Creare un formato numerico personalizzato in Excel
Microsoft Excel offre una vasta gamma di formati numerici predefiniti per la gestione di numeri, valute, percentuali, contabilità, date e orari.
Questi formati sono progettati per coprire le esigenze più comuni degli utenti, facilitando l'organizzazione e la visualizzazione dei dati.
Tuttavia, ci sono situazioni in cui i formati predefiniti non sono sufficienti per rappresentare le informazioni in modo preciso o personalizzato. In questi casi, Excel consente la creazione di formati numerici personalizzati, offrendo un maggiore controllo sull'aspetto dei dati.
La possibilità di personalizzare i formati numerici in Excel rappresenta una funzionalità estremamente potente. Acquisire familiarità con questa capacità permette
di adattare i dati a contesti specifici, migliorando la chiarezza e la
comprensione delle informazioni.
Dopo aver trattato in una specifica sezione le possibilità di personalizzazione del formato numerico data ora, in questo tutorial verranno spigate le regole fondamentali della formattazione numerica in Excel, illustrando con esempi pratici come creare e applicare formati personalizzati.
FORMATO NUMERICO PERSONALIZZATO
[1] - Come impostare un formato numerico personalizzato
[2] - Linee guida per la personalizzazione di un formato numerico
[3] - Codici segnaposto numeri e testi
[4] - Inserire un testo da affiancare alle informazioni numeriche
[5] - Cambiare il colore del carattere con il formato numerico personalizzato
[6] - Impostare la visualizzazione degli zeri iniziali di una stringa con il formato personalizzato
[7] - Applicare formati numerici personalizzati in base criteri logici
Come impostare un formato numerico personalizzato
Personalizzare un formato numerico in Excel permette di modificare l'aspetto visivo dei numeri, mantenendo però invariato il loro valore effettivo..
Per impostare un formato personalizzato i passaggi da seguire sono i seguenti:
Selezionare la cella o l'intervallo di celle per cui si desidera creare o applicare un formato numerico personalizzato.
Per aprire la finestra di dialogo Formato celle - numero, premere la combinazione di tasti
CTRL + 1. Questo comando aprirà la finestra di dialogo "Formato celle", che consente di gestire le impostazioni di formattazione delle celle selezionate.
In alternativa è possibile cliccare sulla freccia in basso a destra del gruppo
pulsanti numeri.
Una volta aperta la finestra di dialogo "Formato celle",
le opzioni da modificare si trovano nella scheda Numero.
In questa sezione, verranno mostrate varie categorie di formati come Generale, Numero, Valuta, Data, ecc.
Alla fine dell'elenco, fare clic su Personalizzato per creare un nuovo formato numerico personalizzato.
Modifica o creazione del formato:
Nella sezione "Tipo", è possibile inserire o modificare il formato numerico desiderato.
Se si desidera creare un formato da zero, si possono usare i codici specifici per definire come i numeri verranno visualizzati.
Ad esempio (vedi immagine precedente):
0 Visualizza il numero intero senza decimali.
0,00 Visualizza il numero con due cifre decimali.
# ##0 Mostra i numeri separati da spazi per indicare le migliaia (es. 1 000 per mille).
#.##0,00 utilizza il punto come separatore delle migliaia e due cifre decimali (es. 1.000,00 per mille).
Salvataggio e applicazione:
Dopo aver inserito il formato desiderato, fare clic su OK per applicarlo alla cella selezionata.
Il numero nella cella verrà visualizzato secondo il formato creato, ma il valore numerico originale non verrà alterato.
Questo procedimento permette di adattare la visualizzazione dei dati numerici senza alterare il valore effettivo contenuto nella cella.
Ad esempio, se l'immagine di cui sopra arrotondava un numero come 1,23456, la visualizzazione potrebbe essere arrotondata a 1,23, ma le cifre decimali restanti (cioè quelle oltre le prime due) non vengono eliminate. Il numero originale resta quindi intatto, pur
non essendo più visibile.
Linee guida per la personalizzazione di un formato numerico
Per creare un formato numerico personalizzato in Excel, è fondamentale comprendere come Excel gestisce e interpreta i formati numerici.
Ogni formato numerico personalizzato è definito da una sequenza di codici, suddivisa in quattro sezioni distinte, separate da un punto e virgola.
Queste sezioni permettono di specificare come devono essere visualizzati i valori positivi, negativi, pari a zero e i testi.
