Come eliminare gli spazi vuoti presenti nelle stringhe testuali e numeriche

La presenza di spazi aggiuntivi all'interno di stringhe numeriche o testuali può causare problemi quando si utilizzano funzioni basate sul confronto e ricerca di valori.
A seconda del caso può essere necessario rimuovere tutti gli spazi, oppure solo quelli erroneamente presenti alla fine o all'inizio della stringa. Un ulteriore elemento di errore può essere la presenza di spazi multipli all'interno delle stringhe stesse.
Questi spazi vuoti possono derivare da errori di digitazione o dall'importazione di dati da altri software, dove la formattazione potrebbe non essere uniforme o compatibile con le necessità del foglio di calcolo. Per correggere tali anomalie, Excel mette a disposizione le funzioni ANNULLA.SPAZI e SOSTITUISCI, che consentono di rimuovere o sostituire spazi non necessari in modo efficace.
Nel presente tutorial viene illustrata l'applicazione di queste due funzioni per la pulizia dei dati. Inoltre, viene spiegato come evidenziare automaticamente le celle che contengono spazi indesiderati, utilizzando sia le funzioni di Excel sia la formattazione condizionale, per identificare rapidamente le anomalie all'interno del foglio di lavoro.

:: Nota. Le due Funzioni ANNULLA.SPAZI e SOSTITUISCI sono già state trattate in specifiche sezioni del sito, nel presente tutorial si vuole proporre in unico insieme i Comandi e le Funzioni che permettono l'eliminazioni degli spazi dalle stringhe testuali o numeriche.

Contenuti del tutorial: Come eliminare gli spazi vuoti in eccesso nelle celle Excel

[1] - La Funzione ANNULLA.SPAZI per eliminare solo gli spazi iniziali finali e multipli (rimane uno spazio fra le parole).
[2] - La Funzione SOSTITUISCI per eliminare TUTTI gli spazi presenti nelle stringhe.
[3] - Come evidenziare le celle che contengono spazi (singoli o multipli) attraverso formule.
[4] - Applicare la Formattazione condizionale per rilevare la presenza di spazi nelle stringhe.
[5] - Utilizzo del comando Trova e sostituisci per rimuovere tutti gli spazi nelle stringhe di testo.

La Funzione ANNULLA.SPAZI

Ogni volta che si devono eliminare spazi presenti nelle celle, l'applicazione della Funzione ANNULLA.SPAZI può rappresentare una valida soluzione.
La Funzione ANNULLA.SPAZI annulla tutti gli spazi presenti all'inizio e alla fine di una stringa ed eventualmente gli spazi multipli presenti fra le parole. Risulta pertanto la Funzione ideale per ottimizzare ad esempio descrizioni di prodotti, anagrafiche etc.

Sintassi della Funzione ANNULLA.SPAZI

La Funzione ANNULLA.SPAZI (versione inglese: TRIM) prevede un solo argomento.
=ANNULLA.SPAZI(testo)
nella quale:
testo: rappresenta il riferimento ad un cella dalla quale si desidera eliminare gli spazi.

Esempio applicazione Funzione ANNULLA.SPAZI

Nell'immagine sottostante è stata schematizzata una tabella anagrafica nella quale con una freccia sono evidenziati gli spazi aggiuntivi che andrebbero rimossi.
Gli spazi sono presenti prima della parola (ravvisabile per lo spostamento a destra della stringa) oppure dopo la parola, in questo caso più difficili da rilevare a colpo d'occhio.
Un ulteriore errore può essere la presenza di più spazi (spazi multipli) fra le parole stesse.
Nella cella C2, successivamente trascinata nelle sottostanti celle, è stata imputata la Funzione:
=ANNULLA.SPAZI(B2)
La Funzione corregge tutti gli spazi presenti all'inizio e alla fine della stringa e mantiene uno spazio fra i testi.

