CHECKBOX le nuove caselle di controllo di Excel

Utilizzare le Checkbox in Excel: Semplificare la Creazione di Liste Interattive con Selezione VERO o FALSO

Le nuove caselle di controllo (CHECKBOX) di Excel rappresentano una funzionalità estremamente versatile e utile per diverse applicazioni, come la creazione di moduli e la gestione di elenchi interattivi.
Queste caselle di controllo semplificano notevolmente il lavoro rispetto alle tradizionali caselle di controllo create attraverso i controlli modulo, eliminando la necessità di utilizzare strumenti di sviluppo complessi.
Con gli ultimi aggiornamenti di Excel 365, questa nuova funzionalità è finalmente accessibile a tutti gli utenti, rendendo più semplice e immediata l’integrazione delle caselle di controllo nei propri documenti.
Le possibilità di utilizzo di queste Checkbox sono numerose.
Ad esempio, possono essere impiegate per la creazione di registri di presenza, liste di azioni da intraprendere, o per gestire le varie fasi di un progetto, consentendo così di monitorare le attività in corso.
Grazie a questa funzionalità, sarà più facile tenere traccia dei progressi e delle azioni completate, semplificando così l'analisi dei processi.

Cosa sono le checkbox?

La checkbox di Excel è un pulsante speciale che permette di restituire nella cella un valore VERO o FALSO.
Questo meccanismo rende la gestione dei dati molto semplice, poiché elimina la necessità di definire manualmente criteri all'interno di funzioni logiche.
Basterà cliccare sulla checkbox contrassegnandola con un segno di spunta per impostare il valore della cella come VERO.
Al contrario, se la checkbox non viene selezionata, il valore rimarrà impostato sul FALSO.
È fondamentale tenere presente che le checkbox offrono solo questi due stati: VERO e FALSO.
Non è possibile utilizzare le checkbox per inserire altri valori o per creare elenchi di dati, il che le rende particolarmente utili per gestire scelte binarie in modo semplice e diretto.

Applicare le Checkbox nei fogli Excel

il pulsante per inserire una Checkbox è disponibile "Inserisci", all'interno del nuovo gruppo di pulsanti "Controlli".
A differenza dei controlli modulo, che si comportano come oggetti che si sovrappongono al foglio di lavoro, le Checkbox possono essere direttamente integrate all'interno delle celle.
Questa caratteristica consente di gestire le Checkbox in modo più dinamico, poiché una volta inserita una Checkbox in una cella, sarà possibile trascinare la cella verso il basso per replicare la Checkbox nelle celle sottostanti.
In questo modo, si può creare un elenco di opzioni selezionabili in modo rapido e semplice.

:: La scheda inserisci di Excel dispone ora di un nuovo gruppo pulsanti che sia chiama Controllo, che per il momento contiene solo la Checkbox ma che in futuro dovrebbe aggiungere nuove funzionalità.

Inserire una Checkbox nel Foglio Excel

Per aggiungere una o più caselle di controllo, è necessario prima selezionare una o più celle del foglio di lavoro, e successivamente fare clic sul pulsante Checkbox.
il risultato dell'azione di inserimento è visibile nella sottostante immagine.

A differenza dei vecchi pulsanti di controllo modulo, le caselle di controllo "Checkbox" di Excel offrono un'integrazione più flessibile, poiché non richiedono di essere collegate al foglio di lavoro.
Quando una casella di controllo viene aggiunta a una cella, quest'ultima restituisce automaticamente il valore "VERO" se la casella è selezionata, e "FALSO" se non lo è.
Questi valori appaiono direttamente nella barra della formula, senza la necessità di ulteriori collegamenti o impostazioni.
Questo meccanismo rende le caselle di controllo particolarmente utili in scenari di automazione e gestione di condizioni logiche.
Ad esempio, è possibile usare la cella contenente una Checkbox all'interno di una funzione SE, che può eseguire azioni diverse a seconda del valore della cella (vero o falso).
In pratica, la funzione SE può prendere decisioni basate sulla presenza o meno del segno di spunta, facilitando il controllo dinamico dei dati o l’esecuzione di calcoli condizionali.
In questo modo, le caselle di controllo diventano strumenti versatili per la gestione e l'interattività nei fogli Excel, consentendo di costruire modelli logici senza la necessità di formulare dei criteri.

Primo esempio di applicazione delle Checkbox. Creare una lista di azioni da svolgere.

