Come creare un modello Word personalizzato

Prima di iniziare la stesura di un documento in Word, è spesso necessario apportare modifiche alle impostazioni predefinite del programma, come ad esempio l'interlinea, la spaziatura tra i paragrafi, il tipo di carattere, i margini e altri elementi che influenzano l'aspetto del testo.
Questo processo può diventare ripetitivo e, in alcuni casi, poco efficiente, soprattutto quando si lavora frequentemente con documenti che richiedono lo stesso set di impostazioni.
In situazioni simili, una soluzione pratica potrebbe essere la creazione di un modello personalizzato che includa già tutte le impostazioni di formattazione desiderate.
Un modello, o template, è un file di Word che contiene una serie di impostazioni predefinite che verranno applicate automaticamente a ogni nuovo documento creato a partire da quel modello.
Ad esempio, si potrebbe configurare un modello per avere una determinata interlinea, uno stile specifico di titoli, un carattere personalizzato e margini adeguati alle esigenze del lavoro.
Questo modello personalizzato potrebbe poi sostituire o affiancare il file "normal.dotm", che è il modello predefinito che Word utilizza per generare nuovi documenti.
Creando un modello, non solo si risparmia tempo, ma si garantisce anche la coerenza tra i vari documenti prodotti.
Oltre alla formattazione, è possibile includere nel modello elementi interattivi, come campi predefiniti per l'inserimento di informazioni specifiche. Ad esempio, si possono aggiungere spazi per la data, configurati in modo da essere selezionati tramite un calendario interattivo, oppure caselle per l'inserimento di dettagli personalizzati, come il nome del progetto, il numero di protocollo o altre informazioni importanti.
Questi strumenti aggiuntivi consentono di automatizzare parte del lavoro e di ridurre gli errori di compilazione, rendendo più agevole il processo di creazione di documenti strutturati e ben formattati.
Un modello ben progettato può quindi rappresentare una risorsa fondamentale per ottimizzare il flusso di lavoro e mantenere una qualità costante nella presentazione dei documenti.

Nella presente sezione viene trattata la creazione e l'organizzazione di un nuovo Modello di Word e una introduzione all'applicazione dei Controlli di contenuto.

Modelli Word personalizzati e Modelli Word online

:: Attenzione. Oltre alla possibilità di creare dei Modelli personalizzati, la versione Microsoft 365 del programma Word permette di scegliere tra centinaia di Modelli gratuiti presenti online.
Modelli che trattano diverse tipologie di documenti quali: calendari, lettere commerciali, newsletter, volantini, curricula etc. questi Modelli possono essere scaricati e ovviamente ulteriormente personalizzati.

Che cosa è il modello normal.dotm

Le impostazioni contenute nel Modello normal.dotm vengono automaticamente proposte da Word ogni volta che viene creato un nuovo documento. Questo Modello include gli stili predefiniti che determinano l'aspetto di base del documento di testo.
Il Modello normal.dotm permette di includere anche eventuali personalizzazioni. Ad esempio, ogni volta che modifichiamo determinate impostazioni di testo: il tipo di font, la dimensioni del carattere, l'interlinea etc. Word, nella finestra di impostazione, propone sempre due opzioni: Imposta come predefinito e OK.
Scegliendo Imposta come predefinito la variazione viene salvata nel Modello normal.dotm e di conseguenza verrà resa disponibile anche per i successivi nuovi documenti.

Creare un nuovo modello Word

Per meglio spiegare la procedura di creazione di un Modello, consideriamo l'esempio di voler creare un documento (tipo carta intestata) che preveda di avere già descritti i dati personali o aziendali, applicando inoltre uno specifico tipo di font e interlinea.
In questa personalizzazione è ovviamente possibile prevedere anche l'inserimento di una immagine contenete ad esempio un logo aziendale.
Come prima operazione va aperto un nuovo documento di Word, per poi successivamente passare alle nuove impostazioni (Font, dimensioni carattere, formattazioni, interlinea etc.) e se necessario inserire delle immagini.
Oltre alle impostazioni carattere, nell'esempio raffigurato nell'immagine sottostante, sono stati inseriti i dati personali (come se fosse una specie di carta intestata) ed è stato prevista la compilazione di un Controllo di contenuto che permette la selezione di una data (cliccando sul testo si apre un calendario dal quale è possibile scegliere la data da inserire nel documento).
:: Nella parte finale di questa sezione viene fornita una introduzione agli Strumenti di Controllo di contenuto.

