Come Creare una agenda in Excel
Annotare i propri impegni e pianificare la settimana lavorativa
su
un Foglio di lavoro di Excel è una esigenza molto diffusa in chi utilizza Office.
Utilizzare l'agenda di Outlook per programmare le proprie attività non è
sempre immediato e a volte diventa particolarmente scomodo fissare
velocemente appuntamenti, impegni lavorativi e non. Diversa situazione ovviamente se, ci
trovassimo in una organizzazione aziendale nella quale fosse richiesto di
utilizzare l'agenda di Outlook come strumento per condividere impegni e
appuntamenti con tutti i colleghi.
Da una semplice lista di cose da fare giorno per giorno, settimana per
settimana, alla pianificazione di eventi, una agenda-calendario costruita in
Excel, può aiutare molto a tenere sotto controllo tutti gli
impegni, sfruttando anche elementi di
formattazione condizionale che permetteranno di leggere a colpo d'occhio gli
appuntamenti e gli eventi registrati.
Oltre a costruire direttamente questi Fogli di
lavoro, un modo particolarmente semplice per creare delle agende-calendario in Excel è quello di
scaricare e utilizzare i modelli presenti nel sito templates di Microsoft
del quale alla fine della sezione è fornito il link di collegamento.
Costruire una agenda planning per gestire i propri impegni su Excel
La prima operazione che deve essere impostata è quella
organizzare una calendarizzazione che possa essere sfruttare per poter
inserire gli impegni. Allo scopo nella cella B2 (come da esempio) si
potrebbe inserire il primo lunedì di una settimana e formattare la data con
l'impostazione data estesa al fine di poter adeguatamente leggere la data e
il giorno della settimana.
Per impostare questo formato nella scheda
Home della Barra multifunzione nel gruppo pulsanti
Numeri, impostare il formato data estesa.
Una volta impostata la formattazione data estesa, trascinare la data
fino ad ottenere la prima settimana, e formattare in colore rosso i giorni
di sabato e domenica (vedi immagine).
Passaggio successivo.
Una volta creato un mini calendario
contenente i giorni della prima settimana, selezionare l'intera area dati e
trascinare il pulsante di riempimento in basso a destra per molte righe,
tante quanti sono le giornate che si vuole programmare in agenda.
Trascinando la settimana, formattata con il sabato e la domenica in rosso,
tutte le successive settimane avranno questa impostazione dei giorni di sabato e domenica scritti in testo rosso.
:: Ovviamente, in questo tipo di agenda, mancano e non sono evidenziate in rosso quelle che sono le vacanze e le festività (che non coincidono con i sabato e le domenica) esempio 25 aprile; 1 maggio; 2 giugno, Ferragosto, Natale etc.
Potremmo accontentarci di inserire manualmente queste
festività.
Oppure, attraverso una formattazione condizione, cercare una
comparazione della presenza di queste date rispetto una tabelle di festività
organizzata in un'altra parte del foglio di lavoro.
Utilizzare la Formattazione condizionale, per segnale nell'agenda Excel le festività
Per i più esperti, senza entrare dettagliatamente nella
spiegazione, nell'immagine sottostante viene sinteticamente proposta l'impostazione della Formula per
determinare le celle delle festività da formattare.
Nel celle I5 e I6 son inserite due ipotetiche festività. mentre a partire
dalla cella B2 è inserito il calendario-agenda.
In primo luogo bisogna selezionare l'intero calendario delle date,
successivamente nella tendina della formattazione condizionale scegliere
Nuova Regola e nella finestra di dialogo che segue
scegliere l'opzione Utilizza una formula per determinare le celle da
formattare.
Attraverso la Funzione O (or) cliccare sulla prima cella $B2 (senza il
riferimento assoluto di riga) e verificare la presenza delle date
comparandola con le celle che contengono l'elenco delle festività. Prima di
confermare con OK, nel pulsante Formato... scegliere il
tipo di formattazione da applicare. Nell'esempio sotto raffigurato è stato
scelto il colore giallo come sfondo, ma nulla vieta di scegliere testo
rosso.
Inserire i dati nell'agenda Excel
Per completare la nostra agenda, a questo punto è possibile inserire delle colonne a fianco delle date con delle intestazioni che possano rappresentare orari o frazioni della giornata rispetto le quali vogliamo annotare degli impegni.
Utilizzare i modelli esistenti nel sito di Microsoft
A volte è molto più semplice modificare che creare
qualcosa ex novo. Di conseguenza può essere molto interessante sfruttare i molti
modelli che Microsoft ha messo online per il pacchetto Office.
Non tutti sono a
conoscenza che online esistono questi templates ossia dei modelli per documenti già
costruiti e impostati, che devono soltanto essere scaricati,
modificati (se necessario) e compilati.
Il sito di Microsoft che contiene questi template è raggiungibile al
seguente indirizzo:
https://templates.office.com/it-it/templates-for-Excel
Una volta entrati nel sito, è possibile scegliere l'applicativo (Word,
Excel PowerPoint) e successivamente scegliere la categoria dei modelli (ad
esempio Agende o Calendari) e scegliere quale modello scaricare.
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