Come creare una risposta automatica alle email con Outlook
In Outlook è possibile impostare risposte automatiche per gestire le email quando una persona è assente o fuori sede, consentendo di informare i mittenti della temporanea indisponibilità a rispondere ai messaggi.
Tuttavia, è importante notare che la funzionalità di "Risposte automatiche" (spesso chiamata anche "Fuori sede") non è compatibile con tutti i tipi di account di posta elettronica.
Se, accedendo al backstage di Outlook, non è presente l'opzione per attivare le Risposte automatiche, è probabile che il tipo di account configurato non supporti questa funzione.
In questi casi, potrebbe essere necessario verificare le impostazioni o consultare l'amministratore del sistema per ulteriori soluzioni o alternative.
Per poter configurare una risposta automatica di Outlook ai
messaggi di posta elettronica, è fondamentale conoscere le caratteristiche dell'account di cui si dispone:
Account e-mail Microsoft Exchange (Esempio: indirizzo e-mail aziendale con
abbonamento Microsoft 365).
Account IMAP o POP3 (Esempio: il diffuso casellario di
posta di Gmail).
Nel presente tutorial viene presentato come configurare un
messaggio automatico fuori sede per gli account Microsoft Exchange -
Microsoft 365
Contenuti tutorial: attivare le risposte automatiche di Outlook alle email
[1] -
Impostare una risposta automatica per il servizio posta elettronica di
Outlook
[2] - Le risposte automatiche (Fuori sede) di Outlook
[3] -
Applicare regole personalizzate alle risposte automatiche di
Outlook
[4] - Come sospendere le risposte automatiche di Outlook
Impostare una risposta automatica per il servizio posta elettronica di Outlook
Outlook Microsoft 365.
Sulla barra multifunzione
fare un clic sul menu File per accedere al
Backstage del
programma.
Nella barra laterale (blu) del menu File sezione
Informazioni, è possibile scegliere il tipo di account per il quale si
vogliono
attivare le risposte automatiche.
Se si sceglie un account POP/SMTP oppure IMAP/SMTP l'opzione Risposte
automatiche non risulta disponibile.
Viceversa, scegliendo un account @outolook.it
Microsoft Exchange nella parte sottostante è disponibile il pulsante per
accedere all'impostazione delle Risposte automatiche.
Risposte automatiche (Fuori sede) di Outlook
Una volta cliccato sul pulsante Risposte automatiche, si
accede all'omonima Finestra di dialogo.
Nella parte superiore della Finestra (vedi immagine sottostante) selezionare l'opzione Invia
risposte automatiche.
Selezionato Invia risposte automatiche,
attivare con un flag l'opzione: Invia solo all'interno di un intervallo
di tempo.
A questo punto
è possibile definire un preciso periodo di tempo durante il quale
verrà applicata la regola delle risposte automatiche. L'impostazione prevede
anche la
definizione dell'orario di partenza e fine del servizio.
Se non si sceglie l'opzione Invia solo all'interno di un intervallo di
tempo, l'invio automatico della mail di risposta proseguirà fino a
quando non verrà disattivato il servizio.
Osservazione. La Finestra di dialogo delle Risposte automatiche chiarisce che: il messaggio di risposta automatica viene inviato una sola volta ad ogni mittente.
Nella parte centrale della Finestra è possibile descrivere il testo che verrà inoltrato automaticamente da Outlook. Per redigere il testo del messaggio è disponibile una barra di formattazione nella quale impostare font, dimensioni e stile.
Una volta impostato il testo confermare con un clic su OK.
Nell'ambito di un tenant di Microsoft 365, il
menu risposte automatiche mette a disposizione due diverse opportunità.
Risposta alle email dei colleghi ovvero agli indirizzi Interni
all'organizzazione (medesimo tenant), e indirizzi Esterni
all'organizzazione.
Questa differenza permette di improntare una modalità di
comunicazione più o meno formale, o indicare, in un caso piuttosto che nell'altro,
specifiche indicazioni su a chi rivolgersi in caso di urgenza o prolungata assenza.
:: Nota. Tenant è un termine che viene utilizzato per definire un'organizzazione di Office 365. (Ad esempio una azienda con tutti i suoi account utenti)
Applicare le regole personalizzate alle risposte automatiche di Outlook
Nel creare le risposte automatiche di Outlook, è possibile intervenire con una serie di Regole di impostazioni personalizzate.
Le regole permettono di inoltrare, spostare, contrassegnare i messaggi di posta elettronica in modo automatico, in relazione a determinati specifici criteri (mittenti, destinatari o parole chiave presenti nel messaggio).
Per accedere al menu delle impostazioni, nella Finestra di dialogo Risposte automatiche in basso a sinistra è presente il pulsante Regole...
Una volta cliccato su Regole... si apre la Finestra di dialogo Regole risposte automatiche, nella quale è possibile definire più regole che una ad una verranno impostate in una successiva e specifica Finestra di dialogo.
Per passare alla definizione della prima regola fare un clic sul pulsante Aggiungi...
Cliccato il pulsante Aggiungi si passa a definire la prima
regole nella finestra di dialogo Modifica regola.
Nell'ambito di questa Finestra bisogna in primo luogo definire i
criteri di applicazione, quali ad esempio un determinato Mittente o la presenza
di uno specifico Destinatario.
Fra i criteri vi sono anche la definizione se il
messaggio era diretto oppure una copia conoscenza, oppure la presenza di
determinate parole nell'oggetto o nel testo del messaggio di posta.
Una volta definiti i criteri, è possibile passare alla
definizione di quali regole dovranno essere applicate se i criteri
risultano veri.
Fra le diverse azioni proposte, molto utile è la definizione dell'
inoltra a:
Questa regola permette di indicare l'inoltro automatico del messaggio ad un altro casellario di posta.
Una volta definiti i criteri di applicazione e le regole, basta
confermare con OK.
A questo punto si ritorna alla precedente Finestra di dialogo
Regole risposte automatiche che permette di aggiungere ulteriori regole relativamente ad altri
specifici criteri.
Come sospendere le risposte automatiche di Outlook
Se non è stata definita una data di fine, o se si desiderasse per qualche motivo chiudere in anticipo il servizio di risposta automatica è sufficiente cliccare sul menu File, e passare nel backstage di Outlook.
Se i messaggi di Risposta automatica fuori sede, sono ancora attivi, l'opzione appare colorata con un colore giallo-arancio. Senza dover attivare il menu delle risposte automatiche è direttamente disponibile il pulsante Disattiva.
Nell'elenco delle cartelle della posta di Outlook, è
disponibile un'ulteriore possibilità per disattivare il servizio di risposta
automatica.
Se per l'account selezionato, risulta attivo un servizio di risposta
automatica, al di sotto della barra multifunzione appare una barra gialla che
notifica lo status attivo del sevizio.
Anche in questo caso, senza dover ricorrere alle opzioni, è possibile sospendere
il servizio facendo clic sul pulsante Disattiva.
[Valter Borsato: ottobre - 2021| Ultimo aggiornamento 21/02/2024]