Imputare valori in formato testuale e numerico | introduzione alle Formattazioni numeriche

In Excel, comprendere la differenza tra valori inseriti in formato numerico e valori in formato testo è essenziale per gestire correttamente i dati e garantire la precisione delle operazioni.
Questa distinzione influisce profondamente su come Excel interpreta e manipola i dati all'interno del foglio di lavoro, specialmente quando si utilizzano Formule e funzioni.
I numeri, o valori numerici, sono dati che possono essere utilizzati per eseguire calcoli matematici. Questi includono operazioni come l'addizione, la sottrazione, la moltiplicazione e la divisione, ma anche l'applicazione di funzioni più complesse. Una delle caratteristiche distintive dei numeri in Excel è la possibilità di essere formattati in diversi modi.
Ad esempio, un numero può essere visualizzato come valuta, percentuale, frazione, o persino come una data o un'ora, a seconda del contesto e delle esigenze.
i testi (valori testuali e valori alfanumerici) rappresentano dati non numerici come parole, frasi, nomi, codici o etichette.
Il testo è trattato diversamente dai numeri: non può essere utilizzato direttamente nelle operazioni matematiche, poiché Excel lo interpreta come una sequenza di caratteri e non come un valore numerico.
Sebbene Excel non possa eseguire calcoli aritmetici sui testi, esistono specifiche funzioni dedicate alla manipolazione dei valori testuali, come CONCATENA, TESTO.PRECEDENTE, TESTO.SUCCESSIVO, SNISTRA, DESTRA o STRINGA.ESTRAI, che consentono di unire, suddividere o estrarre parti del testo.

Formato testuale e numerico 

[01] - L'importanza di distinguere tra numeri e testo in Excel
[02] - Excel imputare informazioni numeriche e testuali
[03] - Introduzione alle Formattazioni numeriche di Excel
[04] - Introduzione all'inserimento di Formule e applicare le formattazioni numeriche ai risultati

L'importanza di distinguere tra numeri e testi in Excel

Un elemento cruciale da considerare nell'applicazione delle formattazioni numeriche in Excel riguarda la corretta interpretazione dei dati.
In alcuni casi, valori che visivamente sembrano numeri possono essere trattati da Excel come testo.
Questo contesto si verifica spesso quando i dati vengono importati da fonti esterne o inseriti manualmente con errori non immediatamente evidenti, come l'inclusione di apostrofi iniziali, spazi non visibili o caratteri speciali.
Sebbene visivamente non si notino differenze significative, questi valori non sono riconosciuti da Excel come numeri e, di conseguenza, non possono essere utilizzati per calcoli o funzioni aritmetiche.
Per risolvere questo problema, è fondamentale convertire tali valori nel formato numerico appropriato.
Excel offre strumenti specifici per individuare e correggere queste anomalie.
Ad esempio, è possibile utilizzare la Funzione DATA.VALORE per trasformare un data in formato testo in un numero, oppure la Funzione ANNULLA.SPAZI per rimuovere un carattere indesiderato come lo spazio.
Un’altra opzione consiste nell’applicare il formato numerico direttamente dalla scheda Home, verificando che il dato venga riconosciuto correttamente dal programma.

Per Excel la differenza fra formato numerico o testo significa sostanzialmente poter effettuare o meno calcoli sulle informazioni inserite nel foglio di lavoro.

In assenza di specifici comandi di allineamento, Excel applica automaticamente un allineamento predefinito nel disporre i contenuti nelle celle.
Quando si immette un valore numerico, questo viene allineato di default al margine destro della cella, segnalando la sua natura quantitativa.
Al contrario, nel caso in cui venga inserita un'informazione testuale, Excel provvede ad allinearla automaticamente al margine sinistro della cella, riflettendo così il diverso tipo di dato.
Questa distinzione nell'allineamento predefinito aiuta a riconoscere a colpo d'occhio il tipo di contenuto presente nelle celle.

Excel imputare informazioni numeriche e testuali

Vi sono informazioni che a prima vista possono sembrare numeriche, ma che nella realtà non lo sono (e non lo devono essere).
Un esempio classico possono essere tutte quelle informazioni come prefissi telefonici o le partite iva che iniziano con lo zero.

