Come creare in Outlook un modello email con impostazioni personalizzate
Quando si inviano spesso email con contenuti simili, il copia‑incolla da messaggi precedenti finisce per rallentare il lavoro e aumentare il rischio di imprecisioni.
In questi casi, creare modelli email in Outlook è una scelta pratica: consente di riutilizzare una struttura già pronta e mantenere una comunicazione più uniforme.
Microsoft Outlook permette di lavorare con modelli pensati per esigenze diverse: da un lato i modelli di posta (messaggi completi riutilizzabili), dall’altro i Modelli personali, utili per richiamare rapidamente brevi frammenti di testo.
Accanto a questi, Outlook mette a disposizione anche le Parti rapide, già trattate altrove: si tratta di una libreria di contenuti brevi da inserire velocemente nelle email, ma non equivalgono a un modello completo “chiavi in mano”.
In sintesi, Parti rapide e Modelli personali sono strumenti veloci e complementari per testi ricorrenti, mentre un modello email vero e proprio è la soluzione più adatta quando serve una struttura più articolata e coerente.
Il tutorial che segue mostra, passo dopo passo, come creare e riutilizzare un modello in Outlook e come sfruttare correttamente i Modelli personali
In questo tutorial viene spiegato passo per passo come creare un Modello da utilizzare come messaggio di posta elettronica, viene anche illustrato lo strumento Modelli personali che permette di inserire brevi frasi ricorrenti nelle email.
Contenuti del tutorial: creare modelli email con Outlook
[1] - Come salvare una email come modello di Outlook
[2] - Aprire un modello email salvato
[3] - I modelli personali di Outlook - Inserire
testi nelle email
[4] -
Introduzione all'utilizzo dello strumento Parti rapide per inserire testi nelle email
Come salvare una email come modello di Outlook
Per creare un modello di email in Outlook, il primo passo è redigere e completare il messaggio in tutte le sue parti, includendo ogni elemento che si desidera salvare nel modello.
È possibile arricchire il testo con vari elementi grafici, come immagini, tabelle e formattazioni, per ottenere un risultato professionale e funzionale.
Nel corpo dell'email è possibile anche inserire l'oggetto.
Questo campo non è solo utile per dare un titolo al messaggio, ma viene anche utilizzato da Outlook come suggerimento per il nome del modello al momento del salvataggio. In altre parole, l'oggetto che si inserisce nell'email verrà proposto automaticamente come nome predefinito del modello, semplificando ulteriormente il processo di creazione.
Così, attraverso l'integrazione di testi, grafica e un oggetto chiaro, si può creare un modello completo e personalizzato, pronto per essere riutilizzato in futuro con pochi clic.
Per salvare la email come modello:
cliccare sulla menu File, per accedere al backstage di Outlook e selezionare l'opzione Salva con nome
Cliccato su Salva con nome viene aperta l'omonima finestra di
dialogo Salva con nome. (vedi immagine successiva)
Come prima operazione, nella parte inferiore della finestra, nel campo
Salva
come: aprire la tendina e scegliere Modello di outlook *.oft
Selezionato di salvare come Modello, nella parte superiore della finestra automaticamente viene
impostato un preciso percorso di sistema che prevede di salvare il modello nelle
raccolte templates.
Questo percorso non deve essere modificato.
Nel caso dell'esempio proposto in immagine, quale nome del modello, Outlook ha
proposto il testo presente nell'oggetto della email.
Una volta definito il nome del modello, cliccare su Salva.
Aprire un modello email salvato
Nel momento che si vuole utilizzare un modello di Outlook per
creare una nuova email, non bisogna cliccare su Nuovo
messaggio di posta elettronica ma su
Nuovi elementi.
Nel menu scegliere Altri elementi e successivamente
Scegli modulo... (vedi immagine di cui sotto)
Nella Finestra di
dialogo Scegli modulo, nell'opzione Cerca in: impostare Modelli utente nel file system.
Nella finestra verranno visualizzati tutti i modelli salvati nella
cartella Templates:
c:\Users\username\appdata\roaming\microsoft\templates\*.oft
A questo punto basta selezionare il modello interessato e confermarne
l'apertura
cliccando su Apri.
I modelli personali di Outlook - Inserire testi nelle email
I Modelli personali di Outlook non hanno
nulla in comune con la creazione dei modelli per le email, ma permettono
semplicemente l'inserimento di brevi frasi di testo all'interno del messaggio di
posta.
I modelli personali propongono alcune frasi predefinite, che possono
essere eventualmente rimosse, modificate, o integrate con altre frasi personalizzate.
Per accedere a questa libreria, nella scheda Messaggio è presente il pulsante Visualizza modelli
Cliccato su Visualizza modelli si apre un
wizard laterale,
all'interno della quale risultano già caricate alcune frasi.
Per inserite le frasi nel testo è sufficiente fare un clic sopra il testo
stesso.
Puntando semplicemente la frase con il mouse si rendono disponibili a destra del titolo due pulsanti
per modificare o eliminare il testo.
Al termine dell'elenco, è presente un pulsante (+) Modello
che permette di aggiungere nuove frasi personalizzate all'elenco esistente.
Cliccando sull'aggiunta di un nuovo modello si apre la
sottostante finestra Modelli personali, nella quale è possibile attribuire un
Titolo alla frase e
successivamente descrivere il testo che si vuole rendere disponibile per le email.
Confermare il tutto cliccando sul pulsante Salva.
Confermato l'inserimento della frase, questa verrà aggiunta alle altre
disponibili, organizzando
una "libreria" di brevi testi.
Lo strumento Modelli personali risulta efficace solo per parti testuali
molto brevi e che non includano elementi grafici.
Qualora fosse necessario includere testi di più paragrafi contenti formattazioni
ed elementi grafici conviene ricorre allo strumento delle Parti rapide.
Introduzione all'utilizzo dello strumento Parti rapide per inserire testi nelle email
Le Parti rapide di Outlook rappresentano un ulteriore strumento che
può essere utilizzato per gestire inserimenti di testi.
Il pulsante per accedere alle parti rapide
è presente nella scheda Inserisci.
L'utilizzo delle parti rapide è stato dettagliatamente trattato in: Inserire Parti rapide di testo nei messaggi di posta elettronica di Outlook
Considerazioni conclusive
L'applicazione di modelli nella comunicazione email rappresenta uno strumento concreto per migliorare efficienza, coerenza e organizzazione del lavoro.
La possibilità di salvare strutture predefinite consente di ridurre i tempi di composizione, limitare gli errori e garantire uniformità nei messaggi inviati, soprattutto in contesti professionali caratterizzati da comunicazioni ripetitive.
L’impiego di contenuti riutilizzabili permette inoltre una gestione più ordinata delle informazioni, facilitando sia la scrittura sia il recupero di messaggi già impostati.
Ne deriva un processo comunicativo più rapido e controllato, in cui le attività vengono semplificate senza compromettere la chiarezza.
Nel complesso, i modelli email si configurano come uno strumento operativo efficace per ottimizzare le attività quotidiane, e rendere più strutturata la gestione della comunicazione digitale.
[Valter Borsato: marzo - 2019| Ultimo aggiornamento 28/03/2026]