La struttura generale di un formato numerico personalizzato in Excel è la seguente:
<POSITIVI>; <NEGATIVI>; <ZERO>; <TESTO>
Nella quale:
<POSITIVI>. La prima sezione del codice definisce il formato per i numeri positivi. Qui è possibile decidere come i numeri positivi debbano apparire, ad esempio con o senza decimali, separatori delle migliaia, simboli valuta.
<NEGATIVI>. La seconda sezione stabilisce il formato per i numeri negativi. Si può scegliere di far precedere i numeri da un segno meno, includere le parentesi per indicare un saldo negativo o usare un colore specifico per evidenziare i valori sotto zero.
<ZERO>. La terza sezione del codice determina come visualizzare il numero zero. Questo può essere rappresentato come "0", un trattino o qualsiasi altro simbolo o stringa di testo che si desidera.
<TESTO>. L'ultima sezione è dedicata alla formattazione
del testo. Qui si stabilisce come Excel deve visualizzare il testo che viene
immesso nella cella, in modo da differenziarlo dai numeri (colore ad esempi e
non solo).
Esempio di formato numerico personalizzato, immaginiamo di voler creare un formato numerico che
evidenzi:
Numeri positivi con due cifre decimali e con il simbolo dell'euro.
Numeri negativi in rosso, racchiusi tra parentesi e con due cifre decimali.
Il numero zero rappresentato con un trattino "-" e che qualsiasi testo inserito,
venga visualizzato normalmente senza particolari formattazioni.
Il codice del formato personalizzato da inserire nella finestra di dialogo
formato celle sarà: € #.##0,00;[Rosso](€ #.##0,00);"-";@
Spiegazione della formattazione.
<POSITIVI>
€ #.##0,00: I numeri positivi vengono mostrati con il simbolo dell'euro, separatori delle migliaia
con il punto, e i due decimali sparati con la virgola.
<NEGATIVI> [Rosso](€ #,##0.00): I numeri negativi sono visualizzati in rosso, tra parentesi, e il simbolo dell'euro.
separatori delle migliaia con il punto, e i due decimali sparati con la
virgola.
<ZERO>
"-" Il numero zero viene rappresentato come un trattino.
<TESTO>@ Qualsiasi testo inserito nella cella sarà visualizzato normalmente, senza alcuna modifica.
:: NOTA. Non è obbligatorio utilizzare tutte le sezioni di codice in un formato numero personalizzato. Se vengono definite solo due sezioni, la prima sarà applicata ai numeri positivi e agli zeri, mentre la seconda sarà riservata ai numeri negativi. Se si definisce una sola sezione, questa verrà impiegata per qualsiasi tipo di numero. Per ignorare una sezione e procedere alla successiva, è sufficiente inserire un punto e virgola.
Per applicare il formato numerico predefinito di Excel per una qualsiasi delle sezioni, digitare Standard anziché il codice del formato corrispondente.
Codici segnaposto per numeri e testi
Un codice segnaposto in Excel è un simbolo utilizzato nella formattazione personalizzata delle celle per definire come verranno visualizzati numeri, date, ore o testo. Questi codici specificano il formato dei dati, mostrando o nascondendo cifre, zeri non significativi, segni, simboli di valuta e altro ancora. Ogni codice ha una funzione specifica, come visualizzare solo cifre significative (#), forzare la presenza di cifre decimali (0), o creare spazi per l’allineamento dei numeri (?). I codici segnaposto consentono di personalizzare la presentazione dei dati senza modificarne il valore sottostante.
0
Segnaposto per le cifre che mostra gli zeri non significativi.
#;00 - visualizza sempre 2 cifre decimali.
Se si digita 5,5 in una cella, verrà visualizzato come 5,50.
#
Segnaposto per le cifre che mostra solo le cifre significative, senza zeri aggiuntivi.
Se un numero non ha bisogno di una certa cifra, questa non verrà visualizzata.
#,## - visualizza fino a 2 cifre decimali.
Se si digita 5,5 in una cella, verrà visualizzato come 5,5.
Se si digita 5,555, verrà visualizzato come 5,56.
?
Segnaposto per le cifre che lascia uno spazio per gli zeri non significativi su entrambi i lati del punto decimale, ma non li visualizza.
È spesso usato per allineare i numeri in una colonna secondo il punto decimale.
#,??? - visualizza al massimo 3 cifre decimali e allinea i numeri in una colonna secondo il punto decimale.
