Introduzione agli Intervalli dati e alle Tabelle in Excel per organizzare i dati in modo efficiente

Gli archivi in Excel rappresentano una modalità efficace per organizzare e gestire grandi quantità di dati in modo strutturato e facilmente accessibile.
Un archivio all'interno di un foglio Excel è solitamente configurato con colonne che fungono da campi, ognuna delle quali ospita un tipo specifico di dato, e righe che corrispondono ai record, ovvero le singole voci o entità all'interno del database.
Questa struttura permette di trattare anche grandi insiemi di informazioni in maniera chiara e ordinata.
Nel corso degli anni, con il rilascio delle varie versioni di Excel, Microsoft ha progressivamente potenziato le funzionalità dedicate alla gestione di database complessi. Questi miglioramenti consentono oggi di lavorare con archivi di dati di dimensioni e complessità sempre maggiori, rendendo Excel uno strumento flessibile e potente anche per operazioni che vanno oltre la semplice organizzazione tabellare.
Creare e gestire archivi è solo il primo passo: una volta impostati, Excel offre una vasta gamma di strumenti per operare sui dati, come le funzioni di filtro e ordinamento.
Queste operazioni sono fondamentali per analizzare e estrarre informazioni specifiche dall'archivio, consentendo di visualizzare solo i dati rilevanti in base a determinati criteri o di ordinarli secondo una logica predefinita. Tali operazioni possono essere eseguite in maniera semplice e veloce attraverso l'uso delle tabelle, una funzionalità che permette di ottimizzare l'interazione con i dati e di automatizzare parte del processo gestionale.

In questa sezione, vengono illustrate le caratteristiche fondamentali per organizzare i dati in Excel e viene spiegata la differenza tra intervalli dati e tabelle. Infine, vengono introdotti i comandi per ordinare e filtrare i dati.

Gli Intervalli dati e le tabelle di Excel

[1] - Gli Archivi in Excel - Introduzione generale
[2] - Organizzare un archivio in Excel
[3] - Differenza fra Tabella e intervalli di dati
[4] - Come organizzare coerentemente un intervallo di dati Excel
[5] - Ordinare i valori negli intervalli dati di Excel .
[6] - Raggruppare dati: utilizzare le strutture nei Fogli di lavoro di Excel.
[7] - Considerazioni conclusive sull'organizzazione e sulle proprietà delle Tabelle di Excel

Gli Archivi in Excel - Introduzione generale

Prima di tutto, è importante comprendere la differenza tra un intervallo dati e una tabella.

Un intervallo dati è semplicemente un insieme di celle che contengono informazioni correlate. Può essere utilizzato per organizzare dati in modo semplice, ma non offre tutte le funzionalità avanzate di una tabella. D'altra parte, una tabella in Excel è una struttura dati più potente. Consiste in un insieme di dati correlati organizzati in colonne e righe, con una riga di intestazione che definisce i nomi delle colonne. Le tabelle offrono numerose funzionalità utili, come la possibilità di filtrare i dati, ordinare in base a criteri specifici e utilizzare formule che si estendono automaticamente a tutte le nuove righe inserite.

Dalla versione 2007 la possibilità di gestire archivi di grandi dimensioni sono state notevolmente potenziate. Il Foglio di lavoro è passato dalla "sole" 65.000 righe circa della versione 2003 all'oltre un milione (1.048.576) di righe delle successive versioni, con la possibilità pertanto di organizzare e gestire intervalli di dati enormemente più estesi.

Organizzare un archivio in Excel

In un archivio, i dati sono registrati secondo una specifica struttura che prevede: l'intestazione dei Campi e la sottostante presenza dei dati (record)
Le "tabelle" sono normalmente organizzate con una prima riga di intestazione che descrive il nome dei campi (Esempio: Nome; Via; CAP...)  immediatamente sotto, senza righe vuote, è possibile inserire i valori, ovvero i Record dei dati.
In un archivio, i record di registrazione vengono pertanto utilizzati per registrare e organizzare le informazioni in modo strutturato.
Ad esempio, in un archivio di gestione delle vendite, ogni record di registrazione potrebbe rappresentare una singola transazione di vendita e includere informazioni come il numero di ordine, la data dell'ordine, il cliente, l'importo dell'ordine, i prodotti acquistati, la partita iva etc.

:: In Excel tutte i comandi che caratterizzano e gestiscono le funzioni di archivio sono organizzati nella scheda DATI.

 

Differenza fra Tabella e intervalli di dati

Seppur apparentemente simili, in Excel vi è una fondamentale differenza fra tabella e intervallo di dati.

La differenza fondamentale tra una tabella e un intervallo di dati in Excel risiede nella struttura, nelle funzionalità e nell'organizzazione dei dati.

1) Struttura: Una tabella in Excel ha una struttura predefinita che include le intestazione delle colonne e filtri automatici. Ogni colonna nella tabella ha un nome descrittivo che facilita l'identificazione dei dati. Viceversa, un intervallo di dati è una semplice selezione di celle senza una struttura predefinita o specifiche righe di intestazione.

