Come velocizzare lo spostamento tra Fogli di lavoro di Excel con comandi e scorciatoie.

Lavorare con File Excel strutturati con molteplici Fogli di lavoro, rappresenta una situazione molto frequente, è può facilmente diventare un’attività lenta e dispersiva.
Tuttavia, sfruttare trucchi, comandi e scorciatoie specifici offre un'opportunità preziosa per semplificare e velocizzare la navigazione tra i Fogli, migliorando allo stesso tempo la gestione del documento.
La possibilità di muoversi rapidamente tra Fogli consente di accedere in maniera immediata ai dati, riducendo il tempo speso per trovare informazioni o effettuare confronti.
Inoltre, l’utilizzo di strumenti avanzati, come i collegamenti ipertestuali, le macro o le combinazioni di tasti, non solo rende il lavoro più fluido, ma promuove un’organizzazione strutturata e intuitiva dei file.
Adottare queste soluzioni garantisce benefici tangibili: dal miglioramento della precisione, grazie a una navigazione più rapida, alla diminuzione dello tempo necessario per il passaggio frequente tra Fogli.

Spostarsi fra Fogli di lavoro

[01] - La Barra di navigazione di Excel
[02] - Tasto destro per la navigazione
[03] - Scorciatoie da tastiera
[04] - Collegamenti ipertestuali tra i Fogli
[05] - Nomi definiti
[06] - Macro e Pulsanti Personalizzati

La Barra di navigazione di Excel

La Barra di navigazione, posizionata nella parte inferiore della finestra di Excel, rappresenta uno strumento essenziale per spostarsi rapidamente tra i diversi Fogli di lavoro. Ogni Foglio è identificato da una linguetta cliccabile che consente di aprire direttamente il contenuto desiderato. Tuttavia, quando il numero di Fogli aumenta in modo significativo, questa modalità di navigazione può diventare meno agevole, poiché potrebbe essere necessario scorrere lateralmente per individuare il Foglio richiesto. In questi casi, è possibile sfruttare altre funzionalità di Excel, come il menu contestuale accessibile tramite clic destro sulla Barra di navigazione, per visualizzare l'elenco completo dei Fogli e selezionarne rapidamente uno.

SUGGERIMENTI
:: Rinominare i Fogli con nomi chiari e significativi per individuare rapidamente il contenuto desiderato. Per rinominare un Fogli di lavoro. fare uni doppio clic sul nome del Fogli (ad esempio, "Fogli1"). e digitare il nuovo nome che si desidera assegnare al Fogli.  Infine premere Invio per confermare.
::  Per categorizzare visivamente i contenuti, applicare colori diversi per le linguette dei Fogli. Fare clic coni l pulsante destro del mouse sulla scheda del Fogli e scegliere l'opzione Colore scheda e Scegli un colore.

Tasto destro per la Navigazione

Facendo clic con il tasto destro del mouse sui pulsanti di scorrimento delle linguette, situati accanto alla Barra di navigazione nella parte inferiore della finestra di Excel, si apre un menu a discesa che elenca tutti i Fogli presenti nella cartella di lavoro.
Questa funzionalità consente di visualizzare l'elenco completo dei Fogli, indipendentemente dal loro numero, e di selezionare rapidamente quello desiderato.
Si tratta di un metodo particolarmente utile quando il numero di Fogli è elevato e risulta difficile scorrere manualmente le linguette per individuare un Foglio specifico.

SUGGERIMENTO
:: Usare questo metodo per accedere rapidamente ai Fogli più distanti senza doverli scorrere uno ad uno.

Scorciatoie da Tastiera

Excel mette a disposizione diverse scorciatoie da tastiera che consentono di velocizzare il lavoro, evitando l’uso del mouse e migliorando l’efficienza. Tra queste, ci sono comandi utili per spostarsi rapidamente tra i Fogli di lavoro all'interno di una cartella Excel.

Ctrl + PgGiù: questa combinazione permette di passare al Foglio successivo nella sequenza dei Fogli presenti nella cartella di lavoro. Ad esempio, se si sta lavorando sul Fogli 1, premendo questa combinazione si accederà direttamente al Foglio 2 (se esistente), e così via.

Ctrl + PgSu: utilizzando questa combinazione, è possibile tornare al Foglio precedente. Per esempio, se ci si trova sul Foglio 3, con questo comando si ritornerà al Foglio 2, e così via verso i Fogli precedenti.

SUGGERIMENTI
:: Queste scorciatoie risultano particolarmente utili per chi lavora con file Excel complessi o con numerosi Fogli, consentendo di navigare rapidamente senza dover cliccare manualmente sulle schede dei Fogli.
Per massimizzare la produttività, è consigliabile integrare l’uso di queste scorciatoie con altre combinazioni utili, come Ctrl + Frecce direzionali per spostarsi velocemente all’interno di un Fogli o Ctrl + Tab per passare da una finestra di Excel aperta a un’altra.

Collegamenti ipertestuali tra i Fogli

L'uso dei collegamenti ipertestuali tra i Fogli di lavoro in Excel rappresenta un metodo avanzato ed efficace per migliorare la navigazione all'interno di file complessi.
Questa impostazione consente di creare un indice di navigazione personalizzato, che funziona come una sommario interattivo per accedere rapidamente a Fogli specifici.

Un indice di navigazione viene configurato in un Foglio dedicato, solitamente il primo della cartella di lavoro. Ogni voce nell'indice è un collegamento ipertestuale che, quando cliccato, conduce direttamente al Foglio corrispondente.