Nel successivo screenshot, nella colonna B del foglio di lavoro, è possibile osservare il risultato dell'impostazione personalizzata, in cui è stato utilizzato il segnaposto del punto di domanda. In questo modo, le parti decimali dei numeri risultano perfettamente allineate in corrispondenza della virgola.
@
Segnaposto per il testo.
0,00; -0,00; 0; [Rosso]@ applica il colore del carattere rosso ai valori di testo.
Possono essere impostati i seguenti colori: [Nero] – [Celeste] – [Fucsia] – [Bianco] – [Blu] – [Verde] – [Rosso] – [Giallo]
.... altri codici segnaposto da utilizzare nella personalizzazione del formato numerico
In Excel, è possibile creare un numero praticamente infinito di formati numerici personalizzati utilizzando un set predefinito di codici di formattazione.
Si sottolinea come questi codici consentono di modificare l'aspetto visivo dei numeri nelle celle senza alterare il loro valore effettivo.
Ogni codice di formattazione offre un alto livello di flessibilità, permettendo di gestire numeri positivi, negativi, zeri e testo all'interno di una singola cella.
Le implementazioni più comuni di questi codici si basano su necessità ricorrenti: l'adattamento della visualizzazione dei dati finanziari, la gestione delle percentuali, la rappresentazione dei numeri negativi in modo distintivo o l'inclusione di zeri iniziali in numeri di identificazione.
La personalizzazione del formato numerico consente inoltre di applicare una formattazione specifica a diverse situazioni, rendendo i dati più leggibili e facili da interpretare.
Di seguito vengono elencati i più importanti codici che possono essere applicati
nella personalizzazione del formato numerico.
# Segnaposto numerico che rappresenta cifre facoltative e non visualizza zeri aggiuntivi.
0 (Zero) Segnaposto di cifre che visualizza zeri non significativi.
? Segnaposto numerico che lascia uno spazio per zeri non significativi ma non li visualizza.
@ Segnaposto di testo
, (virgola) Decimale
. (punto) Separatore delle migliaia. Una punto che segue un segnaposto numerico ridimensiona il numero di mille.
\ Visualizza il carattere che lo segue.
" " Visualizza qualsiasi testo racchiuso tra virgolette doppie.
% Moltiplica per 100 i numeri inseriti in una cella e visualizza il segno di percentuale.
/ Rappresenta i numeri decimali come frazioni.
* (asterisco) Ripete il carattere che lo segue fino a riempire la larghezza della cella.
[ ] (Parentesi quadrata) Per creare formati basati su operatori logici,
maggiore, minore,,,etc,
Inserire un testo da affiancare alle informazioni numeriche
È possibile creare un formato Excel personalizzato che combina un testo specifico
assieme al testo digitato in una cella.
A tale scopo, inserire il testo aggiuntivo racchiuso tra virgolette doppie nella
quarta sezione codice di formato prima o dopo il segnaposto di testo (@).
........ "tempo
di spedizione", utilizzare il seguente codice formato:
;;;[Rosso]"Consegna in giorni: "@
Nell'immagine sottostante, nel campo tipo è stata inserita la stringa.
::NOTA. per bypassare i primi tre argomenti dell'impostazione, è stato inserito
per tre volte il carattere punto e virgola.
Cambiare il colore del carattere con il formato numerico personalizzato
Anche se il formato personalizzato è utilizzato principalmente per modificare la visualizzazione di numeri e testi, consente anche di applicare colori ai valori in base a determinate condizioni. E' infatti possibile, per ognuno dei quattro elementi della struttura (positivi; negativi: zero; testo), attribuire un colore specifico che verrà applicato a seconda del tipo di valore imputato nella cella.
Ad esempio si potrebbe decidere di applicare le seguenti regole. se il valore
numerico è positivi il colore sia blu, se negativo rosso, se uguale a zero
giallo, ed infine se l'informazione inserita nella cella fosse un testo
applicare il colore verde.
