Comunicare con PowerPoint
PowerPoint chi lo ama e lo
considera indispensabile chi lo detesta e lo
ritiene insopportabile, in quale gruppo ti
senti?
Effettivamente ci sono molte cose "antipatiche" nelle lunghe
riunioni lavorative, convegni, forum nei quali
le persone vengono travolte da valanghe di slide.
Ambienti spesso troppo oscurati, noiosissime
sequenze di testi e grafici, magari commentati con voce
piatta da parte di presentatori più impegnati ad
inseguire il susseguirsi delle proprie slide che
non comunicare con le persone.
Alcuni di questi aspetti sono spesso indotti da
un utilizzo errato dello strumento di
presentazione.
In questa prima sezione dedicata
a PowerPoint cerchiamo di introdurre alcuni
aspetti progettuali e didattici dell'utilizzo del programma
Microsoft di presentazione dati.
Come verrà usufruita la presentazione PowerPoint ?
Indipendentemente dall'oggetto della presentazione, il primo
aspetto fondamentale nella progettazione e realizzazione di un presentazione
PowerPoint è
considerare il modo in cui questa verrà usufruita.
Possiamo distinguere due tipi di presentazioni:
::Presentazioni gestite da un relatore. (Esempio: convegno; riunione aziendale o supporto didattico ad una lezione scolastica).
::Presentazioni che verranno visualizzate e fruite da persone in assenza di un
presentatore. (Esempio manualistica o spiegazioni sull'utilizzo di un prodotto o
in campo scolastico dei contenuti per una formazione a distanza).
In questa sezione introduttiva ci concentreremo sugli elementi fondamentali dell'organizzazione di slide destinate a relazioni e pertanto supportate da un relatore, rimandando ad una successiva sezione l'analisi degli elementi caratterizzanti le diapositive destinate ad essere usufruite in mancanza di un presentatore.
Slide PowerPoint: tre domande fondamentali! Obbiettivo della presentazione, Contenuti e a chi sono rivolti.
La tentazione iniziale nel dovere creare una presentazione in PowerPoint è quella di aprire velocemente il programma e iniziare (magari con copia incolla da altri testi) a riempire quanto più slide possibili di contenuti.
In realtà prima di tuffarsi in una così frenetica compilazione di dati bisognerebbe porsi tre domande fondamentali.
A) L'oggetto della comunicazione (COSA si vuole comunicare)
B) Quale obbiettivo si vuole raggiungere con la presentazione (Perchè dobbiamo comunicare)
C) A chi mi sto rivolgendo (CHI SONO i destinatari del messaggio)
Ovviamente le tre domande, influenzeranno e detteranno il modo in cui si andrà ad organizzare le diapositive di PowerPoint. Magari sottolineando nei titoli delle slide i contenuti, mentre l'obiettivo e la tipologia dei destinatari saranno elementi fondamentali nel determinare la didattica della presentazione e il grado di approfondimento dei contenuti stessi.
PowerPoint Progettare la prima slide: Il titolo della relazione
Dopo la scelta del
TEMA
grafico la progettazione passa alla prima
diapositiva.
La prima diapositiva deve essere
rappresentativa del contenuto della
comunicazione che nelle
successive slide verrà sviluppato. Si tenga
presente che nel caso di una presentazione
pubblica la prima diapositiva rimane spesso proiettata
lungo in
attesa dell'inizio dei lavori o durante una
pausa.
L'ideale è un titolo sintetico e nel sottotitolo la
possibilità di definire meglio i contenuti.
Sempre nel sottotitolo trovano naturale
posizioni le info legate all'autore, alla sede e
data di svolgimento della relazione.
:: La posizione e dimensioni delle scritte, e il colore vengono definite automaticamente dal TEMA grafico scelto, senza dover intervenire da parte dell'autore con operazioni di formattazione.
Organizzare le diapositive successive al titolo
Ogni slide dovrebbe essere nella giusta
e ordinata posizione di sequenza ma comunque "autonoma" rispetto le rimanenti
diapositive della relazione. E' pertanto importante che abbia un titolo
specifico che ne caratterizza l'argomento, e che i contenuti siano il più possibile
esaustivi rispetto al titolo
assegnato.
Il testo della diapositiva non deve essere usufruito come la lettura di un
documento, ma deve essere sintetico e velocemente interpretato da parte di chi
seguirà la relazione. Sintetico e preciso, magari sfruttando degli elenchi puntati
o numerati.
