Come creare delle semplici fatture con Excel

L'introduzione della fatturazione elettronica e l'uso di software gestionali aziendali hanno ridotto la necessità di produrre fatture manualmente con Excel.
Tuttavia, creare fatture o altri documenti amministrativi e fiscali con Excel è una operazione abbastanza semplice.
In questa sezione del sito viene spiegato come impostare e formattare un modello di fattura in Excel, con tutte le formule necessarie per calcolare automaticamente l'imponibile, l'IVA e il totale.
Vengono illustrati i passaggi per creare un modello funzionale, includendo la corretta struttura delle tabelle, la disposizione dei dati e l'inserimento di formule per rendere automatico il calcolo dei totali e delle imposte.

Le funzioni e le operazioni che verranno utilizzate per creare il documento Fattura saranno le seguenti:
- Inserimento e modifica delle Caselle di testo
- Stili Forma e Stili WordArt per le formattazioni dei contenuti
- Menu dei Bordi per evidenziare la griglia dati
- Funzione SOMMA
- Formula per il calcolo dell'IVA 

Impostare nel Foglio di lavoro di Excel una fattura - inserire caselle di testo

Dalla scheda INSERISCI, nel gruppo pulsanti Testo, scegliere Casella di testo. Appena cliccato questo pulsante, il puntatore del mouse si trasforma in una piccola croce con la quale è possibile trascinare e costruire un rettangolo.
All'interno di questo rettangolo è possibile scrivere facilmente informazioni di testo, svincolandosi dai limiti della griglia del foglio di Excel.

Modificare e formattare la casella di testo

Definito il rettangolo della casella di testo, nella parte centrale dei lati e negli angoli saranno visibili dei piccoli quadratini bianchi (grip di trascinamento) tramite i quali è possibile modificare la dimensione della casella di testo. Una volta dimensionata la casella di testo, è possibile spostarla in qualsiasi parte del foglio posizionando il puntatore del mouse sul bordo. Quando compare una croce con quattro frecce; (simbolo dallo spostamento) è possibile trascinare tenendo premuto il pulsante sinistro (drag-and-drop) e spostare la casella di testo. All'interno delle caselle di testo sono imputabili tutte le informazioni testuali con le relative formattazioni disponibili della scheda HOME.

Inserire i dati di fatturazione nelle caselle testo del Foglio di Excel

Selezionando la Casella di testo, sulla barra multifunzione, appare la scheda STRUMENTI DISEGNO, con la quale è personalizzabile il Colore, sfumature, contorni e sfondo della casella.

Attraverso gli Stili WordArt è anche possibile intervenire sul formato del testo inserito.

Creazione di una griglia per l'inserimento dei dati della Fattura nel Foglio di Excel

Una volta impostate le caselle di testo e descritto il contenuto si può passare alla organizzazione della griglia della Fattura utilizzando il menu dei bordi.

È possibile aggiungere facilmente un bordo alle celle o agli intervalli di celle della Fattura, utilizzando gli stili di bordo predefiniti.
Per applicare gli stili in un foglio di lavoro è necessario selezionare la cella o l'intervallo di celle alle quali si intende applicare la formattazione, e successivamente cambiare lo stile del bordo esistente o rimuovere un bordo attraverso la selezione dei comandi presenti pulsante Bordi (scheda HOME gruppo pulsanti Carattere).

Per rendere più chiara la lettura delle informazione inserite nella fattura è conveniente alternare le righe utilizzando Colore riempimento della scheda HOME e scegliendo una tonalità di punti di grigio.

Formule e Funzioni Excel per il calcolo dei valori inseriti nella Fattura

È ora possibile definire le Formule e le Funzioni. Nell'impostare la Fattura servirà una formula orizzontale che, riga per riga,  calcoli gli importi, moltiplicando il prezzo unitario per la quantità.
Nella parte sottostante della Fattura la Funzione di SOMMA, calcolerà l'imponibile sommando tutti gli importi parziali presenti nella colonna E.
Infine, un'ultima operazione per il calcolo dell'iva, e la successiva aggiunta dell'iva all'imponibile.

Nella figura sottostate sono evidenziate le Formule e le Funzioni inserite nella Fattura.

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[Valter Borsato: febbraio - 2013 | Ultimo aggiornamento 21/01/2024]