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Importare in Excel i dati della rubrica (contatti) di Outlook

L'esportazione di dati di Outlook in Excel non è sicuramente una operazione che si effettua frequente.
L'importazione dei dati da Outlook in Excel potrebbe rendersi utile per varie ragioni, quali ad esempio un backup di informazioni o spostare dei dati da un programma all'altro. Un ulteriore interesse potrebbe essere la necessità di organizzare sul Foglio di lavoro delle tabelle improntate sui dati dei contatti presenti nella rubrica del client di posta.
Entrambi i programmi Outlook ed Excel, presentano specifici strumenti per esportare e importare informazioni.

In questo tutorial viene illustrato come esportare le informazioni dei contatti della rubrica di Outlook nel programma Excel.

Per semplificare la spiegazione, l'operazione viene illustrata passo per passo con delle immagini.
Vengono descritte due distinte fasi una di individuazione ed esportazione dei dati da svolgere con il programma Outlook e una successiva di importazione da organizzare all'interno del programma di Excel.

Le immagini utilizzate nel tutorial fanno riferimento alla versione Microsoft 365 e Office 2019

Contenuti del tutorial: Come esportare i contatti di Outlook in Excel

[1] - Prima parte. Outlook: individuare l'archivio dei contatti da esportare e creazione del file CSV
[2] - Seconda parte. Excel: importare il file CSV creato con Outlook
[3] - Personalizzare l'esportazione. Scegliere quali campi presenti nella rubrica di Outlook esportare nel file CSV 

Prima parte. Outlook: individuare l'archivio dei contatti da esportare e creazione del file CSV

Cliccare sulla scheda File della barra Multifunzione di Outlook per accedere nel backstage del programma.

Outlook: individuare l'archivio dei contatti da esportare e creazione del file CSV 

Una volta nel backstage, nel menu presente a sinistra (quello di colore blu) sceglie il gruppo di azioni Apri ed esporta, e successivamente sulla destra scegliere l'opzione Importa/esporta.

Outlook, Come esportare le informazioni presenti nei contatti in un Foglio Excel: opzioni Importa / esporta dati

Una volta cliccato sul pulsante Importa/esporta si apre una fine di dialogo Importazione/Esportazione guidata.
Nel menu a disposizione scegliere la seconda opzione Esportazione di un file. (vedi immagine successiva)
La finestra di dialogo Importazione/esportazione guidata avvia un "Wizard" che passo per passo permette di arrivare ad individuare l'elemento di Outlook che si vuole esportare.

Outlook, Come esportare le informazioni presenti nei contatti in un Foglio Excel: esporta in un file

Importazione/Esportazione guidata. Nel successivo passaggio del Wizard, Crea file di tipo: scegliere l'opzione: Valori separati da virgola.
Si ricorda che l'acronimo dell'estensione CSV è comma separated values, pertanto con questa scelta viene individuato come file di esportazione un formato CSV.

Outlook, Come esportare le informazioni presenti nei contatti in un Foglio Excel: impostare scelta formato CSV

Nella successiva finestra di dialogo Esporta in un file, (vedi immagine successiva) navigare nelle risorse del casellario di posta elettronica ed individuare e selezionare la cartella file Contatti.

Outlook, Come esportare le informazioni presenti nei contatti in un Foglio Excel: individuare il file contatti

Una volta selezionata la risorsa Contatti, nella successiva e penultima finestra di dialogo del Wizad Esporta in un file è possibile sfogliare le risorse del computer e scegliere dove salvare il file.

Outlook, Come esportare le informazioni presenti nei contatti in un Foglio Excel: individuare il file contatti

Nella finestra di cui sopra, come in tutte finestre di esportazione salvataggio dati, una volta cliccato sul pulsante Sfoglia... è possibile scegliere la cartella in cui salvare il file CSV dei contatti e modificare il nome del file.