Ogni passaggio da una diapositiva all'altra, provoca il distacco dell'attenzione
del pubblico dal relatore all'immagine proiettata sullo schermo, di conseguenza
il testo è un qualcosa che deve essere immediatamente interpretato e capito, di
modo che l'attenzione torni velocemente alla relazione del presentatore.
Quanto testo nelle diapositive?
Ricordiamo PowerPoint non serve per scrivere "lunghi testi" , per questa necessità c'è il programma Word!!
Non è forse meglio una slide che focalizza i punti salienti e lasciare
al presentatore comunicare e precisare i contenuti?
Se si dovessero individuare delle quantità di testo ottimali, una slide non dovrebbe
contenere mai più di 6 righe oltre al titolo,
dovrebbe essere scritta con un font medio che non permetta l’inserimento di più di 6-8 parole riga.
Il numero massimo di caratteri non dovrebbe
superare i 500 organizzati in massimo 4-5 blocchi di
testo.
Una slide, una volta proiettata, non deve distrarre l’attenzione
da relatore per più di 10 secondi. Per quanto riguarda i font
si consiglia di utilizzare gli essenziali sans serif,
ed evitate i troppo elaborati serif!
Non dimentichiamo la diapositiva di conclusione
Dopo l'introduzione e
l'argomentazione dei contenuti molto importante
è il processo di chiusura di una presentazione.
A questo scopo si possono considerare due
distinte fasi, una slide di epilogo e
conclusioni che supporti il relatore nelle
considerazioni finali e una slide di fine
presentazione che come l'iniziale ha lo scopo di
rimanere proiettata e di accompagnamento nella
successiva fase di dibattito che segue una
presentazione. In quest'ultima slide è normale
riproporre gli elementi che avevano
caratterizzato la slide di presentazione con il
titolo iniziale e i sottotitolo ovvero le
informazioni legate all'autore, alla sede e data
di svolgimento della relazione.
Può risultare interessante inserire una
breve frase di ringraziamento per la
partecipazione e l'attenzione da inserire alla
fine della slide delle conclusioni e prima
dell'ultima diapositiva.
Alcuni Errori da evitare nelle slide di PowerPoint
Colore Temi personalizzati: sfondi e testo.
Utilizzando temi personalizzati subentra il rischio che questi siano
troppo scuri e che ad essi vengano contrapposti dei testi utilizzando colori di
estremo contrasto! Il peggio lo si raggiunge con un accostamento di colori complementari
che nel contrasto generano una sensazione di non messa a fuoco dell'immagine. Questi accostamenti
risultano oltremodo accecanti.
Per quanto concerne lo sfondo scuro e il testo chiaro, non necessariamente
risulta negativo, anzi brevi testi scritti su un colore di background nero
attraggono moltissimo l’attenzione ma ne deve essere fatto un uso attento e
calibrato per le informazioni particolarmente decisive.
Elenchi puntati si ma con moderazione......
Gli Elenchi puntati
risultano indubbiamente chiari ed essenziali, ma a volte troppo abusati!
Non è possibile “riempire” su una slide un elenco di decine di punti! Oltretutto durante la presentazione poi
risulta difficile focalizzare la spiegazione!
Pochi elementi, chiari e possibilmente con una guida (una freccia) o una uscita
controllata punto per punto che chiarisca quale elemento si sta trattando.
Per chiarezza non si dovrebbe mai andare oltre i 5-6 punti semmai dividere in
diapositive successive la trattazione di elementi particolarmente numerosi.
Clip Art & WordArt
Per quale motivo dobbiamo
ricorrere a questi effetti?
Con questo argomento, siamo al peggio di quanto si possa incontrare e subire durante una presentazione
PowerPoint.
Alcune Clip Art ancora molto diffuse risalgono all’Office 95
e nonostante siano passati tanti anni vengono ancora riproposte. Tutti le abbiamo viste e
subite in lettere, avvisi, newletter presentazioni.
Anche WordArt... utilizzare con moderazione
specie se la comunicazione è di carattere
aziendale.
Annotazione finale e della
serie sul WEB trovi di tutto.....
Se esiste un Partito anti PowerPoint fondato in
Svizzera penso che la presenza delle clip art
nelle presentazioni abbiano avuto una grande
ruolo nella sua costituzione!
http://www.anti-powerpoint-party.com/it