2) Formattazione: Le tabelle in Excel offrono opzioni di formattazione predefinite, come gli stili di tabella, che consentono di applicare rapidamente un aspetto coerente a tutti i dati. Al contrario, gli intervalli di dati non hanno una formattazione predefinita e richiedono un'azione manuale per formattare i valori , ad esempio regolando la larghezza delle colonne o applicando formattazione colore o formattazione condizionale.

3) Funzionalità avanzate: Le tabelle al contrario degli intervalli denominati offrono funzionalità avanzate come l'ordinamento, filtri specifici (pulsante filtro dati) e riferimenti strutturati.

4) Espansibilità: Le tabelle in Excel sono espandibili, il che significa che si adattano automaticamente all'aggiunta di nuovi dati. Quando vengono aggiunti dati alla fine di una tabella, la struttura della tabella si espande per includere i nuovi dati. Gli intervalli di dati non hanno questa funzionalità di espansione automatica e richiedono l'aggiornamento manuale per includere nuovi dati.

5) Riferimenti automatici: Le tabelle in Excel consentono l'utilizzo di riferimenti strutturati nelle formule. I riferimenti strutturati utilizzano i nomi delle colonne nella tabella anziché le tradizionali referenze di cella (come A1, B2, ecc.), rendendo le formule più leggibili e facili da gestire. Gli intervalli di dati richiedono nelle formule l'uso dei tradizionali riferimenti (celle, matrici etc).

Per passare da un intervallo di dati a tabella è necessaria un aspecifica azione:
1) Seleziona l'intervallo di dati che desideri convertire in una tabella.
2) Nella scheda inserisci, gruppo pulsanti tabella fare clic sul pulsante tabella.

Come organizzare coerentemente un intervallo di dati Excel

Negli intervalli dati di Excel è importante tenere presente che l'insieme di tutte le informazioni devono essere aggregate e organizzate in righe e colonne contigue, NON devono esserci all'interno della struttura delle righe o delle colonne vuote!
La continuità di righe e colonne, è l'elemento che permette ad Excel di individuare l'estensione stessa dell'intervallo di dati.
Questo modalità di aggregazione va considerata molto attentamente quando si organizzano delle tabelle sulle quali sarà necessario intervenire con funzioni di ricerca e ordinamento.
Se sul Foglio di lavoro fosse necessario imputare delle formule (es. una operazione di somma o di media) non devono essere posizionati a ridosso dell'ultima riga o colonna della tabella, poichè verrebbero considerati da Excel come un valore appartenente all'archivio.

 

Ordinare i valori negli intervalli dati di Excel

Se si seleziona una cella qualsiasi di una colonna, è possibile ottenere velocemente l'ordinamento (crescente o decrescente) cliccando sui pulsanti AZ e ZA collocati nel gruppo pulsanti Ordina e filtra della scheda Dati.

 

La finestra di dialogo Ordina

Uno degli aspetti cruciali nella gestione dei dati in Excel è l'ordinamento.
L'ordinamento consente di riorganizzare i dati in base a un criterio specifico, come l'ordine alfabetico o numerico di una colonna. Questo può essere utile per individuare rapidamente determinati valori, confrontare dati o visualizzare le informazioni in un formato più comprensibile.
In Excel è possibile impostare l'ordine dei dati anche sulla base di alcune proprietà di una cella quali ad esempio il colore testo o dello sfondo.
Nella scheda Dati, gruppo pulsanti Ordina e filtra fare clic sul pulsante Ordina. Excel selezionerà tutti i record della tabella (escludendo la riga di intestazione) ed aprirà la finestra di dialogo Ordina. La finestra di dialogo in primo luogo definisce se la tabella ha o non ha una riga di intestazione. Per default nella finestra di dialogo Ordina, l'opzione Dati con intestazione è già selezionata. 

 

Se l'archivio ha una riga di intestazione nella voce Colonna è possibile scegliere l'intestazione del campo dati sulla base del quale deve essere riordinato l'archivio.

Ordinare in valori sulla base del colore della cella, il colore del carattere o l'icona

Nella Finestra di dialogo, dopo aver impostato la colonna (campo) da ordinare, nel successivo menu Ordina in base a è possibile definire un criterio di ordinamento in funzione: dei valori contenuti nella cella; del colore della cella; del colore del carattere oppure dell'icona.
Per concludere, quale ultima impostazione, è necessario scegliere se l'ordinamento dei dati deve essere crescente o decrescente.

 

Ordinare i dati in base al colore

Scegliendo l'impostazione Ordina in base a Colore cella, nei successivi menu è possibile impostare il colore e la precedenza di ordinamento dall'alto o dal basso.