In questo primo esempio, viene suggerita la creazione di un elenco di attività da svolgere, riguardante la progettazione e la realizzazione di una giornata di formazione aziendale. L'elenco è suddiviso in otto fasi principali, ognuna delle quali rappresenta un passaggio essenziale per garantire il buon esito dell'evento formativo.
Le fasi organizzative saranno le seguenti: Definizione degli obiettivi; Analisi del target dei partecipanti; Progettazione del programma formativo; Selezione del formatore o dei formatori; Preparazione dei materiali didattici; Organizzazione logistica dell’evento formativo Definire la sede della formazione; Erogazione dell'attività di formazione; Valutazione e follow-up Raccogliere feedback dai partecipanti.
Oltre alla checklist, quale ulteriore esempio si vuole realizzare anche un calcolo percentuale delle fasi organizzativa completate

Come mostrato nell'immagine, per calcolare la percentuale di avanzamento o completamento di un'attività, nella cella C13 è stata utilizzata la funzione CONTA.SE.
Questa funzione restituisce un valore che rappresenta il numero di celle nell'intervallo C3:C10 che soddisfano il criterio ="VERO".
Tale risultato è stato poi diviso per il valore ottenuto dalla funzione CONTA.VALORI, che conta il numero totale di celle non vuote nel medesimo intervallo C3:C10.
Infine, la cella C13 è stata formattata come percentuale.

Secondo esempio di applicazione delle Checkbox. Creare un registro di presenze

Un secondo esempio dell’utilizzo delle Checkbox in Excel potrebbe essere la realizzazione di un registro presenze per un’azienda.
In questo caso, si potrebbe creare una serie di caselle di controllo associate a ciascun dipendente e per ogni giorno lavorativo o evento aziendale.
Ogni casella rappresenterebbe la presenza o l’assenza della persona in sede o la partecipazione a specifiche attività.
Se la casella è selezionata, verrà registrato un valore "VERO" (indicando la presenza o partecipazione), mentre se la casella non è selezionata, verrà restituito un valore "FALSO" (indicando l'assenza o mancata partecipazione).
Questo sistema rende molto più semplice monitorare le presenze o la partecipazione ad eventi, automatizzando la raccolta dei dati e facilitando l'analisi o la reportistica successiva.
Nello specifico, nelle C14 del sottostante foglio di lavoro, è stata inserita un semplice Funzione CONTA.SE per contare i giorni di presenza della persona.
=CONTA.SE(C3:C12;"VERO")

Formattazione delle Checkbox

Al contrario dei vecchi controlli modulo, sulle checkbox è possibile lavorare sia con la semplice formattazione testo , sia con la formattazione condizionale. 
È possibile formattare sia la checkbox stessa sia la descrizione ad essa associata (nel momento che lo status della checkbox cambia da VERO a FALSO).

In merito alla formattazione semplice, le opzioni per modificare lo sfondo e il colore del testo, presenti nel gruppo di pulsanti "Carattere", possono essere applicate alla checkbox proprio come si fa con qualsiasi altro testo.

Applicare la Formattazione condizionale alle Checkbox

La formattazione condizionale, invece, presenta opportunità più interessanti.
Ad esempio, è possibile modificare il colore della checkbox da nero a rosso (o viceversa) in base al suo stato di selezione. È importante notare che quando una checkbox è selezionata, restituisce il valore VERO, mentre se è deselezionata, restituisce FALSO. Questa verifica dello stato della checkbox è fondamentale per applicare la formattazione condizionale e determinare il colore da utilizzare.

Esempio di applicazione della formattazione condizionale applicata alla Checkbox

Come anticipato, si vuole modificare il colore della Checkbox da nero a rosso nel momento in cui viene apposto il segno di spunta all'interno del quadrato.
Esaminando l'operazione rappresentata nell'immagine sottostante, possiamo notare che si tratta di un processo piuttosto semplice.
Innanzitutto, è necessario selezionare l'intervallo delle caselle di controllo (checkbox) che si desidera formattare. Una volta effettuata questa selezione, nella scheda Home, gruppo pulsanti Stili, scegliere Formattazione Condizionale.
Una volta aperto il menu sceglie l'opzione Regola evidenziazione celle, e nel successivo menu Uguale a...
Nella successiva finestra di dialogo nel campo Formato celle con valore uguale a  impostare vero e nella tendina a lato scegliere Testo rosso.
In alternativa, è possibile selezionare l'opzione "Personalizzato" se si desidera creare una regola di formattazione che non è inclusa nelle opzioni predefinite.

Eliminazione di una Checkbox

Processo semplicissimo. è sufficiente selezionare la cella contenente la Chechbox e premere "CANC" sulla tastiera per rimuovere la casella di controllo.

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[Valter Borsato: 05/10/2024]