Imputare valori in formato testuale e numerico | Formattazioni numeriche e introduzione alle Formule e Funzioni di Excel

In Excel, comprendere la differenza tra valori inseriti in formato numerico e valori in formato testo è essenziale per gestire correttamente i dati e garantire la precisione delle operazioni.
Questa distinzione influisce profondamente su come Excel interpreta e manipola i dati all'interno del foglio di lavoro, specialmente quando si utilizzano formule e funzioni.
I numeri, o valori numerici, sono dati che possono essere utilizzati per eseguire calcoli matematici. Questi includono operazioni come l'addizione, la sottrazione, la moltiplicazione e la divisione, ma anche l'applicazione di funzioni più complesse. Una delle caratteristiche distintive dei numeri in Excel è la possibilità di essere formattati in diversi modi.
Ad esempio, un numero può essere visualizzato come valuta, percentuale, frazione, o persino come una data o un'ora, a seconda del contesto e delle esigenze.
i testi (valori alfanumerici) rappresentano dati non numerici come parole, frasi, nomi, codici o etichette.
Il testo è trattato diversamente dai numeri: non può essere utilizzato direttamente nelle operazioni matematiche, poiché Excel lo interpreta come una sequenza di caratteri e non come un valore numerico.
Sebbene Excel non possa eseguire calcoli aritmetici sui testi, esistono specifiche funzioni dedicate alla manipolazione dei valori testuali, come CONCATENA, SINISTRA, DESTRA o STRINGA.ESTRAI, che consentono di unire, suddividere o estrarre parti del testo.
:: È importante notare che, in alcuni casi, ciò che appare come un numero potrebbe in realtà essere trattato da Excel come testo.
Questo può accadere, ad esempio, quando i numeri vengono importati da fonti esterne o inseriti con caratteri speciali, come apostrofi o spazi non visibili, in questo caso Excel non è in grado di eseguire operazioni aritmetiche su questi valori finché non verranno convertiti correttamente in formato numerico.

Se non sono stati applicati comandi di allineamento, quando in una cella viene imputata un'informazione numerica, per default Excel allinea il valore al margine destro della cella.
Se al contrario viene inserita un'informazione testuale questa verrà allineata a margine sinistro della cella.

Per Excel la differenza fra formato numerico o testo significa sostanzialmente poter effettuare o meno calcoli sulle informazioni inserite nel foglio di lavoro.

Excel imputare informazioni numeriche e testuali

Vi sono informazioni che a prima vista possono sembrare numeriche, ma che nella realtà non lo sono (e non lo devono essere). Un esempio classico possono essere tutte quelle informazioni come prefissi telefonici o le partite iva che iniziano con lo zero.

Se questi valori vengono inseriti nel foglio di lavoro, Excel cancella l'eventuale zero iniziale trasformando un prefisso come 045 nel numero 45

 

Per poter inserire una informazione come il prefisso 045 bisogna impostare il formato cella. Nella scheda HOME, è presente il gruppo pulsanti Numeri. Aprendo la tendina dove è leggibile l'impostazione Generale, si può far scorrere un elenco e scegliere il formato Testo. Il formato Testo permette l'imputazione del dato 045, il testo però si allineerà a margine sinistro. Ovviante il valore 045 è un testo e non saranno possibili su questo numero operazioni di calcolo.

:: Scorciatoia! Senza passare attraverso la scelta del formato numero, è possibile velocizzare l'inserimento di un testo semplicemente anteponendo l'apostrofo davanti al numero: '045
L'apostrofo non verrà visualizzato e il numero verrà trasformato in un testo.

 

Introduzione all'inserimento di Formule e Funzioni: indicazioni generali per l'impostazione di Formule e Funzioni.

1) Sempre le formule iniziano con il carattere = Questa istruzione è fondamentale per Excel in quanto differenzia ciò che deve essere calcolato (formule e funzioni) da ciò che invece deve essere semplicemente imputato all'interno di una cella come numero o testo.
2) All'interno delle formule non va mai inserito il carattere spazio (barra spaziatrice). Nelle particolari funzioni che includono testi, e pertanto possibili spazi, le parole vanno inserite fra i doppi apici (virgolette). Esempio "questo è un testo"
3) Le formule di Excel vengono eseguite da sinistra verso destra, però, come nelle equazioni matematiche, gli operatori * (moltiplicazione) e / (divisione), hanno precedenza di calcolo su somme e sottrazione. Se vi fossero somme o sottrazioni che dovessero essere svolte prima di moltiplicazioni o divisioni, vanno racchiuse fra parentesi (). Esempio =(A1+A2)*A5 4) Nelle formule di Excel è indifferente scrivere in carattere maiuscolo o minuscolo.

Impostare una Formula

La formula più semplice che possiamo inserire in un foglio di lavoro è sicuramente una sommatoria. E' possibile sommare facilmente il contenuto delle C3, D3 e E3 iniziando la formula con il simbolo = e poi utilizzando il simbolo + per indicare ad Excel quali celle devono essere sommate. =C3+D3+E3

 

Per formattare velocemente i numeri con lo stile valuta, nella scheda Home, all'interno del gruppo pulsanti numeri, cliccare ed aprire la tendina affianco della scritta Generale (che vuol dire nessun specifico formato) e scegliere il formato Valuta o Contabilità.

 

Sia il formato Valuta che il formato Contabilità vengono utilizzati per visualizzare valori monetari. Le differenze fra i due formati si possono vedere nella sottostante immagine.

 

Introduzione alle Funzioni di Excel

Non sempre è possibile ricorre all'utilizzo degli operatori aritmetici somma, sottrazione, divisione e moltiplicazione, semplicemente per il fatto che i dati da calcolare potrebbero essere moltissimi, per cui si andrebbero a costruire delle formule troppo lunghe.
Per ovviare a questo problema è possibile utilizzare le Funzioni.
Le Funzioni sono sempre caratterizzate da un nome che indica (a volte in forma abbreviata) l'operazione che la Funzione svolge.
Le Funzioni come le Formule, iniziano sempre con il simbolo = di seguito verrà definito il nome della Funzione che si intende eseguire (ad esempio SOMMA; MEDIA; etc.) infine saranno necessari una serie di argomenti della Funzione, racchiusi tra parentesi e genericamente separati con il (punto e virgola) ;
=Nome_Funzione(Argomenti)

 

N.B. Ci sono alcune Funzioni che non contengono argomenti ad esempio OGGI, anche in tale caso la Funzione presenta la parentesi aperta e chiusa senza definire argomenti =OGGI()

E' possibile scaricare il foglio di Excel con l'esercizio di cui sopra (Agenzia alfa beta gamma), all'interno del quale sono presenti delle semplici operazioni di somma e media. Le funzioni sono spiegate con delle note inserite nel foglio.

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[Valter Borsato: ottobre - 2014 | Ultimo aggiornamento 26/02/2024]