 

Aggiungere un secondo livello di ordinamento dati (gerarchie di ordinamento)

Una volta impostati i criteri è possibile aggiungere un secondo livello di ordinamento, che verrà considerato da Excel solo nel caso in cui per il precedente vi fossero più valori uguali.
Esempio: si potrebbe impostare l'ordinamento della tabella affinchè a parità di contenuto del campo Cognome venga considerato come secondo livello di ordinamento il campo Nome.

 

Raggruppare dati: utilizzare le strutture nei Fogli di lavoro di Excel

Il comando appartiene al più ampio argomento della creazione di strutture all'interno dei fogli di lavoro.
Alcune tabelle per le loro caratteristiche si prestano per applicare questo comando. Le strutture risultano molto utili per tutte quelle tabelle / report per le quali non è necessario che tutti i valori vengano visualizzati. Il gruppo pulsanti che gestisce queste operazioni è Struttura della scheda Dati.

Sia nell'ambito di un Subtotale, sia direttamente in una tabella, è possibile selezionare un gruppo di righe o colonne e scegliere successivamente Raggruppa. Sarà possibile all'interno di una finestra di dialogo sceglie l'opzione Righe o Colonne.
Il risultato, come visibile nella finestra sottostante è che sarà possibile attraverso il pulsante [-] comprimere le colonne, successivamente a questa operazione sarà visibile il pulsante [+] che renderà possibile la visualizzazione delle colonne precedentemente nascoste.

 

Considerazioni conclusive sull'organizzazione e sulle proprietà delle Tabelle di Excel

Gli intervalli di dati in Excel sono fondamentali per organizzare e analizzare informazioni in modo efficiente.
Di seguito sono descritte le caratteristiche principali e le regole generali per la loro organizzazione e gestione.
Caratteristiche degli Intervalli di Dati: Gli intervalli di dati sono organizzati in righe e colonne, simili a una tabella. Le colonne contengono intestazioni che identificano ciascun campo, come "Nome", "Data", "Quantità", mentre le righe rappresentano singole voci, denominati record. Uniformità dei Dati: Ogni colonna dovrebbe contenere un tipo di dato coerente (ad esempio, solo numeri per le quantità, solo testo per i nomi). Questo rende più semplice l'ordinamento, le operazioni di filtro e l'applicazione delle formule e Funzioni.
Identificazione delle Intestazioni: La prima riga di un intervallo è solitamente riservata alle intestazioni di colonna, essenziali per facilitare il riconoscimento dei campi e consentire di applicare coerentemente funzionalità come i filtri automatici e le tabelle pivot.
Limiti di Cella: Ogni cella può contenere testo, numeri o formule. Gli intervalli di dati ben gestiti utilizzano le formule per calcolare valori dinamici, mantenendo l’integrità dei dati.

Regole Generali per la Gestione degli Intervalli di Dati

Bloccare le Intestazioni di Colonna: In Excel, è utile bloccare la prima riga (intestazione) in modo che rimanga visibile durante lo scorrimento. Per fare ciò,  Visualizza > Blocca riquadri > Blocca riga superiore. Questo rende l'archivio più facile da consultare.
Applicazione dei Filtri: I filtri consentono di visualizzare solo i dati che soddisfano determinati criteri. Attivando Filtro in Dati, vengono creati menu a discesa su ogni colonna per filtrare e ordinare i dati rapidamente.
Convalida dei Dati: La convalida dei dati è utile per limitare gli input in determinate celle. Ad esempio, è possibile configurare una colonna con una convalida dei dati che accetti solo numeri o un elenco di valori predefiniti (ad es. una lista di nomi di venditori). Questo garantisce coerenza e minimizza errori di inserimento.
Applicare le Tabelle Excel: Convertire un intervallo dati in una “Tabella” di Excel (cliccando su Inserisci > Tabella) aggiunge funzionalità utili, come l’espansione automatica dei bordi della tabella quando si aggiungono nuovi dati, la formattazione condizionale automatica e l’aggiornamento delle formule dinamiche.
Subtotali per Raggruppare i Dati: I subtotali consentono di calcolare automaticamente somme, medie o conteggi per gruppi specifici di dati.  Dati > Subtotale per raggruppare i dati in base a una colonna specifica e applicare la funzione di riepilogo desiderata.

Organizzazione Ottimale degli Intervalli di Dati

Intestazioni Chiare: Utilizzare nomi significativi e chiari per ogni colonna, evitando abbreviazioni che possono creare confusione.
Rimozione delle Celle Vuote: Evitare celle vuote all’interno del set di dati, poiché possono creare problemi durante l’ordinamento operazioni filtro e Funzioni di conteggio.
Applicare la Formattazione Condizionale: Evidenziare determinati valori con la formattazione condizionale aiuta a identificare rapidamente informazioni importanti o anomalie.

Gestire gli intervalli di dati in Excel secondo queste caratteristiche e regole rende l’archivio più leggibile, consente un’analisi più efficiente e riduce il rischio di errori di gestione o calcolo.

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[Valter Borsato: dicembre - 2012 | Ultimo aggiornamento 24/10/2024]