Guida all'Uso Efficace di PowerPoint in Azienda: Come Evitare Presentazioni Noiose e Coinvolgere il Pubblico

Microsoft PowerPoint è uno strumento di presentazione ampiamente utilizzato nel contesto aziendale, ma le opinioni su di esso sono profondamente polarizzate.
Da un lato, ci sono coloro che lo considerano indispensabile per comunicare idee in modo chiaro ed efficace, mentre dall'altro ci sono quelli che lo detestano, trovandolo insopportabile e frustrante.
Personalmente, mi sento più vicino al primo gruppo, poiché riconosco l'importanza di PowerPoint nel facilitare la trasmissione di informazioni complesse in modo visivamente accattivante.
Tuttavia, è innegabile che le presentazioni con PowerPoint possano presentare diverse insidie.
Le lunghe riunioni, i convegni e i forum sono spesso caratterizzati da ambienti poco illuminati, dove il pubblico viene sommerso da una quantità eccessiva di slide.
Le presentazioni, a volte, risultano noiose e ripetitive, con sequenze interminabili di testi e grafici che, anziché coinvolgere, possono addirittura allontanare l'attenzione degli ascoltatori.
La voce piatta di presentatori che sembrano più interessati a seguire il ritmo delle proprie slide piuttosto che a interagire con il pubblico è un altro aspetto fastidioso di queste situazioni.
Molti di questi problemi derivano da un utilizzo errato dello strumento.
PowerPoint non è solo un mezzo per presentare dati; è anche un potente strumento di comunicazione visiva.
In questa prima sezione dedicata al programma PowerPoint, vengono esplorati alcuni aspetti progettuali e didattici dell’utilizzo del programma per comprendere come sfruttare al meglio le sue potenzialità e migliorare l'esperienza sia per il presentatore che per il pubblico.
L'analisi cercherà di evidenziare strategie e pratiche che possono trasformare le presentazioni in occasioni di dialogo e coinvolgimento, piuttosto che in momenti di noia e disinteresse.

domanda fondamentale: Come verrà usufruita la presentazione PowerPoint?

Indipendentemente dall'oggetto della presentazione, il primo aspetto fondamentale nella progettazione e realizzazione di un presentazione PowerPoint è considerare il modo in cui questa verrà usufruita.
Possiamo distinguere due tipi di presentazioni:
::Presentazioni gestite da un relatore. (Esempio: convegno; riunione aziendale o supporto didattico ad una lezione scolastica).
::Presentazioni che verranno visualizzate e fruite da persone in assenza di un presentatore. (Esempio manualistica o spiegazioni sull'utilizzo di un prodotto o in campo scolastico dei contenuti per una formazione a distanza).

In questa sezione introduttiva ci concentreremo sugli elementi fondamentali dell'organizzazione di slide destinate a relazioni e pertanto supportate da un relatore, rimandando ad una successiva sezione l'analisi degli elementi caratterizzanti le diapositive destinate ad essere usufruite in mancanza di un presentatore.

Slide PowerPoint: tre domande fondamentali! Obbiettivo della presentazione, Contenuti e a chi sono rivolti.

La tentazione iniziale nel dovere creare una presentazione in PowerPoint è quella di aprire velocemente il programma e iniziare (magari con copia incolla da altri testi) a riempire quanto più slide possibili di contenuti.

In realtà prima di tuffarsi in una così frenetica compilazione di dati bisognerebbe porsi tre domande fondamentali.
A) L'oggetto della comunicazione (COSA si vuole comunicare)
B) Quale obbiettivo si vuole raggiungere con la presentazione (Perchè dobbiamo comunicare)
C) A chi mi sto rivolgendo (CHI SONO i destinatari del messaggio)

Ovviamente le tre domande, influenzeranno e detteranno il modo in cui si andrà ad organizzare le diapositive di PowerPoint. Magari sottolineando nei titoli delle slide i contenuti, mentre l'obiettivo e la tipologia dei destinatari saranno elementi fondamentali nel determinare la didattica della presentazione e il grado di approfondimento dei contenuti stessi.

PowerPoint Progettare la prima slide: Il titolo della relazione

Dopo la scelta del TEMA grafico la progettazione passa alla prima diapositiva.
La prima diapositiva deve essere rappresentativa del contenuto della comunicazione che nelle successive slide verrà sviluppato. Si tenga presente che nel caso di una presentazione pubblica la prima diapositiva rimane spesso proiettata lungo in attesa dell'inizio dei lavori o durante una pausa.
L'ideale è un titolo sintetico e nel sottotitolo la possibilità di definire meglio i contenuti.
Sempre nel sottotitolo trovano naturale posizioni le info legate all'autore, alla sede e data di svolgimento della relazione.