La Funzione SOSTITUISCI per eliminare TUTTI gli spazi presenti nelle stringhe

In alcune situazioni, quali ad esempio la necessità di creare codici, può essere necessario eliminare qualsiasi spazio presente in una stringa.
In questo caso anzichè utilizzare la Funzione ANNULLA.SPAZI è possibile applicare la Funzione SOSTITUISCI.

Sintassi della Funzione SOSTITUISCI

La Funzione SOSTITUISCI (versione inglese: SUBSTITUTE) sostituisce, all'interno di una stringa, un testo precedente con un nuovo testo.
=SOSTITUISCI(testo; testo_prec; nuovo_testo; [occorrenza])
nella quale:
testo rappresenta il testo oppure un riferimento a una cella contenente un testo di cui si desidera sostituire dei caratteri.
testo_prec è il testo che si vuole sostituire
nuovo_testo rappresenta il nuovo testo che deve sostituire il testo_prec
occorrenza argomento facoltativo. Definisce il numero di sostituzioni che si vogliono effettuare.
Se l'occorrenza viene espressa, verrà sostituito il numero indicato di sostituzioni. In caso contrario, tutte le occorrenze di testo_prec contenute nella stringa di testo verranno sostituite con nuovo_testo.

Esempio applicazione Funzione SOSTITUISCI

Per poter effettuare una comparazione con la precedente Funzione ANNULLA.SPAZI si propone lo stesso esempio. L'obbiettivo in questo caso è quello della eliminazione completa di tutti gli spazi presenti nella colonna B contenente i cognomi.
Nella cella C2, successivamente trascinata nelle sottostanti celle, è stata imputata la Funzione:
=SOSTITUISCI(B2;" ";"")
I due argomenti testo_prec e nuovo_testo, sono stati ovviamente imputati fra doppi apici e rappresentano nel primo " " una barra spaziatrice e nel secondo caso "" una stringa vuota.
Il risultato restituito dalla Funzione è la sostituzione di tutti gli spazi vuoti.
Al contrario della Funzione ANNULLA.SPAZI la Funzione sostituisci elimina anche lo spazio fra le parole De Rossi.
Questo tipo di azione può ritornare utile nella costruzione di codici all'interno dei quali non devono essere presenti spazi vuoti.

Come verificare nelle celle la presenza di spazi (singoli o multipli)

Indipendentemente dal procedere con le correzioni, a volte si rileva importante verificare se nelle stringhe contenute nelle celle del Foglio di lavoro sono presenti degli spazi. Per effettuare questo tipo di analisi è necessario verificare la presenza del carattere "barra spaziatrice".
Questo tipo di verifica è possibile impostarla con una formula che effettui un confronto logico. Questa formula sarà possibile declinarla anche nell'applicazione della formattazione condizionale.

Passiamo pertanto a verificare l'applicazione di una Formula che segnali la presenza di spazi. In primo luogo bisogna distinguere se si vogliono considerare tutti gli spazi o l'eventuale presenza solo di spazi multipli (più spazi consecutivi).
Nel primo caso verrà applicata la Funzione SOSTITUISCI e nel secondo caso la Funzione ANNULLA.SPAZI.

