

La Funzione CERCA effettua una ricerca per approssimazione, questo vuol dire che se CERCA trova un valore esatto lo restituisce, qualora non lo trovasse restituisce il valore più vicino (minore).
La Funzione richiede pertanto che la riga o la colonna su cui effettuare la ricerca sia in ordine crescente. Qualora non lo fosse c'è il rischio che CERCA trovi per primo un valore maggiore di quello ricercato, conseguentemente la ricerca si fermerebbe restituendo quel valore!!!

Esempio applicazione della Funzione CERCA (ricerca con argomento Matrice)

Nella guida Microsoft, viene sottolineato che la Funzione CERCA (nella impostazione per Matrice) è stata inserita per motivi di compatibilità con altri Fogli di calcolo. Viene inoltre ricordato quanto sia limitata la funzionalità rispetto le più recenti Funzioni CERCA.VERT e CERCA.ORIZZ o CERCA.X alle quali si rimanda.
Prendiamo comunque in consideriamo come opera la Funzione.
=CERCA(Valore;Matrice)
La Funzione CERCA nell'impostazione matrice, ricerca il valore solo nella prima riga o colonna di una matrice e restituisce il valore presente nella stessa posizione nell'ultima riga o colonna della matrice stessa.
::Attenzione. Questa impostazione della Funzione CERCA restituisce sempre e solo l'ultimo valore di riga o nella colonna e non colonne o righe intermedie.

Esempio.
Come valore da ricercare viene indicato un codice (cella F3) da cercare nella matrice presente nella colonna B (La matrice è data dall'area B3:D11). Bisogna ricordarsi che l'intestazione deve essere esclusa dall'intervallo di ricerca.
Il dato restituito è il prezzo unitario del prodotto ricercato, ovvero il valore contenuto nell'ultima colonna della matrice.

Excel: La Funzione CERCA | impostare l'argomento Matrice  nella Funzione Cerca

::: OSSERVAZIONE. In alternativa all'impostazione con argomento matrice della Funzione CERCA si consiglia l'utilizzo della Funzione CERCA.VERT o della più evoluta Funzione CERCA.X

Considerazioni e approfondimenti sulle Funzioni di ricerca di Excel - link utili

Le Funzioni di Ricerca di Excel permettono di individuare valori all'interno di matrici restituendo i risultati o elaborandoli all'interno di altre Formule. In questo processo di ricerca possono esserci diverse opzioni quale ad esempio la restituzione della ricerca esatta oppure la corrispondenza più vicina al valore ricercato (ricerca per approsimazione).
Excel mette a disposizione numerose Funzioni che permetto questo tipo di ricerche.
Sicuramente CERCA.VERT è la Funzione più diffusa è utilizzata, nonostante nella sua applicazione siano presenti alcuni importanti limiti. Per questo motivo a partire da marzo 2020 Excel nella versione Microsoft365 ha introdotto una nuova potente funzione: CERCA.X che sopperisce ad alcuni limiti della Funzione CERCA.VERT
Di seguito vengono forniti i link per i tutorial di approfondimento delle principali Funzioni di Ricerca di Excel.

    01 - Ricerca e Riferimento: La Funzione Cerca verticale CERCA.VERT
    02 - Ricerca e Riferimento: Gestire il messaggio di errore #N/D prodotto dalla Funzione CERCA.VERT
    03 - Ricerca e Riferimento: La Nuova Funzione CERCA.X
    04 - Ricerca e Riferimento: La Funzione Cerca orizzontale CERCA.ORIZZ
    05 - Ricerca e Riferimento: Le Funzioni CONFRONTA e CONFRONTA.X
    06 - Ricerca e Riferimento: Applicare le Funzioni CONFRONTA e INDICE
    07 - Ricerca e Riferimento: La Funzione SCEGLI
    08 - Ricerca e Riferimento: La Funzione SCARTO
    09 - Ricerca e Riferimento: Le Funzioni RIF.COLONNA e RIF.RIGA

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[Valter Borsato: Marzo - 2014 | Ultimo aggiornamento 27/12/2020]