:: La posizione e dimensioni delle scritte, e il colore vengono definite automaticamente dal TEMA grafico scelto, senza dover intervenire da parte dell'autore con operazioni di formattazione.

Organizzare le diapositive successive al titolo

Ogni slide dovrebbe essere nella giusta e ordinata posizione di sequenza ma comunque "autonoma" rispetto le rimanenti diapositive della relazione.  E' pertanto importante che abbia un titolo specifico che ne caratterizza l'argomento, e che i contenuti siano il più possibile esaustivi rispetto al titolo assegnato.
Il testo della diapositiva non deve essere usufruito come la lettura di un documento, ma deve essere sintetico e velocemente interpretato da parte di chi seguirà la relazione. Sintetico e preciso, magari sfruttando degli elenchi puntati o numerati.
Ogni passaggio da una diapositiva all'altra, provoca il distacco dell'attenzione del pubblico dal relatore all'immagine proiettata sullo schermo, di conseguenza il testo è un qualcosa che deve essere immediatamente interpretato e capito, di modo che l'attenzione torni velocemente alla relazione del presentatore.

Quanto testo nelle diapositive?

Ricordiamo: PowerPoint non serve per scrivere "lunghi testi" , per questa necessità c'è il programma Word!!

Non è forse meglio una slide che focalizza i punti salienti e lasciare al presentatore comunicare e precisare i contenuti?
Se si dovessero individuare delle quantità di testo ottimali, una slide non dovrebbe contenere mai più di 6 righe oltre al titolo, dovrebbe essere scritta con un font medio che non permetta l’inserimento di più di 6-8 parole riga.
Il numero massimo di caratteri non dovrebbe superare i 500 organizzati in massimo 4-5 blocchi di testo.
Una slide, una volta proiettata, non deve distrarre l’attenzione da relatore per più di 10 secondi. Per quanto riguarda i font si consiglia di utilizzare gli essenziali sans serif, ed evitate i troppo elaborati serif!

Non dimentichiamo la diapositiva di conclusione

Dopo l'introduzione e l'argomentazione dei contenuti molto importante è il processo di chiusura di una presentazione.
A questo scopo si possono considerare due distinte fasi, una slide di epilogo e conclusioni che supporti il relatore nelle considerazioni finali e una slide di fine presentazione che come l'iniziale ha lo scopo di rimanere proiettata e di accompagnamento nella successiva fase di dibattito che segue una presentazione. In quest'ultima slide è normale riproporre gli elementi che avevano caratterizzato la slide di presentazione con il titolo iniziale e i sottotitolo ovvero le informazioni legate all'autore, alla sede e data di svolgimento della relazione.
Può risultare interessante inserire una breve frase di ringraziamento per la partecipazione e l'attenzione da inserire alla fine della slide delle conclusioni e prima dell'ultima diapositiva.

Alcuni Errori da evitare nelle slide di PowerPoint

Colore Temi personalizzati: sfondi e testo.

Utilizzando temi personalizzati subentra il rischio che questi siano troppo scuri e che ad essi vengano contrapposti dei testi utilizzando colori di estremo contrasto! Il peggio lo si raggiunge con un accostamento di colori complementari che nel contrasto generano una sensazione di non messa a fuoco dell'immagine. Questi accostamenti risultano oltremodo accecanti.
Per quanto concerne lo sfondo scuro e il testo chiaro, non necessariamente risulta negativo, anzi brevi testi scritti su un colore di background nero attraggono moltissimo l’attenzione ma ne deve essere fatto un uso attento e calibrato per le informazioni particolarmente decisive.

Elenchi puntati si ma con moderazione......

Gli Elenchi puntati risultano indubbiamente chiari ed essenziali, ma a volte troppo abusati!
Non è possibile “riempire” su una slide un elenco di decine di punti! Oltretutto durante la presentazione poi risulta difficile focalizzare la spiegazione!
Pochi elementi, chiari e possibilmente con una guida (una freccia) o una uscita controllata punto per punto che chiarisca quale elemento si sta trattando.
Per chiarezza non si dovrebbe mai andare oltre i 5-6 punti semmai dividere in diapositive successive la trattazione di elementi particolarmente numerosi.

Clip Art & WordArt

Per quale motivo dobbiamo ricorrere a questi effetti?
Con questo argomento, siamo al peggio di quanto si possa incontrare e subire durante una presentazione PowerPoint.
Alcune Clip Art ancora molto diffuse risalgono all’Office 95 e nonostante siano passati tanti anni vengono ancora riproposte. Tutti le abbiamo viste e subite in lettere, avvisi, newletter presentazioni.
Anche WordArt... utilizzare con moderazione specie se la comunicazione è di carattere aziendale.