Esempio applicazione Funzione per individuare eventuali spazi nelle stringhe

Nell'esempio raffigurato nell'immagine, si vuole verificare in quali celle sono presenti uno o più spazi consecutivi.
Per verificare gli eventuali spazi multipli o spazi presenti all'inizio e alla fine delle stringhe di testo
Nella cella C2, successivamente trascinata nelle sottostanti celle, è stata impostata la Funzione:
=LUNGHEZZA(B2)>LUNGHEZZA(ANNULLA.SPAZI(B2))
La Funzione LUNGHEZZA restituisce il numero totale di caratteri contenuti in una cella.
Pertanto se il numero totale di caratteri presenti nella cella, è maggiore al numero totale dei caratteri con impostata la Funzione ANNNULLA.SPAZI è evidente che sono presenti degli spazi vuoti.
Ovviamente, se nella cella non fossero presenti degli spazi, la comparazione risulterebbe uguale.
Nella colonna C viene restituito VERO o FALSO a seconda che ci siano degli spazi doppi od eventualmente degli spazi all'inizio o alla fine della stringa. Vengono ignorati gli spazi fra le parole.
Per evidenziare la presenza di qualsiasi spazio
Per individuare la presenza di qualsiasi spazio nella stringa, al posto di ANNULLA.SPAZI è possibile applicare la Funzione SOSTITUISCI.
Nella cella D2, successivamente trascinata nelle sottostanti celle, è stata impostata la Funzione:
=LUNGHEZZA(B2)>LUNGHEZZA(SOSTITUISCI(B2;" ";""))
L'analisi che effettua questa operazione e del tutto simile alla precedente con la sola differenza che ANNULLA.SPAZI ignorava gli spazi fra le parole mentre SOSTITUISCI rileva e conseguentemente sostituisce qualsiasi spazio.

Applicare la Formattazione condizionale per rilevare la presenza di spazi nelle stringhe di testo

Entrambe le formule di cui sopra potrebbero essere applicate per questo scopo.
Consideriamo la verifica della presenza di qualsiasi spazio applicando pertanto la Funzione SOSTITUISCI e quale esempio utilizziamo la tabella raffigurata nella sottostante immagine.

Come prima operazione selezionare la cella B2 e nella scheda Home della barra multifunzione fare clic su Formattazione condizionale e scegliere l'opzione Nuova regola

Una volta selezionata Nuova regola si apre la Finestra di dialogo Nuova regola di formattazione. Nella parte superiore della Finestra di dialogo selezionare l'ultima opzione: Utilizza una formula per determinare le celle da formattare.
Nel sottostante campo Formatta i valori per cui questa Formula restituisce VERO inserire la seguente comparazione logica
=LUNGHEZZA(B2)>LUNGHEZZA(SOSTITUISCI(B2;" ";""))
Quale ultimo passaggio bisogna definire la formattazione che deve essere applicata qualora la comparazione risultasse vera. Ciccando sul pulsante Formato... è possibile scegliere colori; testo; bordi o sfondi la cui anteprima, una volta confermata la scelta, sarà evidente nell'apposito riquadro Anteprima.

Una volta confermata la scelta trascinare il quadratino di riempimento con il pulsante destro del mouse e arrivati in fondo rilasciare e scegliere l'opzione: Ricopia solo formattazione.
Il risultato è consultabile nella successiva immagine. Tutte le celle che contengono degli spazi vuoti vengono colorate in giallo ocra.
La cella contenente il nominativo Neri, sembra non avere spazi, in realtà è presento uno spazio dopo il nome.

Utilizzo del comando Trova e sostituisci per rimuovere gli spazi nelle stringhe di testo

Un'ulteriore possibilità a cui spesso molti ricorrono per eliminare gli spazi presenti nelle stringhe di testo, è quello di applicare il comando Trova e sostituisci.
Una volta selezionata l'area contenente gli eventuali valori da correggere. Nella scheda principale Home fare clic sul pulsante Trova e seleziona e successivamente nella tendina scegliere Sostituisci.
Nella Finestra di dialogo Trova e sostituisci nel campo trova: digitare uno spazio con la barra spaziatrice della tastiera e non inserire nulla nel sottostante campo Sostituisci con: per operare tutte le sostituzioni fare clic sul pulsante Sostituisci tutto.

Osservazioni. In questo caso la sostituzione procede in modo particolare. Ovvero, vengono mantenuti gli spazi intermedi fra le parole. (vedi De rossi e Bia nchi). Inoltre, nel caso vi fossero degli spazi multipli (come prima della parola Verdi) viene comunque mantenuto uno spazio.

Per procedere ed eliminare eventualmente tutti gli spazi che il comando Trova e sostituisci ha mantenuto, è sufficiente ripetere una seconda volta il comando con la stessa precedente impostazione.

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[Valter Borsato: pubblicato 14/11/2017, revisione: 21/08/2024]