Se questi valori vengono inseriti nel foglio di lavoro, Excel cancella l'eventuale zero iniziale trasformando un prefisso come 045 nel numero 45

 

Per inserire correttamente un'informazione come il prefisso "045", è necessario configurare il formato della cella.
Nella scheda HOME, all'interno del gruppo Numeri, si trova un menu a tendina che di default mostra l'opzione "Generale".
Aprendo questo menu, è possibile selezionare il formato Testo dall'elenco disponibile.
Impostando il formato Testo, sarà possibile immettere il prefisso "045" senza che il valore venga modificato o interpretato come numero.
Tuttavia, è importante notare che il dato verrà automaticamente allineato al margine sinistro della cella, seguendo il comportamento standard dei dati testuali.
Inoltre, poiché "045" è considerato un testo, non sarà possibile effettuare su di esso operazioni di calcolo.

:: Scorciatoia! Senza passare attraverso la scelta del formato numero, è possibile velocizzare l'inserimento di un testo semplicemente anteponendo l'apostrofo davanti al numero: '045
L'apostrofo non verrà visualizzato e il numero verrà trasformato in un testo.

 

Numeri 

In Excel esistono situazioni in cui alcune informazioni, a un primo sguardo, possono sembrare di natura testuale ma che in realtà vengono trattate come valori numerici. Un caso emblematico è rappresentato dalle date espresse in formato numerico.
Ad esempio, una data come "giovedì 12/dicembre/2024" potrebbe apparire come un semplice testo, ma Excel la interpreta e la gestisce con un valore numerico sottostante.

 

Questo perché ogni data in Excel corrisponde a un numero seriale che rappresenta i giorni trascorsi a partire da una data di riferimento (1° gennaio 1900, per i sistemi più comuni).
Di conseguenza, le date consentono l'esecuzione di calcoli, come sottrazioni per determinare l'intervallo temporale tra due date, o altre operazioni basate sul tempo.

Introduzione alle Formattazioni numeriche di Excel

Le Formattazioni numeriche di Excel rappresentano uno strumento essenziale per rendere i dati più leggibili e significativi.
Attraverso l'applicazione di specifiche impostazioni, è possibile personalizzare l'aspetto dei numeri per adattarli al contesto del lavoro svolto.
Che si tratti di valori valuta, data, ora, percentuali o numeri decimali, Excel consente di applicare regole precise che migliorano la chiarezza e la coerenza delle informazioni.
Questa funzionalità non si limita a modificare l'aspetto estetico dei dati, ma offre anche una maggiore flessibilità nel loro utilizzo, facilitando il confronto, l'analisi e la presentazione dei risultati.
Un aspetto fondamentale delle formattazioni numeriche in Excel è rappresentato dalla loro accessibilità tramite la scheda Home, nella gruppo pulsanti numeri.

 

Questa sezione mette a disposizione formattazioni rapide che permettono di trasformare in pochi clic l'aspetto dei dati.
È possibile scegliere tra opzioni preimpostate, come la formattazione per valuta, percentuale o data, adattando immediatamente i numeri al contesto richiesto.
Ad esempio, per rappresentare un valore come prezzo, è sufficiente selezionare la formattazione valuta per aggiungere il simbolo monetario desiderato e definire il numero di decimali. r> Per analisi statistiche o indicatori di progresso, la formattazione percentuale converte un valore numerico in una percentuale chiara e ben visibile.
Anche le date possono essere personalizzate con formati che privilegiano il formato numerico o testuale a seconda delle necessità.
L’utilizzo di queste formattazioni rapide non solo risparmia tempo, ma garantisce anche uniformità nella presentazione dei dati, eliminando errori o discrepanze.
Grazie alla possibilità di intervenire direttamente nella barra multiFunzione, ogni modifica risulta immediata, e facile da applicare.
La scheda Home di Excel diventa così il punto di partenza per ottenere un aspetto chiaro e ordinato dei dati numerici, migliorando sia l’estetica che la funzionalità del lavoro.

Introduzione all'inserimento di Formule e applicare le formattazioni numeriche ai risultati

Inserire Formule in Excel e applicare formattazioni numeriche ai risultati è un passaggio essenziale per lavorare con i dati in modo efficace.
Le Formule permettono di calcolare, analizzare e trasformare le informazioni, mentre la formattazione numerica assicura che i risultati siano presentati in maniera chiara e coerente con il tipo di dato, come valute, percentuali o date.
Comprendere queste funzionalità è il primo passo per sfruttare al massimo le potenzialità del foglio di calcolo e gestire i dati con precisione

L'inserimento di Formule e funzioni nelle celle di Excel rappresenta una delle caratteristiche più potenti del programma, permettendo di eseguire calcoli complessi, analizzare dati e automatizzare attività ripetitive.