Per creare un collegamento ipertestuale tra i Fogli di lavoro in Excel, si inizia con la preparazione di un indice. Questo può essere fatto dedicando un Foglio specifico, ad esempio denominato "Indice", in cui vengono elencati i nomi dei Fogli di lavoro che si desidera collegare.
Successivamente, si passa all’inserimento del collegamento ipertestuale.
È necessario selezionare una cella che contiene il nome del Foglio da collegare. A questo punto, cliccare con il tasto destro del mouse sulla cella selezionata, scegliendo l’opzione "Collegamento ipertestuale" dal menu contestuale.
Nella finestra di dialogo che si apre, si deve selezionare "Posizione nel documento," indicando il nome del Foglio di destinazione e, se richiesto, una cella specifica come punto di riferimento, ad esempio A1.

Per completare l’operazione, è sufficiente confermare con il pulsante "OK". Una volta creato il collegamento, è importante verificarne il funzionamento cliccando su di esso per assicurarsi che conduca al Foglio corretto.

Per migliorare ulteriormente l’aspetto dell’indice, è possibile personalizzarlo con formattazioni specifiche, come l’uso di colori, bordi, o icone accanto ai collegamenti, rendendolo visivamente più accattivante. I collegamenti ipertestuali offrono numerose opportunità, soprattutto in file complessi che contengono molti Fogli correlati.
Nei casi in cui il numero di Fogli sia elevato, un indice di navigazione ben strutturato consente di accedere rapidamente al Foglio desiderato senza dover scorrere manualmente le schede. Inoltre, l’organizzazione del lavoro in modo logico e ordinato facilita la comprensione sia per il creatore del file sia per i collaboratori, riducendo il rischio di errori nell'accesso ai Fogli.
In contesti aziendali o didattici, un file con un indice interattivo diventa particolarmente utile durante le presentazioni, rendendole più fluide e intuitive.

Nell'immagine di cui sopra è raffigurato Un esempio pratico dalla gestione di un progetto in Excel.
In questo caso, il Foglio iniziale funge da indice, mentre i Fogli successivi contengono le varie sezioni del progetto, come il Budget, la Timeline e i Report. Le voci nell’indice, come "Visualizza il budget" o "Consulta il report settimanale," consentono di accedere direttamente al Foglio pertinente con un semplice clic.
Integrare i collegamenti ipertestuali in un file Excel non solo migliora la navigazione, ma eleva anche l'usabilità complessiva, trasformando il documento in uno strumento interattivo.

Nomi Definiti

In Excel, l’utilizzo dei Nomi Definiti rappresenta un metodo efficace per navigare rapidamente tra aree specifiche di un Foglio o tra Fogli all'interno di una cartella di lavoro.
Questo strumento consente di assegnare un nome univoco a una cella o a un’intera area di celle, facilitandone il richiamo in qualsiasi momento.
Per creare un nome definito, l’utente deve selezionare la cella o l’intervallo di celle desiderato in un Foglio di lavoro.
Successivamente, è necessario accedere alla scheda Formule e cliccare su Definisci Nome.
Si aprirà una finestra di dialogo in cui è possibile assegnare un nome descrittivo e significativo, come ad esempio "FogliVendite" per un’area dedicata alle vendite o "ReportMensile" per un intervallo contenente i dati di un rapporto.

Il nome definito creato verrà salvato e sarà disponibile in tutta la cartella di lavoro.
Per utilizzare i nomi definiti e spostarsi rapidamente, è sufficiente cliccare sul menu a tendina presente nell’angolo in alto a sinistra, accanto alla barra della formula, dove è indicato il nome della cella attiva.
Da questo menu, è possibile selezionare il nome definito desiderato per essere immediatamente reindirizzati all’area o al Foglio associato.

Questo approccio offre numerosi vantaggi, tra cui una navigazione più rapida e intuitiva, soprattutto in file complessi con molte sezioni correlate.
Inoltre, i nomi definiti migliorano l’organizzazione e la leggibilità delle formule, poiché consentono di utilizzare riferimenti testuali invece dei tradizionali riferimenti alle celle.

Macro e Pulsanti Personalizzati

Rispetto alla precedenti azioni, l'utilizzo delle macro per la navigazione tra i Fogli di Excel rappresenta una soluzione più avanzata e altamente personalizzabile, che consente di automatizzare e semplificare lo spostamento all'interno di una cartella di lavoro complessa.
Attraverso le macro, l'utente può programmare sequenze di comandi che vengono eseguite con un solo clic, eliminando la necessità di passaggi manuali.
Un’applicazione pratica di questa funzionalità consiste nella creazione di pulsanti personalizzati che attivano le macro e permettono di passare rapidamente al Foglio di destinazione.
Questi pulsanti possono essere posizionati direttamente sul Foglio di lavoro, utilizzando le forme grafiche di Excel o controlli personalizzati, oppure aggiunti alla barra degli strumenti di accesso rapido per un utilizzo più intuitivo.
Per configurare questa funzionalità, è necessario registrare o scrivere una macro.
La macro, una volta programmata, deve includere i comandi necessari per selezionare il Fogli desiderato.
Ad esempio, una macro potrebbe contenere il comando Sheets("NomeFogli").Select, che indirizza immediatamente l'utente al Foglio specificato (vedi immagine sottostante).

Una volta creata, la macro può essere associata a un pulsante.
Per inserire un pulsante direttamente nel Foglio, è possibile utilizzare le opzioni disponibili nella scheda Sviluppo, disegnare il pulsante e assegnargli la macro desiderata.
Viceversa. Per aggiungere il pulsante alla barra degli strumenti, si può accedere al menu delle opzioni di Excel, personalizzare la barra degli strumenti di accesso rapido e assegnare la macro al nuovo comando.
Questa soluzione è particolarmente vantaggiosa in contesti che richiedono frequenti spostamenti tra Fogli di lavoro correlati, come nella gestione di progetti aziendali, reportistica mensile o analisi dei dati.

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[Valter Borsato: 06/12/2024]