Come creare in Outlook un modello email con impostazioni personalizzate

Quando si inviano frequentemente delle email con contenuti simili, invece di copiare e incollare da messaggi precedenti, può risultare molto più efficiente creare un modello personalizzato.
Microsoft Outlook offre la possibilità di sviluppare modelli di email personalizzati che possono includere testo, elementi grafici e informazioni ricorrenti.
Questi modelli permettono di risparmiare tempo e garantire coerenza nella comunicazione.
Outlook mette a disposizione due strumenti per facilitare l'inserimento di contenuti usati frequentemente: le Parti rapide e i Modelli personali.
Le Parti rapide sono state già approfondite in un'altra sezione del sito, ma è importante sottolineare che non devono essere confuse con i modelli di email veri e propri.
Infatti, le Parti rapide consistono in una libreria di brevi testi predefiniti che possono essere creati e organizzati all'interno del programma.
Questi frammenti di testo sono utili per aggiungere velocemente contenuti standard nei messaggi, ma non offrono la stessa flessibilità e complessità di un modello personalizzato completo.
In conclusione, mentre le Parti rapide servono per gestire brevi porzioni di testo ripetitivo, i Modelli personali permettono di creare email strutturate e complesse, rendendoli strumenti distinti e complementari all'interno di Outlook.

In questo tutorial viene spiegato passo per passo come creare un Modello da utilizzare come messaggio di posta elettronica, viene anche illustrato lo strumento Modelli personali che permette di inserire brevi frasi ricorrenti nelle email.

Contenuti del tutorial: creare modelli email con Outlook

[1] - Come salvare una email come modello di Outlook 
[2] - Aprire un modello email salvato
[3] - I modelli personali di Outlook - Inserire testi nelle email 
[4] - Introduzione all'utilizzo dello strumento Parti rapide per inserire testi nelle email

Come salvare una email come modello di Outlook 

Per creare un modello di email in Outlook, il primo passo è redigere e completare il messaggio in tutte le sue parti, includendo ogni elemento che si desidera salvare nel modello.
È possibile arricchire il testo con vari elementi grafici, come immagini, tabelle e formattazioni, per ottenere un risultato professionale e funzionale.
Nel corpo dell'email è possibile anche inserire l'oggetto.
Questo campo non è solo utile per dare un titolo al messaggio, ma viene anche utilizzato da Outlook come suggerimento per il nome del modello al momento del salvataggio. In altre parole, l'oggetto che si inserisce nell'email verrà proposto automaticamente come nome predefinito del modello, semplificando ulteriormente il processo di creazione.
Così, attraverso l'integrazione di testi, grafica e un oggetto chiaro, si può creare un modello completo e personalizzato, pronto per essere riutilizzato in futuro con pochi clic.

Per salvare la email come modello:

cliccare sulla menu File, per accedere al backstage di Outlook e selezionare l'opzione Salva con nome

Cliccato su Salva con nome viene aperta l'omonima finestra di dialogo Salva con nome. (vedi immagine successiva)
Come prima operazione, nella parte inferiore della finestra, nel campo Salva come: aprire la tendina e scegliere Modello di outlook *.oft
Selezionato di salvare come Modello, nella parte superiore della finestra automaticamente viene impostato un preciso percorso di sistema che prevede di salvare il modello nelle raccolte templates.
Questo percorso non deve essere modificato.
Nel caso dell'esempio proposto in immagine, quale nome del modello, Outlook ha proposto il testo presente nell'oggetto della email.
Una volta definito il nome del modello, cliccare su Salva.

Aprire un modello email salvato

Nel momento che si vuole utilizzare un modello di Outlook per creare una nuova email, non  bisogna cliccare su Nuovo messaggio di posta elettronica ma su Nuovi elementi.
Nel menu scegliere Altri elementi e successivamente Scegli modulo...  (vedi immagine di cui sotto)

 

Nella Finestra di dialogo Scegli modulo, nell'opzione Cerca in: impostare Modelli utente nel file system.
Nella finestra verranno visualizzati tutti i modelli salvati nella cartella Templates:
c:\Users\username\appdata\roaming\microsoft\templates\*.oft
A questo punto basta selezionare il modello interessato e confermarne l'apertura cliccando su Apri.

 

I modelli personali di Outlook - Inserire testi nelle email 

I Modelli personali di Outlook non hanno nulla in comune con la creazione dei modelli per le email, ma permettono semplicemente l'inserimento di brevi frasi di testo all'interno del messaggio di posta.
I modelli personali propongono alcune frasi predefinite, che possono essere eventualmente rimosse, modificate, o integrate con altre frasi personalizzate.

Per accedere a questa libreria, nella scheda Messaggio è presente il pulsante Visualizza modelli

 

Cliccato su Visualizza modelli si apre un wizard laterale, all'interno della quale risultano già caricate alcune frasi.
Per inserite le frasi nel testo è sufficiente fare un clic sopra il testo stesso.
Puntando semplicemente la frase con il mouse si rendono disponibili a destra del titolo due pulsanti per modificare o eliminare il testo.
Al termine dell'elenco, è presente un pulsante  (+) Modello che permette di aggiungere nuove frasi personalizzate all'elenco esistente.

 

Cliccando sull'aggiunta di un nuovo modello si apre la sottostante finestra Modelli personali, nella quale è possibile attribuire un Titolo alla frase e successivamente descrivere il testo che si vuole rendere disponibile per le email.
Confermare il tutto cliccando sul pulsante Salva.
Confermato l'inserimento della frase, questa verrà aggiunta alle altre disponibili, organizzando una "libreria" di brevi testi.
Lo strumento Modelli personali risulta efficace solo per parti testuali molto brevi e che non includano elementi grafici.
Qualora fosse necessario includere testi di più paragrafi contenti formattazioni ed elementi grafici conviene ricorre allo strumento delle Parti rapide.

 

Introduzione all'utilizzo dello strumento Parti rapide per inserire testi nelle email

Le Parti rapide di Outlook rappresentano un ulteriore strumento che può essere utilizzato per gestire inserimenti di testi.
Il pulsante per accedere alle parti rapide è presente nella scheda Inserisci.

L'utilizzo delle parti rapide è stato dettagliatamente trattato in: Inserire Parti rapide di testo nei messaggi di posta elettronica di Outlook

Indice generale contenuti: Outlook

[Valter Borsato: marzo - 2019| Ultimo aggiornamento 11/02/2024]