Salvare il nuovo modello di testo

Inserite tutte le informazioni e definite le necessarie impostazioni,  è possibile procedere con il salvataggio del documento nel formato Modello.
Come per un qualsiasi altro documento cliccare sula scheda File e nel successivo backstage di Word selezionare Salva con nome.
Nella finestra di dialogo salva con nome, dopo aver assegnato un nome al file, nel sottostante campo Salva come: selezionare Modello di Word (*.dotx)
Per impostazione il file viene salvato nella cartella: C:\Users\(nome_utente)\Documents\Modelli di Office personalizzati\

Aprire in modello personalizzato di Word

Come precedente scritto, all'apertura di un nuovo documento, Word per default propone il proprio Modello normal.dotm, se si vuole aprire un Modello personalizzato precedentemente salvato bisogna cliccare sul pulsante Nuovo.. (vedi immagine sottostante)
Selezionato Nuovo, vengono resi disponibili tutti i Modelli, ed è possibile scegliere fra quelli offerti dal programma Office online e quelli Personali.
Selezionando Personali saranno disponibili tutti i modelli precedentemente creati e salvati nella cartella Modelli di Office personalizzati.
Una volta confermata l'apertura del Modello, nel nuovo documento saranno ovviamente disponibili tutte le personalizzazioni e i testi precedentemente definiti.

Introduzione all'utilizzo degli strumenti di controllo presenti nella barra sviluppo

In questa sezione, viene proposta una introduzione agli Strumenti di controllo che possono tornare particolarmente utili nell'organizzare sia Modelli e documenti,  sia per altri processi come la registrazione di Macro.
Gli strumenti di controllo si trovano nella scheda Sviluppo presente sulla Barra Multifunzione.
Questa barra non è disponile con l'installazione del programma e bisogna attivarla.
Per attivare la scheda Sviluppo cliccare su File e successivamente scegliere Opzioni.
Entrati nella finestra delle Opzioni a sinistra scegliere Personalizza Barra multifunzione. Nella lista delle schede (colonna a destra) selezionare con il segno di spunta la scheda Sviluppo e in basso a destra confermare cliccando su OK.
Dopo questa azione la scheda Sviluppo sarà disponibile sulla Barra Multifunzione

 

Gruppo pulsanti Controlli della scheda Sviluppo

Attivata la scheda Sviluppo, gli Strumenti che possono tornare utili per la costruzione dei Modelli di Word sono concentrati nel gruppo pulsanti Controlli. I Controlli di contenuto possono essere facilmente inseriti all'interno dei modelli e dei documenti Word. Le soluzioni che possono offrire sono molteplici: elenchi, inserimento di date da un apposito calendario, check box di selezione etc.

Esempio di applicazione di un controllo di contenuto in un modello Word

Nell'immagine sotto raffigurata, sono illustrati tre diversi Controlli di contenuto.
Il primo Selezione data, nel quale è sufficiente cliccare il pulsante presente a destra del controllo per poter accedere ad un calendario nel quale, a partire dalla giorno corrente, è possibile scegliere l'inserimento di una data.
A destra sono illustrati altri due controlli di contenuto. Il Controllo contenuto testo normale che può essere inserito in un modello per definire la compilazione di specifiche informazioni (esempio: nome e cognome) ed infine un Controllo contenuto con casella di riepilogo a discesa, all'interno della quale è possibile programmare una lista di dati fra cui successivamente scegliere quale elemento inserire nel documento (nel caso dell'esempio: Verona; Vicenza; Venezia ...)

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[Valter Borsato: pubblicato - 02/02/2016, Revisione 20/09/2024]