Le Formule in Excel sono equazioni personalizzate create dagli utenti per eseguire calcoli specifici, come somme, medie o operazioni più complesse.
Le funzioni, invece, sono strumenti predefiniti di Excel progettati per eseguire calcoli particolari in modo rapido ed efficiente, come la somma automatica (SOMMA), il conteggio di valori (CONTA.VALORI), o la ricerca di dati (CERCA.X).
Impostare correttamente una Formula o una Funzione richiede la conoscenza di alcune regole fondamentali:
:: Ogni Formula deve iniziare con il simbolo =. Questa istruzione è fondamentale per Excel, in quanto differenzia ciò che deve essere calcolato (Formule e funzioni) da ciò che invece deve essere semplicemente imputato all'interno di una cella come numero o testo.
:: Evitare spazi nelle Formule: All'interno delle Formule non va mai inserito il carattere spazio (barra spaziatrice). Nelle funzioni che includono testi, e pertanto possibili spazi, le parole vanno racchiuse fra i doppi apici (virgolette). Ad esempio: "questo è un testo".
:: Ordine di esecuzione delle operazioni: Le Formule di Excel vengono eseguite da sinistra verso destra, rispettando però le regole matematiche dell'ordine delle operazioni. Gli operatori * (moltiplicazione) e / (divisione) hanno precedenza su + (somma) e - (sottrazione).
Se è necessario che somme o sottrazioni vengano eseguite prima, queste vanno racchiuse tra parentesi tonde (). Ad esempio: =(A1+A2)*A5.
:: Case insensitive: Nelle Formule di Excel è indifferente scrivere in carattere maiuscolo o minuscolo. Ad esempio, =SOMMA(A1:A10) e =somma(a1:a10) producono lo stesso risultato.
:: La sintassi delle funzioni: Ogni Funzione segue una struttura specifica, con il nome della Funzione e gli argomenti racchiusi tra parentesi. Ad esempio, =SOMMA(A1:A10) somma i valori contenuti nelle celle da A1 a A10.
:: Uso di riferimenti di cella: Le Formule possono fare riferimento a specifiche celle o intervalli, utilizzando riferimenti relativi, assoluti o misti a seconda delle esigenze.
;; Gestione degli errori: Errori comuni come #DIV/0! (divisione per zero) o #NOME? (Funzione non riconosciuta) possono essere evitati con attenzione e l'uso di strumenti come la Funzione SE.ERRORE.

Impostare una Formula

La Formula più semplice e intuitiva che si può utilizzare in un foglio di lavoro di Excel è una sommatoria.
Ad esempio, se si desidera calcolare la somma dei valori contenuti nelle celle C3, D3 ed E3, si può procedere inserendo una Formula che inizia con il simbolo =, seguito dall’operatore + per sommare i valori di ciascuna cella.
In pratica, la Formula avrà la seguente impostazione
=C3+D3+E3.
Questa modalità consente di specificare manualmente ogni cella che si desidera includere nel calcolo.
È un metodo adatto per somme semplici e rapide, ma può diventare meno pratico quando si devono sommare molte celle, nel qual caso è preferibile ricorrere a funzioni più avanzate come SOMMA().

 

Per applicare rapidamente una formattazione in stile valuta ai numeri in un foglio di lavoro Excel, è possibile utilizzare gli strumenti presenti nella scheda Home.
All’interno del gruppo pulsanti Numeri, si trova un menu a tendina accanto alla scritta Generale (che indica che i dati non hanno un formato specifico applicato).
Cliccando su questa tendina, si apre un elenco di opzioni di formattazione.
Da qui, è possibile selezionare il formato Valuta o Contabilità, a seconda delle proprie esigenze.

Valuta: formatta i numeri includendo il simbolo della valuta locale (ad esempio, € per l’euro o $ per il dollaro), mostrando automaticamente due cifre decimali. È utile per rappresentare importi monetari in modo chiaro.

Contabilità: simile al formato valuta, ma allinea i simboli della valuta e i valori decimali per una maggiore leggibilità nelle colonne.

 

Il formato 'Valuta' e il formato 'Contabilità' sono entrambi utilizzati per visualizzare valori monetari, ma presentano alcune differenze.
Le principali differenze tra i due formati sono evidenziate nella sottostante immagine.

 

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[Valter Borsato: ottobre - 2014 | Ultimo aggiornamento 11/12/2024]