La stringa di personalizzazione per definire questi formati potrebbe essere
decritta in diversi modi ad esempio:
Se si volessero personalizzare i colori in base al tipo di contenuto, si potrebbe applicare la seguente logica:
i numeri positivi verrebbero visualizzati in blu, quelli negativi in rosso, i
testi sarebbero colorati di verde, mentre il numero zero sarebbe rappresentato
in giallo. La sintassi da utilizzare sarebbe la seguente:
[Blu]Standard;[Rosso]Standard;[Giallo]Standard;[Verde]Standard
::NOTA. Oltre alla possibilità di personalizzare il colore, è possibile mantenere il formato numerico predefinito di Excel per qualsiasi sezione digitando "Standard" al posto del codice del formato specifico. Viceversa se si desiderasse associare al colore la visualizzazione fissa di due cifre decimali, si potrebbe utilizzare il formato: #.##0,00[Blu]
Impostare la visualizzazione degli zeri iniziali di una stringa con il formato personalizzato
Quando in una cella con impostazione di formattazione
generale vengono imputati numeri quali ad esempio "001" o "00011", Excel rimuove automaticamente gli zeri iniziali.
Questo accade perché Excel interpreta il numero "005" come "5" e non essendoci
virgole dopo lo zero, gli zeri iniziali vengono rimossi.
Tuttavia, in alcuni casi (ad esempio i codici), può essere necessario mantenere gli zeri iniziali e visualizzare il numero esattamente come "001" anziché "1".
Per ottenere questo risultato, il metodo più semplice è applicare il formato "Testo" alle celle interessate.
Questo impostazione permetterà ad Excel di trattare il contenuto della cella come una stringa di testo, preservando così tutti gli zeri iniziali. Un'altra opzione consiste nell'inserire un apostrofo (') davanti al numero quando lo si digita: anche in questo modo, Excel interpreterà il valore come testo e manterrà gli zeri.
Se l'obiettivo è garantire che tutti i numeri di una colonna abbiano un numero
identico di cifre, includendo eventuali zeri iniziali, è possibile creare un formato numerico personalizzato.
Nel sistema di formattazione di Excel, il numero "0" funge da segnaposto per visualizzare eventuali zeri non significativi.
Pertanto, se si desidera che i numeri abbiano sempre sei cifre, è sufficiente
applicare un codice di formato personalizzato come "000000".
Con questa impostazione, se si digita "1", Excel lo visualizzerà come "000001", mentre il numero "11" apparirà come "000011", e così via.
::NOTA. Contrariamente a quanto accade con la formattazione testo o con l'apostrofo ad inizio stringa, nel caso dell'impostazione di formattazione nonostante gli zeri iniziali il valore è numerico e non testuale.
Applicare formati numerici personalizzati sulla base di criteri logici
In Excel, è possibile applicare un formato personalizzato a una cella solo se il valore numerico soddisfa una determinata condizione.
Questa condizione deve essere definita utilizzando operatori logici di confronto (come =, >, <, >=, <=, <>) e un valore specifico.
La condizione va inserita all'interno di parentesi quadre [ ], ed è possibile utilizzare più condizioni nello stesso formato personalizzato per gestire casi diversi.
Quando una condizione viene soddisfatta, Excel applica il formato associato, che può includere personalizzazioni come colori, simboli o modifiche al modo in cui il numero viene visualizzato.
Ad esempio, per visualizzare i numeri inferiori a 100 in colore rosso e i numeri maggiori o uguali a 100 in un colore
blu, applicare il seguente codice di formato:
[Rosso][<100]0,00;[Blu][>=100]0,00
Nella sottostante immagine è possibile prendere visione del risultato
dell'impostazione nelle due celle in alto a sinistra.
Considerazioni finali sul significa di applicare formati numerici personalizzati
Modificare le impostazioni di formato personalizzato in Excel consente di visualizzare i dati in modo più chiaro e intuitivo. Ecco il significato e i vantaggi principali di questa modifica: Rendere più leggibili i dati: Cambiare il colore del testo o il formato aiuta a distinguere rapidamente valori positivi, negativi e zero. Ad esempio, impostare i numeri negativi in rosso evidenzia immediatamente eventuali perdite o anomalie. Evidenziare informazioni importanti: Utilizzando colori diversi per diversi valori, si possono mettere in risalto le informazioni che richiedono maggiore attenzione, come valori particolarmente alti o bassi. Migliorare la presentazione: I formati personalizzati permettono di rendere i fogli di calcolo più professionali e visivamente piacevoli, facilitando la comprensione per chiunque li legga. Gestione efficiente dei dati: Con un solo formato, Excel applica regole automatiche a un intero set di dati, eliminando la necessità di interventi manuali. In questo modo, si risparmia tempo e si evitano errori di formattazione.
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[Valter Borsato - 22/10/2024]