Importare in Excel i dati della rubrica (contatti) di Outlook
L'esportazione dei dati da Outlook a Excel è un'operazione che, pur non essendo comunemente eseguita, può risultare estremamente utile in diverse circostanze.
Trasferire informazioni da Outlook a Excel può servire, ad esempio, per creare un backup dei dati, facilitare la migrazione delle informazioni da un programma all'altro, o per analizzare e organizzare i dati in modo più strutturato all'interno di fogli di lavoro.
Un caso concreto in cui l'esportazione potrebbe rivelarsi vantaggiosa riguarda i contatti salvati nella rubrica di Outlook. Utilizzando Excel, è possibile organizzare questi dati in tabelle personalizzate, migliorando la gestione e la visualizzazione di informazioni come nomi, indirizzi email, numeri di telefono e altre note correlate.
Sia Outlook che Excel offrono strumenti dedicati per facilitare l'esportazione e l'importazione di informazioni.
Outlook consente di esportare dati in formati compatibili con Excel, come file CSV (Comma Separated Values), che possono essere facilmente aperti e manipolati all'interno di Excel. Quest'ultimo, a sua volta, fornisce funzionalità avanzate per elaborare, filtrare e analizzare i dati importati, consentendo una gestione più efficiente rispetto a quella disponibile direttamente in Outlook.
In questo tutorial viene illustrato come esportare le informazioni dei contatti della rubrica di Outlook nel programma Excel.
Per semplificare la
spiegazione, l'operazione viene illustrata passo per passo con delle
immagini.
Vengono descritte due distinte fasi una di individuazione ed
esportazione dei dati da svolgere con il programma Outlook e una successiva di importazione
da organizzare all'interno del programma di Excel.
Le immagini utilizzate nel tutorial fanno riferimento alla versione Microsoft 365 e Office 2019
Contenuti del tutorial: Come esportare i contatti di Outlook in Excel
[1] -
Prima parte. Outlook: individuare l'archivio dei contatti da esportare e creazione
del file
CSV
[2] -
Seconda parte. Excel: importare il file CSV creato con Outlook
[3] - Personalizzare l'esportazione. Scegliere quali campi presenti nella rubrica di Outlook esportare nel file CSV
Prima parte. Outlook: individuare l'archivio dei contatti da esportare e creazione del file CSV
Cliccare sulla scheda File della barra Multifunzione di Outlook per accedere nel backstage del programma.
Una volta nel backstage, nel menu presente a sinistra (quello di colore blu) sceglie il gruppo di azioni Apri ed esporta, e successivamente sulla destra scegliere l'opzione Importa/esporta.
Una volta cliccato sul pulsante Importa/esporta si apre una
fine di dialogo Importazione/Esportazione guidata.
Nel menu a disposizione
scegliere la seconda opzione Esportazione di un file. (vedi
immagine successiva)
La finestra di dialogo Importazione/esportazione guidata avvia un "Wizard" che passo
per passo permette di arrivare ad individuare l'elemento di Outlook che si vuole esportare.
Importazione/Esportazione
guidata. Nel successivo passaggio del Wizard, Crea file di tipo: scegliere l'opzione: Valori separati da virgola.
Si ricorda
che l'acronimo dell'estensione CSV è comma separated values, pertanto con
questa scelta viene individuato come file di esportazione un formato CSV.
Nella successiva finestra di dialogo Esporta in un file, (vedi immagine successiva) navigare nelle risorse del casellario di posta elettronica ed individuare e selezionare la cartella file Contatti.
Una volta selezionata la risorsa Contatti, nella successiva e penultima finestra di dialogo del Wizad Esporta in un file è possibile sfogliare le risorse del computer e scegliere dove salvare il file.
Nella finestra di cui sopra, come in tutte finestre di esportazione salvataggio dati, una volta cliccato sul pulsante Sfoglia... è possibile scegliere la cartella in cui salvare il file CSV dei contatti e modificare il nome del file.
Ultimo passaggio del wizard.
Una volta cliccato su
OK, si apre la finestra di dialogo Stato importazione/esportazione che evidenzia
il processo di creazione del file contatti.CSV.
Il
tempo necessario per l'operazione è in relazione alla quantità dei contatti presenti
rubrica, si tratta comunque di una operazione di pochi secondi al termine della
quale si completa l'operazione di esportazione dei dati dal programma di Outlook.
In teoria questo sarebbe il passaggio finale. In realtà, procedendo con questa
modalità, vengono esportati molti campi di informazione vuoti, oppure informazioni
inserite che non interessa importare in un Foglio di lavoro di Excel.
Sarebbe pertanto possibile personalizzare l'esportazione cliccando sul pulsante
Mappa campi personalizzati...
L'applicazione di questa opzione viene trattata nell'ultima parte del tutorial.
Seconda parte. Excel: importare il file CSV creato con Outlook
A questo punto è possibile passare nel programma Excel e completare il processo importando
i dati nel Foglio di lavoro.
Nella scheda Dati, gruppo pulsanti Recupera e
trasforma dati (Power query) fare un clic sul pulsante Recupera dati e
successivamente scegliere File e individuare l'opzione
Da testo/CSV
Selezionata l'importazione dei dati tramite un file CSV, nella successiva finestra di dialogo Importa dati individuare nelle Risorse di sistema il file contatti.csv e confermare l'inserimento cliccando sul pulsante Importa.
Una volta confermato il file da importare si apre un primo passaggio di importazione che permette di controllare la corretta distribuzione dei valori. L'immagine di cui sotto fa riferimento alla versione di Excel Microsoft 365, questa finestra di preparazione all'inserimento dei dati è leggermente diversa nelle precedenti versioni del programma.
Confermato l'inserimento dei dati. il risultato è la creazione all'interno di
Excel di una Tabella (vedi immagine sottostante).
In questa tabella possono
essere presenti numerose colonne, dovute alle molte voci di classificazione
delle informazioni di contatto che il programma Outlook prevede.
Ovviamente le colonne vuote possono essere rimosse.
Si tenga presente che è possibile effettuare anche l'operazione contraria,
ovvero compilare questi dati nella griglia di Excel, esportarli e importarli nel
programma Outloook.
Personalizzare l'esportazione. Scegliere quali campi presenti nella rubrica di Outlook esportare nel file CSV
Se non si vogliono importare in Excel molte colonne vuote, oppure se vi vogliono
importare solo alcuni dati (Esempio nome, cognome email) è possibile scegliere
quali campi devono essere esportati da Outlook nel file CSV.
Per fare questo prima di confermare l'ultimo passaggio di impostazione dell'esportazione
dati, fare clic sul pulsante Mappa campi personalizzati...
Cliccando sul pulsante si apre l'omonima Finestra di dialogo Mappa campi
personalizzati. Nella parte destra della finestra viene proposta la
Mappa
predefinita, ovvero l'esportazione di tutte le voci presenti nella rubrica di
Outlook.
Se si volesse procedere con la scelta solo di alcuni campi come prima
operazione cliccare
sul pulsante elimina mappa.
Successivamente, individuare i campi che interessa esportare, e trascinare con il
pulsante del mouse nel riquadro di destra le voci sposandole in alto o in basso
per definirne l'ordine.
Se per errore venisse portato un campo errato è possibile trascinarlo
nuovamente a
sinistra.
Al termine dell'operazione, una volta definito l'elenco e l'ordine delle voci,
cliccare su OK per procedere.
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EXCEL
[Valter Borsato: pubblicato 11/09/2021, revisione: 02/02/2024]