Ultimo passaggio del wizard.
Una volta cliccato su OK, si apre la finestra di dialogo Stato importazione/esportazione che evidenzia il processo di creazione del file contatti.CSV.
Il tempo necessario per l'operazione è in relazione alla quantità dei contatti presenti rubrica, si tratta comunque di una operazione di pochi secondi al termine della quale si completa l'operazione di esportazione dei dati dal programma di Outlook.
In teoria questo sarebbe il passaggio finale. In realtà, procedendo con questa modalità, vengono esportati molti campi di informazione vuoti, oppure informazioni inserite che non interessa importare in un Foglio di lavoro di Excel.
Sarebbe pertanto possibile personalizzare l'esportazione cliccando sul pulsante Mappa campi personalizzati...
L'applicazione di questa opzione viene trattata nell'ultima parte del tutorial.

Outlook, Come esportare le informazioni presenti nei contatti in un Foglio Excel: processo di esportazione dei dati

Seconda parte. Excel: importare il file CSV creato con Outlook

A questo punto è possibile passare nel programma Excel e completare il processo importando i dati nel Foglio di lavoro.
Nella scheda Dati, gruppo pulsanti Recupera e trasforma dati (Power query) fare un clic sul pulsante Recupera dati e successivamente scegliere File e individuare l'opzione Da testo/CSV

Excel,  importare il file CSV creato con Outlook: power query

Selezionata l'importazione dei dati tramite un file CSV, nella successiva finestra di dialogo Importa dati individuare nelle Risorse di sistema il file contatti.csv e confermare l'inserimento cliccando sul pulsante Importa.

Excel,  importare il file CSV creato con Outlook: importazione del file CSV

Una volta confermato il file da importare si apre un primo passaggio di importazione che permette di controllare la corretta distribuzione dei valori. L'immagine di cui sotto fa riferimento alla versione di Excel Microsoft 365, questa finestra di preparazione all'inserimento dei dati è leggermente diversa nelle precedenti versioni del programma.

Excel,  importare il file CSV creato con Outlook: importazione del file CSV 

Confermato l'inserimento dei dati. il risultato è la creazione all'interno di Excel di una Tabella (vedi immagine sottostante).
In questa tabella possono essere presenti numerose colonne, dovute alle molte voci di classificazione delle informazioni di contatto che il programma Outlook prevede.

Ovviamente le colonne vuote possono essere rimosse.
Si tenga presente che è possibile effettuare anche l'operazione contraria, ovvero compilare questi dati nella griglia di Excel, esportarli e importarli nel programma Outloook.

 

Personalizzare l'esportazione. Scegliere quali campi presenti nella rubrica di Outlook esportare nel file CSV 

Se non si vogliono importare in Excel molte colonne vuote, oppure se vi vogliono importare solo alcuni dati (Esempio nome, cognome email) è possibile scegliere quali campi devono essere esportati da Outlook nel file CSV.
Per fare questo prima di confermare l'ultimo passaggio di impostazione dell'esportazione dati, fare clic sul pulsante Mappa campi personalizzati...
Cliccando sul pulsante si apre l'omonima Finestra di dialogo Mappa campi personalizzati. Nella parte destra della finestra viene proposta la Mappa predefinita, ovvero l'esportazione di tutte le voci presenti nella rubrica di Outlook.

Se si volesse procedere con la scelta solo di alcuni campi come prima operazione cliccare sul pulsante elimina mappa.
Successivamente, individuare i campi che interessa esportare, e trascinare con il pulsante del mouse nel riquadro di destra le voci sposandole in alto o in basso per definirne l'ordine.
Se per errore venisse portato un campo errato è possibile trascinarlo nuovamente a sinistra.
Al termine dell'operazione, una volta definito l'elenco e l'ordine delle voci, cliccare su OK per procedere.

Personalizzare l'esportazione. Scegliere quali campi presenti nella rubrica di Outlook esportare nel file CSV  

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[Valter Borsato:  09/02/2021]