Come verificare la correttezza di una Formula e la correzione degli errori

Il controllo degli errori in Excel è cruciale per garantire l'accuratezza dei calcoli e l'affidabilità dei dati.
Anche piccoli errori possono generare risultati inaspettati o falsati, compromettendo la qualità delle analisi e portando a decisioni sbagliate basate su dati errati.
Gli errori possono manifestarsi sotto diverse forme: formule scritte in modo scorretto, riferimenti incrociati non validi, celle vuote che dovrebbero contenere dati, oppure riferimenti circolari che impediscono il corretto calcolo dei valori.
Un aspetto critico è rappresentato dai riferimenti incrociati errati. Se un foglio di lavoro fa riferimento a celle sbagliate o a dati non aggiornati, l'integrità complessiva del documento viene compromessa.
In questi casi, i calcoli possono essere seriamente compromessi e produrre risultati non attendibili.
Per evitare che questo accada, è essenziale adottare buone pratiche di controllo e revisione continua, individuando e correggendo eventuali problemi prima che si ripercuotano su altri calcoli o documenti.
Due operazioni semplici, ma estremamente utili, possono essere impiegate per individuare e correggere gli errori presenti all'interno di una formula.
La prima consiste nel selezionare la formula sulla barra della formula e utilizzare il tasto F9 per esaminare le singole parti della formula.
Questo strumento permette di valutare immediatamente i valori generati dalle diverse porzioni della formula, aiutando a isolare la parte problematica.
È una tecnica molto pratica per scomporre formule complesse e verificare se ogni componente funziona come previsto.
La seconda operazione consiste nell'uso del comando "Valuta formula", che si trova nella scheda "Formule" della barra multifunzione di Excel.
Questa strumento permette di eseguire un'analisi passo-passo della formula, mostrando come Excel elabora ogni parte della stessa. Durante questo processo, Excel evidenzia le varie componenti della formula, consentendo di identificare esattamente dove prende origine un errore.
Questo comando risulta particolarmente utile quando si lavora con formule lunghe o con riferimenti multipli tra celle e fogli diversi.
Per evitare la ricorrenza di errori, è consigliabile inoltre fare uso di strumenti di validazione dei dati, controlli di congruenza e messaggi di errore automatici che segnalano problemi in tempo reale, riducendo così al minimo il rischio di imprecisioni nei risultati.

Controllare la corretta impostazione di una Funzione sulla barra della formula utilizzando il tasto Funzione F9

Questa operazione risulta semplice da applicare anche durante l'imputazione di una sintassi particolarmente complessa. Con questa operazione è possibile valutare un'intera formula, una parte di questa o una singola funzione nidificata all'interno di altre. Per procedere è sufficiente selezionare sulla barra della formula la parte che si vuole controllare e premere il tasto Funzione F9.

Non appena verrà premuto il tasto funzione, la parte della formula selezionata, verrà sostituita dal suo risultato di calcolo. questa operazione risulta particolarmente utile per testare formule complessa. qualora una parte della formula fosse errata verrà restituito ovviamente un codice di errore.

In sintesi, il tasto di funzione F9 nella barra della formula di Excel serve per valutare tutta la formula (o parte di essa). In altre parole, quando si preme F9, Excel calcola il risultato della formula e mostra all'interno della barra il risultato calcolato al posto della formula stessa.

Comando Valuta Formula di Excel

Il comando Valuta formula in Excel è uno strumento che consente di visualizzare i vari passaggi intermedi utilizzati per calcolare il risultato di una formula. Questo strumento è utile per comprendere come Excel elabora una formula, passo dopo passo, e può aiutare a individuare eventuali errori o discrepanze nei calcoli.
Il comando "Valuta formula" è particolarmente utile quando si lavora con formule complesse o quando si desidera verificare il funzionamento di una formula in modo dettagliato.

Per accedere al comando, nella scheda Formule, gruppo pulsanti Verifica formule fare clic sul pulsante Valuta formula.
Attenzione che il comando "Valuta formula" non modifica il contenuto delle celle o i risultati delle formule. Serve solo come strumento di analisi per comprendere il processo di calcolo applicato da Excel. Nella successiva finestra è possibile seguire passo per passo tutti i riferimenti e i calcoli previsti nella formula stessa.

Una volta cliccato su Valuta formula, viene aperta la Finestra di dialogo Calcola Formula. Cliccando sul pulsante Valuta sarà possibile passo dopo passo, focalizzare sugli argomenti della formula e individuare eventuali errori.

Riferimenti circolari di Excel

Un riferimento circolare in Excel si verifica quando una formula fa riferimento direttamente o indirettamente a se stessa. In altre parole, la formula utilizza il valore che sta cercando di calcolare come parte del proprio input.
Questo problema crea un ciclo di dipendenza in cui il risultato della formula dipende da se stessa.
Un esempio semplice di riferimento circolare potrebbe essere una cella che contiene la formula =A1+B1, ma la stessa cella è parte del calcolo, ad esempio nella cella C1 scrivere =A1+B1+C1.
Questo tipo di impostazione crea una dipendenza infinita in cui Excel non è in grado di determinare il valore corretto da assegnare alla cella.

Quando Excel rileva un riferimento circolare, solitamente notificherà l'errore.
La presenza di un riferimento circolare in un foglio di lavoro viene notificata da un messaggio anche quando il file viene aperto.

Esistono sostanzialmente due tipologie di riferimenti circolari:
Riferimento circolare diretto: Si verifica quando una cella fa riferimento direttamente a se stessa. Ad esempio, la formula in cella A1 è "=A1+B1". In questo caso, Excel rileva immediatamente il riferimento circolare poiché la cella A1 dipende direttamente dal suo stesso valore.
Riferimento circolare indiretto: Si verifica quando una cella fa riferimento a un'altra cella che, a sua volta, fa riferimento alla cella originale o a una serie di celle che alla fine ritorna alla cella originale.

Come rilevare la posizione dei riferimenti circolari

Per correggere la presenza di un riferimento circolare, nella scheda  Formule gruppo pulsanti Controllo errori, fare clic su Riferimenti circolari (vedi immagine sottostante).

Questo pulsante attiva la funzionalità di rilevamento dei riferimenti circolari. Se viene rilevato un riferimento circolare nel foglio di lavoro, verrà visualizzata una finestra di dialogo che indica la presenza dell'errore.

Nella stessa finestra di dialogo è possibile scegliere di Modificar le formule coinvolte per risolvere il riferimento circolare o ignorare l'errore se si ritenesse che sia intenzionale.
Dopo aver apportato le modifiche necessarie, è consigliabile eseguire nuovamente il controllo dei riferimenti circolari per verificare che l'errore sia stato risolto.

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[Valter Borsato: agosto - 2017 | Ultimo aggiornamento 11/02/2024]