La Funzione SUBTOTALE di Excel per effettuare totalizzazioni parziali

La Funzione Excel SUBTOTALE

La Funzione SUBTOTALE consente di effettuare delle totalizzazioni parziali per specifici gruppi di dati omogenei restituendo un risultato di subtotale parziale per un gruppo di valori che fanno parte di un insieme più ampio (ad esempio un elenco o un database).

Il nome della funzione in realtà esprime parzialmente le potenzialità dell'espressione di calcolo in quanto possono essere eseguite molte operazione oltre ad una semplice somma parziale.
:: La funzione SUBTOTALE trova interesse di applicazione quando in una tabella, solo una parte dei dati permangono visibili a causa dell'applicazione di un filtro. La Funzione SUBTOTALE permette pertanto di supportare l'applicazione di alcune Funzioni che in determinate condizioni non potrebbero essere applicate.
:: Dalla versione 2010 di Excel è stata introdotta la Funzione AGGREGA che può essere considerata un'evoluzione della Funzione SUBTOTALE rispetto alla quale viene esteso il numero di Funzioni e opzioni applicabili. Le due Funzioni condividono molti codici di impostazione delle opzioni. Per approfondimenti su questa funzione si rimanda a: Applicare la Funzione AGGREGA

Applicare un filtro alla tabella e calcolare un SUBTOTALE dei dati

Come evidenziato nell'immagine sotto raffigurata, l'applicazione di un Filtro al campo Settore, nasconde parte delle informazioni. La funzione SOMMA che era stata precedentemente impostata per tutti i valori non cambia il risultato e conteggia anche gli stipendi delle righe non visibili. Applicando la Funzione SUBTOTALE sarà possibile sommare solo i dati visualizzati e ignorare i valori nascosti dal filtro.

Applicare la Funzione SUBTOTALE

Sintassi:
SUBTOTALE(Num_funzione;Rif1;Rif2;Rif3......)
dove: Num_funzione è un valore che specifica la funzione che SUBTOTALE deve utilizzare. Il numero può essere compreso tra 1 e 11, (include nel calcolo i valori nascosti) o tra 101 e 111, (esclusi i valori nascosti).
Rif1;Rif2;Rif3.... sono da 1 a 254 intervalli o riferimenti di area sui quali si intende applicare il SUBTOTALE.

Nell'immagine di cui sopra la funzione SUBTOTALE utilizza il valore 9 che corrisponde all'operatore SOMMA.

Tabella valori delle Funzioni utilizzate da SUBTOTALE

Le Funzioni utilizzate da SUBTOTALE sono 11.
Il valore che va attribuito all'interno della funzione va da 1 a 11 per includere i valori nascosti e da 101 a 111 per escludere i valori nascosti.
:: NON bisogna confondere l'impostazione di un FILTRO con il NASCONDERE una parte del foglio di lavoro.
I valori da 101 a 111 vanno applicati solo per le parti del foglio che sono state nascoste (non ai filtri).

Applicare la Funzione Subtotale a dati nascosti

Nell'esempio dell'immagine sotto raffigurata le righe dalla 7 alla 15, sono state nascoste.
Impostare la Funzione SUBTOTALE con il codice 9 produrrebbe lo stesso risultato di applicare la Funzione SOMMA, poichè verrebbero conteggiati anche i valori contenuti nelle righe nascoste.
Utilizzando il codice 109 invece il valore delle celle nascoste non viene calcolato (vedi immagine sottostante).

Dalla versione 2010 di Microsoft Excel è disponibile la Funzione AGGREGA che  può essere considerata uno sviluppo della Funzione SUBTOTALE.

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